【正文】 FPDSavills QMS MANUAL 第一太平戴維斯物業(yè)管理質(zhì)量手冊 財務(wù)部手冊 1 物業(yè)管理財務(wù)部手冊 目錄 序言 財務(wù)部員工崗位責(zé)任制 會計管理制度 會計核算原則 費用支出審批程序 工資制度 收支規(guī)則 資產(chǎn)管理分工 資產(chǎn)管理 固定資產(chǎn)管理 流動資產(chǎn)管理 申購 /借款申請及報銷規(guī)定 申購 借款規(guī)定 報銷制度 管理費使用管理 物業(yè)管理費用項目 收支管理 票據(jù)管理制度 2 財務(wù)控制制度 支出申請流程規(guī)則 付款通知書的處理規(guī)則 支票付款規(guī)則 備用金制服暫時規(guī)則 出差及業(yè)務(wù)招待費用申請暫性規(guī)則 3 序言 物業(yè)管理財務(wù)部手冊 供物業(yè)總經(jīng)理，財務(wù)部經(jīng)理運作參考。 財務(wù)部員工崗位責(zé)任制 財務(wù)部經(jīng)理 職責(zé)： 向總經(jīng)理負(fù)責(zé)，具體主持管理處財務(wù)部的管理工作，做好總經(jīng)理的助手。 組織財務(wù)部門的政治學(xué)習(xí)、法律規(guī)范學(xué)習(xí)，要求所有財務(wù)人員尊紀(jì)守法， 按照財政部中國人民銀行頒布的有關(guān)金融管理條例管理好財務(wù)工作。 每月、每季審核各種會計報表和統(tǒng)計報表，并寫出分析報告，送總經(jīng)理 審閱，每月按時檢查各項稅款的交納工作。 檢查、監(jiān)督各項費用的及時收繳和管理，保證管理處的正常運轉(zhuǎn)。 審核、控制各項費用的支出，杜絕浪費。 組織、擬定物業(yè)管理費等各項費用標(biāo)準(zhǔn)的預(yù)算方案，呈送總經(jīng)理、開發(fā)商和 相關(guān)主管部門審核，修改決定。 研究、熟悉各種工商、財會及稅務(wù)管理制度，運用法律、政策手段保護(hù)管理 處的合法權(quán)益。 根據(jù)物業(yè)管理行業(yè)的特點，及實際情況制定財務(wù)管理制度的細(xì)則。 負(fù)責(zé)每月向公司上報所需報表。 完成總經(jīng)理交辦的其他事項。 4 財務(wù)主任 工作大綱： 協(xié)助財務(wù)經(jīng)理，負(fù)責(zé)整個物業(yè)管理處的帳目，包括準(zhǔn)備每月財務(wù) 報表并按時公布予總經(jīng)理及業(yè)主參照，整個物管理處的稅務(wù)員工薪資之計算及發(fā)放并安排周年核算，定期分析公司的財務(wù)收支情況并報予財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理。 職責(zé)： 檢查出納員及會計員的日常工作，協(xié)助財務(wù)人員之間的工作關(guān)系，并定期抽 查出納帳與現(xiàn)金是否相符。 根據(jù)憑證匯總表登記總帳 ,每月首十五個工作天內(nèi)發(fā)上月管理開支會計報表 及財務(wù)狀況分析表。 按時計付員工薪資。 協(xié)助財務(wù)經(jīng)理與銀行、稅務(wù)局及工商聯(lián)系，解決管理處及公司的財務(wù)稅項及 與外匯有 關(guān)之問題。 協(xié)助會計師進(jìn)行周年年檢。 如有需要協(xié)助招聘會計部員工。 監(jiān)察管理費及租金的收取，對欠款業(yè)戶采取之適當(dāng)行動等。 草擬各項財務(wù)報表。 總經(jīng)理及財務(wù)經(jīng)理所安排的其他工作。 分析財務(wù)收支計劃完成情況，按季分析計劃的完成情況，提出改善經(jīng)營管理 的某些建議或措施，進(jìn)一步挖掘增收節(jié)支的潛力。 財務(wù)助理職責(zé)： 職責(zé) 將有關(guān)應(yīng)收帳之原始憑證做出記帳憑證并準(zhǔn)確記帳。 控制客戶帳期，催收帳款如每月管理費、月費等。 