【正文】 10 庫存管理制度 12 固定資產(chǎn)管理制度 14 存入保證金管理 15 內(nèi)部往來管理 16 公共事業(yè)費繳款流程 17 代收代繳費用管理 18 有償服務(wù)收費管理 19 管 理費支出管理規(guī)定 20 應(yīng)急及不可預(yù)測費用管理制度 21 維修基金管理制度 22 印章使用制度 23 會計檔案管理規(guī)定 24 物業(yè)管理公司財務(wù)交接項目明細(xì) 26 停車場收費管理制度 27 汽車加油 IC 卡管理制度 29 確定采購類別 30 收費管理制度 33 1 財務(wù)基本原則 北京仲量聯(lián)行物業(yè)管理服務(wù)有限公司所采用的物業(yè)管理模式為酬金制管理模式。 項目核算適用會計處理原則是：權(quán)責(zé)發(fā)生制原則。如果是補(bǔ)貼式經(jīng)營的，按照委托合同中相關(guān)規(guī)定收取。 年度預(yù)算編報的規(guī)定 1) 物業(yè)管理公司每年的財務(wù)預(yù)算編報必須遵循“量出而入，以支定收，收支平 衡”的基本原則 。 收費標(biāo)準(zhǔn)公開化 1) 物業(yè)管理公司所有的收費標(biāo)準(zhǔn)均向業(yè)戶和發(fā)展商公開，并且在北京有關(guān)物價管理部門備案。各項服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)具體包括材料費、人工費、稅金和適當(dāng)?shù)钠髽I(yè)利潤。 2) 每年度年底向發(fā)展商 /全體業(yè)主公示管理處的經(jīng)營成果及財務(wù)狀況。物業(yè)管理公司在需要使用維修基金時，須經(jīng)發(fā)展商 /業(yè)主委員會 /業(yè)主大會批準(zhǔn)。 4) 各部門提供下一年度的費用預(yù)算開支計劃； 5) 總物業(yè)經(jīng)理提供下一年度人員編制計劃與調(diào)資計劃表。 借款 人員憑已批準(zhǔn)的采購申請表進(jìn)行借款。 借款清算報銷后，借款單與支出憑單一起作為附件粘貼于記賬憑證后。 做好庫存現(xiàn)金的保管工作，現(xiàn)金必須放在公司的保險箱里，同時啟用保險柜的自動報警系統(tǒng)并轉(zhuǎn)動密碼鎖，確保其安全。 對于收取的現(xiàn)金收入送存銀行的需有保安人員陪同，具體規(guī)定如下：送存金額在人民幣20,000 元以上 50,000 元以下的須由 1 名保安領(lǐng)班陪同前往；送存金額在人民幣 50,000 元以上 100,000 元以下的須由 1 名保安領(lǐng)班及 1名保安員陪同前往；送存金額在人民幣 100,000元以上的請由保安經(jīng)理派車陪同送存。 7 銀行管理制度 銀行支票管理制度 1) 購買開戶行支票 2) 支票付款申請 a 項目執(zhí)行程序 付款申請單填 寫； 付款合同； 支付款項報價； 采購申請表； 材料物品入庫單； 必要的解釋說明； b 總公司執(zhí)行程序 送總公司時登記電腦記錄； MS 財務(wù)審查付款申請資料； 進(jìn)入支票簽字流程； 項目取回簽署完畢支票登記； 項目執(zhí)行付款 3) 支票付款登記 網(wǎng)上銀行管理制度 1) 物業(yè)管理項目的管理 a 收款程序 b 收款依據(jù) 合同約定； 收款賬單； 繳費通知單； 公示的服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)； c 收款方式 現(xiàn)金收款，只限于人民幣現(xiàn)金，不包括任何外幣現(xiàn)金； 支票收款，包括人民幣支票和人民銀行允許在中國進(jìn)行交易的外幣支票，例如：美元支票、港幣支票等，然后執(zhí)行 簽字背書程序； 電子收款，所有幣種與支票使用幣種相同； 刷卡支付，除在中國境內(nèi)流通的各種國內(nèi)銀行簽發(fā)的信用卡和借記卡外，外卡的卡種只限于 Master， Visa，大來卡等國際通用的信用卡。 c 填寫付款申請（使用公司統(tǒng)一格式，請見附件），申請時應(yīng)附稅金計算清單及客戶交款清單，填寫后以電子郵件形式發(fā)送給項目經(jīng)理（ Dido），項目經(jīng)理將申請單進(jìn)行審核無誤后打印并簽字確認(rèn)。 b 亞洲區(qū)董事（ Larry Hui）通過登陸網(wǎng)上銀行，查看操作員提交的詳細(xì)內(nèi)容，選擇批準(zhǔn)或拒絕命令（ 元以下的付款業(yè)務(wù)，含 元，由 Larry Hui 直接批準(zhǔn)），便可提交到 銀行進(jìn)行處理； 元以上的業(yè)務(wù)， Larry Hui 審核批準(zhǔn)后，須進(jìn)行轉(zhuǎn)入上一級授權(quán)操作（由 David Hand）進(jìn)一步授權(quán)。公共事業(yè)費用的讀表時間為每月 10 日或者月底。