【正文】 的基礎(chǔ)。如果這些文件有一個(gè)以上的題目，就在文件的邊際上寫“X”，并準(zhǔn)備一張對(duì)照索引卡；六是將文件檔案材料按同一分類存放，以便盡快分檔；七是將一些必要的標(biāo)記巾在備忘錄卷宗上；八是移動(dòng)回形針以免增加磨損，弄平折皺，補(bǔ)好已被磨損的文件頁；九是將文件放到文件夾的適當(dāng)格子中，日期最近的文件放在最上面，每份文件的左側(cè)緊靠文件夾中，放進(jìn)一張?jiān)撐募膶?duì)照參考單。人們必須時(shí)刻提防他們，不讓他們知道機(jī)密和重要信息，不管這種人的文化水平和業(yè)務(wù)能力有多么高，都不宜擔(dān)任秘書。當(dāng)然，秘書發(fā)揮主觀能動(dòng)性積極開展工作是可貴的，但當(dāng)上司做出決定時(shí)，一定要自覺地遵循上司的指示去執(zhí)行。主管希望申請(qǐng)者認(rèn)真細(xì)心自覺遵守指示。不僅要了解正式學(xué)歷和文憑，而且要了解自覺情況和單科結(jié)業(yè)情況。主管十分重視申請(qǐng)者的氣質(zhì)和個(gè)性，以判斷其可靠程度。美國主管要求其秘書自始至終遵守時(shí)間，在辦公時(shí)間內(nèi)一呼即應(yīng)。這樣，法國的國家機(jī)關(guān)秘書性工作也就產(chǎn)生了。在法國，原屬王室咨議院的一些部門獨(dú)立出來，設(shè)立為國家機(jī)關(guān)。答：中世紀(jì)晚期，歐洲國家封建王權(quán)的不斷加強(qiáng)和發(fā)展，形成了一個(gè)以專制君主為核心的龐大的官僚機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)，使原有的王室機(jī)關(guān)發(fā)展成為國家機(jī)關(guān)。歐洲封建社會(huì)中期，國王的秘書性工作已成為其統(tǒng)治機(jī)器的重要組成部分。法國國王當(dāng)時(shí)的宮廷設(shè)六部，各部都有秘書性工作。史稱這套調(diào)查記錄為“末日審判書”。人們進(jìn)行科學(xué)研究和學(xué)術(shù)活動(dòng)需要查閱有關(guān)文書檔案時(shí)，要經(jīng)過元老院和皇帝批準(zhǔn)。公務(wù)文書檔案是在公務(wù)活動(dòng)中秘書性工作人員代表組織意圖而撰制的，是公務(wù)活動(dòng)的歷史記錄。在統(tǒng)治階級(jí)內(nèi)部，貴族、官僚、包稅人、包工頭和騎士階層，為利益和權(quán)力爭奪，為奪政權(quán)和達(dá)到某種目的，也非常注重文書檔案的作用，有時(shí)甚至不惜偽造或銷毀文書檔案。各國王室不斷地收集希臘原來保存的文書檔案。平民和貴族的神廟遭到破壞，神廟內(nèi)的文書檔案也被洗劫。凡是重點(diǎn)、出航、締約和其他重要活動(dòng)，祭司作為預(yù)言者均要預(yù)告發(fā)出預(yù)言，日積月累，形成預(yù)言書。這神廟內(nèi)保存有五百人會(huì)議和公民大會(huì)的法令、會(huì)議記錄、國家收入賬目、財(cái)產(chǎn)決算、訴訟案卷等內(nèi)容的文件材料。文書檔案向神廟內(nèi)集中保存標(biāo)志著題銘文書檔案時(shí)代被神廟文書時(shí)代取代。可見，當(dāng)今秘書工作的重要職能活動(dòng)辦文、辦會(huì)、辦事等，在古希臘時(shí)期已經(jīng)發(fā)端。一般稱之為銘文。古希臘人從公元前8世紀(jì)起開始修改筑祭壇、供奉臺(tái)，后來發(fā)展為普造神廟。二人都是同時(shí)代的秘書性工作人員。