【正文】 標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和批轉(zhuǎn)性文件加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。位置：紅色反線之下空2行。（6）簽發(fā)人上行文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。（4）發(fā)文公司標(biāo)識由發(fā)文機關(guān)全稱后加“文件”組成。字體字號：3號黑體字。印刷“絕密”、“機密”公文要標(biāo)明份數(shù)序號。（2）密級和緊急。（1）公文份數(shù)順序號。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差177。雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。版心尺寸為156mm233mm（不含頁碼）。若有新公司成立，參照上面辦法執(zhí)行。第八條 集團只設(shè)一套公文編號系統(tǒng)，各部門文件按“富礦+部門簡稱”依照發(fā)文時間統(tǒng)一編號。 第四條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。通過閱讀本篇《公文處理辦法》、《印章管理辦法》及《檔案管理制度》三個制度，您將找到最想要的答案?！缎姓聞?wù)管理手冊》共分為七篇，分別是：第一篇“機要管理”（包括公文處理、檔案管理和印章管理三部分）、第二篇“秩序管理”（包括辦公秩序和會議秩序管理兩部分）、第三篇“辦公物品管理”（包括辦公用品、辦公設(shè)施和報刊訂制管理三部分）、第四篇“后勤管理”（包括車輛、駕駛員、宿舍和食堂管理四部分）、第五篇“兩衛(wèi)管理”（包括環(huán)境衛(wèi)生和治安保衛(wèi)管理兩部分）、第六篇“合理化和公共關(guān)系”（包括合理化建議和公共關(guān)系管理兩部分）及第七篇“附件管理”（包括手冊中提到的一些比較實用的表格及其他內(nèi)容）。內(nèi)部資料注意保密 行政事務(wù)管理手冊FGNM02AD福建省富貴鳥****礦業(yè)集團有限公司二〇一一年八月《行政事務(wù)管理手冊》編制委員會（2011年8月） 總 編：陳建云 副 總 編：李峰廣 嚴(yán)起岱 賈偉光 主 編：馮 偉 執(zhí)行主編：趙永杰 編委委員：毛占舉 毛海龍 陳文平 李 潔 陳 瑜 耿亞男 盛慧枝 （按姓氏筆畫排序）前 言2011年，富貴鳥****礦業(yè)集團在集團總部及各公司間大力開展“管理年”活動，通過建章立制、開展各項經(jīng)營管理活動、加強培訓(xùn)力度等方式，夯實基礎(chǔ)管理，提升管理水平，從而達到鞏固企業(yè)蓬勃發(fā)展趨勢，保持企業(yè)迅猛發(fā)展勢頭，提高企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的目的。通過這本《行政事務(wù)管理手冊》，您將能用較短的時間和較快的速度了解富貴鳥****礦業(yè)集團行政事務(wù)管理的相關(guān)規(guī)章制度，了解您在公司享受的權(quán)利、福利，及您須以高度的自覺精神和自律意識去遵守的各項制度。第一節(jié) 公文處理辦法FGNMAD01第一章 總則 第一條 為使企業(yè)公文處理工作規(guī)范化，提高效率，參照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、《國家行政機關(guān)公文格式》，結(jié)合富貴鳥****礦業(yè)集團（以下簡稱“集團”）實際情況，制定本辦法。　　第五條 公文處理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，確保公司秘密不被泄露。各公司參照執(zhí)行。第十一條 公文用紙要求、顏色要求、排版規(guī)格與印刷裝訂要求、各要素標(biāo)識規(guī)則和頁碼規(guī)則。（二）公文中圖文的顏色除發(fā)文公司標(biāo)識、眉首反線和發(fā)文單位印章為紅色外，若無特殊說明，其余部分均為黑色。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。4mm。標(biāo)于版心左上角頂格第1行，以7位數(shù)標(biāo)注。