財務(wù)部每月 13 至 14 日將原始數(shù)據(jù)錄入電腦和制作賬單，每月 16 日將所有的管理費、公共事業(yè)費 賬單發(fā)送完畢，每月底的最后一天為付款的最后期限；如果執(zhí)行月底發(fā)賬單的，比照上述時間進(jìn)行調(diào)整。 逾期管理：如果業(yè)主（租戶）未有特殊情況，在規(guī)定的付款期限內(nèi)沒有交納相關(guān)費用，管理處將在賬單最后交款日過后的第 1 天發(fā)送第一次催款單，催款單約定 7 天的有效付款日期；第一次催款單發(fā)送 7 日后仍為支付的，將要發(fā)送第二次催款單， 7 日后，客戶未付款的將要發(fā)送催款信，通知客 戶如不付款將要采取計收滯納金和采取強(qiáng)制措施。 手續(xù)費的收?。横槍τ馄诟犊畛^ 2 個月以上的業(yè)戶。第二要根據(jù)采購的內(nèi)容確認(rèn)比價 的程序，不同的金額比較的標(biāo)準(zhǔn)不同，具體的比較標(biāo)準(zhǔn)如下： a RMB1,00 以下的可以直接購買。 e RMB100,000 以上的采購至少需要五家的報價。 a 在對供貨商進(jìn)行比價的同時，要填寫商品 /物料采購對比表。 工程材料采購及管理 1) 材料采購需要履行的手續(xù) a 工程部根據(jù)實際工作安排，填寫材料采購計劃，遞交總物業(yè)經(jīng)理審批。 2) 材料出入庫的管理 a 設(shè)置專人管理工程部材料庫房，直接受工程部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)。建議庫房管理采用以舊換新的原則，即更換一個新的配件或用電器，要有換下來舊的配件或用電器補(bǔ)庫。 f 庫房管理員要及時反饋庫房情況信息給工程部經(jīng)理或者總物業(yè)經(jīng)理。 固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理： 1) 固定資產(chǎn)實行分級管理，財產(chǎn)管理部門應(yīng)建立明細(xì)分類賬和固定資產(chǎn)登記表。 1) 為保證固定資產(chǎn)賬和實物的準(zhǔn)確性，固定資產(chǎn)的管理部門和使用部門要相互配合，定期進(jìn)行盤點 ,盤盈、 盤虧要填表，通過財務(wù)部調(diào)整賬、表使其相符； 2) 對固定資產(chǎn)清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時查明原因，并報總物業(yè)經(jīng)理審批，根據(jù)不同情況作不同處理； 3) 管理部門應(yīng)建立固定資產(chǎn)、低值 易耗品三級明細(xì)賬，由專人負(fù)責(zé)登記清點 。 裝修保證金收繳管理 1) 裝修保證金收繳 管理 為客戶進(jìn)行裝修的施工單位，必須繳納裝修保證金，裝修保證金按照管理公司有關(guān)裝修管理規(guī)定收取。 c 辦理退款時，出納人員應(yīng)認(rèn)真審核用戶退款手續(xù)的完備性，要求客戶在收據(jù)或說明書上 簽收確認(rèn)，并登記其有效證件的號碼； d 經(jīng)核實無誤后，進(jìn)入辦理退款程序。 3) 財務(wù)部人員審核無誤后，方可辦理退款。 取得、發(fā)放員工工資時間：物業(yè)財務(wù)部將于每月 26 日到總公司領(lǐng)取員工工資明細(xì)單，經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn)后及時送回，以保證員工工資于月底前發(fā)放。 15 公共事業(yè)費繳款流程 公共事業(yè)費用通過開戶銀行直接托收劃轉(zhuǎn)的具體項目包括：水費、電費、燃?xì)赓M或電話費。發(fā)展 商代付的公共事業(yè)費用金額減去應(yīng)向客戶收取的金額的差額確認(rèn)為公共區(qū)域的費用； 5) 物業(yè)管理公司財務(wù)部應(yīng)向客戶收取的公共事業(yè)費用的金額是根據(jù)工程部每月的讀表數(shù)計算，每月工程部的讀表日期為 10 日，在每月 12 日下午 5 時之前，將財務(wù)部設(shè)計的讀表盤送交財務(wù)部。 1) 物業(yè)管理公司與政府相關(guān)的收費部門簽訂費用托收協(xié)議，同意所管理項目每月的公共事業(yè)開支直接從銀行賬號劃轉(zhuǎn)； 2) 政府相關(guān)收費部門通過銀行從物業(yè)公司的賬號上直接劃轉(zhuǎn)每月的公共事業(yè)費用，同時在扣除應(yīng)該向客戶收取的水電費后，作為該項目的公共區(qū)域的費用； 3) 水電等公共事業(yè)費用的讀表及發(fā)單方式與方案 A的第 5 項相同； 4) 此種方案不涉及應(yīng)付發(fā)展商款項的問題，也不涉及發(fā)展商與政府部門之間的問題，只是物業(yè)管理公司與政 府收費部門和物業(yè)管理公司與客戶之間的往來； 5) 財務(wù)部所稱的業(yè)戶包括發(fā)展商、及客戶。 2) 每月 16 日財務(wù)部將電話費賬單分別發(fā)送給客戶和發(fā)展商，如果遇到節(jié)假日，賬單的發(fā)送日期和第 1 項操作程序相應(yīng)提前。 