【正文】 。 負(fù)責(zé)檔案的安全工作，保證檔案無(wú)遺失、無(wú)蟲蛀霉變、無(wú)火警的事故。 較完整地掌握酒店經(jīng)營(yíng)管理理論和市場(chǎng)營(yíng)銷知識(shí)，財(cái)務(wù)管理知識(shí)，全面質(zhì)量管理知識(shí)。 能根據(jù)酒店發(fā)展目標(biāo)，制訂本酒店的中、長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，對(duì)酒店的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)具有較強(qiáng)的決策能力；在建立科學(xué)的管理制度，開拓酒店?duì)I銷業(yè)務(wù)，處理酒店內(nèi)外關(guān)系等方面具有較強(qiáng)的組織、協(xié)調(diào)能力；并能結(jié)合酒店實(shí)際，不斷改革創(chuàng)新，具有較強(qiáng)的全權(quán)處理一切業(yè)務(wù)活動(dòng)，取得最佳經(jīng)濟(jì)效益，達(dá)到最好管理水平的能力。 擔(dān)任酒店副總經(jīng)理一年以上或部門經(jīng)理三年以上。 能用一種外語(yǔ)與客人流利交流，通過(guò)金海灣酒店外語(yǔ)A級(jí)考核和電腦考核。 熟悉各種應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容和程序，了解接待禮儀、禮節(jié)。 能用一種外語(yǔ)與客人流利交流，通過(guò)金海灣酒店A級(jí)外語(yǔ)考核。 掌握應(yīng)用文撰寫方法，懂得接待禮儀、禮節(jié)。 熟練掌握電腦操作。 熟悉文書檔案管理知識(shí)和保密制度。 能撰寫本業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文稿，能完成工作任務(wù)?？偨Y(jié)年度工作和編制下一年度工作計(jì)劃流程如下： （二）編制年度經(jīng)濟(jì)預(yù)算計(jì)劃的工作流程酒店在本年度經(jīng)濟(jì)預(yù)算計(jì)劃執(zhí)行情況的基礎(chǔ)上，根據(jù)對(duì)下一年度市場(chǎng)的調(diào)查研究、分析、預(yù)測(cè)，于每年的十月開始著手編制下一年度的經(jīng)濟(jì)預(yù)算計(jì)劃，十月底完成年度經(jīng)濟(jì)預(yù)算計(jì)劃初稿，十一月中旬進(jìn)行討論，修改下一年度的經(jīng)濟(jì)預(yù)算計(jì)劃，十二月中旬形成正式預(yù)算計(jì)劃，下發(fā)酒店各部門貫徹執(zhí)行。編制酒店設(shè)備設(shè)施更新和裝修改造計(jì)劃的工作流程如下：酒店各部門根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理需要和設(shè)備設(shè)施老化的情況提出本年度設(shè)備設(shè)施更新和裝修改造的計(jì)劃向總經(jīng)理申報(bào)。 酒店價(jià)格政策的制定和調(diào)整的工作流程如下： 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)歸口審核和控制各營(yíng)業(yè)部門提出的銷售、服務(wù)價(jià)格及實(shí)施方案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)請(qǐng)營(yíng)業(yè)部門予以修正，達(dá)成一致意見(jiàn)后報(bào)總經(jīng)理審定。報(bào)告適用于向上級(jí)主管單位匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或建議，答復(fù)上級(jí)單位和部門的詢問(wèn)。函適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向不相隸屬的有關(guān)部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。 酒店公文撰寫工作流程 酒店公文撰寫工作流程一般分為交擬、撰稿、審核、簽發(fā)、繕校、用印等程序，文稿由秘書撰寫。來(lái) 電認(rèn)真接聽電話，問(wèn)清對(duì)方姓名、單位、電話號(hào)碼、身份和事由，耐心地聽取陳述，能當(dāng)場(chǎng)解決的應(yīng)予實(shí)事求是地給予答復(fù)，如涉及重要事項(xiàng)應(yīng)認(rèn)真做好電話記錄單。 一般來(lái)客，由秘書或派員接待，重要客人應(yīng)由酒店領(lǐng)導(dǎo)出面接待。 征求客人意見(jiàn)和建議，并協(xié)助客人結(jié)清食宿等費(fèi)用，如有必要通知客人單位，告知客人返回時(shí)間和航班、車次等。 書面通知會(huì)議出席人員。 指導(dǎo)工作人員做好會(huì)議服務(wù)工作會(huì)后落實(shí) 整理會(huì)議記錄（錄音），編寫會(huì)議紀(jì)要上報(bào)下發(fā)。 （十一）收發(fā)文工作流程項(xiàng) 目工 作 規(guī) 范收文登記 仔細(xì)清點(diǎn)、按類登記。核對(duì)投遞清單上的件數(shù)與實(shí)收件數(shù)是否一致。 領(lǐng)導(dǎo)閱文后提出辦文意見(jiàn)，辦文意見(jiàn)簽署在文件處理單內(nèi)，由工作人員分別送酒店領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門辦理。 