隨著社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展，科學(xué)文化及歷史資料方面的文件材料越來越多。每漢本國與其他國家簽訂條約或發(fā)生其他國際交往問題時(shí)，必須查閱以前積累的有關(guān)問題的外交文書檔案，作為依據(jù)和憑證，以防出現(xiàn)疏漏或不當(dāng)，正確妥當(dāng)?shù)靥幚硗饨粏栴}。文書檔案作為依據(jù)的憑證，為其鞏固政權(quán)起到了不可低估的作用。這類文書，對(duì)我們了解古代社會(huì)科學(xué)文化的發(fā)展?fàn)顩r，具有極為珍貴的史料價(jià)值。（6）科學(xué)文化方面的內(nèi)容。法律典章是實(shí)施國家管理、規(guī)范社會(huì)行為的重要工具。古代東方國家之間頻繁的戰(zhàn)爭和簽約修好結(jié)盟等軍事外交活動(dòng)，是古代政治活動(dòng)的重要內(nèi)容。兩河流域泥板文書中，關(guān)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記載已經(jīng)比較普遍，數(shù)量也比較多，可見當(dāng)時(shí)兩河流域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，已達(dá)到相當(dāng)高的水平，優(yōu)于世界其他地區(qū)。（2）國王活動(dòng)內(nèi)容。？答：從已經(jīng)發(fā)掘的出來的文物材料來看，東方早期奴隸國家留下的遠(yuǎn)古文書包括以下幾方面內(nèi)容：（1）宗教活動(dòng)方面的內(nèi)容。秘書工作是這些機(jī)構(gòu)維系日常公務(wù)有效運(yùn)轉(zhuǎn)的不可缺少的輔助環(huán)節(jié)。其次，無論是資產(chǎn)階級(jí)政黨，還是無產(chǎn)階級(jí)政黨，無論是執(zhí)政黨、參政黨還是在野黨，只要有黨的組織存在，就有黨的秘書機(jī)構(gòu)；只要有沉積管理活動(dòng)，就有黨的秘書輔助和服務(wù)性工作。再次，一般社會(huì)公眾在參與政治活動(dòng)時(shí)，也要與秘書工作發(fā)生某種關(guān)聯(lián)。實(shí)踐表明，綜合性的秘書輔助和辦公服務(wù)，有利于優(yōu)化科技文化的管理。這是古代東方國家文書中最常見、數(shù)量最豐富的文書。這類文書是當(dāng)年秘書性人員為國王或大奴隸主記錄戰(zhàn)功、炫耀勝利而撰擬的。埃及紙草文中也有不少關(guān)于古代社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的內(nèi)容。古代秘書性人員為記載軍事外交活動(dòng)，留下了不少珍貴的文書。古代東方國家的法典大多刻于石柱、石板、石壁上，所以有相當(dāng)一部分保存比較完整。科學(xué)文化活動(dòng)是人類社會(huì)生活的重要內(nèi)容。古代東方國家的文學(xué)作品也成發(fā)掘出的文物中大量發(fā)現(xiàn)。埃及法老謝提一世曾在神廟墻上刻寫歌功頌德的文書。古埃及、古巴比倫和赫梯等國在周邊小國都設(shè)有代理機(jī)構(gòu)，相當(dāng)于現(xiàn)代外交工作中的駐外使團(tuán)，其作用是協(xié)調(diào)國家關(guān)系，擴(kuò)充自身的勢(shì)力范圍。歷代學(xué)都十分重視對(duì)這方面的資料的研究，特別在編寫歷史著作方面，這類文書檔案材料是不可缺少的基礎(chǔ)性資料。可見當(dāng)時(shí)秘書性工作人員除了在辦理文書檔案輔助公務(wù)方面發(fā)揮職能作用外，在開發(fā)利用文書檔案，輔助政治、外交、經(jīng)濟(jì)及科技文化管理方面，同樣能夠發(fā)揮極為重要的作用。