采購與費(fèi)用報銷管理辦法-wenkub
2023-04-27 04:38:58 本頁面
【正文】 清晰、合法、齊全的原始單據(jù)（合法的發(fā)票），除國家事業(yè)單位和出國公務(wù)發(fā)生的國外（包括香港）費(fèi)用外，任何收據(jù)不可作為報銷憑據(jù)。在具體執(zhí)行中體現(xiàn)為事前申請、授權(quán)支出、限額內(nèi)使用，總額預(yù)算控制。2. 適用范圍：本辦法適用于公司各部門。3. 本辦法部分名詞解析：“費(fèi)用經(jīng)辦人”，是指主辦發(fā)生費(fèi)用并報銷的直接經(jīng)辦人；“代辦費(fèi)用報銷人”，是指受費(fèi)用經(jīng)辦人委托，代辦費(fèi)用原始單據(jù)歸集、統(tǒng)計、粘貼、填寫審批表等報銷手續(xù)的代辦報銷人；“部門經(jīng)理”是指負(fù)責(zé)部門全面工作的部門經(jīng)理；“部門總監(jiān)”是指是指負(fù)責(zé)部門全面工作的部門管理人員；“財務(wù)經(jīng)理”是指負(fù)責(zé)財務(wù)全面工作的部門經(jīng)理；“財務(wù)總監(jiān)”是指由董事會直接任命的主管公司財務(wù)工作的高級管理人員；“總經(jīng)理或副總經(jīng)理”是指由董事會直接任命的主管或分管公司各項業(yè)務(wù)活動的高級管理人員；“員工”是指公司所有人員；“一般員工”是指主管以下的員工；公司“中層管理人員”是指經(jīng)公司總經(jīng)理任命的部門經(jīng)理、部門副經(jīng)理、主管人員等管理人員；公司“高層管理人員”是指經(jīng)公司董事會任命的總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理助理等高級管理人員。2. 各部門每年按零基預(yù)算編制本部門年度費(fèi)用預(yù)算。3) 本著“誰經(jīng)辦，誰負(fù)責(zé)”原則，嚴(yán)禁提供虛假發(fā)票和收據(jù)報銷費(fèi)用，費(fèi)用經(jīng)辦人對取得的發(fā)票真?zhèn)呜?fù)全部責(zé)任，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查出任何虛假發(fā)票，由費(fèi)用報銷人負(fù)責(zé)解釋和承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。“代辦報銷人”完成費(fèi)用原始單據(jù)歸集、統(tǒng)計、粘貼、填寫報銷單等報銷手續(xù)后，須將成套費(fèi)用報銷單據(jù)交給“費(fèi)用經(jīng)辦人”在“經(jīng)辦人”欄上簽名確認(rèn)，并提示費(fèi)用經(jīng)辦人須在發(fā)票正面或背面簽名。經(jīng)辦人及審核人必須以清晰、端正的字體在費(fèi)用報銷單上簽名確認(rèn)，簽名為可識別的中文字樣，高級管理人員的簽字可使用英文，但應(yīng)具有可識別性。各部門必須根據(jù)實(shí)際情況，預(yù)算下一年度的費(fèi)用總額，報公司管理層會議商討同意，報財務(wù)部備案。2) 預(yù)算考核范圍內(nèi)的審批標(biāo)準(zhǔn)：各項費(fèi)用審批權(quán)限按照董事會批準(zhǔn)制定的財務(wù)審批條例執(zhí)行，需要財務(wù)總監(jiān)、副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批但因出差或外出而無法現(xiàn)場簽字的，可由其授權(quán)代理人簽字，出差返回后及時補(bǔ)簽。③ 費(fèi)用發(fā)生時，經(jīng)辦人歸集相關(guān)費(fèi)用單據(jù)，提前填寫《費(fèi)用開支審批表》,按照財務(wù)部的格式要求粘貼單據(jù)，填制相應(yīng)費(fèi)用審批表，并在“經(jīng)辦人”一欄簽名，提交費(fèi)用審核人審核及審批人審批。③ 費(fèi)用發(fā)生后，審批人審核費(fèi)用報銷人的報銷金額及相關(guān)單據(jù)的真實(shí)性、合理性和合法性，并按審批權(quán)限簽名審批。③ 會計核算員審核費(fèi)用單據(jù)金額準(zhǔn)確性、流程簽批的完整性及填制單據(jù)的規(guī)范性。③ 遵循費(fèi)用報銷人為經(jīng)辦人原則，費(fèi)用管理員歸集費(fèi)用時，負(fù)責(zé)通知費(fèi)用經(jīng)辦人在原始發(fā)票背后及報銷單據(jù)經(jīng)辦人欄簽名確認(rèn)業(yè)務(wù)內(nèi)容。2) 備用金根據(jù)需要申請，具體審批流程按下述財務(wù)審批條例執(zhí)行，需要財務(wù)總監(jiān)、副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批但因出差或外出而無法現(xiàn)場簽字的，可由其授權(quán)代理人簽字，出差返回后及時補(bǔ)簽。4) 財務(wù)部定期檢查未核銷的備用金，對逾期未辦理備用金核銷的借款，及時通知經(jīng)辦人辦理清還手續(xù)；如果經(jīng)辦人接財務(wù)部通知后仍不辦理核銷手續(xù)的，須報財務(wù)經(jīng)理及經(jīng)辦人所在部門經(jīng)理處理。2. 支票、匯款的審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)如下：1) 支票、匯款付款審批權(quán)限按按照董事會批準(zhǔn)制定的財務(wù)審批條例執(zhí)行。4. 開出的票據(jù)必須在簽發(fā)后3個工作日內(nèi)，由票據(jù)領(lǐng)用人憑票據(jù)存根及相關(guān)費(fèi)用發(fā)票交由出納辦理票據(jù)核銷手續(xù)，再將相關(guān)單據(jù)交由會計進(jìn)行賬務(wù)處理。2. 業(yè)務(wù)招待費(fèi)必須是與經(jīng)營活動有關(guān)的合理支出，并能提供足夠的有效憑證和資料，證明費(fèi)用的真實(shí)性、合法性。3) 關(guān)聯(lián)單位工作往來的，原則上只安排工作餐。報銷招待費(fèi)必須填寫《招待費(fèi)審批表》并按下述審批流程簽批。7. 集中采購的接待酒水，人力資源與行政部應(yīng)每月根據(jù)實(shí)際使用情況，提供每次接待的對象、接待事項等明細(xì)清單，及時辦理報銷簽批手續(xù)。業(yè)務(wù)交通費(fèi)實(shí)行憑據(jù)報銷方法。2. 各部門因工作組織外出的會議或培訓(xùn)，涉及費(fèi)用開支的，應(yīng)提前提交審批表，將會議或培訓(xùn)的計劃時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、出席人、費(fèi)用預(yù)計金額等提交領(lǐng)導(dǎo)審批同意。日常辦公用品費(fèi)用申購及使用原則按照人力資源與行政部制定的公司《辦公用品申購管理制度》執(zhí)行，辦公用品申購費(fèi)用審批權(quán)限按照下述財務(wù)審批條例規(guī)定執(zhí)行。）具體采購流程如下：（一）采購申請：申請部門提出采購申請，要求注明名稱、類型、數(shù)量、需求日期、預(yù)算價格、用途、產(chǎn)品規(guī)格等信息，涉及技術(shù)指標(biāo)的，須注明相關(guān)參數(shù)、指標(biāo)要求等。在選擇供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)考慮供應(yīng)商資質(zhì)（如具有合法經(jīng)營主體資格、信譽(yù)良好、品質(zhì)
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