凡屬上級(jí)下發(fā)的閱知文件，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)閱示意見(jiàn)，即行貫徹執(zhí)行。傳 閱 文件傳閱一般采用輪幅式方法，依次傳閱。催 辦 嚴(yán)格按辦文時(shí)限辦文，超過(guò)時(shí)限前應(yīng)予催辦。 凡需要答復(fù)的來(lái)文、來(lái)函、來(lái)信，承辦完畢后，都應(yīng)予以答復(fù)。 正確填寫封套后，并嚴(yán)密封緘。 發(fā)文件應(yīng)留存適當(dāng)份數(shù)，以供備用和立卷存檔。 酒店檔案一年接收一次，酒店各部門應(yīng)于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交辦公室。 按照案卷的排列順序編制卷號(hào)，案卷目錄上應(yīng)區(qū)別情況標(biāo)明不同保管期限。 借閱結(jié)束后，請(qǐng)借閱者在檔案借閱單上簽名。 檔案員調(diào)動(dòng)工作，須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。巡視酒店 隨身攜帶傳呼機(jī)，隨時(shí)與電話總機(jī)保持聯(lián)系。 在總經(jīng)理授權(quán)范圍內(nèi)處理重要客人提出的費(fèi)用優(yōu)惠要求，超過(guò)職權(quán)范圍的應(yīng)先辦理，然后報(bào)總經(jīng)理審批。 督導(dǎo)保衛(wèi)部門工作人員嚴(yán)守崗位，加強(qiáng)巡邏與控制，防止壞人乘機(jī)搗亂和其他不測(cè)事件的發(fā)生。停水事故的處理 督導(dǎo)酒店工程部立即與地區(qū)供水單位聯(lián)系，了解停水原因，如地區(qū)性發(fā)生水管爆裂不影響酒店備用的另一路進(jìn)水管道，應(yīng)督導(dǎo)工程部迅速打開另一路進(jìn)水閥門。 立即向酒店總經(jīng)理報(bào)告停水原因及采取的措施。盜竊案件的處理 率領(lǐng)保衛(wèi)部值班人員和巡邏人員迅速趕赴現(xiàn)場(chǎng)。 迅速向酒店總經(jīng)理報(bào)告。 護(hù)送客人應(yīng)盡可能從酒店職工通道出入。 辦公室每天打掃，如有垃圾及時(shí)清掃。（二）文件草擬質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 符合國(guó)家法律、法規(guī)和上級(jí)單位及本酒店的有關(guān)規(guī)定，所提措施和辦法切實(shí)可行。使用簡(jiǎn)稱應(yīng)當(dāng)前后一致，一般先用全稱，加以注明后再使用簡(jiǎn)稱。 根據(jù)公文內(nèi)容和行文規(guī)則，準(zhǔn)確把握發(fā)文規(guī)格，正確使用文種。（三）公文審核質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 公文送酒店領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)由辦公室秘書進(jìn)行審核。 文件使用是否準(zhǔn)確，公文格式是否規(guī)范。 禮貌待客，精心安排各種接待活動(dòng)，不出差錯(cuò)。 會(huì)場(chǎng)布置整潔，符合要求，無(wú)差錯(cuò)。 嚴(yán)格按照酒店公文格式行文，校對(duì)一般應(yīng)由兩人進(jìn)行，重要文稿應(yīng)三校，文稿、文字、標(biāo)點(diǎn)不錯(cuò)不漏，字距、行距、標(biāo)題、落款、表式等排列勻稱。 嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，密級(jí)文稿嚴(yán)格保密，校對(duì)稿應(yīng)及時(shí)銷毀。 文書檔案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表及案卷目錄、目次、說(shuō)明等，均應(yīng)符合文書檔案立卷格式要求。保管電子文件檔案必須做到防高溫、防磁、防潮、防硬物摩擦。（3）辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)嚴(yán)禁私人軟件在系統(tǒng)內(nèi)使用，防止電腦病毒對(duì)系 統(tǒng)的損害。（6）檔案柜應(yīng)加鎖，專人保管鑰匙。（2） 研究討論酒店發(fā)展規(guī)劃、改革方案。（6） 討論酒店員工的工資、福利及涉及員工切身利益的有關(guān)問(wèn)題。 酒店專題會(huì)議事先由辦公室根據(jù)總經(jīng)理的指令，列出會(huì)議內(nèi)容和要求，責(zé)成有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查研究，充分準(zhǔn)備，待時(shí)機(jī)成熟后召開。 會(huì)議出席人員：酒店副總經(jīng)理及各部門主要負(fù)責(zé)人，如主要負(fù)責(zé)人因事不能出席，應(yīng)指定副職或代理人參加。（四）文件傳閱制度酒店領(lǐng)導(dǎo)日常應(yīng)閱讀上級(jí)黨、政部門和業(yè)務(wù)主管部門的許多文件、信息資料以及重要的期刊雜志，了解黨和政府部門及業(yè)務(wù)主管部門各類重要信息和最新的方針、政策精神，正確指導(dǎo)酒店的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。