【正文】 、體系程序文件、體系操作指導(dǎo)書、記錄表單。 德信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費資料下載請進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) 文件和資料管理程序 Documents Management Procedure （ IATF169492020） Objective 明確文件的控制過程，保證文件得到有效管理，確保體系文件的清晰、明確、詳實并能夠被相關(guān)人員正確的使用和隨時取閱。 Internal system documents: quality manual, environment manual, system procedure documents, system operation instruction, records forms. . 產(chǎn)品技術(shù)資料：控制計劃，材料清單 (BOM)，作業(yè)指導(dǎo)書 ,檢驗標(biāo)準(zhǔn) ,ECN,與產(chǎn)品相關(guān)聯(lián) 的規(guī)范 ,技術(shù)資料 ,圖紙等。 All departments: make and modify documents according to regulations。 set the permissions and monitor, . electronic documents writing and reading. . 各部門文員：保證文件和資料的相關(guān)使用者可以獲得有效版本。 Salesman: responsible for collecting customer information. . 研發(fā)部：負(fù)責(zé)收集各類標(biāo)準(zhǔn)。 All controlled documents must have document name, number, page, version number, and the signature of writer, reviewer and approver. And The pencil cannot be used to sign. 德信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費資料下載請進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) . 所有受控文件必須干凈完整，不得使用涂改液進(jìn)行修改，不得有亂寫畫的痕跡。 the revision number will add from 0 to 9, and version number will add from A to Z if the revision number is more than 9. The first issue version of all the controlled documents is A/0. . 文件下載： 外來文件需要下載必須通過 IT 部門下載并檢查有無錯誤和病毒再轉(zhuǎn)給文 控，由文控確認(rèn)并進(jìn)行內(nèi)部轉(zhuǎn)換，具體按《文 件管理規(guī)范》執(zhí)行。（注：《文件增訂、修改、廢止申請單》、《文件發(fā)放申請通知 單》須 填寫清楚及完整，記錄表格可不用填寫《文件發(fā)放申請通知 德信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費資料下載請進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) 單》及會簽。確認(rèn)無誤后在附加的受控文件第一頁背面左下角寫上“正本”字樣，以表明此份附加 的受 控文件為正本文件須文件控中心保留。 Product technical documents control and issue . 申請受控者（部門）須自行確認(rèn)文件內(nèi)容等符合規(guī)定要求后填寫《文件發(fā)放申請通 知單》并附加受控文件交文控中心，文控收到受控文件須確認(rèn)《文件發(fā)放申請通知 單》、文件是否符合要求，如不符合要求則退回送交人，確認(rèn) 德信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費資料下載請進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) 符合后應(yīng)分紙檔、電子檔兩種形式發(fā)行文件，發(fā)行人員按（附件 2）執(zhí)行，方法具體如下： The departments which apply for control must confirm the documents contents and others can meet the requirements first and fill out documents issue requisition and send it and added controlled documents to DCC. DCC must confirm document issue requisition and documents can meet the requirements. If no, the documents shall be sent back to the sender. After confirm it can meet the requirements,DCC shall issue the documents by the form of paper files and electronic files. Refer to annex 2,details as follows: a：如申請受控文件是電子檔且《文件發(fā)放申請通知單》上要求只發(fā)電子檔，則副本受控文件加蓋“受控文件”印章后，將文件名稱、編號、版本份數(shù)等登記于《產(chǎn) 品技術(shù)資料受控一覽表》并按通知單以郵件形式下發(fā)至各相關(guān)部門，接收者接收 到文件后應(yīng)回復(fù)郵件以表示已接收。 the document name, number, version and others shall be registered in controlled product technical documents list and send to each related departments, the receivers shall sign to confirm. c:如申請受控文件是紙件則參考以上 和 執(zhí)行，但登記分發(fā)記錄用 《產(chǎn)品技術(shù)資料受控一覽表》。 The original documents must be filed by DCC, which means the original controlled documents shall be kept as electronic files and/or paper files by DCC according to actual situation. . 外來文件受控、發(fā)行。 