【正文】 改進(jìn)財(cái)務(wù)部任務(wù)活動(dòng)認(rèn)證物料付款訂單物料融資準(zhǔn)備訂單物料付款根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整物料供應(yīng)商付款方式組織角色任務(wù)活動(dòng)任務(wù)活動(dòng)任務(wù)活動(dòng)任務(wù)活動(dòng)采購流程全圖附： “長(zhǎng)春軌道客車公司” 采購部采購業(yè)務(wù)流程一、 物資訂貨平衡核算及訂貨申請(qǐng)物資訂貨平衡核算首先要確定投產(chǎn)車型及數(shù)量，根據(jù)設(shè)計(jì)明細(xì)或工藝消耗定額確定各種物資的單車需用量，結(jié)合物資欠投、已投、修車用料、儲(chǔ)備、其它用途需用數(shù)量進(jìn)行平衡核算，確定訂貨申請(qǐng)量。前者可能是老板過多的自己決策，有些親自認(rèn)證采購。采購組織結(jié)構(gòu)形式取決于以下三個(gè)方面的因素。根據(jù)審核結(jié)果衡量采購組織、團(tuán)隊(duì)、操作者的工作狀況，洞察將要爆發(fā)的供應(yīng)問題，借以制定預(yù)防方案。采購流程的建立和運(yùn)用不能一刀切，應(yīng)因地制宜，靈活運(yùn)用。流程要根據(jù)采購物料項(xiàng)目的具體情況來制定。通過建立采購流程，約束相關(guān)采購過程業(yè)務(wù)活動(dòng)，使得各項(xiàng)采購指標(biāo)業(yè)界較佳，合理地控制企業(yè)開支的每一過程，以滿足日益發(fā)展的研發(fā)規(guī)模、市場(chǎng)規(guī)模。上述全部過程通過后，便進(jìn)入批量性采購階段，即“批量采購”；批量采購向設(shè)計(jì)方案產(chǎn)品的批量生產(chǎn)階段提供物料，鑒此約定“生產(chǎn)采購”是批量采購的代名詞。在有形采購中，僅用于生產(chǎn)目的的采購，稱之為物料采購，如為汽車采購齒輪，橡膠等原材料。采購管理的主要環(huán)節(jié)有：?jiǎn)螕?jù)審批,包括計(jì)劃、認(rèn)證合同、訂單合同、付款審核與批準(zhǔn)；采購環(huán)境、采購組織的效績(jī)測(cè)評(píng)與策略調(diào)整；采購容量、流程、組織、信息、物流的規(guī)劃建設(shè)。認(rèn)證的主要環(huán)節(jié)是：認(rèn)證準(zhǔn)備、初選供應(yīng)商、試制認(rèn)證、中試認(rèn)證、批量認(rèn)證、供應(yīng)評(píng)估。第二章 采購基本內(nèi)容研究第一節(jié) 、采購主要內(nèi)容與形式一、 采購主要內(nèi)容：通過對(duì)采購過程進(jìn)行研究，可以得出采購由四個(gè)環(huán)節(jié)組成，因此，采購技術(shù)也就是這四部分的技術(shù)：采購計(jì)劃，采購認(rèn)證，采購訂單，采購管理?，F(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)日趨緊密，采購已不再是單單一家對(duì)一家的事了，已經(jīng)融入整個(gè)社會(huì)供應(yīng)體系之中。然后，就是采購的流程研究，我們只有知道采購是怎么一個(gè)過程才能深入的研究它，這部分包括：采購的流程組織，通過流程圖形象的表明采購具體過程，以及對(duì)照流程圖我們將看到“長(zhǎng)春軌道客車股份有限公司” 采購部的采購程序?qū)嵗Ｖ袊?guó)企業(yè)如何走出國(guó)門成為國(guó)際化大企業(yè)，如何以全新的姿態(tài)迎接入世以后的挑戰(zhàn)，如何在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中求得生機(jī)，有許多工作要做，其中一方面是：摒棄傳統(tǒng)作業(yè)管理方式，采用新理論、新方法來武裝企業(yè)的運(yùn)營(yíng)模式，以增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，而采購理論的建設(shè)則是最重要的環(huán)節(jié)之一。一個(gè)有組織、有規(guī)模的采購實(shí)體，尤其需要采購理論的支持，以便更好的運(yùn)作。