【正文】 自己的私事而常使用公司的電話是一件不好的事，因此要盡量少使用公司的電話打給自己的朋友們。因為無法正確轉(zhuǎn)達(dá)來電者為何人。因此，應(yīng)在被對方尚未問起“請問你是哪位？”之前，先主動自報姓名。即使是與對方初次打交道，如果說一句“承蒙關(guān)照”，會給對方有更好的印象，結(jié)果就會完全不同。 在對方報出自己的姓名后，別忘了再加上一句“平日多多蒙照顧，不勝感激”。19．接電話時，要說聲“您好”—— 在打電話之前，將要談的內(nèi)容記錄下來，就是簡便易行的好方法。 一般人認(rèn)為：透過電話將事情說清楚，似乎是一件很容易的事，但實際上卻很困難。 所以會客室應(yīng)勤加打掃，使之處于良好的狀態(tài)，無論何時有誰來，都能立刻讓他進(jìn)去。 當(dāng)你從會客室將客人送走后，在做什么呢？是不是覺得暫時還沒有約好的客人，就可以撇下會客室而去做別的事？ 或許有人認(rèn)為大可不必如此，但電梯間與在走廊里是一樣的，你不知道有誰注視著你。事后我們才知道，當(dāng)時這位客人產(chǎn)生了一種受到拋棄的感覺，并且感到有些孤立無援。 此時，也應(yīng)目送對方的車子開走，直到看不到為止。千萬別在客人剛一轉(zhuǎn)身就連忙往回走，急著返回公司去，因為你不知道客人是否會回過頭來，因此應(yīng)目送客人遠(yuǎn)去，直到看不見對方的身影為止。既有可以在會客室門口告別的客人，也有需要送到大門口的客人。 當(dāng)你的上司站在電梯里面的位置時，如果正巧你站在按鍵的前面，雖然把上司的前面堵住了，乍看顯得失禮，但實際上這才是正確的座次。13．電梯也有上下座之分—— 如果主人端出溫涼的、泡乏了的茶，任何客人都會感到不滿意。到會客室的距離越長，茶水溢出來的可能性就越大。當(dāng)有訪客時，即使總經(jīng)理正在接待他，也要將訪客當(dāng)作上位者，請牢記這點(diǎn)。總經(jīng)理生氣的原因是——“為什么不先送茶給客人？” 甫入職場的李君，將總經(jīng)理的客人帶進(jìn)了會客室，并隨后送去了茶水。 此外，當(dāng)訪客中的主管隨其他人一起進(jìn)入會客室，或他已先到并在此等候時，應(yīng)讓他決定把訪客安排在哪兒。 為了避免失禮，不只限于會客室，包括其它所有的房間，在進(jìn)去之前都應(yīng)養(yǎng)成先敲門的好習(xí)慣。9．進(jìn)會客室前先敲門—— 遇到這種情況，只要確認(rèn)誰是上司或負(fù)責(zé)人就行了。如果憑外貌來判斷對方的職務(wù)，有可能鬧出很大的誤會。此外，不時回頭看看訪客是否跟上自己，也是非常重要的一點(diǎn)。 這些都不是接待客人所應(yīng)有的態(tài)度。將訪客帶到會客室，才是應(yīng)有的禮儀。如果訪客的人數(shù)太多，也可以只記下公司名稱及其代表者的姓名。 若將對方的公司名稱或人名弄錯，是非常不禮貌的。6．記住訪客的基本資料—— 如果是經(jīng)常出入自己公司的來者，說上一句“天氣這么炎熱，您辛苦了！”之類慰勞對方的話，效果也會很不錯。當(dāng)你的上司看到你如此向訪客問好后，必定會對你刮目相看。把頭低下時，以能在中途作1～3次呼吸的速度進(jìn)行就可以了。 此外，太快把頭低下或抬起，都不能算是正確的鞠躬方式。無論采用哪一種鞠躬方式，都必須遵守基本原則。 如果當(dāng)時正與同事站著談話而沒打招呼，或者來訪者是進(jìn)進(jìn)出出的業(yè)者，就不在此列。寒暄時的禮節(jié)為身份低的人先問候身份高的人。 記得當(dāng)遇有客人來訪之際，無論自己有多么忙，都應(yīng)站起身來打招呼。 當(dāng)然，如君也有她的苦衷，但在這種情況下，不論手上的工作多么繁重，對于訪客，都應(yīng)當(dāng)站起身來行禮，這是最基本的禮節(jié)。如君騰不出空，只好繼續(xù)做事，同時坐著向客人打招呼。假使你在電話里顯出失禮的態(tài)度，對方會認(rèn)為這是你所任職公司的失禮，有時還可能導(dǎo)致談判破裂，最終失 去顧客。 如果你剛進(jìn)入公司，影印資料、整理文件，以及端茶倒水之類的事，會顯得特別的多。