古希臘人認(rèn)為，眾神住在奧林匹斯山上，宙斯是眾神之首，阿波羅是太陽神等等，人間萬事萬物都有相應(yīng)的神主宰。這類神廟等建筑和銘文文書檔案在古希臘各地都有，它為研究古希臘歷史提供了重要的史料。神廟秘書性活動(dòng)。伯里克利執(zhí)政時(shí)期，修建了密特倫神廟。當(dāng)時(shí)，貴族也有自己的神廟，即太陽神廟。王國秘書性活動(dòng)。這時(shí)文書檔案基本上歸王室統(tǒng)管，史稱王室文書檔案。埃及國王托勒密在首都亞歷山大建立了世界著名的檔案圖書館。答：古羅馬與古代社會(huì)前一時(shí)期相比，其文書檔案利用的范圍更為廣泛和普遍。因此，當(dāng)時(shí)有人說文書檔案館是偽造文件的工廠，文書檔案是斷送執(zhí)政官的文字依據(jù)和記錄。因此古羅馬政府官員大進(jìn)行審判活動(dòng)和各種公務(wù)活動(dòng)中，經(jīng)常要利用各種文書檔案文件，要查閱、摘抄和復(fù)制各種文件資料，作為憑證和依據(jù)加以利用。在研究歷法、天文、數(shù)學(xué)、醫(yī)學(xué)等科學(xué)時(shí)，往往要查閱大師文獻(xiàn)資料；在研究政務(wù)活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)，研究法律、歷史等問題時(shí)，往往也離不開大量的文獻(xiàn)資料。答：中世紀(jì)中期，國王的秘書性工作隨著社會(huì)的發(fā)展和王權(quán)的加強(qiáng)，而取得了長足發(fā)展。從這套社會(huì)調(diào)查“末日審判書”的產(chǎn)生及影響來看，一是可見當(dāng)時(shí)英國的秘書性工作已經(jīng)具備全國統(tǒng)一進(jìn)行大規(guī)模社會(huì)調(diào)查的能力；二是可見當(dāng)時(shí)國王的秘書性工作特別是研究工作在體制和運(yùn)作誡的種種弊端；三是可見調(diào)查研究不深入、不徹底、不真實(shí)，所得的虛假材料，對(duì)社會(huì)的消極影響是十分嚴(yán)重的。國王的文書檔案集中由庫房部管理，與國王的軍事管制同存一處，國王出巡、重點(diǎn)也帶秘書性人員和文書檔案同行，以便隨時(shí)辦文辦事和查考利用文件檔案。特別是是在辦文輔政中形成、保管、和利用的文書檔案，各國國王都十分重視。在英國，度支局屬王室樞密院，負(fù)責(zé)財(cái)政事務(wù)，早期并無獨(dú)立權(quán)力，地位較低，到中世紀(jì)中期，它獨(dú)立設(shè)局，地位上升，成為掌握經(jīng)濟(jì)大權(quán)的機(jī)關(guān)。這些機(jī)關(guān)有首席參議院、稅收局長、國庫局、審計(jì)局、錢幣局等十余個(gè)。這一時(shí)期的歐洲國家機(jī)關(guān)秘書性工作具有相對(duì)獨(dú)立性、專業(yè)性強(qiáng)、保密程度高等特征，所產(chǎn)生的文書檔案被視為各自的獨(dú)家財(cái)產(chǎn)，其流傳下來的文獻(xiàn)資料，是研究中世紀(jì)國家政治體制、國家官僚機(jī)構(gòu)演變的重要史料。經(jīng)常遲到早退或生病制度的秘書會(huì)導(dǎo)致繁忙辦公室的工作混亂。如在辦公室出現(xiàn)情況時(shí)，申請(qǐng)者是一到下班回家，還是留下來承擔(dān)必要的責(zé)任。這些都可以體現(xiàn)申請(qǐng)者學(xué)習(xí)的自覺性和學(xué)習(xí)能力。