【正文】 理5. 詢價(jià)及報(bào)價(jià)管理6. 采購(gòu)訂單管理7. 采購(gòu)接收與退貨8. 采購(gòu)與財(cái)務(wù)接口9. 采購(gòu)訂單的審批相關(guān)文檔本文檔的設(shè)計(jì)基于以下文檔的內(nèi)容：北方光電Oracle實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)需求分析北方光電業(yè)務(wù)流程、操作手冊(cè)1 采購(gòu)組織管理 業(yè)務(wù)部門設(shè)置業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部負(fù)責(zé)輕工、機(jī)械、照明的自營(yíng)和代理貿(mào)易業(yè)務(wù)。此外，可以通過供應(yīng)商服務(wù)、質(zhì)量績(jī)效等報(bào)表對(duì)供應(yīng)商表現(xiàn)進(jìn)行匯總分析；供應(yīng)商信息由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)維護(hù)，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)外提供財(cái)務(wù)方面的有關(guān)信息，應(yīng)付模塊與采購(gòu)模塊共享供應(yīng)商信息庫。辦公用品、低值易耗品的采購(gòu)由財(cái)務(wù)模塊直接錄入發(fā)票處理，不在業(yè)務(wù)模塊中記錄信息。北方光電總部的貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部的銷售合同導(dǎo)入采購(gòu)模塊生成銷售請(qǐng)購(gòu)，銷售請(qǐng)購(gòu)單由采購(gòu)部門自動(dòng)引入，分配給采購(gòu)人員，由采購(gòu)人員制定采購(gòu)訂單，并根據(jù)采購(gòu)訂單審批流程進(jìn)行審批。它主要處理和控制企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)采購(gòu)流程、采購(gòu)物品和供應(yīng)商的有效管理。Oracle 采購(gòu)管理系統(tǒng)主要的功能概述如下：對(duì)請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)測(cè)和控制；記錄并利用詢價(jià)和報(bào)價(jià)信息；對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效的管理和評(píng)價(jià)等。通過審批的采購(gòu)訂單打印并下達(dá)供應(yīng)商。固定資產(chǎn)的請(qǐng)購(gòu)由各部門在系統(tǒng)外填制請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)部匯總后統(tǒng)一制作采購(gòu)單進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)過程不在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄和維護(hù)。針對(duì)每一種具體采購(gòu)單據(jù)（請(qǐng)購(gòu)單、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)訂單）設(shè)置訪問層次和安全層次，確保只有相關(guān)人員能夠?yàn)g覽采購(gòu)單據(jù)。下設(shè)采購(gòu)小組、銷售小組分別負(fù)責(zé)自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的采購(gòu)與銷售。物料入庫管理等由生產(chǎn)部的庫存管理員負(fù)責(zé)。采購(gòu)部設(shè)有采購(gòu)經(jīng)理，下屬采購(gòu)人員負(fù)責(zé)為光電部簽訂采購(gòu)訂單、為生產(chǎn)基地簽訂長(zhǎng)期框架協(xié)議，專人管理供應(yīng)商檔案。奧德光電有4－5名，2名負(fù)責(zé)金工件采購(gòu)、1名負(fù)責(zé)包裝材料與輔料采購(gòu)、1名負(fù)責(zé)光學(xué)件（包括光學(xué)毛坯、光學(xué)成品等）的采購(gòu)。具體如下：北方光電：根據(jù)BPR設(shè)計(jì)的崗位職責(zé)，與采購(gòu)相關(guān)的職位如下：采購(gòu)部經(jīng)理采購(gòu)部業(yè)務(wù)員光電部經(jīng)理光電部業(yè)務(wù)員貿(mào)易一部經(jīng)理貿(mào)易一部銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易一部采購(gòu)業(yè)務(wù)員貿(mào)易二部經(jīng)理貿(mào)易二部銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易二部采購(gòu)業(yè)務(wù)員財(cái)務(wù)部經(jīng)理副總總經(jīng)理生產(chǎn)基地：以下是部分采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)職位列表：生產(chǎn)部經(jīng)理生產(chǎn)部采購(gòu)經(jīng)辦生產(chǎn)部計(jì)劃員生產(chǎn)部倉庫管理經(jīng)辦2. 采購(gòu)員設(shè)定在采購(gòu)員定義窗口中定義采購(gòu)員。具體參見庫存模塊業(yè)務(wù)解決方案。目前存在的問題：公司內(nèi)部不同部門各自的文件中不統(tǒng)一， 存在同一件號(hào)， 不同編碼?？