【正文】 列表及辦事流程 1. 辦公室日常事務(wù)列表 部門 辦公室 負(fù)責(zé)人 辦公室主任 主要事務(wù) 文檔管理 公司各類通知及日常公文的規(guī)范處理工作 制度的建設(shè)與執(zhí)行 與集團(tuán)、區(qū)域的聯(lián)系，保證各類文件的及時(shí)上傳下達(dá) 會議記錄管理 檔案管理 公文管理 公司各類總結(jié)、計(jì)劃的編纂工作 OA 管理 物資管理 小車管理，辦公用車調(diào)度 固定資產(chǎn)的申購與管理 辦公物品的領(lǐng)用 辦公物品的采購 行政事務(wù) 員工名片、工作服、工號牌的訂做 各類會議的組織工作 合理化建議征集、評選、公示、后續(xù)跟進(jìn)工作 工作周報(bào) 、經(jīng)營月報(bào)的制作 臺帳印刷 行政管理看板的管理，信息的公示 信件、報(bào)刊雜志等的接受分發(fā)工作 5S 管理 每月一線員工會議的組織工作 辦公區(qū)域的日常管理 1廉政臺帳管理 外聯(lián)工作 外來人員的接待 出差人員的旅程安排 預(yù)定酒店、旅館 其他事務(wù) 圖書館管理 宿舍管理 各類活動的組織工作 員工通訊錄的更新，生日蛋糕的定制發(fā)送 2. 主要事務(wù)工作流程 合理化建議管理流程 圖 21 合理化建議 管理流程圖 開 始結(jié) 束員 工 提 交 建 議 ①部 門 研 究 反 饋 ④建 議 人 簽 字落 實(shí) 完 成 ⑤晨 會 紅 單 獎 勵評 優(yōu) ③評 審 ②辦 公 室 匯 總 整 理結(jié) 果 檢 查 ⑥未 完 成 表 21 合理化建議管理流程圖說明表 序號 事 項(xiàng) 說 明 ① 員工提交建議 月底前 可個(gè)人提交、也可部門匯總后統(tǒng)一交予辦公室。 職責(zé) 5 無出車任務(wù)時(shí)，正常在辦公室上班。 職責(zé) 9 負(fù)責(zé)商場相關(guān)外聯(lián)資源的建立、維護(hù)、整合與管理 。 職責(zé) 1 傳達(dá)和貫徹公司的各項(xiàng)規(guī)章制度及會議精神。 職責(zé) 5 公司各類公文檔案的管理 。 職責(zé) 4 負(fù)責(zé)商場固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品、材料物資、禮品禮金辦公物資的實(shí)物與臺帳管理，并組織盤點(diǎn)工作，并負(fù)責(zé)商場的零星辦公物資的價(jià)格復(fù)核和采購。 職責(zé) 8 負(fù)責(zé)對本部門員工工作績效進(jìn)行綜合考評，并提出人事任免、晉級、獎懲建議。 3. 崗位職責(zé)表 辦公室 主任職責(zé)： 行政文員職責(zé)： 權(quán)力 1 權(quán)力 3 權(quán)力 4 權(quán)力 5 權(quán)力 6 權(quán)力 7 權(quán)力 8 權(quán)力 9 權(quán)力 2 參與公司經(jīng)營管理制度的制定 對內(nèi)部員工考核的權(quán)力 開展內(nèi)部工作的自主權(quán) 要求相關(guān)部門配合工作的權(quán)力 對影響辦公室工作的人員提請?zhí)幜P的權(quán)力 向總經(jīng)理提交管理制度和工作流程改進(jìn)計(jì)劃并獲得回復(fù)的權(quán)力 聘用、解雇內(nèi)部員工的建議權(quán) 公司行政后勤管理的權(quán)力 對 其他 部門行政事項(xiàng) 監(jiān)督 檢查的權(quán)力 職責(zé) 1 貫徹執(zhí)行集團(tuán)、區(qū)域中心、商場的各項(xiàng)制度， 完善商場制度并督促檢查 職責(zé) 3 參與業(yè)務(wù)管理、現(xiàn)場經(jīng)營和物業(yè)安全的管理，并提出相關(guān)意見 職責(zé) 4 協(xié)助總經(jīng)理協(xié)調(diào)各部門之間的業(yè)務(wù)工作 職責(zé) 5 檢查各部門計(jì)劃的執(zhí)行情況，隨時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào) 職責(zé) 6 辦公用品的分配和管理工作 職責(zé) 7 負(fù)責(zé)及時(shí)簽批、 