【正文】 類的驗收手續(xù)，按油庫驗收的有關細則辦理。 超出季節(jié)和年度使用計劃而需增加能源的請購，必須另填寫請購單，提前一個月辦理。 為提高工作效率，加強采購工作的計劃性，各類貨物采取定期補給的辦法。 報損、報廢由有關部門會同財務部審查，提出意見，并呈報總經(jīng)理審批。 人為溢損： 人為溢損應查明原因，根據(jù)單據(jù)報部門經(jīng)理審查，按有關規(guī)定在“待處理收入”或“待處理費用”科目處理。 從國外購進原材料、物品、商品等，凡動用外匯的，不論金額大小一律必須取得總經(jīng)理的批準，方予采購，否則財務部拒絕付款。 各項物品、商品、原材料的采購，必須遵守市場管理及外貿(mào)管理的規(guī)定。建立檔案制度： （1）倉庫檔案應有驗收單、領料單和實物賬簿； （2）材料會計的檔案有驗收單、領料單、材料明細賬和材料會計報表。 （3）貨物計價： ①貨物一般按進價發(fā)出，若同一種商品有不同的進價，一般按平均價發(fā)出。 （4）凡庫存物品，要逐項建立登記卡片，物品進倉時在卡片上按數(shù)加上，發(fā)出時按數(shù)減出，結出余數(shù)；卡片固定在物品正前方。 物品驗收： （1）倉管員對采購員購回的物品無論多少、大小等都要進行驗收，并做到： ①發(fā)票與實物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等不相符時不驗收； ②發(fā)票上的數(shù)量與實物數(shù)量不相符，但名稱、規(guī)格、型號相符可按實際驗收； ③對購進的食品原材料、油味料不鮮不收，味道不正不收。 ②采購員若向個體戶購買商品，可通過稅務部門開票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經(jīng)部門經(jīng)理或財務總監(jiān)批準后方可給予報銷。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。 （2）大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。酒店采購及資產(chǎn)管理制度 制定采購計劃 （1）由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核； （2）計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務部審核； （3）采購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務部。 （3）餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應。 報銷及付款 （1）付款： ①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務總監(jiān)審核，經(jīng)確認批準后方可付款； ②支票結帳一般由出納根據(jù)采購員提供的準確數(shù)字或單據(jù)填制支票，若由采購員領空白支票與對方結帳，金額必須限制在一定的范圍內(nèi)； ③按酒店財務制度，付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結款，30元以下者可支付現(xiàn)款。 采購部業(yè)務操作制度 按使用部門的要求和采購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質量及供方的調(diào)查表； 向主管呈報調(diào)查表，匯報詢價情況，經(jīng)審核后確定最佳采購方案； 在主管的安排下，按采購部主任確定的采購方案著手采購； 按酒店及本部門制定的工作程序，完成現(xiàn)貨采購和期貨采購； 貨物驗收時出現(xiàn)的各種問題，應即時查清原因，并向主管匯報； 貨物驗收后，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關的入庫手續(xù)。 ④對購進品已損壞的不驗收。 保管與抽查： （1）對庫存物品要勤于檢查，防蟲蛀、鼠咬，防霉爛變質，將物資的損耗率降到最低限度。 ②需調(diào)出酒店以外的單位的物資，一般按原進價或平均價加手續(xù)費和管理費調(diào)出。 物品、原材料采購制度 物品庫存量應根據(jù)酒店貨源渠道的特點，以掌握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。 計劃外采購或特殊、急用物品的采購，各部門知會財務部并報總經(jīng)理審批同意后，方可采購。 凡不按上述規(guī)定采購者，財務部以及業(yè)務部門的財會人員，應一律拒絕支付，并上報給總經(jīng)理處理。 物品、原材料損耗處理制度 物品及原材料、物料發(fā)生變質、霉壞，失去使用（食用）價值，需要作報損、報廢處理。 在“營業(yè)外支出”科目處理報損、報廢的損失金額。 能源采購管理制度 酒店工程部油庫根據(jù)各類能源的使用情況，編制各類能源的使用量，制定出季度使用計劃和年度使用計劃。 當采購部接到工程部油庫請購單后，應立即進行報價，將請購單送總經(jīng)理審批同意后，將請購單其中一聯(lián)送回工程部油庫以備驗收之用，一聯(lián)交能源采購組。 提貨完畢，應及時通知鐵路卸車專線負責人，把空車拖走。物料經(jīng)驗收合格、辦理進倉手續(xù)后，所發(fā)生的一切短缺、變質、霉爛、變形等問題，均由倉庫負責處理。 