對(duì)企業(yè)來說，合理的進(jìn)行采購可以降低成本，為生產(chǎn)持續(xù)供給優(yōu)質(zhì)的原材料，滿足市場(chǎng)的需求。 上面的案例說明了良好的采購技術(shù)將直接增加公司利潤(rùn)和價(jià)值，有利于公司在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中贏得優(yōu)勢(shì)。假設(shè)某公司購進(jìn)50000元的原材料，加工成本為50000元，若銷售利潤(rùn)為10000元，需實(shí)現(xiàn)銷售額110000元。如何使企業(yè)處于長(zhǎng)久不敗之地，不僅要在研發(fā)、銷售、制造上尋找改進(jìn)點(diǎn)，而且也要在采購上挖掘潛力。利用科學(xué)的采購理論方法指導(dǎo)采購運(yùn)作，形成企業(yè)采購優(yōu)勢(shì)，提高物流管理水平。如果將銷售利潤(rùn)提高到15000元而利潤(rùn)率不變，那么銷售額就需實(shí)現(xiàn)165000元。掌握采購技術(shù)，在于要學(xué)會(huì)采購，以最小的開銷，獲得最大的效益，這也是我們學(xué)習(xí)發(fā)展現(xiàn)代物流技術(shù)理論的根本目標(biāo)。發(fā)揮采購的功能，取他人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，創(chuàng)造新的機(jī)會(huì)，提高競(jìng)爭(zhēng)力，是利用采購的要點(diǎn)。中國(guó)傳統(tǒng)的小作坊式工業(yè)沒有也不必要對(duì)其物料購買過程進(jìn)行規(guī)范化操作，就如同傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)的“把脈”，通過感覺判斷。這里結(jié)合了“長(zhǎng)春軌道客車有限公司采購部”的實(shí)際情況給予具體說明，將理論研究結(jié)合到實(shí)際企業(yè)生產(chǎn)中去，能起到更好的效果。接著，采購流程管理是深入探討采購流程的問題。本文最后一部分是研究采購績(jī)效評(píng)價(jià)和供應(yīng)商的管理。下面我們對(duì)這四部分進(jìn)行逐一說明：采購計(jì)劃 計(jì)劃的目的是根據(jù)市場(chǎng)需求、生產(chǎn)能力和采購環(huán)境容量制定采購計(jì)劃，包括認(rèn)證計(jì)劃和訂單計(jì)劃兩方面；充分做好綜合平衡，以便保證物料及時(shí)供應(yīng)，同時(shí)降低庫存及成本、減少急單、降低風(fēng)險(xiǎn)采購率。采購訂單 訂單的目的是實(shí)施訂單計(jì)劃，從采購環(huán)境中購買物料項(xiàng)目，為生產(chǎn)市場(chǎng)輸送合格的原材料和配件，同時(shí)對(duì)供應(yīng)商群體效績(jī)表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)反饋。管理的主要環(huán)節(jié)有：支持、審核、調(diào)整、批準(zhǔn)。在無形采購中，僅用于服務(wù)、維修、保養(yǎng)等內(nèi)容的采購，稱之為服務(wù)采購，如買斷兩年的電梯設(shè)備保養(yǎng)服務(wù)等。自己設(shè)計(jì)圖紙，然后選擇供應(yīng)商進(jìn)行外協(xié)加工的采購，約定為“設(shè)計(jì)型采購”僅僅是購買一些零部件進(jìn)行組裝的采購，稱之為“組裝型”采購；有些組織僅將另一組織生產(chǎn)的物品加以包裝，或加以名稱等，這種采購約定為“包裝型采購”有些組織為了控制某一區(qū)域、某家產(chǎn)品的銷售權(quán)，而將該商品區(qū)域銷售權(quán)買斷，我們約定此類采購為“代理型采購”；從批發(fā)商（代理商）買來商品，然后賣給附近或過往客戶，這類采購屬“零售型采購”。企業(yè)按照業(yè)務(wù)建立流程，不應(yīng)把業(yè)務(wù)流程作為一種運(yùn)動(dòng)形式對(duì)待，以應(yīng)付檢查或表示公司實(shí)力的出發(fā)點(diǎn)將導(dǎo)致所建立的流程體系支離破碎，產(chǎn)生有流程而不予實(shí)施的現(xiàn)象，這將對(duì)采購產(chǎn)生嚴(yán)重的傷害。機(jī)械采購流程與電子、軟件、設(shè)備的流程在許多環(huán)節(jié)上有很多區(qū)別。