文檔移交與保管管理制度-wenkub
2023-04-27 06:53:33 本頁面
【正文】 原件，如無原件的可將具有利用價(jià)值的復(fù)制件歸檔；d) 文件材料，文件的制作和書寫材料應(yīng)當(dāng)益于長久保存。 項(xiàng)目部文控配合文控中心向檔案部門移交檔案。 業(yè)務(wù)部門 負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔本部門產(chǎn)生的文檔，確保文檔的完整性和系統(tǒng)性。5 職責(zé)分工 文控中心 制定公司文檔歸檔及整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。 立卷：指將若干文件按照形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。 定期保存：指較短時(shí)間內(nèi)對公司生產(chǎn)、經(jīng)營等有參考利用價(jià)值的文件。 聲像材料檔案：公司在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中直接形成、具有保存價(jià)值，并主要以磁磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式的記載，包括照片、錄音、錄像制品、影視片以及相應(yīng)的說明文字。 綜合管理檔案：由公司在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類重要性及其它具有利用價(jià)值的文件。 《合同采辦文檔管理辦法》, GDCPCPP2006, Rev. 0。 《文檔管理辦法》，GDHiPALDCCP2001, Rev. 0。文檔移交與保管管理辦法編號(hào)：GDHiPALDCCP2004版 本 號(hào)：0所屬體系：行政管理編寫部門：人力資源及行政部生效日期：20xx年xx月xx日19 / 19目 錄1 目的 32 適用范圍 33 編制依據(jù) 34 釋義 35 職責(zé)分工 46 文檔的移交 57 文件的保管利用 148 附則 169 修改日志 17 1 目的為了確保公司文檔及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)收集整理歸檔并移交，有效地為建設(shè)、運(yùn)營和管理提供查詢利用，特制定本管理辦法。 《保密工作管理辦法》，GDHiPALADMPAP2001。 《國家重大項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與整理規(guī)范》，DA/T 282002。包括公司章程、合同、原則協(xié)議、各類證件、重要性請示、批復(fù)、董事會(huì)文件、會(huì)議紀(jì)要等管理性文件。 檔案保管期限：指以年為單位, 將已鑒定且需保存的文件給出的特定保管年限。 原件：指最初產(chǎn)生的區(qū)別于復(fù)制件簽章生效的原始文件。 案卷目錄：指以全宗為單位登記案卷的提名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查各部門文件的形成、積累工作。 專兼職文控應(yīng)負(fù)責(zé)累積形成的文檔，并對歸檔文檔的的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)負(fù)責(zé)。6 文檔的移交 文檔歸檔范圍反應(yīng)公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中形成并具有保存價(jià)值的文件均應(yīng)納入歸檔范圍。要選用碳素墨水等符合存檔要求的書寫材料，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、紅墨水等；e) 聲像、電子文件等載體形態(tài)的文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔，并確保電子文件可讀、清晰、無病毒。文檔整理原則先劃分文檔案卷類別，再劃分文件類別，然后根據(jù)實(shí)際可操作性按照年度、性質(zhì)或工程項(xiàng)目類進(jìn)行歸檔整理。 按照年度分類整理 總則按照文件類型對形成文件的年度進(jìn)行劃分，此分類一般適用于綜合管理類文件的歸檔。將收集的文件按照文件的時(shí)間順序或文件流水號(hào)進(jìn)行排列。 卷盒中每件文件用A4塑料袋裝訂，一盒為一卷，每卷中的文件按照文件編號(hào)或時(shí)間順序排列進(jìn)行編目。 不同年度的歸檔文件不能放入同一盒內(nèi)。 整理方法案卷類別 文件類別 – 案卷號(hào)。 “一件”即由主體文件和主體文件關(guān)聯(lián)的附件為一件。 卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，數(shù)量，說明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等；卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。 整理方法 工程項(xiàng)目類文件應(yīng)按照建設(shè)綜合文件（基建文件）、監(jiān)理文件、施工文件、廠商文件、試運(yùn)行文件及竣工圖分別進(jìn)行組卷。多份文件可以歸檔為一卷； 卷內(nèi)資料排列順序應(yīng)依據(jù)卷內(nèi)資料構(gòu)成而定，一般順序?yàn)榉饷妗⒛夸?、?nèi)容、備考表和封底。 卷內(nèi)目錄編制卷內(nèi)目錄內(nèi)容包括工程名稱、序號(hào)、文件題名、責(zé)任者、日期、頁號(hào)、備注等信息，并應(yīng)采用XLS格式編目。 卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表填寫要求如下：a) 卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量，說明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等；b) 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。 竣工圖紙以內(nèi)折手風(fēng)琴式折疊（A4紙張大?。R散裝在檔案盒內(nèi)。 相關(guān)工程師根據(jù)項(xiàng)目竣工后的竣工圖核對現(xiàn)場情況，如發(fā)現(xiàn)圖紙與現(xiàn)場有不相符的情況，須對竣工圖進(jìn)行更新。 正式出版的竣工圖更新須打印白圖，以內(nèi)折手風(fēng)琴式折疊（A4紙張大?。?
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