待 人 接 物 1．應(yīng)有的態(tài)度—— 或許你會覺得自己所從事的工作缺乏意義?；蛟S如君的心里懷著熱情歡迎的想 法，可是，在訪客心里卻不如此認(rèn)為。而對于所有的公司來講，訪客都是居于上位者，因此必須由己方先致問候。在鞠躬的開始與結(jié)束時，都需看對方的眼睛。我們經(jīng)常見到點(diǎn)頭哈腰地頻繁低下、抬起的公司職員，那絕不是正確的禮儀。 假設(shè)你的身份是來訪的客人，如果對方對你說聲“讓您久等了”你會在心里暗想，“原來這家公司很看重我！”。 雖然自己所任職的公司名稱已在詢問臺被問過一次，但是過沒多久，又被重復(fù)問“請問您是哪一位？”任何人都會有不被重視的感覺。如果是難以聽清楚的名字，就應(yīng)復(fù)述一遍，或向?qū)Ψ絾柷宄员銓⒄_的公司名稱、姓名記住。一旦讓客人產(chǎn)生自己被拖著在公司內(nèi)到處走的印象，相信他會感到不愉快。當(dāng)對方突然來訪，沒有時間加以確認(rèn)時，不要按照自己的看法隨意作出判斷。 以下是常發(fā)生的情形：職員將訪客帶到會客室，心想里面空無一人，于是將房門打開，卻發(fā)現(xiàn)里面有人。 根據(jù)會客室的不同，上、下座也會不一樣，但基本是，靠近入口的座位是下座，靠近里面的座位是上座。要是有對方的主管在場，你卻在一旁指手劃腳地分派座次，就會顯得越俎代庖。李君先從總經(jīng)理那里旁開始上茶。 然而從李君的立場來看，他認(rèn)為先給遠(yuǎn)比訪客年長、并且地位也遠(yuǎn)比他高的總經(jīng)理上茶，是當(dāng)然之舉。因為與訪客相比，就算總經(jīng)理是公司職位最上者，也處于訪客之下。12．倒茶只倒七分滿—— 此外，在泡茶以前，應(yīng)將陶質(zhì)小茶壺和茶杯燙一下。尤其是在年長的男性之中有很多喜歡喝茶的人。 正如會客室與會議室存在席次差別一樣，在電梯內(nèi)也有上座與下座之分。 相反，被看作最尊貴的上座位置，是位于操作按鍵位置的里面，其次是它旁邊的位置，再其次是在有按鍵位置的旁邊。需要送到公司大門口的客人，已經(jīng)算得上是具有相當(dāng)分量的VIP了，因此采用這種送別方式絕不能馬虎。 可是，這位客人忽然想到自己有東西忘了帶，于是將正在合攏的電梯門打開，而剛才還在深鞠躬的勝文卻已經(jīng)不在了。假如有別的客人看到了如此送別的場景，或許他會對你所任職的公司另作評價。 此時，要是有不速之客到來怎么辦？因為會客室尚未整理，所以只能暫請他到大廳里長時間地等待。 將茶杯和點(diǎn)心類的東西撤掉，將桌子擦干凈，將煙灰缸換掉；此外不要忘記將房門和窗戶打開，尤其是在客人很多的時候，香煙等不良?xì)馕稌浡谡麄€會客室。 話雖如此，但如果用左手拿，而將右手騰出來，在打電話的過程中，就可以作紀(jì)錄、查資料。 為了避免這種不高明的做法，聽筒應(yīng)用左手來拿，并隨時將記錄本和資料放在手邊，以便能迅速地作出反應(yīng)。 所以，將資訊正確而簡潔地傳送給對方前，必須先在頭腦中構(gòu)想清楚。如果再將有關(guān)此事的資料也準(zhǔn)備好并放在手邊備查，就完美無缺了。 一般人在接聽來電時，習(xí)慣性的先從“喂喂”開始應(yīng)答。一般人對這種話通常會很難說出口，因為“自己并沒有受到這個人的關(guān)照”。自報姓名時，應(yīng)將自己所任職公司的名稱與自己的姓名，同時告訴對方。此外，如果不知道名字，會對以后的工作帶來許多不便，如果自己要找的人不在，還會造成聯(lián)系困難?？墒?，當(dāng)變成了長達(dá)幾十分鐘的超長電話時，那就是另一回事了。 我們時常會遇到這樣的情形：當(dāng)通過電話與對方交談時，電話在中途突然因操作失誤而斷線。 如“很抱歉，電話的聲音聽起來有點(diǎn)遠(yuǎn)”，或“很抱歉，能不能請你再說一遍”，明白無誤地反問對方，并加以確認(rèn)復(fù)述一遍?？墒?，她想要找的資料臨時卻找不到。在商業(yè)上，“片刻”以一分鐘為限。 當(dāng)在電話上受人之托，轉(zhuǎn)達(dá)留言時，必須作記錄。 