按保密程度由低到高依次為秘密、機密、絕密三類；位置：頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字間空1字。秘密文件指內(nèi)容涉及公司一般秘密，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受一定損害的公文；機密文件指內(nèi)容涉及公司重要秘密，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的公文；絕密文件指內(nèi)容涉及公司核心秘密，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受重大損害的公文。文件一般不加緊急程度。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣在3號仿宋字、單倍行距情況下空一行。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。字體字號：2號小標(biāo)宋體，居中，加粗。標(biāo)題排列一般不超過五行?！罢埵尽敝粚懸粋€主送機關(guān)，如需同時報送其他上級機關(guān)，應(yīng)用抄報形式。（4）正文。正文部分需要標(biāo)明層次時，以“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”分別標(biāo)明正文的一、二、三、四層。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。字體字號：3號仿宋體，統(tǒng)一用大寫數(shù)碼標(biāo)識。加蓋印章應(yīng)上距正文2mm4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。詞目內(nèi)容：類別詞—類屬詞—文種。起草人、校對人：“抄報”下一行，頂格寫“起草人”，后標(biāo)全角冒號；“校對人”后標(biāo)全角冒號，居右，空四個字。版記部分內(nèi)容用反線隔開。（五）頁碼用5號仿宋字體，采用“第幾頁共幾頁”模式。第十三條 需要發(fā)文的內(nèi)容包括：涉及重要事項的工作（如制度、辦法、規(guī)定、人事任免、決定、決議、批復(fù)、意見、轉(zhuǎn)發(fā)文件、重大活動等）需要以集團公司或各公司名義頒發(fā)的文件，采用行政公文發(fā)文格式與要求。形成慣例的月總結(jié)與匯報、周動態(tài)等，不參加編號。各公司參照執(zhí)行。（二）集團領(lǐng)導(dǎo)交辦各部門起草的公文，由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人承辦。（五）各公司、各部門起草的文件，凡質(zhì)量不合格、不符合行文規(guī)則的，辦公室將一律作退文處理，直至符合要求為止。核稿主要核查以下四個方面：（一）是否需要發(fā)文，以何種形式發(fā)文；（二）是否符合黨和國家的方針、政策及有關(guān)法律、法規(guī)；（三）是否符合公文行文規(guī)范；（四）是否參照《國務(wù)院公文主題詞表》要求標(biāo)注主題詞的。文稿送批前，對涉及其他部門的問題，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行會簽制度。某某某，年月日”，若只簽名字和日期，表示完全同意。文件一律由總裁（總經(jīng)理）或其授權(quán)人簽發(fā)。經(jīng)總裁（總經(jīng)理）簽發(fā)的文件，用印時不用再單獨申請，可憑發(fā)文流程表直接用印。收到文件的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織部門人員學(xué)習(xí)文件精神。若出差或條件不允許，應(yīng)安排相關(guān)人員給予查看，并由指定人告知領(lǐng)導(dǎo)文件內(nèi)容。