【正文】 理5. 詢價及報價管理6. 采購訂單管理7. 采購接收與退貨8. 采購與財務接口9. 采購訂單的審批相關文檔本文檔的設計基于以下文檔的內(nèi)容：北方光電Oracle實施采購業(yè)務需求分析北方光電業(yè)務流程、操作手冊1 采購組織管理 業(yè)務部門設置業(yè)務需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部負責輕工、機械、照明的自營和代理貿(mào)易業(yè)務。此外，可以通過供應商服務、質(zhì)量績效等報表對供應商表現(xiàn)進行匯總分析；供應商信息由采購部門負責維護，財務部門負責系統(tǒng)外提供財務方面的有關信息，應付模塊與采購模塊共享供應商信息庫。辦公用品、低值易耗品的采購由財務模塊直接錄入發(fā)票處理，不在業(yè)務模塊中記錄信息。北方光電總部的貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部的銷售合同導入采購模塊生成銷售請購，銷售請購單由采購部門自動引入，分配給采購人員，由采購人員制定采購訂單，并根據(jù)采購訂單審批流程進行審批。它主要處理和控制企業(yè)的采購業(yè)務，實現(xiàn)企業(yè)對采購流程、采購物品和供應商的有效管理。Oracle 采購管理系統(tǒng)主要的功能概述如下：對請購、采購業(yè)務流程的監(jiān)測和控制；記錄并利用詢價和報價信息；對供應商進行有效的管理和評價等。通過審批的采購訂單打印并下達供應商。固定資產(chǎn)的請購由各部門在系統(tǒng)外填制請購單，采購部匯總后統(tǒng)一制作采購單進行采購，采購過程不在系統(tǒng)中進行記錄和維護。針對每一種具體采購單據(jù)（請購單、詢價單、報價單、采購訂單）設置訪問層次和安全層次，確保只有相關人員能夠瀏覽采購單據(jù)。下設采購小組、銷售小組分別負責自營出口業(yè)務的采購與銷售。物料入庫管理等由生產(chǎn)部的庫存管理員負責。采購部設有采購經(jīng)理，下屬采購人員負責為光電部簽訂采購訂單、為生產(chǎn)基地簽訂長期框架協(xié)議，專人管理供應商檔案。奧德光電有4－5名，2名負責金工件采購、1名負責包裝材料與輔料采購、1名負責光學件（包括光學毛坯、光學成品等）的采購。具體如下：北方光電：根據(jù)BPR設計的崗位職責，與采購相關的職位如下：采購部經(jīng)理采購部業(yè)務員光電部經(jīng)理光電部業(yè)務員貿(mào)易一部經(jīng)理貿(mào)易一部銷售業(yè)務員貿(mào)易一部采購業(yè)務員貿(mào)易二部經(jīng)理貿(mào)易二部銷售業(yè)務員貿(mào)易二部采購業(yè)務員財務部經(jīng)理副總總經(jīng)理生產(chǎn)基地：以下是部分采購業(yè)務相關職位列表：生產(chǎn)部經(jīng)理生產(chǎn)部采購經(jīng)辦生產(chǎn)部計劃員生產(chǎn)部倉庫管理經(jīng)辦2. 采購員設定在采購員定義窗口中定義采購員。具體參見庫存模塊業(yè)務解決方案。目前存在的問題：公司內(nèi)部不同部門各自的文件中不統(tǒng)一， 存在同一件號， 不同編碼?？赡茉诿看箢愊略偌毞郑艟甙?頭或3頭分、日雜按一件套/二件套分、鐘分為掛鐘和臺鐘、家用電器按微波爐、咖啡壺、電飯煲分）。采購部為光電部采購的成品包括：望遠鏡、顯微鏡、天體望遠鏡、搶瞄、光學材料（其中顯微鏡分為生物和體視），其他產(chǎn)品的分類依據(jù)《海關編碼》；生產(chǎn)基地采購的原材料包括：遠達光學生產(chǎn)基地: 原材料分：包裝材料， 橡膠件， 光學件， 結構件結構件分：金工，機加，塑料件，金飾件奧德光電生產(chǎn)基地： 開發(fā)中心按照物品的不同用途有分類，物品分類可以按照大、中、小類，并體現(xiàn)在物品的編碼中?；旧蠠舻挠嬃繂挝皇潜K、鐘按臺/只計量、日雜的計量單位是套/公斤；家用電器是按個計量光電部：基本上按具或個計量；光學材料有時采用“公斤、塊”，根據(jù)客戶的要求。存在計量單位之間的轉換情況。但是對貨物需要進行跟蹤監(jiān)控，要求采購訂單、入庫通知單、銷售訂單編號一致，以實現(xiàn)成本測算。生產(chǎn)基地：遠達光學: 目前有光學完工庫、光學毛坯庫、工具工裝庫、輔料工具庫、金工庫（橡膠件、結構件、金工件）、光學棱鏡庫、易燃易爆庫、包裝材料庫、成品庫等。沒有庫位、批號、 序列號、版本控制。光電部采購的物品基本都先入北方光電自備庫，因此光電部銷售訂單將采用開發(fā)的流程，將采購物品接收入庫后，再進行挑庫發(fā)運的操作（具體參見銷售訂單管理模塊）。北方光電本部自營出口, 投標, 。生產(chǎn)基地：設立多個子庫存，對物品進行分類管理與控制?，F(xiàn)有的點石系統(tǒng)中，供應商信息由業(yè)務員自己維護。供應商沒有編碼。供應商分類與遠達光學的分類方法相同。公司僅與通過考核的供應商簽訂采購合同。供應商信息安全性：系統(tǒng)的供應商頭信息在各經(jīng)營單位之間共享，地址層信息在各經(jīng)營單位之間屏蔽，在經(jīng)營單位內(nèi)部共享。