流程建立之后，在運(yùn)行過程中，要根據(jù)業(yè)務(wù)情況的變化進(jìn)行調(diào)整。根據(jù)采購流程設(shè)置采購組織結(jié)構(gòu)。1. 采購物料的種類機(jī)械、電子、軟件三者在采購方法上有很大區(qū)別，而且設(shè)備又是由上述三種物料融合而成，其采購過程更加復(fù)雜。而后者不僅要具備采購專業(yè)知識(shí)的采購人員專職操作，而且需要資深采購專家進(jìn)行戰(zhàn)略定位，把握方向。物資訂貨平衡核算分為ERP系統(tǒng)核算和人工核算兩種方式。(1)計(jì)劃員對(duì)ERP系統(tǒng)內(nèi)車型及物資定額、獨(dú)立需求相關(guān)信息進(jìn)行維護(hù)后，由ERP系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)算，生成《平衡核算表》并進(jìn)行打印。(5)業(yè)務(wù)處長(zhǎng)審核后報(bào)部領(lǐng)導(dǎo)，由主管部長(zhǎng)召開訂貨平衡落實(shí)會(huì)，對(duì)各類物資訂貨方案進(jìn)行落實(shí)后審批。其它執(zhí)行本條(1)—(6)相關(guān)要求。其中供方年供應(yīng)額超過十萬元的，采購員與綜合計(jì)劃員要在每年年底進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，形成書面《市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告》（內(nèi)容要包括供方供貨情況總結(jié)、市場(chǎng)價(jià)格行情及趨勢(shì)分析），為下一年度提供采購依據(jù)。合同：對(duì)于生產(chǎn)用物資或非生產(chǎn)用物資，需方與供方簽訂采購合同。C采購計(jì)劃：用于未達(dá)到招標(biāo)采購額度標(biāo)準(zhǔn)的市場(chǎng)采購物資。四、 合同簽約及審批簽訂合同的原則：簽訂合同必須有部、處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的物資訂貨（平衡）申請(qǐng)表（附表1），并交綜合計(jì)劃員一份留存。 在簽訂合同時(shí)，須在合同條款中注明“出現(xiàn)質(zhì)量問題按《長(zhǎng)春軌道客車股份有限公司供方產(chǎn)品質(zhì)量問題索賠標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行索賠”，并將索賠標(biāo)準(zhǔn)（附表2）作為合同的附件與供方進(jìn)行約定，再次簽訂合同時(shí)可不必重復(fù)提供索賠標(biāo)準(zhǔn)附件。 審批流程如下：計(jì)劃員 處長(zhǎng) 綜合計(jì)劃員 主管部長(zhǎng) 審計(jì) 公司副總經(jīng)理 財(cái)務(wù) 綜合計(jì)劃員確認(rèn)生效審批過程中，審計(jì)、財(cái)務(wù)各留存一份，生效后交供方一份，計(jì)劃員自留一份，分別保存。 逐項(xiàng)核對(duì)項(xiàng)目代碼、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等與物資訂貨平衡內(nèi)容是否一致，單價(jià)、總價(jià)是否準(zhǔn)確，漲價(jià)物資是否部長(zhǎng)有審批。結(jié)算方式是否符合公司要求。五、 各種采購計(jì)劃簽訂及審批J采購計(jì)劃簽訂及審批：簽訂J采購計(jì)劃必須有部、處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的物資訂貨（平衡）申請(qǐng)表，并交綜合計(jì)劃員一份留存。審批流程：J采購計(jì)劃經(jīng)主管部長(zhǎng)審批后，即可由綜合計(jì)劃員在ERP系統(tǒng)中確認(rèn)生效，之后計(jì)劃員履行審計(jì)、財(cái)務(wù)審批。編制：除無合同編號(hào)、無實(shí)際價(jià)格，按物品編碼直接生成計(jì)劃價(jià)外，其余與J采購計(jì)劃完全一致。 計(jì)劃員在物資到廠前辦理《非結(jié)算物資入庫計(jì)劃》（附表四）一式三份，報(bào)處長(zhǎng)、主管部長(zhǎng)審核批準(zhǔn)后交管庫員、驗(yàn)收員各一份，作為進(jìn)料、收料的依據(jù)。 