【正文】 1 公文寫作基礎(chǔ)知識培訓講義 目錄 國家行政機關(guān)公文處理辦法 .................................................................. 1 國家行政機關(guān)公文格式 .......................................................................... 8 附件 1：《國務院公文主題詞表》 ....................................................... 15 附件 2：《常用公文術(shù)語匯介》 ........................................................... 29 國家行政機關(guān)公文處理辦法 （ 國務院辦公廳１９８７年２月１８日發(fā)布 １９９３年１１月２１日修訂 ） 第一條 為使國家行政機關(guān)（以下簡稱行政機關(guān)）的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，制定本辦法。 第二條 行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和 國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。 第三條 各級行政機關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)并負責指導下級機關(guān)的公文處理工作。 第四條 各級行政機關(guān)的辦公廳（室）應當設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。文秘人員應當忠于職守，廉潔正派，具備有關(guān)專業(yè)知識。 第五條 各級行政機關(guān)要發(fā)揚深入實際、聯(lián)系群眾、調(diào)查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，逐步改善辦公手段，努力提 高公文處理工作的效率和質(zhì)量。行文要少而精、注重效用。 第六條 公文處理必須做到及時、準確、安全。公文由文秘部門統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。 2 第七條 各級行政機關(guān)的公文處理工作，應貫徹 “ 黨政分開 ” 的原則。 第八條 在公文處理工作中，必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和有關(guān)保密規(guī)定，確保國家秘密安全。 第九條 行政機關(guān)的公文種類主要包括： （一）命令（令） 適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關(guān)人員；撤銷下級機關(guān)不適當 的決定。 （二）議案 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。 （三）決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排。 （四）指示 適用于對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導原則。 （五）公告、通告 “ 公告 ” 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。 “ 通告 ” 適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。 （六）通知 適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或 者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。 （七）通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 （八）報告 適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關(guān)的詢問。 （九）請示 適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。 （十）批復 適用于答復下級機關(guān)請示事項。 （十一）函 適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向有關(guān)主管部門請求批準等。 （十二）會議紀要 適用于記載和傳達會議情況和議定事項。 第十條 公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等 級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和時間等部分組成。 （一）發(fā)文機關(guān)應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關(guān)應當排列在前。 3 （二）秘密公文應當分別標明 “ 絕密 ” 、 “ 機密 ” 、 “ 秘密 ” ， “ 絕密 ” 、“ 機密 ” 公文應當標明份數(shù)序號。 （三）緊急文件應當分別標明 “ 特急 ” 、 “ 急件 ” ；緊急電報應當分別標明 “ 特急 ” 、 “ 加急 ” 、 “ 平急 ” 。 （四）發(fā)文字號，包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。 （五）上報的公文，應當在首頁注明簽發(fā)人姓名。 （六）公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應當標明發(fā)文機關(guān)，并準確標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點和符號。 （七）公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。 （八）公文除會議紀要外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都應當加蓋印章。 （九）成文時間，以領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導人的簽發(fā)日期為準 。電報，以發(fā)出日期為準。 （十）文件應當標注主題詞；上報的文件，應當按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。 （十一）文字從左至右橫寫、橫排。少數(shù)民族文字按其習慣書寫、排版。在民族自治地方，可并用漢字和通用的少數(shù)民族文字。 第十一條 公文用紙一般為１６開型（長２６０毫米、寬１８４毫米）；也可以采用國際標準Ａ４型（長２９７毫米、寬２１０毫米）。左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。 第十二條 各級行政機關(guān)的行文關(guān)系，應當根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。 第十三條 政府各部門在 本部門職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文，可以向下一級政府的有關(guān)業(yè)務部門行文，也可以根據(jù)本級政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，向下一級政府行文。 4 第十四條 向下級機關(guān)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關(guān)。 