【正文】 靠提高檔案管理水平來實(shí)現(xiàn)，更 重要的是嚴(yán)格控制文件管理過程。 ? 從全部檔案業(yè)務(wù)工作的程序來說，收集工作是檔案工作中的第一個(gè)環(huán)節(jié)。 檔案管理 第 9 頁 共 40 頁 見 《 檔案法 》 第十六條 ? 征集的方法 ——收購、征購、捐贈(zèng) ? 檔案收集工作的意義 ? 檔案收集工作是檔案工作的起點(diǎn)。 項(xiàng)目二 檔案的收集 一、檔案收集的概述 ? 定義 ? 檔案收集工作就是按照黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，把分散在各單位、單位內(nèi)部各機(jī)構(gòu)和個(gè)人手中的檔案，以及散失在社會上的零散檔案，分別集中到有關(guān)的檔案室和各級各類檔案館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。負(fù)責(zé)接收、征集、管理檔案和開展檔案利用等 。 ? 便于社會各方面利用這一思想，必須貫穿在檔案工作的各個(gè)方面和檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，使檔案工作者從當(dāng)前和長遠(yuǎn)利用的需要這一點(diǎn)去開展工作，并以此為主耍標(biāo)準(zhǔn)去檢查檔案工作的效果。 ? 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理 ? 國家全部檔案由各級檔案機(jī)構(gòu)分別集中 保存，實(shí)行黨政檔案的統(tǒng)一管理。 ? 由于檔案工作是專門管理檔案的一項(xiàng)科學(xué)性工作，因而耍求檔案工作人員必須具備相應(yīng)的知識和技能： 檔案專業(yè)知識 ； 歷史知識和本行業(yè)專業(yè)知識 ； 科學(xué)文化知識 。 二、檔案工作的基本性質(zhì) 檔案工作的基本性質(zhì) ? 檔案工作是一項(xiàng) 服務(wù)性、輔助性 的工作 ? 從檔案的主耍作用和與其他工作的關(guān)系來悅，檔案工作是屬于服務(wù)性的、條件性的工作。 檔案管理 第 5 頁 共 40 頁 ? 從狹義上講 ，通常所說的檔案工作，是指檔案館室）所從事的 檔案業(yè)務(wù)工作 ，即用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。原始記錄性 問題：請說出下列哪些屬于檔案 檔案管理 第 4 頁 共 40 頁 五、檔案的屬性與價(jià)值 （一）一般屬性 ? 知識性 ? 信息性 （二）檔案的基本作用（基本價(jià)值） Archive value ? 檔案是歷史的真實(shí)憑證 ——憑證作用 ? 檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案自身的因素所決定的。多樣性 ? 本質(zhì)屬性 161。 ? 形式是 161。170。170。170。 ? 文件： Record 中外詞匯比較 四、 檔案的定義 檔案的定義 ? 檔案是國家機(jī)構(gòu) 、社會組織和個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存和利用價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄 。紙張是中國古代四大發(fā)明之一，公元 2世紀(jì)后，紙逐漸在中國內(nèi)地和西北地區(qū)廣為使用。縑帛是古代絲織品的通稱。形狀狹長，稍寬的木簡又稱為方。 ? 金石檔案 金文檔案和石刻檔案統(tǒng)稱金石檔案 ? 石刻檔案：以石為載體的書史銘文 ? 產(chǎn)生時(shí)間：殷代 ? 特點(diǎn) ：流傳久遠(yuǎn)，始于殷代，東周以后逐漸增多，秦漢以后大量出現(xiàn)，直到明清、民國 仍有所見，保留了很多歷史資料。 ? 產(chǎn)生時(shí)間：商周時(shí)期，距今 3000多年 ? 特點(diǎn)：記載內(nèi)容翔實(shí)，保存完整，已達(dá)到一定水平。 ? 國家說 ? 檔案起源于國家出現(xiàn)后，當(dāng)國家第一次用以進(jìn)行階級統(tǒng)治和國家管理的文件就被有意識地保存起來時(shí)，檔案就出現(xiàn)了。 二、檔案載體的演變 （一）我國多種多樣的檔案形式 ? 甲骨檔案 ? 中國古代以龜甲、獸骨為載體的原始記錄。 ? 金石檔案 金文檔案和石刻檔案統(tǒng)稱金石檔案 ? 