【正文】 。 負責(zé)檔案的安全工作，保證檔案無遺失、無蟲蛀霉變、無火警的事故。 較完整地掌握酒店經(jīng)營管理理論和市場營銷知識，財務(wù)管理知識，全面質(zhì)量管理知識。 能根據(jù)酒店發(fā)展目標(biāo)，制訂本酒店的中、長期發(fā)展規(guī)劃，對酒店的經(jīng)營管理活動具有較強的決策能力；在建立科學(xué)的管理制度，開拓酒店營銷業(yè)務(wù)，處理酒店內(nèi)外關(guān)系等方面具有較強的組織、協(xié)調(diào)能力；并能結(jié)合酒店實際，不斷改革創(chuàng)新，具有較強的全權(quán)處理一切業(yè)務(wù)活動，取得最佳經(jīng)濟效益，達到最好管理水平的能力。 擔(dān)任酒店副總經(jīng)理一年以上或部門經(jīng)理三年以上。 能用一種外語與客人流利交流，通過金海灣酒店外語A級考核和電腦考核。 熟悉各種應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容和程序，了解接待禮儀、禮節(jié)。 能用一種外語與客人流利交流，通過金海灣酒店A級外語考核。 掌握應(yīng)用文撰寫方法，懂得接待禮儀、禮節(jié)。 熟練掌握電腦操作。 熟悉文書檔案管理知識和保密制度。 能撰寫本業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文稿，能完成工作任務(wù)?？偨Y(jié)年度工作和編制下一年度工作計劃流程如下： （二）編制年度經(jīng)濟預(yù)算計劃的工作流程酒店在本年度經(jīng)濟預(yù)算計劃執(zhí)行情況的基礎(chǔ)上，根據(jù)對下一年度市場的調(diào)查研究、分析、預(yù)測，于每年的十月開始著手編制下一年度的經(jīng)濟預(yù)算計劃，十月底完成年度經(jīng)濟預(yù)算計劃初稿，十一月中旬進行討論，修改下一年度的經(jīng)濟預(yù)算計劃，十二月中旬形成正式預(yù)算計劃，下發(fā)酒店各部門貫徹執(zhí)行。編制酒店設(shè)備設(shè)施更新和裝修改造計劃的工作流程如下：酒店各部門根據(jù)經(jīng)營管理需要和設(shè)備設(shè)施老化的情況提出本年度設(shè)備設(shè)施更新和裝修改造的計劃向總經(jīng)理申報。 酒店價格政策的制定和調(diào)整的工作流程如下： 財務(wù)部負責(zé)歸口審核和控制各營業(yè)部門提出的銷售、服務(wù)價格及實施方案，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)請營業(yè)部門予以修正，達成一致意見后報總經(jīng)理審定。報告適用于向上級主管單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級單位和部門的詢問。函適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向不相隸屬的有關(guān)部門請求批準(zhǔn)等。 酒店公文撰寫工作流程 酒店公文撰寫工作流程一般分為交擬、撰稿、審核、簽發(fā)、繕校、用印等程序，文稿由秘書撰寫。來 電認(rèn)真接聽電話，問清對方姓名、單位、電話號碼、身份和事由，耐心地聽取陳述，能當(dāng)場解決的應(yīng)予實事求是地給予答復(fù)，如涉及重要事項應(yīng)認(rèn)真做好電話記錄單。 一般來客，由秘書或派員接待，重要客人應(yīng)由酒店領(lǐng)導(dǎo)出面接待。 征求客人意見和建議，并協(xié)助客人結(jié)清食宿等費用，如有必要通知客人單位，告知客人返回時間和航班、車次等。 書面通知會議出席人員。 指導(dǎo)工作人員做好會議服務(wù)工作會后落實 整理會議記錄（錄音），編寫會議紀(jì)要上報下發(fā)。 （十一）收發(fā)文工作流程項 目工 作 規(guī) 范收文登記 仔細清點、按類登記。核對投遞清單上的件數(shù)與實收件數(shù)是否一致。 領(lǐng)導(dǎo)閱文后提出辦文意見，辦文意見簽署在文件處理單內(nèi)，由工作人員分別送酒店領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門辦理。 凡屬上級下發(fā)的閱知文件，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)閱示意見，即行貫徹執(zhí)行。傳 閱 文件傳閱一般采用輪幅式方法，依次傳閱。