【正文】 會(huì)需求的廣泛性 ? 社會(huì)需求的階段性 三、檔案保管期限表 (定量分析 ) 定義 檔案保管期限表，就是用表冊(cè)的形式，列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。 ? 檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)，即檔案在各個(gè)管理環(huán)節(jié)中一般的安全防護(hù)。 （ 2）由于檔案工作人員或利用檔案等接觸檔案的有關(guān)人員麻痹大意，或玩忽職守，或不遵守規(guī)章等，導(dǎo)致管理或使用不善造成檔案的損毀。 ? 庫(kù)房的每個(gè)房間也要編號(hào)，如是樓房，就應(yīng)自下而上地編層號(hào) ,每一層應(yīng)從入口開(kāi)始，從左向右編房間號(hào)。 （三）檔案的擺放 檔案管理 第 25 頁(yè) 共 40 頁(yè) ? 豎放 ：豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，這樣做的好處是檢取和存放案卷比較方便。 ? 平放檔案時(shí)為了取放方便和避免文件承擔(dān)過(guò)重的壓力，堆疊的高度以不超過(guò) 40厘米 為宜。 ? 絕對(duì)濕度：指 1m3空氣中實(shí)際所含的水蒸氣的重量，單位為 g/ m3。 ? 當(dāng)空氣本身的溫度低于露點(diǎn)溫度而使空氣的水蒸氣凝結(jié)成細(xì)小水滴稱為霧。檔案制成材料在 不同的濕度環(huán)境中表現(xiàn)為吸濕和解吸。高濕有利于有害生物的生長(zhǎng)和繁殖、加快各種有害化學(xué)雜質(zhì)對(duì)檔案材料的破壞。 ? 溫濕度調(diào)控注意事項(xiàng)：升溫不能用明火，降溫不能結(jié)露，降濕最為重要 降溫 ? 通風(fēng) T外 T內(nèi) ? 水自然蒸發(fā) ? 空調(diào) 降濕 ? 通風(fēng)：符合通風(fēng)五原則 ? 升溫降濕：只適用于北方 ? 用干燥劑 檔案管理 第 27 頁(yè) 共 40 頁(yè) ? 去濕機(jī) 通風(fēng)五原則 通風(fēng)應(yīng)注意以下事項(xiàng)： ? 通風(fēng)時(shí)，要隨時(shí)觀察庫(kù)內(nèi)溫濕度的變化，如果發(fā)現(xiàn)異常現(xiàn)象，應(yīng)立即停止通風(fēng)。 升溫 ? 暖氣片 ? 電熱 油汀 ? 遠(yuǎn)紅外線加熱器 ? 空調(diào) 增濕 ? 水自然蒸發(fā)、濕草墊、 ? 加濕器 （二）八防 蟲(chóng)蛀檔案 酸化檔案 霉菌檔案 霉菌檔案 糟朽檔案 檔案磚 ? 防火 ? 要求在裝具及照明燈具的選用、其他電器及其線路的安裝等方面消除隱患，必須按消防規(guī)定在庫(kù)房中配備性能良好、數(shù)量足夠的滅火器材，在條件允許的情況下，安裝防火（煙霧）報(bào)警器和自動(dòng)滅火裝置。 ? 防光 ? 要求庫(kù)房盡可能全封閉（即無(wú)窗），若有窗戶也應(yīng)盡可能小一些，并安裝磨砂玻璃、花紋玻璃或帶顏色的玻璃并配置窗簾，盡量遮避戶外日光中的紫外線照射。 ? 防盜 ? 要求庫(kù)房門(mén)窗堅(jiān)固，進(jìn)出庫(kù)房隨時(shí)鎖門(mén)，并盡可能安裝防盜報(bào)警裝置。 ? 檢索是檔案業(yè)務(wù)工作的一個(gè)獨(dú)立的重要環(huán)節(jié)。與之相對(duì)應(yīng)的是漏檢率，即未檢出的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比?？死站S當(dāng)根據(jù) 1963年美國(guó)情報(bào)專家對(duì) 7萬(wàn)篇文獻(xiàn)的研究結(jié)果，得出了檢全率和檢準(zhǔn)率這兩個(gè)指標(biāo)之間存在著互逆關(guān)系的結(jié)論。為了提高檔案檢索工作的質(zhì)量 ，需要使用專門(mén)的檢索語(yǔ)言。 