第二十三條 公文辦文處理流程圖，如下表：公文辦文處理流程圖辦文部門辦公室相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)總裁（總經(jīng)理）開始辦文部門根據(jù)需要進行擬稿按照格式套用文件模板辦文部門負(fù)責(zé)人審核電子稿打印文件和《發(fā)文審批表》，填寫相關(guān)內(nèi)容、確定發(fā)送范圍，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，文件起草人按要求走審批流程（存副卷）結(jié)束取消辦文，通知相關(guān)部門接收（存主卷）取消編號辦公室負(fù)責(zé)人對文件進行整體審核，給予辦文意見；（編號、格式、字體、字句等）審查會簽YES需會簽意見總裁（總經(jīng)理）或其授權(quán)人簽發(fā)不需會簽NOYES第五章 公文接收、登記第二十四條 集團相關(guān)職能部門及各公司報送的公文，均由集團辦公室安排專人負(fù)責(zé)簽收、拆封（署名信件除外），并按規(guī)定進行編號、登記。第二十六條 公文接收負(fù)責(zé)人，在登記公文時，除在“富貴鳥****礦業(yè)集團收文登記薄”按要求進行登記外，還要用規(guī)范的電子版“富貴鳥****礦業(yè)集團收文登記薄”按要求進行登記。（二）各公司上報的工作請示文件或申請文件，由專人登記后，由集團辦公室根據(jù)文件內(nèi)容，轉(zhuǎn)送相關(guān)業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)進行批示。”“時間后執(zhí)行。按流程會簽時，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門只有建議權(quán)，沒有否決權(quán)和不簽署意見權(quán)，只能簽署“同意，某某某，年月日”或“同意，但建議考慮……”，只簽署“名字，年月日”，表示完全同意。第二十九條 對于不適合本部門辦理的公文，承辦部門應(yīng)在１個工作日內(nèi)向主管領(lǐng)導(dǎo)說明，并由主管領(lǐng)導(dǎo)重新進行批示。第三十一條 業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，集團辦公室轉(zhuǎn)送至承辦部門簽收后，若4日內(nèi)未能辦理完畢文件，應(yīng)給辦公室給予說明。（一）確定文件辦結(jié)應(yīng)力求準(zhǔn)確，不應(yīng)把正在辦理的文件劃入辦結(jié)文件一類，也不宜把已辦結(jié)文件長時間放在正在辦理類文件中。第三十四條 公文原件（主卷）統(tǒng)一由辦公室檔案管理人員進行統(tǒng)一管理；其他相關(guān)部門保存復(fù)印件（副卷）。第三十七條 本辦法由集團辦公室負(fù)責(zé)解釋。第二章 印章的刻制與啟用 第四條 印章的刻制（1） 印章的刻制經(jīng)總裁（子公司總經(jīng)理）或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，由辦公室開具介紹信，到公安機關(guān)相關(guān)部門按規(guī)定辦理刻制。集團各部門根據(jù)業(yè)務(wù)情況，報總裁或其授權(quán)人后按規(guī)定刻制。印章由被授權(quán)人專柜保管。若因工作需要，確需將印章帶出使用時，需填寫《印章使用審批單》報總裁（子公司總經(jīng)理）或其授權(quán)人批準(zhǔn)。　 第十條 印章保管人因事離崗時，須由部門負(fù)責(zé)人指定人員暫時代管，以免貽誤工作?！　〉谑龡l 印章的停用?！　〉谑鶙l 使用程序　　（一）已審批完的文件、公司業(yè)務(wù)合同、項目協(xié)議、授權(quán)書、承諾書等用章，不需填寫《印章使用審批單》，只需在《印章使用登記薄》上按要求填寫即可。因工作特殊確需開具時，須經(jīng)總裁（子公司總經(jīng)理）或其授權(quán)人同意方可開具；待工作結(jié)束后，必須及時向公司匯報開具手續(xù)的用途，未使用的必須立即收回。 第三節(jié) 檔案管理制度FGNMAD03第1章 總 則 第一條 為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，保證檔案的完整性，參照《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合企業(yè)實際情況，制定本制度。第二章 檔案機構(gòu)及其職責(zé) 第五條 集團總部檔案行政管理部門為集團辦公室，各公司檔案行政管理部門為各公司辦公室，集團辦公室對各公司辦公室進行統(tǒng)一制度管理、工作監(jiān)督和指導(dǎo)。 第八條 在檔案的收集、整理、保護和利用等方面成績顯著的單位或個人，由各級單位給予獎勵。 （二）歸檔要求： ，按照時間順序形成、保持歷史聯(lián)系和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔； ，系統(tǒng)地排列； ，整理好的案卷要確定案卷的保管期限； 、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表； ，對案卷做統(tǒng)一排列并編寫檔號，逐卷登記，填寫案卷目錄； ，簡明扼要，充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 第十二條 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案移交部門查閱本部門移交的檔案具有優(yōu)先權(quán)。第十五條 檔案的密級、保密時間、存檔期限及查詢權(quán)限，由移交部門制定，檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)管理。第十七條 檔案管理機構(gòu)應(yīng)定期公布檔案目錄，為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便。第六章 附 則 第二十一條 本制度由集團辦公室負(fù)責(zé)修訂和解釋。 第二條 適用范圍 適用于集團總部和子公司各類會議的組織與管理。 （二）集團會議 。 。 。 。 （四）子公司級會議 。 。（五）領(lǐng)導(dǎo)臨時召開的會議。 ：集團分管領(lǐng)導(dǎo)。 ：總結(jié)上半年工作，通報上半年各項任務(wù)指標(biāo)完成情況，部署或調(diào)整下半年工作計劃，研討計劃實施策略。：組織部門負(fù)責(zé)會務(wù)工作，將會議精神印制成冊分發(fā)至各與會人員，作為下半年工作指導(dǎo)。 ：集團分管領(lǐng)導(dǎo)。 ：貫徹落實董事會及各專門委員會相關(guān)精神，監(jiān)督和檢查董事會和各專門委員會各項決議的落實情況?？偛棉k公會擴大會議由總裁指定人員列席參加。 ：貫徹落實總裁辦公會會議精神，監(jiān)督和檢查總裁辦公會的決議落實情況。 ：生產(chǎn)安環(huán)部。 ：財務(wù)總監(jiān)。 （七）人事行政協(xié)調(diào)會 ：每季度結(jié)束后次月根據(jù)實際情況安排時間。 ：人力資源部、辦公室。 ：集團分管領(lǐng)導(dǎo)。 （九）集團組織的各類其他會議，需先申請后召開。（十二）領(lǐng)導(dǎo)臨時召開的會議辦公室根據(jù)會議內(nèi)容，進行相關(guān)會務(wù)工作安排。 （三）無記名參加的人員，對范圍、對象、職務(wù)通知清楚。 （二）明確或控制會議中各議題的時長，防止時間失控。（六）需發(fā)放的資料應(yīng)提早分發(fā)，讓與會者在會議正式開始前可以明確會議內(nèi)容、提出自己的看法，減少會中宣讀、閱讀、演講的時間耽擱。 （三）會后行動的直接執(zhí)行者。 （二）應(yīng)提前標(biāo)明與會人員座位和座序。準(zhǔn)備簽到表格或與會人員簽到花名冊等。重要文件可發(fā)到個人或主要負(fù)責(zé)人手里，可事先認(rèn)領(lǐng)簽收，也可在會場提前認(rèn)領(lǐng)簽收。保障會場內(nèi)外的肅靜，減少會中走動現(xiàn)象。對會中一般需用物品應(yīng)備有余地，以應(yīng)付個別需求。 ，注意中間休息和節(jié)奏安排。，應(yīng)在會議期間將形成、通過的會議紀(jì)要、決議等下發(fā)。（三）按會議紀(jì)要或決議精神，督促相關(guān)部門和人員逐項落實，以達到召開會議的預(yù)期目的。第五節(jié) 辦公秩序管理規(guī)定FGNMAD05 第一條 崗位規(guī)范（一）上班后10分鐘內(nèi)注意事項 。問好語：“姓+職務(wù)，早上好”。 ，正式開始工作。、有步驟、踏實高效地開展自己的工作，不扯閑話、不串崗、不打擾同事工作。最后離開辦公室的人員，關(guān)閉公司燈、打印機、飲水機等公用設(shè)施電源；關(guān)好窗、鎖好門。上衣袋少裝東西，褲袋不裝東西，不挽袖口和褲腳。不戴夸張的飾物。實在難以控制時，應(yīng)側(cè)面回避。　　，要專心致志，面帶微笑，不心不在焉，不反應(yīng)冷漠，不隨意打斷別人的話。第四條 人際關(guān)系　　。樂于幫助同事