始終想要按照自己的意愿行事的秘書，往往不愿意遵守別人的指示，對(duì)上司的每項(xiàng)指示都進(jìn)行爭辯和懷疑，這樣就會(huì)對(duì)上司工作產(chǎn)生干擾。（5）忠誠和保守機(jī)密。主管對(duì)秘書的要求還不止這些，如對(duì)敏捷性、機(jī)智感、靈活性、工作責(zé)任感、談吐舉止、風(fēng)度禮貌等，均有頗高的要求。將特大尺寸的文件放在適當(dāng)?shù)奈恢?。如果沒有嚴(yán)格規(guī)范的制度，應(yīng)可能發(fā)丟失、誤傳和難以查找等現(xiàn)象。當(dāng)某人正式提出申請(qǐng)要求借用一段時(shí)間并獲準(zhǔn)后，檔案文件才能外流托管于此人。辦公室中不再使用的文件檔案應(yīng)送到檔案中心或非常用檔案保存處。此外音像檔案、縮微檔案等必須根據(jù)其特殊的性質(zhì)要求，妥善保管。這四種密級(jí)都通過印章標(biāo)明在信件和其他材料上。這些部分包括備忘錄或信件的附件和附錄、方案或計(jì)劃的附件和附錄、報(bào)告的主要部分。美國國防部為絕密文件、機(jī)密文件、秘密文件的材料規(guī)定了自動(dòng)降級(jí)的期限。（3）數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的安全保密。二是回拔調(diào)制解調(diào)器，保護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。六是注意各種安全事項(xiàng)。④用不間斷電源獲得更多安全性。秘書對(duì)待這項(xiàng)工作應(yīng)注意：一是要了解和熟悉領(lǐng)導(dǎo)者的工作習(xí)慣和偏好，不要違背領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和程序而經(jīng)其增添麻煩或干擾。三是要保持領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上放置文件材料獨(dú)特方式，要讓領(lǐng)導(dǎo)需要某份文件時(shí)能夠按習(xí)慣隨手取來。七是要保持領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整潔、光照溫度適當(dāng)，確保領(lǐng)導(dǎo)有一個(gè)良好的辦公環(huán)境。查閱辦公日歷或電腦日程，確定當(dāng)日必須做的全部工作，核實(shí)要做工作的日程表：約會(huì)、發(fā)薪日期、賬目、納稅或保險(xiǎn)費(fèi)的付款截止期。秘書還應(yīng)經(jīng)常保持辦公地點(diǎn)的清潔，定期清理辦公桌抽屜，擦凈電腦、打字機(jī)和其他辦公設(shè)施。二是秘書辦公室內(nèi)的用具、設(shè)備的擺放和要整齊有序，不能過于擁擠，更不能混亂無序。他必須將大量的信息資料歸類，并根據(jù)首長的指示和有關(guān)管理制度，將首長辦理和閱知的文件資料送給首長，另外一些文件資料則按照管理分工分送給各部門或各有關(guān)工作人員。對(duì)于最重要、最緊急的文件材料，秘書收到后應(yīng)立即交首長處理。有人來電話要求與首長通話，秘書應(yīng)了解對(duì)方的身份、事由，然后向首長匯報(bào)；若首長正在處理重要公務(wù)難以分身時(shí)，秘書應(yīng)簡要地將來電話的情況向首長匯報(bào)，或建議在其他時(shí)間打來電話，或者由的副手處理。對(duì)于各方面?zhèn)鬟f來的信息，秘書應(yīng)選其重要的內(nèi)容，及時(shí)精要地向首長匯報(bào)，首長若詢問詳情，秘書再具體地做詳細(xì)匯報(bào)。