【正文】 修改較多、不易識別時可采用； 插頁：當(dāng)文件增加內(nèi)容較多時可采用； 換版：文件內(nèi)容變動較大或修訂次數(shù)多于 3次、文件更改影響文件清晰的要換版。 ，并標(biāo)明修訂狀態(tài)、生效日期及修訂人。必要時，在文件或附件上標(biāo)明更改原因。 外部文件由 行政部 負(fù)責(zé)審核、管理 。 外報文件資料的管理： 對外呈報的各類文件按照國家規(guī)定的公文管理格式和標(biāo)識辦法進(jìn)行編制、管理，詳見《山東省實施 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 細(xì)則》。 ： 行政部 負(fù)責(zé) 外來文件的接收、請示、匯報、傳閱、 發(fā)放、回收、催辦、回復(fù)工作，同時建立外來文件清單。 借閱文件資料須填寫《文件借閱登記簿》，必要的經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱，定期歸還。到期不歸還的由文件持有人催收。原版文件一律不得外借，以防文件丟失或損壞。 、作廢和回收以及歸檔、保存、銷毀 ： 根據(jù) 行政部 或品管部的統(tǒng) 一組織安排，對發(fā)布或收到的文件按不超過一年的時間間隔組織審核內(nèi)、外部文件的適宜性與有效性，及時更換過期文件。 各業(yè)務(wù)主管單位可不定期審核下級單位文件，發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不妥的可隨時要求發(fā)文單位限期文件編號： QT0101 質(zhì)量程序文件 青島湯菲木制品有限公司 第 6 頁 共 26 頁 整改。 內(nèi)部文件的有效性由各發(fā)布部門確認(rèn)并下發(fā)。 原文件管理部門取消或更新的，由現(xiàn)文件管理部門或繼任其職能的部門對所轄范圍內(nèi)在用的文件按周期進(jìn)行文件有效性確認(rèn)并做好文件管理，必要的在機(jī)構(gòu)調(diào)整后不超過三個月的時間內(nèi)進(jìn)行有效性確認(rèn)。 、回收 各部門收到的受控文件不得擅自處理，由發(fā) 放部門統(tǒng)一回收處理；或做出統(tǒng)一處理要求后，由各級文件管理員處理，文件主管部門應(yīng)指定專人監(jiān)督處理過程，并做好記錄。對于年度執(zhí)行或臨時性文件如通知 /通告等非受控文件到期后自動作廢 ,不予回收，毋需作銷毀審批手續(xù)。 ，新文件發(fā)放和舊文件回收須同步進(jìn)行，使用現(xiàn)場不得出現(xiàn)有效文件和作廢文件同時存在的現(xiàn)象 。 ，應(yīng)做好“作廢”標(biāo)識或識別存放，經(jīng)文件管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后及時進(jìn)行粉碎等方式的銷毀。 、資料、記錄作廢 銷毀應(yīng)盡 量采用 集中粉碎或粉碎后集中的 方式， 并應(yīng)盡量作廢紙?zhí)幚碣u掉 。特別是原受控文件作廢的，不能未經(jīng)粉碎即作廢紙?zhí)幚?。 不提倡焚燒 ，必須的焚燒處理嚴(yán)禁在辦公、生活、生產(chǎn)區(qū)域進(jìn)行，應(yīng)避免引起火災(zāi)或造成大的環(huán)境污染 。 對留檔備查或其它原因留存的作廢文件， 至少留存 1 年， 由文件管理員做好“作廢”或“參考 標(biāo)識 與正版區(qū)分 ，注明作廢日期，防止誤用。 文件的歸檔和保存 文件的歸檔和保存參照《檔案管理制度》的相關(guān)要求執(zhí)行 5．相關(guān)支持性文件 《檔案管理制度》 《 山東省實施 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 細(xì)則》 《文件審批會簽表》 《文件修改通知單》 《文件發(fā)放 /回收記錄》 《受控文件清單》 《 文件資料作廢處理記錄 》 《外來文件清單》 文件編號： QT0101 質(zhì)量程序文件 青島湯菲木制品有限公司 第 7 頁 共 26 頁 QT010102 記錄管理程序 目的 對公司管理體系運(yùn)行過程中產(chǎn)生的各類記錄進(jìn)行控制和管理，確保其設(shè)置、填寫、修改、收集、整理、保管、分析、利用等合理有序，確保其可追溯性，提供產(chǎn)品符合規(guī)定要求和管理體系有效運(yùn) 行的客觀證據(jù)，為管理體系的持續(xù)改進(jìn)提供信息依據(jù)。 