供應商分類：系統(tǒng)可以記錄供應商分類信息，在采購快查碼中定義供應商類別，錄入供應商時就可以選擇所屬的相應類別。2按供應商的發(fā)票價格差異報表按物品類別，供應商，期間打印采購訂單和發(fā)票的價格差異，只有采購訂單和發(fā)票匹配的才能統(tǒng)計。6供應商過期發(fā)貨報表按供應商查看根據(jù)需求日期，過期未到的采購訂單及物品明細情況。2. 根據(jù)收集的數(shù)據(jù)進行供應商等級的分類，針對供應商所屬等級在系統(tǒng)中錄入相應的付款條件、接收方式等。業(yè)務員將無法提交不合格供應商的采購訂單。解決方案北方光電：由于北方光電主營貿(mào)易業(yè)務，物品的采購需求基本來自于簽訂的銷售訂單，只要銷售訂單通過了審批，就可以采購相關物品，因此不存在手工錄入請購單的情況。沒有固定的書面形式的詢價單。具體的操作步驟：1. 銷售人員在獲得客戶的意向后，將需求記錄至手工的內(nèi)部詢價單，傳遞給采購人員。2. 對外詢價：采用系統(tǒng)標準的詢價單功能，記錄對外詢價情況。 報價單業(yè)務需求北方光電供應商報價的方式主要有電話、傳真。生產(chǎn)基地供應商報價主要是針對價格合同，報價方式主要有電話、傳真。價格合同將保存在遠達集團總調(diào)度室。鑒于系統(tǒng)中沒有報價審批的工作流，所有具有該界面操作權限的員工都可以進行報價審批的操作，控制意義不大，建議將通過審批生效的報價錄入系統(tǒng)，為以后的業(yè)務提供參考。采購訂單無需與銷售訂單進行對應。1. 總部貿(mào)易類采購業(yè)務類型:編號類型描 述1自營出口業(yè)務處理出口業(yè)務的國內(nèi)采購，在采購模塊管理2自營進口業(yè)務處理自營進口采購業(yè)務，在采購模塊管理3進料加工不作價業(yè)務包括進料加工的原料采購和加工費用的處理，在采購模塊管理4進料加工作價業(yè)務處理進料加工的原料采購與成品采購業(yè)務，在采購模塊管理5來料加工業(yè)務收取加工費用的業(yè)務類型，在財務模塊管理6代理進口業(yè)務收取代理費的業(yè)務類型，在財務模塊與采購模塊管理7內(nèi)貿(mào)業(yè)務處理內(nèi)貿(mào)采購業(yè)務，在采購模塊管理注：1. 這里所指的代理進口業(yè)務是指純代理的情況，區(qū)別于北方光電以往的代理業(yè)務的范疇，這里的代理業(yè)務在財務上反映的不是結轉收入和成本，而是代理費的收入。2. 采購員創(chuàng)建采購訂單。3. 在供應商將物品發(fā)運至客戶時，采購員根據(jù)收到供應商傳來的單據(jù)在系統(tǒng)中進行物品接收入庫的操作，并在貨物發(fā)運出口后在系統(tǒng)中進行發(fā)運的動作。2) 需要通過復制費用采購訂單模版生成各種費用訂單。自營進口業(yè)務的處理自營進口業(yè)務中，進口合同占據(jù)主導地位，同事自營進口的業(yè)務量不大，可以不對銷售合同與采購合同建立掛接關系，即分別在系統(tǒng)中錄入采購訂單與銷售訂單。來料加工業(yè)務的處理由于來料加工業(yè)務發(fā)生時不擠占本公司的資金，不存在物料貨權轉移，只向客戶收取一定比例的加工費用，向供應商支付加工費，建議此類業(yè)務通過財務模塊進行處理。接下來的操作同自營出口業(yè)務的處理。費用采購訂單上單價是1，數(shù)量顯示金額，加工費用item定義的具體內(nèi)容參見庫存解決方案。 雜項出庫：為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號OUT”。3) 同時在系統(tǒng)中做成品雜項入庫的處理。 為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號IN”。2. 進料時，業(yè)務員在系統(tǒng)中按照自營進口的流程錄入進口原料采購訂單，訂單編碼為銷售合同號加后綴，說明字段為實際的進口合同號，然后接收入庫。但是出于風險控制的考慮，建議代理進口業(yè)務需要在系統(tǒng)中錄入計劃采購訂單，并在訂單題頭彈性域中記錄委托方的名稱。內(nèi)貿(mào)業(yè)務的處理內(nèi)貿(mào)業(yè)務發(fā)生較少，無需建立銷售訂單與采購訂單之間的對應關系，銷售訂單的簽訂與采購訂單之間不存在任何關聯(lián)關系，因此建議按照標準的采購與銷售訂單流程進行處理。系統(tǒng)將自動按照轉移價格生成總部與生產(chǎn)基地之間的應收應付發(fā)票?？鏞U銷售無法產(chǎn)生中轉庫存，因此建議以下步驟：1. 光電部業(yè)務員在系統(tǒng)中按照自營出口的流程由銷售訂單生成采購定單，并下達至生產(chǎn)基地。待生產(chǎn)基地需要該物品時在系統(tǒng)中對訂單進行發(fā)放。目前的點石系統(tǒng)可以打印采購訂單文本。采購價格是含稅價，并且可以部分或全部退稅。其中采購員代碼按照采購員負責采購的物品類別確定。2. 標準合同文本的打印 建議方案如下：系統(tǒng)可以打印采購訂單，但內(nèi)容僅限于