金文檔案：中國古代以青銅器（鐘、鼎、盤、盂等）為載體的書史銘文，盛行于殷商末期及兩周。 ? 簡牘檔案 ? 中國古代以竹木為載體的公私文書。中國古代紙張出現(xiàn)以前，簡牘曾是一種主要的書寫材料，最早約產(chǎn)生于先秦，歷經(jīng)春秋戰(zhàn)國、秦漢，直至東晉末年（ 5世紀(jì)初）紙張普遍應(yīng)用后才基本絕跡 ?？V帛質(zhì)地優(yōu)良、柔軟輕便、幅面寬廣，宜于繪畫書寫，所以春秋時(shí)已用作書寫材料。 1986年在甘肅天水放馬灘一座西漢墓中，出土了約公元前 179——前 150年間的紙質(zhì)地圖殘片，是目前所知世界上最早的紙質(zhì)檔案。 ? 檔案的來源 161。廣泛性 ? 內(nèi)容領(lǐng)域 161。豐富性 ? 形成過程 161。限定性 第一，必須是具有一定查考利用價(jià)值的文件。170。170。 ? 檔案是第一手的參考資料 ——參考作用 ? 檔案的參考作用主耍在于其可靠性和廣泛性。 ? 檔案工作的內(nèi)容 ? Archive Work ? 其基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等八項(xiàng)工作，通常稱為檔案工作的八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。這是檔案工作的一個(gè)主耍特點(diǎn)。 ? 檔案工作的 政治性、機(jī)密性 等 三、檔案工作的基本原則 ? 我國檔案工作的基本原則是在實(shí)賤中逐步完善的， 《 中華人民共和國檔案法 》 中對檔案工作的基本原則作了明確的規(guī)定： “檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。 ? 全國檔案工作由各級檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、分層地進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 ? 從這個(gè)意義上講，這一原則是檔案工作基本原則中一個(gè)最 重耍的方面。 ? 永久保存檔案的基地 檔案館的具體任務(wù) ? 接收和征集 本級各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有長期和永久保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料， 科學(xué)地管理； ? 通過多種方式，積極開展檔案資料的 利用 工作； ? 參與 編修史志 工作。 ? 工作內(nèi)容 ? 接收 Accession ? 檔案室的接收 ：接收本單位文書部門或業(yè)務(wù)、職能部門整理后的移交檔案。 ? 檔案館（室）所管理的檔案，主耍不是由檔案館（室）自已產(chǎn)生的，而是依靠長期收集，逐步積累和補(bǔ)充起來的。收集 工作的質(zhì)量決定和影響著其他環(huán)節(jié)的質(zhì)量。 設(shè)立機(jī)構(gòu) ? 大型機(jī)構(gòu)，工作量大，需要設(shè)立專門的文件處理機(jī)構(gòu)，如辦公廳（室），秘書處（室），綜合處 ? 小型機(jī)構(gòu)，設(shè)立一至兩名專職或者兼職人員 健全制度 ? 文件工作制度體系包括： ? 文件形成制度 ? 文件處理制度 ? 文件傳遞制度 檔案管理 第 10 頁 共 40 頁 ? 文件清退制度 ? 文件銷毀制度 ? 平時(shí)歸卷制度 控制文件數(shù)量 ? 文件數(shù)量增長的原因： ? 社會實(shí)踐的豐富 ? 現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展 ? 雙套制保管方法 ? 工作程序繁雜 ? 針對原因控制的措施 加強(qiáng)文件的質(zhì)量管理 ? 檔案的質(zhì)量是受文件的運(yùn)用性、可靠性、時(shí)效性影響的，而這些通過文件的內(nèi)容、 體例、載體材料等幾個(gè)方面體現(xiàn)出現(xiàn)，所以要做到： ? 把好文件的內(nèi)容關(guān) ? 嚴(yán)格文件的行文規(guī)范 ? 選擇耐久的載體和書寫材料 公文行文規(guī)范 機(jī)關(guān)之間行文關(guān)系的劃分 耐久的載體 ? 公文用紙一般使用紙張定量為 60g/m2 ～ 80 g/m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙 ? 紙張白度為 85% ～ 90% ? 