【正文】 教授 HIT 第二節(jié) 出納簽字的詳細設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 支票管理的功能設(shè)計 出納簽字的詳細設(shè)計 （ 5）支票號 ：必須輸入。可采用值列表方式從部門字典中選取。 （ 1）賬套號、科目編號 ：由系統(tǒng)自動賦值，賬套號根據(jù)登錄的賬套產(chǎn)生；科目編號根據(jù)所選擇的銀行存款末級科目產(chǎn)生。 這樣設(shè)計與管理業(yè)務(wù)相適應(yīng)，如果將支票登記設(shè)計在制單時進行，則不盡合理，因為制單多由會計人員進行，而支票登記應(yīng)由出納員登記，因此，支票管理設(shè)計在出納管理和出納簽字中較為合理。支票登記信息存儲在支票登記簿基表中。這樣設(shè)計與管理業(yè)務(wù)相適應(yīng)，如果將支票登記設(shè)計在制單時進行，則不盡合理，因為制單多由會計人員進行，而支票登記應(yīng)由出納員登記，因此，支票管理設(shè)計在出納管理和出納簽字中較為合理。支票登記信息存儲在支票登記簿基表中。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 21 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 出納簽字的詳細設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 支票管理的功能設(shè)計 出納簽字的詳細設(shè)計 為了加強企業(yè)的銀行支票管理，出納員通常需要建立支票登記簿，以便詳細登記支票的領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、支票用途和報銷情況等。 3．成批取消簽字 憑證在記賬之前，可以將出納標志取消，使其變?yōu)槲闯黾{簽字。當選 “ 出納簽字 ” 時，系統(tǒng)將出納員姓名寫入 Pz數(shù)據(jù)基表中，寫入時按憑證號找到該憑證，并將該憑證所有記錄的出納員字段全部填入出納員姓名；當選 “ 取消簽字 ” 功能時，系統(tǒng)將 Pz數(shù)據(jù)基表中該憑證的出納員姓名字段清空，清除時先按憑證號找到該憑證，然后將該憑證所有記錄的出納員姓名字段賦空值。在出納簽字過程中可使用 “ 成批取消簽字 ” 功能，將已出納簽字但未記賬的所有憑證，取消其出納簽字，也可以使用 “ 出納簽字 ” 功能逐個取消其簽字。 系統(tǒng)按定義的查詢條件，在當年憑證基表（ Pz）中，輸出將滿足條件的收付款憑證。 1．查詢對象選擇 ：查詢對象為一組單選項，包括未出納簽字、已出納簽字、全部三項，從中選擇且必須選擇一項。對于出納已簽字的憑證，可以用 “ 成批取消簽字 ” 功能，取消其出納簽字，也可以使用 “ 取消簽字 ” 功能逐個取消其出納簽字。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 11 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 出納簽字的詳細設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 支票管理的功能設(shè)計 出納簽字的詳細設(shè)計 在計算機上對收付款憑證進行出納簽字，并將出納簽字結(jié)果存入計算機，其 目的有兩個：其一 是防止其他人員對已出納簽字的收付款憑證進行修改，凡是經(jīng)出納簽字的收付款憑證，系統(tǒng)將拒絕任何人對其進行修改；其二 只有經(jīng)出納簽字的收付款憑證才能進行記賬處理，因此，達到了防止未經(jīng)出納簽字的收付款憑證進入會計信息系統(tǒng)。 Zpdjb和 Yhdzd兩個基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分別如表 41和表 42所示。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 4 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第一節(jié) 出納管理的總體設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)存儲設(shè)計 出納管理的功能模塊劃分 出納管理出納簽字支票管理現(xiàn)金與銀行存款總賬現(xiàn)金與銀行存款日記賬資金日報期末銀行對賬會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 5 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第一節(jié) 出納管理的總體設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)存儲設(shè)計 出納管理的功能模塊劃分 出納管理所涉及到的數(shù)據(jù)基表，絕大多數(shù)在系統(tǒng)管理和憑證管理中已經(jīng)給出，沒有給出的有支票登記簿數(shù)據(jù)基表和銀行對賬單數(shù)據(jù)基表。 現(xiàn)金和銀行存款是企業(yè)的重要貨幣資金，由于它們具有一些特殊的性質(zhì)，管好、用好這類貨幣資金是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容。出納管理功能是出納員對此類資金進行管理的有效工具。 支票登記簿 和 銀行對賬單 兩個數(shù)據(jù)基表的名稱分別為 Zpdjb和 Yhdzd。