適用范圍 使用于公司管理體系運(yùn)行過程中產(chǎn)生的所有記錄 職責(zé)權(quán)限 行政部 負(fù)責(zé)制訂記錄控制程序，負(fù)責(zé)監(jiān)督各部室、生產(chǎn)單位按本程序做好記錄的控制與管理，負(fù)責(zé)有關(guān)管理信息的收集和分析利用。 生產(chǎn)部 、品保部負(fù)責(zé)生產(chǎn)質(zhì)量記錄的監(jiān)督與審核工作，并對記錄更改提出指導(dǎo)意見。 各部室負(fù)責(zé)按本程序做好本部門記錄的管理工作。 管理內(nèi)容和要求 公司規(guī)定按下列步驟對記錄進(jìn)行控制： 表格格式制定→記錄的產(chǎn)生→收 集→標(biāo)識→編目→歸檔→保管→查閱→處理。 各部門應(yīng)按《文件資料控制程序》、《檔案管理制度》及本程序規(guī)定按不超過 12 個月的周期對所用、所產(chǎn)生的記錄格式進(jìn)行確認(rèn)，對記錄管理情況進(jìn)行檢查。 記錄 媒體可以是紙張 、電子媒體形式（ 計算機(jī) 磁盤 、光盤 、磁帶等）、 照片 、圖片、膠片或標(biāo)準(zhǔn)樣品 等形式 或它們的組合。 記錄的設(shè)置 記錄的設(shè)置以提供符合相關(guān)要求和公司管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)，必要時可以追溯為目的。記錄的格式及內(nèi)容名目齊全且適用，力求簡潔、明了，具有證實性和可追溯性，切忌內(nèi)容繁瑣，無針 對性、證實性及可追溯性。 記錄表格的產(chǎn)生與審批 各部門根據(jù)工作和管理需要編制、使用的表格、采用上級單位指定或顧客特別提供的表格，是特殊類型的文件。各類表格一經(jīng)采用，即帶有一定的指令性，其編審批權(quán)限同文件管理。對與記錄有關(guān)的上級單位或合同要求，應(yīng)認(rèn)真遵守執(zhí)行，對沒有要求的通常采用行業(yè)公認(rèn)的格式和要求。 記錄表格通常由使用部門根據(jù)工作實際自行設(shè)計產(chǎn)生。空白記錄表格一般情況下與相關(guān)的管理體系文件配套使用，用于證實過程的符合性或進(jìn)行追溯。此時空白的記錄表格可跟隨正式的文件一起 進(jìn)行審批。 單獨(dú)進(jìn)行設(shè)計的記錄表格，要按文件資料管理程序?qū)徟蠓娇墒褂谩? 記錄的編號 文件編號： QT0101 質(zhì)量程序文件 青島湯菲木制品有限公司 第 8 頁 共 26 頁 各部室、生產(chǎn)單位指定記錄管理人員，負(fù)責(zé)本部門記錄的編號、收集、保管與處理等工作。 記錄分類 全公司記錄分為 A,B,C,D,E,F 六大類，即： A 類：生產(chǎn)性記錄； B 類：工藝技術(shù)記錄； C類：管理類記錄； D 類：設(shè)備、計量、動力記錄； E 類：財務(wù)記錄； F 類：銷售記錄 記錄分級 每一類記錄分為 Ι 級和 Ⅱ 級， Ι 級記錄屬于公司 級控制記錄， Ⅱ 級記錄屬于部門控制的文件 記錄標(biāo)識 Ι 級記錄的標(biāo)識，在記錄表的右上方印有 版次、編號和生效日期 ，上方中央標(biāo)有“ 湯菲木制 品有限公司”和記錄的名稱。 Ⅱ 級記錄上方不得印有“ 湯菲木制 品有限公司”字樣。 記錄編碼 第一部分 :版次用 A,B,C,D…… 表示。 第二部分： XX—— XX—— XX 序號 部門 代號 級別（用羅馬數(shù)字 Ⅰ、Ⅱ表示 ） 類別（用 A,B,C,D,E,F 表示） 第三部分：生效日期用年月日表示。 記錄標(biāo)識 記錄通常以記錄名稱（編號）、記錄單位、記錄時間、記錄情況等能區(qū)別于其他記錄的內(nèi)容為標(biāo)識的識別辦法進(jìn)行追溯。 記錄管理除上級主管單位要求的必須實行編號管理的以外，由各部門自行規(guī)定是否需要編號管理。根據(jù)需要需識別記錄 的標(biāo)識應(yīng)有 唯一性 ，精煉易懂，對外提供記錄時應(yīng)做出說明或附上標(biāo)識方法。 記錄的方式 按照記錄形成方式及其載體的不同，可分為手工紙張記錄， 計算機(jī)磁盤、光盤或其他電子媒體 記錄 ，照片 及打印記錄等多種方式。 記錄填寫必須做到用語規(guī)范、表達(dá)確切，內(nèi)容詳實，字跡清晰等相關(guān)要求，必須及時、認(rèn)真，與操作同步進(jìn)行，便于識別。具體應(yīng)由各部室工作人員負(fù)責(zé)以標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)的語言、術(shù)語、法定計量單位按格式要求認(rèn)真及時填寫，不得預(yù)填、補(bǔ)填、漏填或不填，確保能夠正確反映過程的真實狀況；要求用水筆或圓珠筆填寫， 字跡工整清晰，用語準(zhǔn)確精煉，內(nèi)容真實全面，結(jié)論明確。 