赡茉诿看箢愊略偌?xì)分（燈具按2頭或3頭分、日雜按一件套/二件套分、鐘分為掛鐘和臺(tái)鐘、家用電器按微波爐、咖啡壺、電飯煲分）。采購(gòu)部為光電部采購(gòu)的成品包括：望遠(yuǎn)鏡、顯微鏡、天體望遠(yuǎn)鏡、搶瞄、光學(xué)材料（其中顯微鏡分為生物和體視），其他產(chǎn)品的分類依據(jù)《海關(guān)編碼》；生產(chǎn)基地采購(gòu)的原材料包括：遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)生產(chǎn)基地: 原材料分：包裝材料， 橡膠件， 光學(xué)件， 結(jié)構(gòu)件結(jié)構(gòu)件分：金工，機(jī)加，塑料件，金飾件奧德光電生產(chǎn)基地： 開發(fā)中心按照物品的不同用途有分類，物品分類可以按照大、中、小類，并體現(xiàn)在物品的編碼中。基本上燈的計(jì)量單位是盞、鐘按臺(tái)/只計(jì)量、日雜的計(jì)量單位是套/公斤；家用電器是按個(gè)計(jì)量光電部：基本上按具或個(gè)計(jì)量；光學(xué)材料有時(shí)采用“公斤、塊”，根據(jù)客戶的要求。存在計(jì)量單位之間的轉(zhuǎn)換情況。但是對(duì)貨物需要進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，要求采購(gòu)訂單、入庫通知單、銷售訂單編號(hào)一致，以實(shí)現(xiàn)成本測(cè)算。生產(chǎn)基地：遠(yuǎn)達(dá)光學(xué): 目前有光學(xué)完工庫、光學(xué)毛坯庫、工具工裝庫、輔料工具庫、金工庫（橡膠件、結(jié)構(gòu)件、金工件）、光學(xué)棱鏡庫、易燃易爆庫、包裝材料庫、成品庫等。沒有庫位、批號(hào)、 序列號(hào)、版本控制。光電部采購(gòu)的物品基本都先入北方光電自備庫，因此光電部銷售訂單將采用開發(fā)的流程，將采購(gòu)物品接收入庫后，再進(jìn)行挑庫發(fā)運(yùn)的操作（具體參見銷售訂單管理模塊）。北方光電本部自營(yíng)出口, 投標(biāo), 。生產(chǎn)基地：設(shè)立多個(gè)子庫存，對(duì)物品進(jìn)行分類管理與控制。現(xiàn)有的點(diǎn)石系統(tǒng)中，供應(yīng)商信息由業(yè)務(wù)員自己維護(hù)。供應(yīng)商沒有編碼。供應(yīng)商分類與遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)的分類方法相同。公司僅與通過考核的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。供應(yīng)商信息安全性：系統(tǒng)的供應(yīng)商頭信息在各經(jīng)營(yíng)單位之間共享，地址層信息在各經(jīng)營(yíng)單位之間屏蔽，在經(jīng)營(yíng)單位內(nèi)部共享。供應(yīng)商分類：系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商分類信息，在采購(gòu)快查碼中定義供應(yīng)商類別，錄入供應(yīng)商時(shí)就可以選擇所屬的相應(yīng)類別。2按供應(yīng)商的發(fā)票價(jià)格差異報(bào)表按物品類別，供應(yīng)商，期間打印采購(gòu)訂單和發(fā)票的價(jià)格差異，只有采購(gòu)訂單和發(fā)票匹配的才能統(tǒng)計(jì)。6供應(yīng)商過期發(fā)貨報(bào)表按供應(yīng)商查看根據(jù)需求日期，過期未到的采購(gòu)訂單及物品明細(xì)情況。2. 根據(jù)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行供應(yīng)商等級(jí)的分類，針對(duì)供應(yīng)商所屬等級(jí)在系統(tǒng)中錄入相應(yīng)的付款條件、接收方式等。業(yè)務(wù)員將無法提交不合格供應(yīng)商的采購(gòu)訂單。解決方案北方光電：由于北方光電主營(yíng)貿(mào)易業(yè)務(wù)，物品的采購(gòu)需求基本來自于簽訂的銷售訂單，只要銷售訂單通過了審批，就可以采購(gòu)相關(guān)物品，因此不存在手工錄入請(qǐng)購(gòu)單的情況。沒有固定的書面形式的詢價(jià)單。具體的操作步驟：1. 銷售人員在獲得客戶的意向后，將需求記錄至手工的內(nèi)部詢價(jià)單，傳遞給采購(gòu)人員。2. 對(duì)外詢價(jià)：采用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的詢價(jià)單功能，記錄對(duì)外詢價(jià)情況。 報(bào)價(jià)單業(yè)務(wù)需求北方光電供應(yīng)商報(bào)價(jià)的方式主要有電話、傳真。生產(chǎn)基地供應(yīng)商報(bào)價(jià)主要是針對(duì)價(jià)格合同，報(bào)價(jià)方式主要有電話、傳真。價(jià)格合同將保存在遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)總調(diào)度室。鑒于系統(tǒng)中沒有報(bào)價(jià)審批的工作流，所有具有該界面操作權(quán)限的員工都可以進(jìn)行報(bào)價(jià)審批的操作，控制意義不大，建議將通過審批生效的報(bào)價(jià)錄入系統(tǒng)，為以后的業(yè)務(wù)提供參考。采購(gòu)訂單無需與銷售訂單進(jìn)行對(duì)應(yīng)。1. 