橫向耐折度≥ 15 次 ? 不透明度≥ 85% ? PH 值為 ～ 。 ? 歸檔 ，指機(jī)關(guān)的文書部門或業(yè)務(wù)部門將工作活動(dòng)中 辦理完畢 的 有查考利用價(jià)值 的文件材料，按照國家有關(guān)法規(guī)的規(guī)定， 定期移交 給檔案室 集中保存的過程。 ? 凡是 反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng) 、 具有查考利用價(jià)值 的文件材料均屬歸檔范圍。 ： ? 零散文件：分散各部門、領(lǐng)導(dǎo)或工作人員手中的。 ? 征集歷史檔案 ? 就是征集建國之前所形成的、至今仍散失在社會組織和個(gè)人手里的歷史檔案。 ? 檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)的分類、立卷、案卷的排列與編號、案卷目錄的編制。 ? 文件之間的聯(lián)系是多種多樣的，在整理工作中，應(yīng)該根據(jù)文件的具體情況，善于找出和保持文件之間最緊密的聯(lián)系。 想一想 ? 比如一次會議的有關(guān)報(bào)告、講話的書面文稿和錄音磁帶，會議的經(jīng)費(fèi)開支計(jì)劃和會議賬簿、記賬憑證。 ? 組織全宗 ? 個(gè)人全宗 ? 全宗 解放初稱為芬特。 ——最主要、最基本的第一條件 ? 是一個(gè)會計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)汁劃。 要區(qū)分兩個(gè)概念：檔案的形成者、文件的作者。 （ 3）沒有標(biāo)明作者或收文者的，要分析和考證。一個(gè)立檔單位內(nèi)每一年度的文件，都有密切的聯(lián)系。這種分類方法，能使內(nèi)容性質(zhì)相同的文件比較集中，較好地保持文件之間在內(nèi)容方面的聯(lián)系，便于按專題查找和利用檔案。 ? 年度 ——問題分類法，這種分類方法，多用于組織機(jī)構(gòu)變化頻繁，或 者文件很難區(qū)分所屬機(jī)構(gòu)．以及內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡單，沒有必要按機(jī)構(gòu)分類的全宗，就是說，在不可能和不適于按年度 ——組織機(jī)構(gòu)分類的倩況下，采用這種分類法。 ? 文件上沒有日期 檔案管理 第 16 頁 共 40 頁 ? 考證日期 ? 跨年度文件 ? 屬于計(jì)劃性的，應(yīng)該歸入計(jì)劃開始的一年 ? 屬于總結(jié)性的，應(yīng)該歸入總結(jié)針對的最后一年。 （三）立卷 ? 所謂立卷，就是文書部門或業(yè)務(wù)部門對辦理完畢的文件，將其中有查考保存價(jià)值的，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。 ? 按名稱立卷 ? 將名稱相同的文件組成案卷，就是按文件名稱立卷。 ? 卷內(nèi)文件的整理 具體工作內(nèi)容包括： ? 卷內(nèi)文件排列 ? 編號 ? 填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表 ? 案卷封面的編寫和案卷的封裝 ? 裝訂 ? 案卷裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物 ? 對破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修裱 ? 字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷 ? 對幅面大的紙張要折疊 ? 案卷應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂 ? 填寫封面 ? 卷內(nèi)文件整理完畢之后，要以案卷為單位在封面上編目。 ? 案卷標(biāo)題要求簡明扼要，能確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)包括責(zé)任者（文件作者）、文件內(nèi)容、文件名稱，使用簡稱應(yīng)通用易懂。 ? 裝訂以 件 為單位進(jìn)行，對裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定。 ? 取消案卷、卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以 件 為單位的歸檔文件目錄。 ? 檔案盒的設(shè)置有了較大變化。 ? 正文與 附件，作為完整的一件。 文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 來文與復(fù)文為一件， 經(jīng)過若干層次辦理的來文復(fù)文，超過兩件的，則將所有的來文、復(fù)文分別作為一件 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 會議記錄以每次會議記錄為一件 (用記錄本記錄的，一本為一件 )； 成套的會議材料應(yīng)將會議通知、名單、講 話等文件各作為一件； 報(bào)表、名冊、圖冊等按其原來裝訂方式一冊（本）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件 （一）裝訂 文件修整 修裱破損文件。 （一）裝訂 文件排序 ? 正本在前，定稿在后； 檔案管理 第 19 頁 共 40 頁 ? 正文在前，附件在后； ? 原件在前，復(fù)制件在后； ? 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； ? 復(fù)文在前，來文在后； ? 漢文本在前，少數(shù)民族文本、外文本在后； ? 有文件 處理單的，放在最前加蓋歸檔章。一般厚度的文件可采用縫紉機(jī)軋邊或在文件左上角穿針打結(jié) 較厚的文件可采用 “三孔一線 ”的裝訂方法 ,成冊不易拆封且未使用鐵釘?shù)?，可保持原貌不? （二）分類 ? 歸檔文件可以采用 年度－機(jī)構(gòu)（問題）－保管期限 或 保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問題） 等方法進(jìn)行分類。176。176。176。176。 ? 因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件，可以排在同一大類 (問題 )、年度的所有文件的最后。禁止使用不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。176。176。 ? 室編件號：檔案室在分類方案的最低一級類目（即機(jī)構(gòu)或問題）內(nèi)，按文件的排列順序從 １ 開始逐件編號，不同類目不能混合編號。 ? 館編件號：到進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求填寫。 （五）編目 ? 編制歸檔文件目錄。 ? 歸檔文件目錄應(yīng) 裝訂成冊并編制封面 。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能全面揭示文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加 “［ ］ ”號； 會議記錄需重?cái)M標(biāo)題時(shí)，應(yīng)寫明會議的時(shí)間和主要內(nèi)容；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正題名不能反映附件內(nèi)容時(shí)，附件標(biāo)題可一并抄錄，外加 ( )；介紹信存根等一本作為一件，題名較籠統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)輔助管理?xiàng)l件下，其介紹信中人名可在備注欄中錄入， （六）裝盒 檔案盒的封面： 用全稱或規(guī)范化的簡稱標(biāo)明 全宗名稱 檔案盒盒脊： 項(xiàng)目有：全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、盒號。 ? 不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒內(nèi)。 ? 每盒內(nèi)的最后放置備考表 。 真?zhèn)舞b定 一、檔案鑒定工作的內(nèi)容、意義 ? 內(nèi)容 ? 制定標(biāo)準(zhǔn)。 ? 就整個(gè)國家而言： 中央一級機(jī)關(guān) 政府核心機(jī)構(gòu) ? 就某個(gè)單位而言： 本單位的文件 外來文件 ：分析與本單位的關(guān)系 ? 就本單位形成的文件而言： 中心機(jī)構(gòu) 決策部門 業(yè)務(wù)職能部門 人事 財(cái)務(wù) 二、分析決定檔案價(jià)值的因素 (定性分析 ) ? 內(nèi)容 ：檔案價(jià)值鑒定最重要的一個(gè)方面。 ? 社