立卷方法與要求ppt課件-wenkub
2023-05-27 12:47:34 本頁面
【正文】 四 .歸檔文件整理工作的內(nèi)容和方法 1)案卷的含義 案卷是檔案基本的個體保管單位 , 它是一組具有有機聯(lián)系 、 價值和密級大體相同的文件的集合體 . 構(gòu)成案卷的四個要素 : a)文件的集合體 ,案卷是管理檔案的基本單元 。 依照編制好的立卷類目 ， 將已經(jīng)處理完畢的文件材料 ， 隨時按類目上的有關(guān)條款歸入臨時卷夾 （ 或卷盒 ） 內(nèi) ， 這就是平時歸卷 。 2） 文件在本部門隨時歸卷 ， 可以防止文件散失 ，有利于文件的保管 ， 有利于歸檔文件材料的齊全 、完整和保密 。 所以往往有些人為了使用方便 ， 到年終才將文件清理上交 。1956年 4月 16日，國務(wù)院作出的 《 關(guān)于加強國家檔案工作的決定 》 ，單獨寫了一條 “ 全面推行文 書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度 ” ，規(guī)定立檔部門在日常工作中形成的文書材料，在作為檔案移交給檔案部門保存 (即歸檔 )之前 ,均要按照檔案部門的要求將其組合成一個個便于管理的案卷 (即立卷 ).立卷工作在我國應(yīng)由文書部門等形成檔案部門的人員來承擔(dān) .并定期向檔案部門歸檔。 檔案的立卷方法和要求 講解提綱 一 .檔案的作用 二 .立卷制度的確定 三 .立卷的準(zhǔn)備 四 .歸檔文件整理工作的內(nèi)容和方法 五 .各類檔案年度號的確定原則 六 .檔案歸檔時間和歸檔手續(xù) 一 .檔案的作用 它 是國家 、 企事業(yè)單位一種重要的資源 ,是一種重要的科技 知識財富 ,為國家現(xiàn)代化建設(shè)具有重要作用 ,為 企事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展具有重要作用 .概括為五點 : 檔案記錄了各種機關(guān) 、 單位過去活動的狀況 ,其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù) ,處理行政事務(wù)的過程與結(jié)果以及管理活動的經(jīng)驗 ,為企 、 事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)管理 ,提供證據(jù)和咨詢材料 ,借以熟悉情況 、總結(jié)經(jīng)驗 、 制定計劃 、 進(jìn)行決策 、 處理問題 . 檔案中記載了各種生產(chǎn)活動的情況 、 成果 、 經(jīng)驗 、和教訓(xùn) ,從自然資源 、 生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過程以及計劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息 ,可以作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)管理的科學(xué)依據(jù)和參考材料 . 檔案可以從兩方面為科學(xué)研究提供豐富的歷史資料 :一方面 ,專門進(jìn)行科學(xué)研究的原始記錄 ,可供現(xiàn)實的研究工作直接借鑒 。 2. 檔案部門整理的弊端 由檔案部門整理歸檔文件會產(chǎn)生以下弊端：由檔案部門整理該歸檔的文件 ， 整理工作幾乎成了檔案部門的全部工作 。 這樣就加大了檔案部門年終接收歸檔文件和分類歸卷的工作量 。 3） 文書部門暫存當(dāng)年文件 ， 方便了本部門工作人員對文件的查閱 ， 也便于平時文件的收集 。 平時歸卷要求 “ 隨辦隨歸 ” ， 不能積累到第二年立卷時再歸卷 。 b)它們的價值大體相同 (就是說案卷里面各種文件的價值基本一致 )。 C)凡應(yīng)立卷歸檔的檔案資料任何人不得擅自占有 ，任意涂改 ， 或用復(fù)印件替換 ， 應(yīng)將完整的原件按時歸檔 。并且按年度 保管期限 (再按文件材料的不同內(nèi)容分別組卷 )分類 . 2)地質(zhì)項目檔案以每一課題為單元組成案卷 ,它具有專題性、成套性特點 ,如果文件材料多的話 ,可分階段(開題 、中期、成果鑒定 )分別組卷歸檔 .重要項目的科技文件材料應(yīng)復(fù)制二份至三份配套歸檔。會計報表的整理，是將年報、季報和月報分開，同時也考慮報表的多少來組成保管單位。 隨機圖樣也可單獨組卷 (如文字混合卷 :文字在前 、 圖件在后 ). 5） 會計檔案按歸檔材料的保管期限呈遞減排列 ,憑證按時間順序排列 . 6） 應(yīng)當(dāng)按照房地產(chǎn)權(quán)屬變化 、 產(chǎn)權(quán)文件形成時間及權(quán)屬文件主次關(guān)系排列 (如文字混合卷 :文字在前 、 圖件在后 ). (辦法的第十八條 ) 文書檔案應(yīng)對案卷內(nèi)的文件填制文件目錄 ,按照卷內(nèi)排列順序逐件編目 ， 比如來文與復(fù)文為一件時 ,只對復(fù)文進(jìn)行編目 .并在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容
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