秘書人員做好這方面的工作，對(duì)提高首長的工作效率是大有裨益的，對(duì)處理好首長與秘書的關(guān)系也具有積極作用。秘書應(yīng)該完成哪些任務(wù)，哪些任務(wù)與秘書無關(guān)，有時(shí)也難以嚴(yán)格區(qū)分。在這種情況下，秘書不應(yīng)該僅為個(gè)人工作打小算盤，而應(yīng)幫助同事。秘書分析自己的工作活動(dòng)和對(duì)工作過程進(jìn)行合理的安排，找出了一些節(jié)省工作時(shí)間、提高工作效率和改善組織方式的辦法，采取了一些相應(yīng)的措施。？答：在實(shí)踐中，英國秘書要與其上司建立和保持這種融洽的合作伙伴關(guān)系，必須注重以下方面：融洽的合作伙伴關(guān)系，必須注重以下方面﹕一是必須保證所有的公共事務(wù)都處理的沒有差錯(cuò)，使上司放心，使上司相信他的工作主動(dòng)性和工作能力；二是必須能圓滿地處理各種詢問電話，使上司相信其在辦公室內(nèi)處理的所有問題都能保密；三是必須向上司傳達(dá)報(bào)表、流水帳等重要數(shù)據(jù)，使上司不用費(fèi)力查詢就能把握全局情況；四是必須堅(jiān)守崗位，能夠妥善處理緊急情況和突然發(fā)生的事件，使上司對(duì)其負(fù)責(zé)精神和應(yīng)變能力感到滿意；五是必須在上司外出期間自覺、主動(dòng)地盡職盡責(zé)，使上司不在時(shí)對(duì)日常公務(wù)和有關(guān)管理問題放心；六是必須在言行舉止和工作效率上高標(biāo)準(zhǔn)地嚴(yán)格要求自己，是上司以有此精明干練、文明、高雅的秘書為榮；七是必須細(xì)心周密地辦好上司需要辦理的一切瑣事，包括上司應(yīng)贈(zèng)送給別人的鮮花和賀卡，秘書都要做好準(zhǔn)備，使上司在作中避免疏漏等。否則不僅無助于問題的解決，而且會(huì)影響各方面的關(guān)系；五是要熱情幫助和指導(dǎo)剛參加工作的年輕同事，從思想方法、工作技能、業(yè)務(wù)知識(shí)、工作作風(fēng)與態(tài)度等多方面促進(jìn)青年同事迅速成長，并以身作則，為他們作出榜樣。三是與領(lǐng)導(dǎo)者商議會(huì)議議事日程，秘書應(yīng)把需要注意的事項(xiàng)和要解決的問題逐一記錄下來，以便按時(shí)序?qū)懭胱h事日程。一般與會(huì)者的議事日程主要是按時(shí)序安排要議定的問題。記錄有關(guān)表決時(shí)投票計(jì)票結(jié)果，并向與會(huì)者公布，投票應(yīng)在公正公開的監(jiān)督下進(jìn)行。如果無人附議，就得放棄該項(xiàng)動(dòng)議，不得重新再提。六是要組織選舉活動(dòng)，準(zhǔn)備好投票箱和選票，投票進(jìn)行的方式一般在組織的議事規(guī)則或章程中規(guī)定。對(duì)秘書而言，還有政治品質(zhì)方面的要求。這是品質(zhì)中最為重要的品質(zhì)。其具體內(nèi)容，一是上班時(shí)要穿著入時(shí)，整潔大方；二是在接電話和接待客人時(shí)要舉止文雅，平易近人，富有幽默感；三是要適應(yīng)性強(qiáng)，樂于助人特別在他人處于艱難困苦時(shí)能主動(dòng)地?zé)崆榈亟o人以幫助，在改變工作內(nèi)容、調(diào)整工作節(jié)奏或處于繁重工作時(shí)，能有很強(qiáng)的適應(yīng)性；四是要有廣泛的興趣，渴望從讀書、看報(bào)中獲取和增加知識(shí)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者所從事的工作能主動(dòng)積極地去學(xué)習(xí)和提供服務(wù)；五是講禮貌，彬彬有禮，富有同情心，能得到周圍的人的理解，支持和合作。