中華人民共和國(guó)檔案分類(lèi)表，由主表和輔助表（綜合復(fù)分表、世界各國(guó)和地區(qū)表、中國(guó)地區(qū)表、中國(guó)民族表以及科技檔案復(fù)分表等）組成。主表主題詞款目如下例： Renmindaibiaodahui…………… 款目主題詞及漢語(yǔ)拼音 人民代表大會(huì) …………[BB]…… 范疇號(hào) D 人代大會(huì) …………………… 代項(xiàng) F 地方各級(jí)人民代表大會(huì) …… 分項(xiàng) 全國(guó)人民代表大會(huì) S 國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān) ……………… 屬項(xiàng) 會(huì)議 * Z 國(guó)家機(jī)構(gòu) *…………………… 族項(xiàng) C 人民代表大會(huì)制 ……………… 參項(xiàng) （一）檔案標(biāo)引 ? 檔案標(biāo)引是指在檔案著錄中對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程，標(biāo)引的目的是提供檢索途徑。 “拖拉帆的生產(chǎn)規(guī)劃 ”這個(gè)主題中， “規(guī)劃 ”為通用因素。 “XX省人民政府 1986年度工作報(bào)告 ”其中 “1986年 ”為時(shí)間因素。D —E，不同檔案主題所包含的主題因素多少不同，應(yīng)根據(jù)標(biāo)引深度的要求選擇應(yīng)該標(biāo)引的主題概念。 ? 標(biāo)引結(jié)果：國(guó)庫(kù)券 條例 中國(guó) 1987 （二）檔案著錄 六、檔案檢索工具 ? （一）檔案檢索工具的種類(lèi) （二）常用檢索工具 ? 全引目錄 ? 全宗目錄 ? 分類(lèi)目錄 ? 主題目錄 ? 專題目錄 全引目錄 ? 格式 ： ? 又名案卷文件目錄 ,卷內(nèi)文件目錄匯集 ? 是案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄匯編 ? 書(shū)本式檢索工具 分類(lèi)目錄 GF96618 00066 6116 166 檔案管理 第 32 頁(yè) 共 40 頁(yè) 關(guān)于印發(fā) 《 浙江省職業(yè)技能鑒定實(shí)施辦法 》 的通知：浙勞培 〔 1994〕 215號(hào) /浙江省勞動(dòng)廳 +浙江省職業(yè) 技能鑒定實(shí)施辦法 .—正本：通知 .—公開(kāi)：長(zhǎng)期 .—19941114.—5頁(yè)： 16開(kāi) 勞動(dòng)、人事部門(mén)執(zhí)行 《 浙江省職業(yè)技能鑒定實(shí)施辦法 》 職業(yè)技能 鑒定辦法 分類(lèi)目錄 ? 編制卡片式分類(lèi)目錄的基本方法 ? 填制卡片 ? 排列 ? 設(shè)置導(dǎo)卡 ? 編制分類(lèi)目錄說(shuō)明 主題目錄： ? 將檔案的主題按一定順序排列的一種目錄 ? 依據(jù)： 《 中國(guó)檔案主題詞表 》 ? 排列：標(biāo)識(shí)項(xiàng)首字字順 專題目錄： ? 揭示館藏中有關(guān)某一事件、某一內(nèi)容檔案的檢索工具 ? 編制方法：選題、選材、填卡片、排列 文號(hào)索引： ? 參見(jiàn)： ? 揭示文號(hào)與檔號(hào)之間關(guān)系 ? 文號(hào) 檔號(hào) ? 適用于檔案室、地縣級(jí)檔案館 ? 同一年度、同一發(fā)文機(jī)關(guān)編成表格 ? 格式：號(hào)碼對(duì)應(yīng)式；位置對(duì)應(yīng)式 人名索引、地名索引： ? 人名（地名） +檔號(hào) 全宗指南： 檔案館指南： 項(xiàng)目七 檔案的利用 一、檔案提供利用工作的含義 檔案管理 第 33 頁(yè) 共 40 頁(yè) ? 