5) 由于電話費用的收取行為屬于替發(fā)展商收取的代收行為，每月月底物業(yè)管理公司的財務(wù)部須與發(fā)展 商的財務(wù)部進(jìn)行內(nèi)部往來款項的確認(rèn)，具體的確認(rèn)函需要雙方財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，同時，也可以作為付款申請或者往來賬項抵扣的依據(jù)。 2) 必須有付款人同意付款的確認(rèn)函。 4) 在收到代收款項后，管理公司將代扣代繳營業(yè)稅，稅率為 5%。 b 維修人員在客戶同意服務(wù)價格后，為客戶提供有償服務(wù)，最后請客戶對維修效果進(jìn)行驗收并在維修單上簽字確認(rèn)，第一聯(lián)給管業(yè)部，第二聯(lián)返工程部，第三聯(lián)交財務(wù)部； c 各服務(wù)項目完成后，工程人員應(yīng)填寫維修時間、耗料情況，并簽 署后交倉庫管理員進(jìn)行庫存登記； d 當(dāng) 工程維修單與工程部核對后，財務(wù)部每月 15 日前將上月的維修費用列入有關(guān)客戶的繳費通知書計費收取。制定本規(guī)定，是為加強(qiáng)對管理費用開支的管理，確保管理費支出的合理性。 19 應(yīng)急及不可預(yù)測費用管理制度 物業(yè)管理公司每月提取的應(yīng)急及不可預(yù)測費用在當(dāng)年支付所有不可預(yù)見事故的費用后，剩余部分以后大廈應(yīng)急事件的準(zhǔn)備金。 支出管理 1) 應(yīng)急及不可預(yù)測費用應(yīng)專款專用 。 20 維修基金管理制度 為規(guī)范維修基金的運作、使用及管理，根據(jù)有關(guān)法規(guī)、條例及管理公約的規(guī)定，并結(jié)合物業(yè)的實際情況，特制定本制度。 結(jié)存管理 1) 公司應(yīng)根據(jù)運作情況，對基金進(jìn)行合理的管理，實行?？顚Ｓ?，不準(zhǔn)挪作他用。 報表、賬冊、憑證上的制表、審核、記賬等，必須根據(jù)工作程序進(jìn)行蓋章，保證合法性和責(zé)任性。 2) 會計賬薄類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿、其他會計賬簿 。 當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，由財務(wù)部保管 1 年。查閱或復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。 本規(guī)定的會計保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)定附表所列期限執(zhí)行。 3) 銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由行政和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷 。 采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。 有線電視收視許可證以及相關(guān)的國外頻道收視繳費協(xié)議。 繳費人聯(lián)系清單包括聯(lián)系電話和聯(lián)系人姓名等。 與車場產(chǎn)權(quán)所有人已經(jīng)簽訂委托經(jīng)營停車場的協(xié)議，并且明確相關(guān)收益的分配方案或者標(biāo)準(zhǔn)。 3) 未租賃停車位收費，是指車場產(chǎn)權(quán)所有人需要承擔(dān)的未對外出租或者自用的停車位管理費。 收款管理 1) 每個停車場配備適當(dāng)數(shù)量的停車收費管理員，負(fù)責(zé)日常收費和停車疏導(dǎo)管理。 6) 如果出現(xiàn)票款不符和款項丟失情況，財務(wù)部出納要及時報告項目總物業(yè)經(jīng)理和財務(wù)部經(jīng)理，同時追查原因；對責(zé)任人按所丟失或者短款金額 10 倍，進(jìn)行賠償。具體操作為： ，司機(jī)根據(jù)上月實際使用的油量，填寫油量申請報告，報總物業(yè)經(jīng)理審批核準(zhǔn)，報財務(wù)部申請支票，申請購買油量至 IC 卡； ，持刷卡記錄到財務(wù)部登記“汽車加油 IC 卡使用記錄”； 。 IC 卡由司機(jī)保存，不允許丟失，如有丟失司機(jī)需要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 2) 保安服務(wù)，屬于專業(yè)工種的服務(wù)，需要具備一定的身體素質(zhì)和專業(yè)的技能。 5) 工服制作，此項服務(wù)對于仲量聯(lián)行及所有的客戶十分重要，因為工裝代表的是我司員工的整體精神面貌和服務(wù)水平，所以，需要提供此項服務(wù)的供應(yīng)商必須能夠滿足員工及管理階層的需要。 9) 清淘化糞池，建