德信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費資料下載請進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) The collectors shall collect the updated laws and regulations and pass them to DCC clerk to uniformly number and control. 外來標(biāo)準(zhǔn)（如國際、國內(nèi)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，安全標(biāo)準(zhǔn)等）由研發(fā)主任進(jìn)行審核后轉(zhuǎn)文控 中心進(jìn)行統(tǒng)一編號受控。 Assigned person will receive and handle important customer’ product information, and implement authority management。 All external files are required to establish a external files list and stamped “external files control stamp”. . 文件下發(fā)分一般（ 8H）、急（ 4H）、特急（ 2H）三種時限，文件控中心應(yīng)按時下發(fā)文件。 the original electronic files shall be kept in （ \\\wenkongziliao public disc） corresponding folder by DCC。 Temporary changed document is valid for 7 days, from the issue day to 7 days,DCC clerk shall recall the documents and abolish them. . 三年以上沒有使用但后續(xù)可能需要使用的文件可進(jìn)行封存，由使用部門以《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》形式將需要封存的文件提報至文控中心，文控中心收到使用部門的《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》后應(yīng)核對確認(rèn)須封存的文件明細(xì)，確認(rèn)無誤后對須封存文件的副本受控文件進(jìn)行 回收登記，對受控文件正本進(jìn)行封存保留。作廢文件原稿需在正面加蓋“作廢文件”印章依以上 項保存期限保存于文控中心；作廢文件副本由文控中心統(tǒng)一銷毀。 All documents shall be kept well at appropriate place to avoid the dampness, damage, mildew, and lost. . 文件原件由文控中心保管，受控副本由使用部門保管，文件使用人不得擅自復(fù)印、涂改或拆頁使用文件。 If someone wants to borrow the documents in the DCC, the documents borrow register list shall be filled by the one and approved by DCC first. The borrower must keep the documents plete while using it to avoid document loss, damage and change. Return it to DCC after used it. DCC clerk is responsible for getting the borrowed documents back and checking the document pleteness. The original controlled documents cannot be borrowed. . 文件的增發(fā)、補發(fā) 、更換。以舊換新的文件，文控文員 要在《產(chǎn)品技術(shù)資料受控一覽表》或在《體系文件受控一覽表》上做好登記，并在備注說明原因。 after the documents are confirmed by the monitor, the important outgoing documents implementation must be spotchecked and registered in important outgoing documents spotcheck records, if change or abolishment happens, the old version documents do not need to be recalled. . 因外部第三方機構(gòu)或客戶審核等原因，文件需 做參考作用時，均應(yīng)知會 德信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費資料下載請進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) 管理者代表并 加蓋“僅供參考”印章予以標(biāo)識。 product technical documents making, reviewing and approving authority shall be implemented as follows。 DCC monitor and DCC clerk must sign the documents management confidentiality agreement with the pany. 及時組織學(xué)習(xí)，并由組織部門填寫《文件簽閱登記表》給學(xué)習(xí)人員簽名。 Customer provided product technical documents shall be regarded as customer property, and also has intellectual property rights, people who get touch with those documents cannot disclose the information to the third party without customer’s permission. ；在發(fā)放范圍之外的文件需求須提出申 請，經(jīng)管理者代表（或指定代理人）批準(zhǔn)后方可發(fā)放。 Documents authority, security management . 電子文檔的權(quán)限管理按《 VW 受控文件權(quán)限管理一覽表》由 IT 進(jìn)行電腦權(quán)限設(shè)定。 Outgoing documents control . 各部門需外發(fā)重要文件（如客戶信息、公司體系文件、產(chǎn)品圖紙、與產(chǎn)品有關(guān)的技術(shù) 資料等）時，必須先填寫《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》由直屬副總批準(zhǔn)后交至數(shù)據(jù)中心監(jiān)控人員處 審核確認(rèn)，且各部門需外發(fā)文件時必須將附加外發(fā)文件的郵件同時抄送給本部門主管。 Under the circumstances that departments have not received the do