秘書工作考慮時(shí)間和競爭，要專家研究工作的步驟。③養(yǎng)成計(jì)劃習(xí)慣。秘書的下班時(shí)間，多數(shù)不固定。下班前還要核對(duì)一下清理工作是不是忘了。③ 窗簾臟不臟，拉窗簾的軌道是否好使。⑦ 物品和電話上是否有灰塵。? 報(bào)紙、雜志是否擺放整齊。實(shí)行：一是要按已定計(jì)劃實(shí)行；二是遇到計(jì)劃預(yù)料外的情況要進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整；三是遇到有疑問不能自行判斷時(shí)，一定要 先請(qǐng)教上司后再實(shí)行；四是只要認(rèn)定計(jì)劃目標(biāo)是正確的，無論遇到怎樣的困難，都要堅(jiān)決實(shí)行，不達(dá)到目的的決不罷休。從一清早起，就全身心地投入工作。要在上司上班之前，打掃辦公室，整理桌、椅、茶幾等，高度檢查辦公室的空調(diào)設(shè)備和照明系統(tǒng)，整理好辦公室的報(bào)紙雜志和其他物品。上司到達(dá)后，秘書已為他開展一天工作做好了準(zhǔn)備。對(duì)有關(guān)公司的傳言、聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)、傳言、行事、典禮、公司資料等，無論大事小事，只在確定無疑后，秘書才向上司報(bào)告書秘書還要將公司內(nèi)的文件瀏覽一遍，若有緊急文件，則要安排優(yōu)先處理。任何高明的秘書，在處理紛繁的事務(wù)中很難不出現(xiàn)疏漏或過失。如果隱藏錯(cuò)誤或失敗，是絕對(duì)不行的，那會(huì)導(dǎo)致更加消極的后果。要用“實(shí)在很抱歉”，“以后多加小心”等話，誠心誠意地認(rèn)錯(cuò)和表示愿意改正錯(cuò)誤。二是國內(nèi)登記項(xiàng)，包括用于支付年金、請(qǐng)求正式副本和國家產(chǎn)權(quán)局及各種通訊聯(lián)系的國內(nèi)登記號(hào)，三是日期，包括申請(qǐng)日期、優(yōu)先申請(qǐng)日期、優(yōu)先申請(qǐng)?zhí)?、披露日期，以及未?jīng)審查和未獲準(zhǔn)專利權(quán)的說明書提供公眾閱覽或應(yīng)要求復(fù)制的日期。一是序言和發(fā)明目的，主要指出發(fā)明屬于哪個(gè)專業(yè)，還存在哪些技術(shù)問題，并簡單敘述發(fā)明的優(yōu)點(diǎn)以及解決問題的方法。四是專利權(quán)項(xiàng)，是申請(qǐng)人對(duì)發(fā)明要求法律保護(hù)，不受他人侵犯的專利權(quán)限范圍，專利權(quán)不止一項(xiàng)，一般的寫法是，第一寫發(fā)明的總內(nèi)容，其他各項(xiàng)寫發(fā)明的各個(gè)局部特征。二是專利說明書中的書面語言較多，一些法律文件書面用語也會(huì)用到，使專利說明書更具法律文件的特點(diǎn)。答：法國國立行政院的教學(xué)與其他高校不同。學(xué)生智慧、才能和膽識(shí)能夠得到發(fā)揮和磨煉，學(xué)生實(shí)習(xí)有法律給予保障。這種獨(dú)特的教學(xué)方法，真正遵循了“實(shí)踐——理論——實(shí)踐”的原則，學(xué)習(xí)和知識(shí)扎實(shí)，動(dòng)手能力和理論水平能夠在在校期間得到有效的提高，符合應(yīng)用學(xué)科的教學(xué)特點(diǎn)，能在較短的時(shí)間內(nèi)培養(yǎng)出高級(jí)秘書人才。、發(fā)盤信有何作用？要掌握哪些要領(lǐng)？答：詢盤，即