催 辦 嚴(yán)格按辦文時限辦文，超過時限前應(yīng)予催辦。 凡需要答復(fù)的來文、來函、來信，承辦完畢后，都應(yīng)予以答復(fù)。 正確填寫封套后，并嚴(yán)密封緘。 發(fā)文件應(yīng)留存適當(dāng)份數(shù)，以供備用和立卷存檔。 酒店檔案一年接收一次，酒店各部門應(yīng)于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交辦公室。 按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應(yīng)區(qū)別情況標(biāo)明不同保管期限。 借閱結(jié)束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。 檔案員調(diào)動工作，須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。巡視酒店 隨身攜帶傳呼機，隨時與電話總機保持聯(lián)系。 在總經(jīng)理授權(quán)范圍內(nèi)處理重要客人提出的費用優(yōu)惠要求，超過職權(quán)范圍的應(yīng)先辦理，然后報總經(jīng)理審批。 督導(dǎo)保衛(wèi)部門工作人員嚴(yán)守崗位，加強巡邏與控制，防止壞人乘機搗亂和其他不測事件的發(fā)生。停水事故的處理 督導(dǎo)酒店工程部立即與地區(qū)供水單位聯(lián)系，了解停水原因，如地區(qū)性發(fā)生水管爆裂不影響酒店備用的另一路進水管道，應(yīng)督導(dǎo)工程部迅速打開另一路進水閥門。 立即向酒店總經(jīng)理報告停水原因及采取的措施。盜竊案件的處理 率領(lǐng)保衛(wèi)部值班人員和巡邏人員迅速趕赴現(xiàn)場。 迅速向酒店總經(jīng)理報告。 護送客人應(yīng)盡可能從酒店職工通道出入。 辦公室每天打掃，如有垃圾及時清掃。（二）文件草擬質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 符合國家法律、法規(guī)和上級單位及本酒店的有關(guān)規(guī)定，所提措施和辦法切實可行。使用簡稱應(yīng)當(dāng)前后一致，一般先用全稱，加以注明后再使用簡稱。 根據(jù)公文內(nèi)容和行文規(guī)則，準(zhǔn)確把握發(fā)文規(guī)格，正確使用文種。（三）公文審核質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 公文送酒店領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)由辦公室秘書進行審核。 文件使用是否準(zhǔn)確，公文格式是否規(guī)范。 禮貌待客，精心安排各種接待活動，不出差錯。 會場布置整潔，符合要求，無差錯。 嚴(yán)格按照酒店公文格式行文，校對一般應(yīng)由兩人進行，重要文稿應(yīng)三校，文稿、文字、標(biāo)點不錯不漏，字距、行距、標(biāo)題、落款、表式等排列勻稱。 嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，密級文稿嚴(yán)格保密，校對稿應(yīng)及時銷毀。 文書檔案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表及案卷目錄、目次、說明等，均應(yīng)符合文書檔案立卷格式要求。保管電子文件檔案必須做到防高溫、防磁、防潮、防硬物摩擦。（3）辦公室自動化系統(tǒng)嚴(yán)禁私人軟件在系統(tǒng)內(nèi)使用，防止電腦病毒對系 統(tǒng)的損害。（6）檔案柜應(yīng)加鎖，專人保管鑰匙。（2） 研究討論酒店發(fā)展規(guī)劃、改革方案。（6） 討論酒店員工的工資、福利及涉及員工切身利益的有關(guān)問題。 酒店專題會議事先由辦公室根據(jù)總經(jīng)理的指令，列出會議內(nèi)容和要求，責(zé)成有關(guān)部門進行調(diào)查研究，充分準(zhǔn)備，待時機成熟后召開。 會議出席人員：酒店副總經(jīng)理及各部門主要負責(zé)人，如主要負責(zé)人因事不能出席，應(yīng)指定副職或代理人參加。（四）文件傳閱制度酒店領(lǐng)導(dǎo)日常應(yīng)閱讀上級黨、政部門和業(yè)務(wù)主管部門的許多文件、信息資料以及重要的期刊雜志，了解黨和政府部門及業(yè)務(wù)主管部門各類重要信息和最新的方針、政策精神，正確指導(dǎo)酒店的各項經(jīng)營管理活動。