值班員要堅(jiān)守崗位，遵守紀(jì)律。做好領(lǐng)導(dǎo)用車調(diào)度等行政事務(wù)工作，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。（2）酒店經(jīng)營(yíng)管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。（2）客人信息：住店客人的投訴、意見(jiàn)和表?yè)P(yáng)。 調(diào)研和信息工作要求客觀、全面、深入，堅(jiān)持實(shí)事求是，防止片面性和表面化。信息材料的寫作要求：注意實(shí)效，注重功效，簡(jiǎn)明扼要。常規(guī)用印由辦公室秘書批準(zhǔn)。 嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)擅自用印和使用介紹信。（3） 各種財(cái)產(chǎn)設(shè)備的調(diào)撥、出借必須經(jīng)財(cái)務(wù)部或總經(jīng)理審核，按批準(zhǔn)文件填寫財(cái)務(wù)部統(tǒng)一印制的“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”；在酒店內(nèi)部各部門之間的轉(zhuǎn)移，應(yīng)填寫“固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單”，并辦理財(cái)產(chǎn)變動(dòng)登帳手續(xù)。 物料用品管理（1）辦公室物料用品由辦公室秘書統(tǒng)一管理，具體負(fù)責(zé)編制年度物料用 品消耗計(jì)劃；按照物料用品分類，建立專用物料用品臺(tái)帳，掌握使 用及消耗情況，辦理物料用品領(lǐng)用、發(fā)放、內(nèi)部轉(zhuǎn)移、報(bào)廢和缺損 申報(bào)工作。（十）辦公室人員考勤制度 辦公室人員必須按時(shí)上下班，嚴(yán)格執(zhí)行酒店員工考勤管理制度和規(guī)定。 辦公室人員考勤每月匯總一次，填寫在酒店統(tǒng)一印制的“員工出勤情況月報(bào)表”，送人力資源部，作為工資造表和發(fā)放工資的依據(jù)。 辦公室人員因私請(qǐng)假（含婚、喪和探親假等）和休工假，均需事先提出申請(qǐng)，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。特別是涉及酒店機(jī)密事宜要做到不該問(wèn)的不問(wèn)，不該說(shuō)的不說(shuō)。如有遺失，應(yīng)報(bào)告保衛(wèi)部作出處理。辦公室預(yù)算編制應(yīng)服從酒店的總體平衡。 為了保證預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，辦公室對(duì)每月的成本費(fèi)用進(jìn)行分析、研究和提出加強(qiáng)管理的改進(jìn)措施和方法，探索降低費(fèi)用的途徑，并按酒店規(guī)定按月、季、年度及時(shí)寫出預(yù)算執(zhí)行情況的分析報(bào)告，報(bào)店領(lǐng)導(dǎo)審閱。 員工檔案管理（1）員工檔案分人事檔案和工作檔案。工作檔案記錄員工在為酒店服務(wù) 和工作中各個(gè)階段的個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)和獎(jiǎng)懲等 情況，辦公室秘書應(yīng)做好材料搜集和登記工作，保證員工工作檔案 的完整和準(zhǔn)確。酒店各職能部門應(yīng)按各自的職責(zé)分工具體抓好落實(shí)。 及時(shí)準(zhǔn)確地向各有關(guān)部門傳達(dá)總經(jīng)理的指令、指示和決定，并將落實(shí)情況反饋給總經(jīng)理。 積極支持和配合人力資源部、保衛(wèi)部和工程部組織的各項(xiàng)宣傳教育和培訓(xùn)活動(dòng)，在確保日常管理工作的同時(shí)，組織本室員工主動(dòng)接受和參加。八、業(yè)務(wù)報(bào)表編號(hào)：1 名稱：電話記錄單填表人：接聽電話的秘書或值班人員 用途：記錄和處理來(lái)電交辦的聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián) 事項(xiàng)時(shí)使用 金海灣酒店電 話 記 錄 單來(lái)電人姓名來(lái)電時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分工作單位電 話被尋人接聽人留言內(nèi)容處理意見(jiàn)編號(hào)：2 名稱：訪客來(lái)訪記錄單填表人：秘書 用途：記錄和處理來(lái)訪事項(xiàng)時(shí)使用聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián)金海灣酒店訪客來(lái)訪記錄單訪客姓名來(lái)訪時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分工作單位身 份被 訪 人接 待 人留言內(nèi)容處理意見(jiàn)編號(hào)：3 名稱：收文登記簿填表人：文員 用途：記錄收文情況金海灣酒店訪客來(lái)訪記錄單收文收文號(hào)來(lái)文字號(hào)來(lái)文單位事由密級(jí)承辦單位運(yùn)轉(zhuǎn)簽收歸入卷號(hào)月日1234編號(hào)：4 名稱：收文四聯(lián)單填表人：文員 用途：按四聯(lián)分別使用：第一聯(lián)收文處理單；