送閱上級機(jī)關(guān)以及外單位來文，按照領(lǐng)導(dǎo)的簽批意見處理回復(fù) 職責(zé) 8 審核以商場名義發(fā)出的文件 職責(zé) 9 做好商場重要來賓的接待工作 職責(zé) 10 本部門員工的管理、考核、培養(yǎng) 職責(zé) 2 組織制定各項(xiàng)行政辦公管理制度并監(jiān)督執(zhí)行 職責(zé) 1 負(fù)責(zé)公司每日各類通知、便箋和日常相關(guān)公文的處理工作 職責(zé) 3 每天與集團(tuán)、區(qū)域聯(lián)系保證各類文件能按時(shí)上傳下達(dá) 職責(zé) 4 會議記錄工作 職責(zé) 5 公司各類總結(jié)、計(jì)劃的編纂工作 職責(zé) 6 檔案以及文件的管理 職責(zé) 7 工作周報(bào)、經(jīng)營月報(bào)的制作 職責(zé) 8 合理化建議征集、評選、公示、后續(xù)跟進(jìn)工作 職責(zé) 9 與各部門溝通、聯(lián)系，統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息 職責(zé) 10 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作事項(xiàng) 職責(zé) 2 公司 OA 辦公系統(tǒng)的管理 行政專員職責(zé)： 駕駛員職責(zé)： 職責(zé) 1 憑出車單出車，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，做到安全駕駛、文明駕駛。 職責(zé) 6 完成辦公室主任交代的其他工作。 ② 評 審 次月 5日前由公司決策委員會進(jìn)行。 ⑥ 結(jié)果檢查 由辦公室、建議人分別檢查完成情況，并分情況反饋給相關(guān)部門。 “一線員工會議”組織工作流程 圖 23“一線員工會議”組織工作 流程圖 開 始結(jié) 束發(fā) 布 通 知 ①統(tǒng) 計(jì) 報(bào) 名 人 員 ②會 場 車 輛 安 排 ④會 議 記 錄 ⑤審 核 ③ 表 23“一線員工會議”組織工作流程圖說明表 序號 事 項(xiàng) 說 明 ① 發(fā)布通知 月初晨會通知召開“一線員工會議”的通知，發(fā)動基層員工參與。 ⑤ 會議記錄 安排好會議的記錄工作，做好文字、圖像記錄 。 辦公用品領(lǐng)用流程 圖 25 辦公用品領(lǐng)用 流程圖 開 始結(jié) 束提 出 申 請?zhí)?寫 領(lǐng) 料 單部 門 負(fù) 責(zé) 人 簽 字符 合 標(biāo) 準(zhǔn)辦 公 室 審 核領(lǐng) 用 物 品不 符 合 標(biāo) 準(zhǔn) 表 25 辦公用品領(lǐng)用流程圖說明表 序號 事 項(xiàng) 說 明 ① 提出申請 領(lǐng)料單交至辦公室領(lǐng)用物品。 適用范圍 適用于 無錫紅星美凱龍 任何員工或集體對公司 經(jīng)營管理 和發(fā)展所提出的建議。 各 部門 、各店、超市 負(fù)責(zé) 相關(guān) 合理化建議 的反饋、 實(shí)施。顧客意見箱由客服中心管理，定期開啟，收集建議及意見。無論合理化建議采納與否，責(zé)任部門或責(zé)任人必須進(jìn)行反饋， 向 提報(bào)員工 解釋不采納原因或詳細(xì)實(shí)施計(jì)劃，以便建議者了解其建議的落實(shí)情況 。 群策群力 — 最佳合理化建議獎 對于不能明確計(jì)算經(jīng)濟(jì)效益的合理化建議， 一經(jīng)采納實(shí)施， 酌情給予提報(bào)人行政加2— 5分的獎勵。 責(zé)任部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未按時(shí)回復(fù)的，給予責(zé)任部門負(fù)責(zé)人行政扣分 2分的處罰（一條扣 2分，二條扣 4分，以此類推）。 [范圍 ] 全體員工 [責(zé)任 ] 辦公室 [內(nèi)容 ] 一、計(jì)劃管理 1．辦公用品實(shí)行計(jì)劃管理。（其他如剪刀、美工刀、尺、訂書器、計(jì)算器等用品按一次配發(fā)原則進(jìn)行配發(fā)） 5．