第十五條 部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)有權(quán)責令糾正或撤銷。 第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府及其部門與同級黨委、軍隊機關(guān)及其部門可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。 聯(lián)合行文應當確有必要，單位不宜過多。 第十七條 各級行政機關(guān)一般不得越級請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關(guān)。 第十八條 “ 請示 ” 應當一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。除領(lǐng)導直接交辦的事項外， “ 請示 ” 不得直接送領(lǐng)導者個人。 第十九條 “ 報告 ” 中不得夾帶請示事項。 第二十條 受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)請示，應當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責答復。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時應當抄送其另一上級 機關(guān)。 第二十一條 經(jīng)批準在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應當視為正式公文依照執(zhí)行，可不再行文。同時，由發(fā)文機關(guān)印制少量文本，供存檔備查。 第二十二條 公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。 第二十三條 需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領(lǐng)導人批示，或者交有關(guān)部門辦理。緊急公文，應當提出辦理時限。 第二十四條 承辦單位應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜由本單位辦理的，應當迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。 5 第二十五條 凡涉及其他部門或者地區(qū)的問題，主辦機關(guān)應當主動與有關(guān)部門或者地區(qū)協(xié)商、會簽。上報的公文，如有關(guān)方面意見不一致，應當如實反映。 第二十六條 屬于部門職權(quán)范圍的事項，應當由部門自行發(fā)文或者幾個部門聯(lián)合發(fā)文。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意后，也可以由部門發(fā)文，文中可以注明經(jīng)政府同意。屬于要求解決的具體問題，應當按照部門職權(quán)范圍直接報送有關(guān)主管部門處理 。 第二十七條 送領(lǐng)導人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對下發(fā)的重要公文，應當及時了解和反饋執(zhí)行情況。 第二十八條 草擬公文應當做到： （一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，要切實可行，并加以說明。 （二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。 （三）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后 引發(fā)文字號。日期應當寫具體的年、月、日。 （四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為 “ 一、 ” 第二層為 “ （一） ” ，第三層為 “ １． ” 第四層 “ （１） ” 。 （五）必須使用國家法定計量單位。 （六）用詞用字準確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。 第二十九條 公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。 第三十條 公文由本機關(guān)領(lǐng)導人簽發(fā)。重要的或涉及面廣的，必須由正職或者主持日常工作 的副職領(lǐng)導人簽發(fā)；經(jīng)授權(quán)，有的公文可由秘書長或辦公廳（室）主任簽發(fā)。 6 第三十一條 審批公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。 第三十二條 草擬、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。不得在文稿裝訂線外書寫。 第三十三條 公文送領(lǐng)導人簽發(fā)之前，應當由辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是否與有關(guān)部門、地區(qū)協(xié)商、會簽，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。 第三十四條 上報的公文，如不符合本辦法第十七條、第十八條、第二十五條和第二十八條第一項的規(guī)定，上級機關(guān)的文秘部門可退回呈報單位。 第三十五條 上級行政機關(guān)的秘密公文，險絕密和注明不準翻印的以外，經(jīng)下一級機關(guān)負責人或者辦公廳（室）主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關(guān)、時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報不得翻印、復制，不得密電明復、明電密電混用。 第三十六條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳 輸。 第三十七條 公文辦完后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報隨同文件一起立卷。 第三十八條 公文歸檔，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況，以便于保管和利用。 第三十九條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復制件。 第四十條 公文復制件作為正式文件使用時，應當加蓋復制機關(guān)證明章，視同正式文件妥善保管。 第四十一條 案卷應當確定保管期 限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個人不得保存應當歸檔的公文。 7 第四十二條 沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導人批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。 第四十三條 行政法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關(guān)行政法規(guī)處理。外事方面的公文處理辦法，由外交部照依照本辦法另行制定。 第四十四條 本辦法由國務院辦公廳負責解釋。 第四十五條 本辦法自一九九四年一月一日起施行，其他有關(guān)行政機關(guān)公文處理的規(guī)定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。 8 國家行 政機關(guān)公文格式 （ GB/T9704－ 1999 代替 GB/T9704－ 1988） 1 范圍 本標準規(guī)定了國家行政機關(guān)公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規(guī)則。