總部貿(mào)易類采購(gòu)業(yè)務(wù)類型:編號(hào)類型描 述1自營(yíng)出口業(yè)務(wù)處理出口業(yè)務(wù)的國(guó)內(nèi)采購(gòu)，在采購(gòu)模塊管理2自營(yíng)進(jìn)口業(yè)務(wù)處理自營(yíng)進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)，在采購(gòu)模塊管理3進(jìn)料加工不作價(jià)業(yè)務(wù)包括進(jìn)料加工的原料采購(gòu)和加工費(fèi)用的處理，在采購(gòu)模塊管理4進(jìn)料加工作價(jià)業(yè)務(wù)處理進(jìn)料加工的原料采購(gòu)與成品采購(gòu)業(yè)務(wù)，在采購(gòu)模塊管理5來料加工業(yè)務(wù)收取加工費(fèi)用的業(yè)務(wù)類型，在財(cái)務(wù)模塊管理6代理進(jìn)口業(yè)務(wù)收取代理費(fèi)的業(yè)務(wù)類型，在財(cái)務(wù)模塊與采購(gòu)模塊管理7內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)處理內(nèi)貿(mào)采購(gòu)業(yè)務(wù)，在采購(gòu)模塊管理注：1. 這里所指的代理進(jìn)口業(yè)務(wù)是指純代理的情況，區(qū)別于北方光電以往的代理業(yè)務(wù)的范疇，這里的代理業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)上反映的不是結(jié)轉(zhuǎn)收入和成本，而是代理費(fèi)的收入。2. 采購(gòu)員創(chuàng)建采購(gòu)訂單。3. 在供應(yīng)商將物品發(fā)運(yùn)至客戶時(shí)，采購(gòu)員根據(jù)收到供應(yīng)商傳來的單據(jù)在系統(tǒng)中進(jìn)行物品接收入庫的操作，并在貨物發(fā)運(yùn)出口后在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)的動(dòng)作。2) 需要通過復(fù)制費(fèi)用采購(gòu)訂單模版生成各種費(fèi)用訂單。自營(yíng)進(jìn)口業(yè)務(wù)的處理自營(yíng)進(jìn)口業(yè)務(wù)中，進(jìn)口合同占據(jù)主導(dǎo)地位，同事自營(yíng)進(jìn)口的業(yè)務(wù)量不大，可以不對(duì)銷售合同與采購(gòu)合同建立掛接關(guān)系，即分別在系統(tǒng)中錄入采購(gòu)訂單與銷售訂單。來料加工業(yè)務(wù)的處理由于來料加工業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)不擠占本公司的資金，不存在物料貨權(quán)轉(zhuǎn)移，只向客戶收取一定比例的加工費(fèi)用，向供應(yīng)商支付加工費(fèi)，建議此類業(yè)務(wù)通過財(cái)務(wù)模塊進(jìn)行處理。接下來的操作同自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的處理。費(fèi)用采購(gòu)訂單上單價(jià)是1，數(shù)量顯示金額，加工費(fèi)用item定義的具體內(nèi)容參見庫存解決方案。 雜項(xiàng)出庫：為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號(hào)OUT”。3) 同時(shí)在系統(tǒng)中做成品雜項(xiàng)入庫的處理。 為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號(hào)IN”。2. 進(jìn)料時(shí)，業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中按照自營(yíng)進(jìn)口的流程錄入進(jìn)口原料采購(gòu)訂單，訂單編碼為銷售合同號(hào)加后綴，說明字段為實(shí)際的進(jìn)口合同號(hào)，然后接收入庫。但是出于風(fēng)險(xiǎn)控制的考慮，建議代理進(jìn)口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中錄入計(jì)劃采購(gòu)訂單，并在訂單題頭彈性域中記錄委托方的名稱。內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)的處理內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)發(fā)生較少，無需建立銷售訂單與采購(gòu)訂單之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，銷售訂單的簽訂與采購(gòu)訂單之間不存在任何關(guān)聯(lián)關(guān)系，因此建議按照標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)與銷售訂單流程進(jìn)行處理。系統(tǒng)將自動(dòng)按照轉(zhuǎn)移價(jià)格生成總部與生產(chǎn)基地之間的應(yīng)收應(yīng)付發(fā)票?？鏞U銷售無法產(chǎn)生中轉(zhuǎn)庫存，因此建議以下步驟：1. 光電部業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中按照自營(yíng)出口的流程由銷售訂單生成采購(gòu)定單，并下達(dá)至生產(chǎn)基地。待生產(chǎn)基地需要該物品時(shí)在系統(tǒng)中對(duì)訂單進(jìn)行發(fā)放。目前的點(diǎn)石系統(tǒng)可以打印采購(gòu)訂單文本。采購(gòu)價(jià)格是含稅價(jià)，并且可以部分或全部退稅。其中采購(gòu)員代碼按照采購(gòu)員負(fù)責(zé)采購(gòu)的物品類別確定。2. 標(biāo)準(zhǔn)合同文本的打印 建議方案如下：系統(tǒng)可以打印采購(gòu)訂單，但內(nèi)容僅限于