檔案提供利用工作，亦稱為 “檔案利用服務(wù) ”，或簡(jiǎn)稱 “檔案利用工作 ”，是檔案館（室）以所收藏的檔案信息資源為依據(jù)，通過(guò)一定的方式、方法，直接提供檔案信息為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。 二、檔案提供利用的方式 1 基本方式 ? （ 1）以檔案原件提供利用。 ? 制作各種形式的檔案原件復(fù)本，代替 原件在館（室）內(nèi)閱覽或提供館（室）外利用；編輯出版文件匯編和在報(bào)刊上公布檔案；舉辦檔案展覽等。 第二章 檔案利用 第三節(jié) 檔案利用的方式 檔案管理 第 34 頁(yè) 共 40 頁(yè) ? 。 ? （一）復(fù)制利用的手續(xù) ? 提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案保管單位工作人員進(jìn)行復(fù)制后交檔案利用者。 ? 、交換、出賣(mài)檔案復(fù)制件要審批。 ? 《 中華人民共和國(guó)檔案法 》 規(guī)定： “國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開(kāi)放。 三、開(kāi)放檔案 第二節(jié) 檔案利用的規(guī)定 ? （二）各類(lèi)利用者利用檔案的范圍 ? ，可以利用各級(jí)國(guó)家檔案館的已開(kāi)放檔案，經(jīng)有關(guān)檔案館或檔案保存單位同意，還可利用檔案館保存的未 開(kāi)放檔案以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)保存的尚未向檔案館移交的檔案。 ? 、港、澳同胞和華僑 ? （ 1）查取本人及親屬歷史證明，可持本人回鄉(xiāng)證或身份證等有效證件，直接到有關(guān)檔案館利用； ? （ 2）利用其他開(kāi)放檔案，須經(jīng)大陸邀請(qǐng)單位、合作單位或接待單位介紹，提前 30天向檔案館提出申請(qǐng)。 ? 退回 內(nèi)容需核實(shí)、手續(xù)不夠完備的檔案。 ? 第三類(lèi)：鑒定、考察、考核材料。 ? 第七類(lèi)：獎(jiǎng)勵(lì)材料。 副本 七類(lèi) ? 一、第一類(lèi)的近期履歷材料。 ? 五、第七類(lèi)的獎(jiǎng)勵(lì)材料。 按文件形成時(shí)間順序排列 ,例 : 排列順序 材料名稱 形成時(shí)間 1 簡(jiǎn)歷表 1958年 2 登記表 1960年 3 履歷表 1961年 …… …… …… 按文件內(nèi)容所揭示的問(wèn)題順序排列 排列順序 材料所反映的問(wèn)題 （ 1） 工資情況材料（項(xiàng)內(nèi)按時(shí)間） （ 2） 各種代表會(huì)代表登記表 （ 3） 出國(guó)、出境材料 …… …… 。 ? 七、第九類(lèi)的任免和工資、待遇的審批材料。 ? 三、第四類(lèi)的學(xué)歷、學(xué)位，評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。 ? 第九類(lèi)：工資、任免、待遇，各種代表會(huì)議和出國(guó)審查材料。 檔案管理 第 38 頁(yè) 共 40 頁(yè) ? 第五類(lèi)：政審材料。 ? 銷(xiāo)毀 無(wú)保存價(jià)值和重復(fù)無(wú)用的材料 （三）人事檔案的整理 ? 2. 人事檔案 整理的范圍 【 1】 新建檔案 的整理 【 2】 已整理檔案的 重新調(diào)整 ? 3. 人事檔案的 正本與副本 正本由全面反映一個(gè)人的歷史和現(xiàn)實(shí)情 況的材料構(gòu)成 /副本是正本的濃縮 / 一般干部和職工檔案只建正本 4. 人事檔案的 整理步驟 【 1】人事檔案的分類(lèi) 【 2】人事檔案的歸類(lèi) 【 3】人事檔案的排序 【 4】人事檔案的編目（即編制人事檔案卷內(nèi)目錄） 【 5】人事檔案的特殊處理（整理時(shí)的技術(shù)加工） 【 6】人事檔案的裝訂與驗(yàn)收入庫(kù) 人事檔案的內(nèi)容與分類(lèi) 正本 十類(lèi) ? 