如非計(jì)劃內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)配發(fā)的辦公用品，申請部門應(yīng)以書面申請?zhí)崆皟扇瞻戳鞒虒徟蠓娇捎赊k公室按其申請予以準(zhǔn)備配發(fā)； 墨盒等高價(jià)值易耗品需以舊換新，同時(shí)一次限領(lǐng)一只。 不提供夫妻宿舍。 二、住宿標(biāo)準(zhǔn)： 男女分區(qū)，按班同住。 總經(jīng)理助理、副總經(jīng)理每人一間。 有下列情況之一者，應(yīng)通知主管部門： （ 1）違反宿舍管理規(guī)則，情節(jié)重大者。 員工對所居住宿舍，應(yīng)盡管理人責(zé)任，不得隨意改造或變更房舍。 室內(nèi)禁止私自接配電線及裝接電器。 換洗衣物不得堆積地上，其余衣、鞋必須收入柜內(nèi)。 宿舍不得留宿外人或親友，如外人拜訪應(yīng)登記姓名、關(guān)系及進(jìn)出時(shí)間。 1不得于床上抽煙，不得于宿舍內(nèi)吃檳榔或其他不良物品。 1沐浴的水、電、煤氣用畢即關(guān)閉。 八、住宿員工有 下列情況之一者，除取消其住宿權(quán)利 (退宿 )并呈報(bào)管理部議處，情 節(jié)嚴(yán)重者，送交司法機(jī)關(guān)處理： 不服從舍監(jiān)的監(jiān)督、指揮者。 經(jīng)常妨礙宿舍安寧、屢戒不改者。 拉幫結(jié)派，尋釁滋事者。 十二、各類體育用品由專人負(fù)責(zé)保管，物品的借用手續(xù)按照公司規(guī)定執(zhí)行。看完后仍放回原處。 書刊借還制度 本館實(shí)行開架借書，請勿將本人書刊及物品帶入書庫。 員工調(diào)離， 退休需歸還所借圖書。 超期借閱人在圖書館管理人員催還兩天后還未還的按每遲還兩天多罰捐一本書。 七、附錄 圖書館管理委員會成員： 所有成員每周一天晚上 18： 30—— 22： 00在圖書館值班，負(fù)責(zé)開門，登記，整理圖書、報(bào)紙、雜志。 C類：辦公室人員做好接待工作，了解來客意圖，并做好記錄。 、話筒等儀器設(shè)備、需調(diào)整會議桌椅擺放的，其他部門需提前兩個(gè)小時(shí)通知辦公室準(zhǔn)備。 4．職責(zé)： ：負(fù)責(zé)禮品領(lǐng)用審批、禮品禮金的帳務(wù)管理及禮品、禮金制度的制訂、解釋、推行、完善和監(jiān)督執(zhí)行。 個(gè)人的名義饋贈的禮品、禮金均屬公司行為，須一律 上繳公司，任何人不得留作私用。 實(shí)物保管員清點(diǎn)禮品、禮金后，開具入庫單（一式四聯(lián)），經(jīng)上交人、實(shí)物保管員簽字后，實(shí)物保管員留存第一聯(lián)（存根）、 上繳人留存第二聯(lián)（送貨憑證），帳務(wù)員留存第三聯(lián)（記賬憑證），財(cái)務(wù)部門留存第四聯(lián)（財(cái)務(wù)憑證）用以登記實(shí)物臺賬； ，財(cái)務(wù)開具收據(jù)，收據(jù)由實(shí)物保管員轉(zhuǎn)交帳務(wù)員留存；上繳人以實(shí)物保管員開具的入庫單作為上繳憑證，禮金不作為外聯(lián)使用，不得領(lǐng)用。 。 、禮金者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)作開除處理。 6．工作流程 : 、禮金上繳流程 員工收到禮品、禮金 3個(gè)工作日內(nèi)上繳至辦公室實(shí)物保管員，實(shí)物保管員清點(diǎn)禮品、禮金后，開具入庫單（一式四聯(lián)），經(jīng)上交人、實(shí)物保管員簽字后，實(shí)物保管員留存第一聯(lián)（存根）、上繳人留存第二聯(lián)（送貨憑證），帳務(wù)員留存第三聯(lián)（記賬憑證），財(cái)務(wù)部門留存第四聯(lián)（財(cái)務(wù)憑證）用以登記實(shí)物臺賬， 申請領(lǐng)用部門咨詢現(xiàn)有禮品情況，填寫禮品領(lǐng)用申請單，按授權(quán)報(bào)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，實(shí)物保管員憑批單辦理領(lǐng)用手續(xù)，填寫出庫單（一式四聯(lián)），留存第一聯(lián)（存根），第二聯(lián)交領(lǐng) 用人，第三聯(lián)交帳務(wù)管理員，第四聯(lián)交財(cái)務(wù)，由財(cái)務(wù)做帳務(wù)處理，對于轉(zhuǎn)為公司使用的 100元以上且使用年限在一年以上的禮品，本部門兼職資產(chǎn)管理員憑出庫單第二聯(lián)登記〈部門財(cái)產(chǎn)清冊〉。 