在留言條中除了要寫明對方的公司名稱、部門名稱、人名、事由；此外，還應(yīng)寫出接電話者，即你的名字。比如當(dāng)事人剛從A公司回來，看見來自于A公司的希望與其聯(lián)系的留言條，慌忙打電話過去，卻發(fā)現(xiàn)那是早上去A公司之前，對方留下的口信。 當(dāng)電話鈴響了好幾聲，卻不見對方來接聽時，一般打電話者會覺得煩躁，相信你也有過這種經(jīng)驗。如果此時沒空，過了許久才接電話，也應(yīng)該說聲“讓你久等了”表示一下歉意，這是最起碼的禮節(jié)。27．應(yīng)確認(rèn)對方的留言—— 例如，將江先生讀作“帶三點(diǎn)水的江先生”之類，并且有必要確認(rèn)一下約會的時間是上午還是下午。28．無法決定之事，應(yīng)請上司前來處理—— 剛剛進(jìn)入公司的佩君，無論做什么都似乎干勁十足?？墒牵髞韰s發(fā)生嚴(yán)重的問題，佩君受到了上司嚴(yán)厲的斥責(zé)。因此，不要太逞能，只想憑自己的力量來應(yīng)付，而要尋求周圍人的幫助。否則，盡管你想依此顯示出自己的精明能干，卻相反地增加了對方的麻煩。因此，當(dāng)事人不在時接到電話，就一定要告訴對方前者返回公司的時間。上面簡潔明了地列出往來客戶的公司名稱、負(fù)責(zé)人的姓名與電話號碼等，并放在電話的旁邊。不知道您能不能將詳細(xì)的情形告訴我？”以承認(rèn)責(zé)任在己方的態(tài)度來接待對方。這樣只會使對方更加怒不可遏。此時，不要讓對方產(chǎn)生接電話者象走馬燈一樣換個不停的感覺。33．留言內(nèi)容應(yīng)該詳細(xì)—— 當(dāng)對方長時間外出的時候，若只留下要交待的事情，對方會弄不清楚這是何時打來的電話。 如果能留下事由與打來電話的日期、時間，以及自己的電話號碼，就萬無一失了。 感覺象站在麥克風(fēng)前一樣，心里總感到緊張。 此時，在顯示答錄機(jī)開始啟動的“嗶”的聲音響起之前，可以將聽筒放下，然后再重新?lián)芴?。其實，只要事先作好記錄，然后，再照著紀(jì)錄念就行了。 再者，當(dāng)要說的話內(nèi)容復(fù)雜時，不要在答錄機(jī)上絮絮叨叨地說，而應(yīng)簡單地說一句“我以后再和您聯(lián)系”，過后再重新打電話過去。可是，對方卻是答錄機(jī)，于是永賢就將要說的話錄進(jìn)了自動答錄機(jī)中。雖然永賢回答已在答錄機(jī)中留言，但卻被上司嚴(yán)厲地訓(xùn)斥了一頓。此外，在答錄機(jī)中留言時，如果附加一句“稍后我再和您聯(lián)系”會顯得更加謹(jǐn)慎。當(dāng)你向?qū)Ψ竭f張污跡斑斑的名片，或以從對方看來相反的方向遞出，都是錯誤的。因為來客始終處于上位，因此在自己公司迎接客人時，應(yīng)該比對方早遞出名片。即使到對方公司拜訪，也應(yīng)在自報姓名的同時遞出名片。 當(dāng)對方搶先遞出名片的時候，應(yīng)先用雙手將名片接過來，然后再遞出自己的名片。不過，當(dāng)客人只有一位時，就應(yīng)該將名字牢記，然后收在名片夾或口袋中，不可放在桌上置之不理。弄灑茶水而將名片弄臟，是對對方的不敬，請務(wù)必謹(jǐn)慎地對待。如果同時有自己公司和其他公司的人員在場，應(yīng)從自己公司人員開始介紹，首先先介紹自己的上司，然后再介紹客人。所以要改說為——“這位是我們的經(jīng)理，姓C”。 約定會面時，除了定出訪問的日期與時刻，同時還應(yīng)將己方前去訪問的人數(shù)、姓名、職務(wù)、將要商談的事情概要，以及預(yù)計所需的時間告訴對方。 嘉玲于一周前已與對方約好前往拜訪，因此當(dāng)天就直接前往訪問。雖然事前都會先約好時間，但是，在訪問的前一天打電話加以確認(rèn)，也是應(yīng)有的禮節(jié)。因此在訪問的前一天加以確認(rèn)，就顯得十分重要了。 如果去其他公司拜訪，卻遲于約好的時間到達(dá)，容易讓對方產(chǎn)生：“和這種不遵守時間的人，不能進(jìn)行重要的商務(wù)會談”，而留下不好的印象。 通常出發(fā)的時間應(yīng)比約好的時間提前30～40分鐘。44．禮貌要周到——