值班員要堅守崗位，遵守紀(jì)律。做好領(lǐng)導(dǎo)用車調(diào)度等行政事務(wù)工作，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。（2）酒店經(jīng)營管理的經(jīng)驗和教訓(xùn)。（2）客人信息：住店客人的投訴、意見和表揚。 調(diào)研和信息工作要求客觀、全面、深入，堅持實事求是，防止片面性和表面化。信息材料的寫作要求：注意實效，注重功效，簡明扼要。常規(guī)用印由辦公室秘書批準(zhǔn)。 嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)擅自用印和使用介紹信。（3） 各種財產(chǎn)設(shè)備的調(diào)撥、出借必須經(jīng)財務(wù)部或總經(jīng)理審核，按批準(zhǔn)文件填寫財務(wù)部統(tǒng)一印制的“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”；在酒店內(nèi)部各部門之間的轉(zhuǎn)移，應(yīng)填寫“固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單”，并辦理財產(chǎn)變動登帳手續(xù)。 物料用品管理（1）辦公室物料用品由辦公室秘書統(tǒng)一管理，具體負責(zé)編制年度物料用 品消耗計劃；按照物料用品分類，建立專用物料用品臺帳，掌握使 用及消耗情況，辦理物料用品領(lǐng)用、發(fā)放、內(nèi)部轉(zhuǎn)移、報廢和缺損 申報工作。（十）辦公室人員考勤制度 辦公室人員必須按時上下班，嚴(yán)格執(zhí)行酒店員工考勤管理制度和規(guī)定。 辦公室人員考勤每月匯總一次，填寫在酒店統(tǒng)一印制的“員工出勤情況月報表”，送人力資源部，作為工資造表和發(fā)放工資的依據(jù)。 辦公室人員因私請假（含婚、喪和探親假等）和休工假，均需事先提出申請，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。特別是涉及酒店機密事宜要做到不該問的不問，不該說的不說。如有遺失，應(yīng)報告保衛(wèi)部作出處理。辦公室預(yù)算編制應(yīng)服從酒店的總體平衡。 為了保證預(yù)算目標(biāo)的實現(xiàn)，辦公室對每月的成本費用進行分析、研究和提出加強管理的改進措施和方法，探索降低費用的途徑，并按酒店規(guī)定按月、季、年度及時寫出預(yù)算執(zhí)行情況的分析報告，報店領(lǐng)導(dǎo)審閱。 員工檔案管理（1）員工檔案分人事檔案和工作檔案。工作檔案記錄員工在為酒店服務(wù) 和工作中各個階段的個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)和獎懲等 情況，辦公室秘書應(yīng)做好材料搜集和登記工作，保證員工工作檔案 的完整和準(zhǔn)確。酒店各職能部門應(yīng)按各自的職責(zé)分工具體抓好落實。 及時準(zhǔn)確地向各有關(guān)部門傳達總經(jīng)理的指令、指示和決定，并將落實情況反饋給總經(jīng)理。 積極支持和配合人力資源部、保衛(wèi)部和工程部組織的各項宣傳教育和培訓(xùn)活動，在確保日常管理工作的同時，組織本室員工主動接受和參加。八、業(yè)務(wù)報表編號：1 名稱：電話記錄單填表人：接聽電話的秘書或值班人員 用途：記錄和處理來電交辦的聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián) 事項時使用 金海灣酒店電 話 記 錄 單來電人姓名來電時間 年 月 日 時 分工作單位電 話被尋人接聽人留言內(nèi)容處理意見編號：2 名稱：訪客來訪記錄單填表人：秘書 用途：記錄和處理來訪事項時使用聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián)金海灣酒店訪客來訪記錄單訪客姓名來訪時間 年 月 日 時 分工作單位身 份被 訪 人接 待 人留言內(nèi)容處理意見編號：3 名稱：收文登記簿填表人：文員 用途：記錄收文情況金海灣酒店訪客來訪記錄單收文收文號來文字號來文單位事由密級承辦單位運轉(zhuǎn)簽收歸入卷號月日1234編號：4 名稱：收文四聯(lián)單填表人：文員 用途：按四聯(lián)分別使用：第一聯(lián)收文處理單；