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 6 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第一節(jié) 出納管理的總體設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)存儲設(shè)計 出納管理的功能模塊劃分 列 名 含 義 數(shù)據(jù)類型 長度 主鍵 完整性約束 Zth 賬套號 字符型 2 組合主鍵 非空 Kmbh 科目編號 字符型 20 組合主鍵 非空 Zph 支票號 字符型 6 組合主鍵 非空 Lyrq 領(lǐng)用日期 日期型 非空 Lydw 領(lǐng)用部門 字符型 16 Lyr 領(lǐng)用人 字符型 8 非空 Je 金額 數(shù)值型 非空 Yt 用途 字符型 20 表 41 支票登記簿基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 7 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第一節(jié) 出納管理的總體設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)存儲設(shè)計 出納管理的功能模塊劃分 Skdw 收款單位 字符型 40 Skr 收款人 字符型 8 Dfyh 對方銀行 字符型 40 Yhzh 銀行賬號 字符型 20 Dfkm 對方科目 字符型 20 Bxrq 報銷日期 日期型 Bz 備注 字符型 40 表 41 支票登記簿基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 8 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第一節(jié) 出納管理的總體設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)存儲設(shè)計 出納管理的功能模塊劃分 列 名 含 義 數(shù)據(jù)類型 長度 主鍵 完整性約束 Zth 賬套號 字符型 2 組合主鍵 非空 Kmbh 科目編號 字符型 20 組合主鍵 非空 Ph 票號 字符型 6 組合主鍵 非空 Rq 日期 日期型 非空 Jsfs 結(jié)算方式 字符型 8 Jfje 借方金額 數(shù)值型 Dfje 貸方金額 數(shù)值型 Ye 余額 數(shù)值型 表 42 銀行對賬單基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 9 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 出納簽字與支票管理的詳細設(shè)計 ?一 、 出納簽字的詳細設(shè)計 ?二 、 支票管理的功能設(shè)計 本節(jié)主要內(nèi)容 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 10 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 出納簽字的詳細設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 支票管理的功能設(shè)計 出納簽字的詳細設(shè)計 為加強企業(yè)現(xiàn)金收入和支出的管理，出納員可通過出納管理功能對制單人員填制的帶有現(xiàn)金或銀行存款科目的憑證進行檢查核對，主要核對收付款憑證的科目金額是否正確，對于審查認為有錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與制單人員修改后再核對。 在系統(tǒng)中需要進行出納簽字的 收付款憑證有兩種 ： 其一 是未進行出納簽字的收付款憑證； 其二 是經(jīng)出納簽字，但在記賬前發(fā)現(xiàn)有疑義，利用出納簽字功能將其出納標志改為未簽字，但這種情況一般不會發(fā)生，一旦發(fā)生可能意味著現(xiàn)金損失，必須及時挽回。 出納簽字一般應(yīng)在審核簽字之后進行，在進行出納簽字時，首先要定義查詢條件，找到出納簽字對象，然后再對查詢出來的收付款憑證進行出納簽字。該單選項不應(yīng)該是全部、作廢憑證、有錯憑證三項，按照本教材的設(shè)計思想，在憑證基表（ PZ）中不可能、也不允許出現(xiàn)作廢憑證和有錯憑證。查詢結(jié)果如 43所示。 1．出納簽字 在圖 43界面選定一個憑證，即選擇一行，用鼠標雙擊選定的行，或者選擇 “ 出納簽字 ” ，則系統(tǒng)會顯示該行所對應(yīng)憑證的完整信息，如圖 44所示。在出納簽字過程中，可利用 “ 首張 ” 、 “ 末張 ” 、 “ 上張 ” 、 “ 下張 ” 來尋找要出納簽字的憑證 。同樣，使用此功能時也必須謹慎，否則，可能會使已做的出納簽字工作作廢。只有對科目字典中科目賬類設(shè)置為 “ 銀行 ” 的科目，才能啟用支票登記簿功能登記支票。支票管理界面如圖 45所示。在進行出納簽字時輸入有關(guān)支票登記信息，并可在此進行查詢輸出支票登記信息。支票管理界面如圖 45所示。在進行出納簽字時輸入有關(guān)支票登記信息，并可在此進行查詢輸出支票登記信息。 （ 2）領(lǐng)用日期 ：必須輸入，可用系統(tǒng)日歷表參照輸入，也可直接輸入。 （ 4）領(lǐng)用人 ：必須輸入。輸入支票號碼。 （ 8）收款單位、收款人、對方銀行、銀行賬號 ：這些數(shù)據(jù)項可以為空，但一般情況下要求輸入此項。當領(lǐng)出支票沒有報銷時，此項為空，當支票已報銷時，此項由記賬處理功能根據(jù)銀行科目編號和支票號自動填寫，但對于有些已報銷而由于其他意外因素造成系統(tǒng)未能自動填寫時，用戶可進行手工輸入。 3．刪除支票登記信息 刪除分逐個刪除和成批刪除兩種功能，刪除具有一定限制，若某支票登記沒有報銷，則該支票登記信息不允許刪除。 “ 批刪 ” 功能應(yīng)慎重使用。在進行現(xiàn)金和銀行存款總賬查詢時，首先要進行查詢條件定義，其定義界面如圖 46所示?，F(xiàn)金和銀行存款總賬顯示界面圖 47所示。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 35 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 出納賬表的詳細設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 現(xiàn)金與銀行存款 日記賬的功能設(shè)計 資金日報的功能設(shè)計 現(xiàn)金和銀行存款 總賬的功能設(shè)計 總賬生成程序需要一次性創(chuàng)建所有總賬數(shù)據(jù)項 ，并在有關(guān)科目發(fā)生額與余額數(shù)據(jù)填入時， 將該填入的數(shù)據(jù)全部填入 ，然后根據(jù)用戶選擇的賬簿格式顯示總賬，將與格式要求無關(guān)的數(shù)據(jù)屏蔽掉（即變?yōu)榉秋@示項），這樣根據(jù)用戶選擇的賬簿格式，由程序控制顯示那些數(shù)據(jù)項和不顯示那些數(shù)據(jù)項，如此設(shè)計可以簡化程序設(shè)計，并可提高系統(tǒng)的運行速度。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 37 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 出納賬表的詳細設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 現(xiàn)金與銀行存款 日記賬的功能設(shè)計 資金日報的功能設(shè)計 現(xiàn)金和銀行存款 總賬的功能設(shè)計 3．按選擇的科目編號 ，從科目字典中讀取起始月份該科目的借方發(fā)生額、累計借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、累計貸方發(fā)生額、方向、月末余額，如果此科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發(fā)生額與余額基表中起始月份該科目的外幣借方發(fā)生額、累計借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、累計貸方發(fā)生額、月末余額。 5．重復(fù)第三、四步 ，再讀取并填入下個月份的本期發(fā)生額、本年累計發(fā)生額和余額，統(tǒng)計并填入下個月份憑證個數(shù)和累計憑證個數(shù)等等，直至當前月份為止，若選包括未記賬憑證，則當前月份的本期發(fā)生額、本年累計發(fā)生額和余額還要將未記賬憑證數(shù)據(jù)計算在內(nèi)。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 39 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 出納賬表的詳細設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 現(xiàn)金與銀行存款 日記賬的功能設(shè)計 資金日報的功能設(shè)計 現(xiàn)金和銀行存款 總賬的功能設(shè)計 現(xiàn)金和銀行存款日記賬與普通科目明細賬是有區(qū)別的，在日記賬中要有日合計數(shù)，而在明細賬中不要求有日合計數(shù)，日記賬只能按日期和憑證號排序，而明細賬可以按其他條件排序。 （ 2）按月查： 與按日查構(gòu)成單選組，即只能選擇按月或按日一種方式輸出日記賬，按月查詢條件定義用月份下拉列表選擇起止月份。 （ 5）是否按對方科目展開： 意義不大。可用科目選擇逐一查閱所選科目的現(xiàn)金和銀行存款日記賬，賬簿格式選擇包括金額式和外幣式兩種，其默認值為金額式。當需要了解日記賬科目對應(yīng)的總賬信息時，選 “ 總賬 ” 功能來查看其總賬。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 51 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 出納賬表的詳細設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 現(xiàn)金與銀行存款 日記賬的功能設(shè)計 資金日報的功能設(shè)計 現(xiàn)金和銀行存款 總賬的功能設(shè)計 與 “ 按月查 ” 生成的日記賬不同， “ 按日查 ” 生成的日記賬不應(yīng)該具有“ 本月合計 ” 行和 “ 本年累計 ” 行， “ 本月合計 ” 和 “ 本年累計 ” 數(shù)據(jù)可在總賬或在 “ 按月查 ” 日記賬中查閱。其中外幣式只有對外幣核算科目才有意義。如果要輸出的資金日報包括未記賬憑證，則可選擇包括未記賬憑證。資金日報的日期根據(jù)選擇的日期自動生成； 2．按條件定義所選的科目級次 ，將科目字典中科目賬類為 “ 現(xiàn)金 ” 和“ 銀行 ” 的科目編號和科目名稱全部填列到資金日報的科目編號和科目名稱欄中。 為了輔助企業(yè)出納人員完成銀行對賬工作，出納管理提供了銀行對賬功能，即將系統(tǒng)登記的銀行存款日記賬與銀行對賬單進行核對。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 63 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第四節(jié) 銀行對賬的詳細設(shè)計