第一類(lèi)：履歷材料。 人事檔案的種類(lèi) 人事檔案的特點(diǎn) 人事檔案管理體制、機(jī)構(gòu)和人員 人事檔案工作的依據(jù) ? 《 檔案法 》 ? 《 干部檔案工作條例 》 (中組部 .國(guó)家檔案局 91. 3) ? 《 干部檔案整理工作細(xì)則 》 (中組部 ) ? 《 干部人事檔案材料收集歸檔規(guī) 定 》 ? (中組部 ) ? 《 流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定 》 ? (中組部 .人事部 ) ? 《 企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定 》 ? 勞動(dòng)部 ) 二、人事 檔案管理的一般操作規(guī)程 操作規(guī)程 ? （一）人事檔案的收集與補(bǔ)充 ? （二）人事檔案的鑒別 ? （三）人事檔案的整理 ? （四）人事檔案的保管與保護(hù) ? （五）人事檔案的統(tǒng)計(jì) ? （六）人事檔案的提供利用 ? （七）人事檔案的轉(zhuǎn)遞 （一）人事檔案的收集與補(bǔ)充 （二）人事檔案的鑒別 檔案管理 第 37 頁(yè) 共 40 頁(yè) 鑒別內(nèi)容 ? １ .判定文件是否屬于人事檔案 ? ２ .判定是否屬于同一對(duì)象 ? ３ .判定是否處理完畢 ? ４ .判斷材料是否真實(shí)、準(zhǔn)確 ? ５ .審核文件是否手續(xù)完備 ? ６ .核查歸檔文件質(zhì)量 ? ７ .是否有保存價(jià)值 剔除材料的處理 ? 轉(zhuǎn)出 非人事檔案要轉(zhuǎn)出。 ? ，可以利用各級(jí)國(guó)家檔案館的已開(kāi)放檔案。 ? 凡我國(guó)的公民和組織，持有身份證或工作證、介紹信等合法證明，均可直接到檔案館利用開(kāi)放的檔案。而通過(guò)摘錄形成的記錄則可稱之為 “檔案摘錄 ”。 第二章 檔案利用 第三節(jié) 檔案利用的方式 ? （三）檔案復(fù)制件的管理 ? 。 ? ，防止利用者損毀、涂改檔案。 ? 編寫(xiě)各種參考資料，制發(fā)檔案證明，函復(fù)查詢外調(diào)，依據(jù)檔案材料撰寫(xiě)專門(mén)文章和著作，向社會(huì)提供加工的檔案信息。但比較珍貴的檔案原件及容易損壞的歷史檔案，不宜通過(guò)這種方式直接提供給利用者使用。 ? “利用檔案 ”是指利用者（檔案用 戶）為了研究和解決一定的問(wèn)題而實(shí)際地使用檔案， ? “檔案利用工作 ”是指檔案館（室）為了滿足利用需要向利用者（檔案用戶）提供檔案材料并為其服務(wù)的工作。 ? 標(biāo)引結(jié)果： R122 ? 新洲縣委、縣政府關(guān)于 1985年保衛(wèi)工作，機(jī)要工作的規(guī)劃 ? 主題分析：多主題，包括兩個(gè)并列主題，即 (1)保衛(wèi)工作規(guī)劃； (2)機(jī) 要工作規(guī)劃，應(yīng)分別標(biāo)引， ? 標(biāo)引結(jié)果： (1)C331l—32； (2)B223—32說(shuō)明： “—3239。 ? 上述五種主題因素 的組配次序如下： A “北京市發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)情況的報(bào)告 ”，其中 “北京市 ”為位置因素。 檔案標(biāo)引的兩個(gè)步驟 ? 主題分析 ? 概念轉(zhuǎn)化 主題分析 ? 主題因素分為下列五種： ? (1)主體因素。 1995年 11月正式出版。 1996年出版第二版。 ? 因此，檔案館（室）在設(shè)計(jì)檔案檢索系統(tǒng)和實(shí)施每一次檢索時(shí)，應(yīng)該從利用者的不同需要出發(fā)，確定適當(dāng)?shù)臋z全率、檢準(zhǔn)率指標(biāo)。與之相對(duì)應(yīng)的是誤檢率，即檢出的不相關(guān)檔案與檢出的全部檔案的百分比。檔案檢索效率通常采