六、 合同履行、保管與結(jié)案合同履行中，計(jì)劃員應(yīng)與供方保持聯(lián)系，掌握供貨進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決存在的問題，并及時(shí)反饋有關(guān)信息。第四節(jié)、采購流程管理采購流程的管理應(yīng)采用閉環(huán)方法，實(shí)施、監(jiān)控、反饋、優(yōu)化。擁有有效的營(yíng)運(yùn)執(zhí)照，較好的硬件設(shè)施（廠房、機(jī)器、先進(jìn)工具等）、軟件配置（流程、組織、技術(shù)等）、資信（流動(dòng)資金、融資能力等）、信譽(yù)（良好的歷史表現(xiàn)等）等方面，并且遵守企業(yè)制定的供應(yīng)商行為規(guī)范，是供應(yīng)商入選的先決條件。三、訂單環(huán)節(jié)：訂單的操作必須按照訂單流程進(jìn)行。檢驗(yàn)部門依據(jù)物料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。訂單人員定期跟蹤供應(yīng)商的付款情況，有義務(wù)提醒財(cái)務(wù)及時(shí)向供應(yīng)商付款。 在制造、采購分析中，主要對(duì)采購可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購評(píng)標(biāo)能力等進(jìn)行分析比較，并決定是否從單一的供應(yīng)商或從多個(gè)供應(yīng)商采購所需的全部或部分貨物和服務(wù)，或者不從外部采購而自行制造。不同合同類型適用于不同的情形，買方可根據(jù)具體情況進(jìn)行選擇。 固定價(jià)格加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用（FPI）合同：長(zhǎng)期的高價(jià)值合同。 根據(jù)項(xiàng)目需要，采購管理計(jì)劃可以是正式、詳細(xì)的，也可以是非正式、概括的。 供方選擇（SourceSelection） 這個(gè)階段根據(jù)既定的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)選擇一個(gè)承包商。這種方式也叫“綜合評(píng)標(biāo)法”。 一般情況下，要求參與競(jìng)爭(zhēng)的承包商不得低于三個(gè)。 2）監(jiān)控承包商成本、進(jìn)度計(jì)劃和技術(shù)績(jī)效。 6）采購審計(jì)。 下面我們看看這些成本的確定： 招標(biāo)成本 ：首先要考慮發(fā)出招標(biāo)要約前的行為，招標(biāo)方需要確定目標(biāo)、調(diào)查主題、編寫需求建議書（RFP）、考察和認(rèn)同供應(yīng)商、獲取內(nèi)部的授權(quán)、尋求預(yù)算支持等，然后發(fā)出要約。表面上看來，這筆款項(xiàng)由競(jìng)標(biāo)者承擔(dān)；但是，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看是由招標(biāo)方承擔(dān)。如果因?yàn)槟撤N原因必須重新招標(biāo)時(shí)，這部分成本將大幅增加。一般包括如下幾個(gè)方面： 前期準(zhǔn)備、正式建設(shè)費(fèi)用等、與其它系統(tǒng)的集成、授權(quán)、交付和保險(xiǎn)、相關(guān)手冊(cè)、對(duì)員工和管理者的培訓(xùn)等。二、成本分析基本原理成本管理的關(guān)鍵是成本分析，作好成本管理要從成本分析作起。 　從采購專業(yè)出發(fā)，這里我們要討論的是總成本（Total Cost）感念。一、成本對(duì)企業(yè)的影響 ：雖然投資回報(bào)率有不同的計(jì)算方式， 最普通的表示方法如下： 　　 投資回報(bào)率（ROI）= 利潤(rùn)率（Profit Margin） 資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率（Asset Turnover Rage）　利潤(rùn)率代表了相對(duì)于收益，企業(yè)對(duì)成本控管的能力。機(jī)器設(shè)備的采購金額平均