2．范圍： 無錫紅星美凱龍 3．名詞解釋： 可回收垃圾：是指在經(jīng)營過程中所剩余的可回收性垃圾，如：紙箱、廢舊報(bào)紙、雜志、廢舊硒鼓、墨盒等。 ：主要包括易拉罐、罐頭盒、牙膏皮等。 。 5．管理制度： 、各店、超市必須制定專用地點(diǎn)存放可回收垃圾，以方便集中變賣。 : : 各 部門、各店、超市必須嚴(yán)格按此制度執(zhí)行，若發(fā)現(xiàn)未按此管理辦法執(zhí)行或者弄虛作假的部門和個(gè)人，公司將予以嚴(yán)懲。 4．職責(zé)： ： 、推行辦公物資采購管理制度； 公物資采購的中長期規(guī)劃，優(yōu)化采購渠道； ； 、型號、單價(jià)。 辦公物資采購可采用公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)等采購方式。 詢價(jià)采購 ，是指對三家以上的供應(yīng)商提供的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，以確保價(jià)格具有競爭性的采購方式。 ：辦公設(shè)備采購合同范本、辦公家具采購合同范本、辦公用品采購合同范本 、印刷品采購合同范本、工服采購合同范本，共 5種。 2人及以上人員同時(shí)驗(yàn)貨； 辦公物資的結(jié)算。 與供應(yīng)商的結(jié)款方式盡量采用按一定帳期的結(jié)算方式，協(xié)商使用賒購、商業(yè)票據(jù)，減少公司采購和庫存資金的占用。 ： ：具有明確時(shí)間限制性的突發(fā)性、重要性會議。 ：對會議議題的 內(nèi)容進(jìn)行闡述，并回答參會人員的問題，參與討論。 ： 辦公室是各級、各類會議的統(tǒng)籌管理部門，負(fù)責(zé) A 級會議的議程安排、議案歸納、議案上會協(xié)調(diào)。 ，會議時(shí)間一般應(yīng)控制在 2小時(shí)以內(nèi)。 （見 附件 ） ： 會議目的：明確說明舉行此次會議要達(dá)到的效果。 每項(xiàng)會議議程原則上應(yīng)該列出本項(xiàng)議程的匯報(bào)人、時(shí)長。 ，凡不被批準(zhǔn)的請假，一律要求申請人按時(shí)參加會議。會議期間禁止大聲喧嘩，開小會或從事其它影響會議秩序的行為。 會議中形成的明確任務(wù)，會后 24小時(shí)內(nèi) 形成決議事項(xiàng)，做為專項(xiàng)任務(wù)催辦。 會議形成的專項(xiàng)任務(wù)需明確任務(wù)的內(nèi)容、完成標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任人、完成時(shí)間、預(yù)警期等相關(guān)內(nèi)容。 。 ：會后 24小時(shí)內(nèi)必須出會議紀(jì)要，并送達(dá)有關(guān)人員和單位，會議決議事項(xiàng)及時(shí)下達(dá)各責(zé)任人，責(zé)任人簽字后專項(xiàng)督辦。 ：會議組織者根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容確定會議內(nèi)容是否需要保密。 ２．范圍： 無錫紅星美凱龍各店、各部門、超市； ３．名詞解釋： 計(jì)劃：計(jì)劃是經(jīng)營單位一段時(shí)間內(nèi)工作內(nèi)容的具體安排，計(jì)劃必須以單位職責(zé)和上級給定的任務(wù)目標(biāo)為中心。 常規(guī)工作：指各部門日常開展的每月相對固定的工作，在周度計(jì)劃中權(quán)重占比為40%。 5．管理制度 ： 、各店、超市每周須編制月度工作計(jì)劃 /總結(jié)。 區(qū)域和商場總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批下屬各部門、各店、超市周