填寫時嚴(yán)禁填虛報假，重要技術(shù)數(shù)據(jù)、參數(shù)要求、規(guī)定內(nèi)容或容易產(chǎn)生誤導(dǎo)的項目不得留有空項，必須詳細(xì)明確，對沒有要求或無關(guān)的項目欄用“／”劃掉、空項或用其他易懂符號做出標(biāo)記，以免產(chǎn)生誤解。 文件編號： QT0101 質(zhì)量程序文件 青島湯菲木制品有限公司 第 9 頁 共 26 頁 記錄原則上不得修改，確實需修改的應(yīng)以一條線劃掉錯誤部分，在其上方或下邊一次性更改為正確數(shù)據(jù)或文字。對重要的技術(shù)數(shù)據(jù)或關(guān)鍵字句修改后，應(yīng)注明修改人和修改時間，必要時注明原因或經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。不得用 橡皮擦、刀刮或修正液涂改。對涉及費(fèi)用、產(chǎn)量、具體技術(shù)參數(shù)、關(guān)鍵 值或履約數(shù)量的數(shù)字更改的，審批人應(yīng)在批語中突出“同意更改意見 —— ”、“不同意，建議 —— ”等內(nèi)容，防止該記錄出現(xiàn)批準(zhǔn)后的同日期更改。外部單位更改的應(yīng)提示對方簽字或蓋章，或有業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)人作出說明并簽署意見。 使用記錄紙、計算機(jī)打印紙等記錄數(shù)據(jù)時，需符合上述有關(guān)要求，必要時注明有關(guān)技術(shù)參數(shù)或繪圖比例等。對于自動記錄的打印紙等類型的記錄，責(zé)任人員也必須及時進(jìn)行審核，對其符合性與有效性進(jìn)行確認(rèn)后簽字確認(rèn)。對于自動記錄等不能完整表示的內(nèi)容，由記錄人員在上面予以補(bǔ)充說明。 記錄填寫完 畢，必要的檢驗、測試、取樣、擬稿、審核、批準(zhǔn)等有關(guān)責(zé)任人在表格上有關(guān)欄目內(nèi)簽字，對其符合性和有效性進(jìn)行審核，確保記錄真實、完整、有效，并在需要時擬制單證。各級人員簽名必須完整、規(guī)范，填具簽名日期。非授權(quán)人員，不得隨意根據(jù) 記錄結(jié)果對過程或結(jié)果對外作出判定或進(jìn)行處置。 產(chǎn)生的記錄應(yīng)妥善保管，保持清晰、完整、易于識別，不得出現(xiàn)亂寫亂劃、卷折、破損、丟失等現(xiàn)象。對于涉及配方等商業(yè)秘密的記錄，工作人員不得隨意對外展示或提供。 記錄的收集、標(biāo)識、歸檔、保存期限和檢索等管理。 要求各部門 根據(jù)需要，建立《 質(zhì)量 記錄一覽表》，對記錄進(jìn)行臺帳式控制。《質(zhì)量記錄一覽表》須明確歸檔時間并按時歸檔，明確保管部門和保存年限。 記錄由產(chǎn)生部門根據(jù)記錄種類或產(chǎn)生日期進(jìn)行及時收集、整理、標(biāo)識、編目及保存，然后按規(guī)定的歸檔期限辦理移交手續(xù)后移交管理部門。 對來自供方等處的記錄，由各業(yè)務(wù)對口部門負(fù)責(zé)搜集整理，作為公司記錄予以保存。 對于歸檔的記錄，管理部門應(yīng)按記錄類別或形成順序，按月、季度或年份進(jìn)行整理登記，做好標(biāo)識以便于查閱和檢索。必要時裝訂成冊后交保管部門歸檔。對員工 檔案類資料需作出清單或明細(xì)以序號作索引。 記錄的編目、標(biāo)識等應(yīng)以便于識別、檢索為目的，對國家法定或行業(yè)有要求的，各部門、企業(yè)應(yīng)將資料按順序、按日期、按規(guī)定整理、報審報送。 記錄的保存 、保存期限 有關(guān)資料、 記錄的保存期限不得低于 三 年，部分記錄應(yīng)結(jié)合體系規(guī)定、行業(yè)特點(diǎn)及產(chǎn)品壽命 適當(dāng)延長，具體保存期限由各記錄產(chǎn)生部門根據(jù)實際狀況確定。 保存條件 記錄的保存應(yīng)定置存放，便于存取和查閱；做到防火、防潮、防濕、防霉、防蟲蛀，避免卷折、 破損、丟失，確保記錄完整有效。 記錄的查閱 本部門人員查閱、借閱記錄需經(jīng)該記錄保管部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 文件編號： QT0101 質(zhì)量程序文件 青島湯菲木制品有限公司 第 10 頁 共 26 頁 合同有要求時，經(jīng)分管副總批準(zhǔn)可提供給顧客或其