物料出倉必須嚴格辦理出倉手續(xù)，填制“倉庫領料單”或“內(nèi)部調(diào)撥單”，并驗明物料的規(guī)格、數(shù)量，經(jīng)倉庫主管簽署，審批發(fā)貨。 倉庫應對各項物料設立“物料購、領、存貨卡”，凡購入、領用物料，應立即作相應的記載，以及時反映物資的增減變化情況，做到賬、物、卡三相符。 1倉管部因未能及時提出請購而造成供應短缺，責任由倉管部承擔。嚴禁獨自進倉。 任何人員，除驗收時所需外，不準試用試看倉庫商品物資。 倉庫防火制度 倉庫內(nèi)的物品要分類儲放，庫內(nèi)保證主通道有一定的距離，貨物與墻、燈、房頂之間保持安全距離。 物品入庫時要防止挾帶火種，潮濕的物品不準入庫。 二、現(xiàn)金使用管理 酒店員工因正常業(yè)務需預支差旅費或報銷各種費用的，需提前將金額報財務部。 報銷單據(jù)上應有經(jīng)辦人的簽字，部門負責人的簽章，財務主管、酒店總經(jīng)理（或總經(jīng)理授權審批人）的簽字方可辦理。 三、支票使用管理 支票使用要設置支票領用登記簿，按序號使用。如逾期不能提供總經(jīng)理（或總經(jīng)理授權審批人）簽署的申請報告，將按申請表上所填金額或實際支出額，記入個人名下，算作個人借款，必須在一個月內(nèi)結清，逾期仍未結清的將上報酒店財務部從工資中扣款。 四、其他業(yè)務 每日下午四點之前所收到的支票、匯票應于當日送存銀行。 庫存現(xiàn)金要日清月結，賬實相符。 主管會計要按月同出納核對庫存現(xiàn)金金額及銀行存款余額。 票據(jù)的傳遞 所有財務票據(jù)經(jīng)各部門審核簽字（票據(jù)停留期限不超過一日）轉至財務部，財務部根據(jù)有關規(guī)定進行審核簽字后，轉送授權審批人簽字后（票據(jù)停留期限不超過兩天）退回財務部，由財務部通知各部門辦理各種會計手續(xù)。具體應收賬款管理見銷售管理制度。 對公司大額應收款款項，財務有責任了解款項的去向，并定期進行核查。屬于生產(chǎn)經(jīng)營使用的各種設備，按使用年限確認是否屬于固定資產(chǎn)；不屬于生產(chǎn)經(jīng)營使用的各種設備，按使用年限和單位價值標準兩個條件確認是否屬于固定資產(chǎn)。 第二節(jié) 固定資產(chǎn)、低值易耗品的購建、購置 酒店一切固定資產(chǎn)、低值易耗品的購置，均按預算計劃執(zhí)行。 凡購置機器、機械及其他生產(chǎn)設備、運輸設備、電子設備及低值易耗品必須先辦理申請報批手續(xù)，于購置前一個月填寫酒店物品請購單，該單一式三份。 財務部建立酒店固定資產(chǎn)、低值易耗品總分類賬，二級明細分類賬，三級明細分類賬，固定資產(chǎn)明細卡。各固定資產(chǎn)、低值易耗品的使用部門，均需按有關規(guī)定建立相應的資產(chǎn)明細卡片賬，防止資產(chǎn)的丟失和損壞。屬于固定資產(chǎn)大修理、擴建、改建后應辦理固定資產(chǎn)交付使用手續(xù)交付使用部門。酒店固定資產(chǎn)殘值率為10％。任何部門和個人都不得擅自拆除、調(diào)用、挪用、外借、變賣固定資產(chǎn)、低植易耗品。經(jīng)酒店組織專門技術鑒定小組進行技術鑒定，并由總經(jīng)理及各有關部門在資產(chǎn)報廢申請單簽署審批意見，一份送管理部門，一份留存申報單位據(jù)以實施報廢處理，一份送財務部據(jù)以進行有關賬務處理。如因特殊情況需臨時出借時，應由總經(jīng)理批準，借用單位出具正式借據(jù)，并按規(guī)定收費。個人借用的低值易耗品，如遇使用人發(fā)生人事變動或工作高離，應由領用人向財產(chǎn)管理部門辦理交還手續(xù)或變更手續(xù)，經(jīng)財產(chǎn)管理部門蓋章以后，人事部門方可辦理調(diào)離手續(xù)。 酒店各部門將編制好的費用預算報交財務部，由財務部對各部門的費用支出預算進行匯總和初步審核，財務部有權了解預算中各項費用的用途和開支理由，并對不合理的項目提出修理意見。財務部應將調(diào)整及修改的預算報總經(jīng)理核批。 借款人將經(jīng)部門負責人審核簽字后的借款單或支票領取單交財務部審核。 借款人必須認真負責清理自己的各項借款與欠款，逾期不報賬或償還借款，財務部將停發(fā)其工資，直至與財務部清賬完畢。 填寫完成的報銷單據(jù)順序由部門負責人、財務會計、財務經(jīng)理、總經(jīng)理（財務負責人）審批后，方可辦理報銷。 先支出后報銷，也需事先經(jīng)主管領導批準，在預算內(nèi)可供使用的資金中安排，未經(jīng)批準，“先斬后奏”。 六、費用支出范圍及標準 工資：按酒店職位工資序列及實施辦法每月由人事部門作表，財務部門審核并由總經(jīng)理批準后發(fā)放。 （1）范圍 總經(jīng)理可乘坐飛機、軟臥、輪船一等船；其他人員可乘坐火車硬臥、輪船二艙，（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準）。其中縣、縣級市80元／天，地市級100元／天，省會級150元／天，特區(qū)200元／天。乘坐軟座列車與硬臥同等對待車、船票費不在限額，定額包干費用在內(nèi)。 （3）報銷程序 先由財務部按支付及標準審核后，普通員工交主管部門經(jīng)理簽字后，部門經(jīng)理由總經(jīng)理（財務負責人）簽字審批后報銷。其攤銷期限5年。 水電費 按實際發(fā)生數(shù)列入管理費。 汽車（小車）費用 包括修理及零配件、汽油、養(yǎng)路費及保險費、行車及其他費用。 1公關禮品費用支出 凡公關所需禮品支出，必須經(jīng)總經(jīng)理簽批后，由酒店指定專人購買、登記，交經(jīng)辦人