每月首七個工作天內(nèi)將客戶欠款情況做出明細(xì)分析表。 將有關(guān)應(yīng)付帳款及其他費用帳原始憑證做出記帳憑證并準(zhǔn)確記帳。 定期列出每個開支項目之發(fā)生額及余額。 按時向財務(wù)主管上報管理處各項稅款。 5 正確計算收入、成本、費用和利潤。 每月正確的計提固定資產(chǎn)累計折舊。 負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的核算，對購置、調(diào)入、租賃、封存、調(diào)出和財產(chǎn)清查中發(fā)生 盤盈、盤虧的固定資產(chǎn)，督促有關(guān)部門辦理會計手續(xù)，根據(jù)會計憑證登記固 定資產(chǎn)卡片。定期核對，做到帳、卡、物相符 ，正確計提折舊。 登記明細(xì)帳，每月終了要裝訂、保管會計資料。年終辦完決算后，應(yīng)將全年 的會計資料收集齊全，整理立卷，編制目錄，裝訂成冊，妥善保管。 出納員 職責(zé)： 負(fù)責(zé)將管理處收入現(xiàn)金送存銀行，現(xiàn)金管理及日常開支。 登記現(xiàn)金及銀行日記帳。嚴(yán)格按照公司制定的報銷制度進(jìn)行報銷，凡未按照 報銷制度而私自給予報銷的，均視為濫用職權(quán)，應(yīng)賠償給管理處造成的損失。 正確計算每日收支并準(zhǔn)備當(dāng)天的出納報表。 出納員或其他管理人員不得利用工作之便，挪用或借 用公款。 會計管理制度 會計核算原則 管理處的會計核算工作必須遵守中華人民共和國法律、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定。 管理處的會計年度自公歷每年一月一日起至十二月三十一日止。 管理處會計核算工作采用借貸復(fù)式記帳法，根據(jù)權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則記帳。 管理處的會計核算工作以人民幣為記帳本位幣，外匯資金的往來以中華人民 共和國國家外匯管理局每月一號公布的外匯牌價折算成人民幣記帳，同時另記 外幣帳戶。 管理處的會計憑證、會計帳簿、會計報表等各種會計記錄都必須根據(jù)實際發(fā) 生 的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行登記，做到手續(xù)齊備，內(nèi)容完整，準(zhǔn)備及時。 管理處所采用的會計處理方法，前后各期必須一致，不得任意改變。 總經(jīng)理將指派專人，定期或不定期地對管理處內(nèi)部的資金和財產(chǎn)及庫存物 資進(jìn)行抽查審核。 6 費用支出審批程序 各部門需要購置日常工作消耗物品或發(fā)生其它費用支出，應(yīng)先填寫“購物請 購 單 ”等相應(yīng)申請表格，由各部門主管簽名后呈交總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)。 現(xiàn)金支出最高限額為人民幣 1000 元，超過最高限額必須以支票形式支付，現(xiàn) 金一次支出超出 500 元及以支票付款時，采 購申請及報價單必須一同交北京 公 司董事審批并由公司財務(wù)開出支票。 財務(wù)部憑有總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)之“申請單”給予辦理借支手續(xù)。 所有借支需五天內(nèi)憑發(fā)票到財務(wù)部辦理銷帳手續(xù)，最長時間不得超出十天。 逾期不辦理銷帳手續(xù)者，財務(wù)部除不給予其第二次借支外，將視情節(jié)輕重， 采取必要的措施（包括扣除其本人當(dāng)月工資）。 財務(wù)部把各部門費用分類匯總后，每月十號前以報表形式向有關(guān)發(fā)展商及北 京公司匯報。 各部門主管應(yīng)在每月 25 號前把下月需要支出的費用預(yù)算呈交總經(jīng)理審批。 由北京 公司支付管理處的備用現(xiàn)金，須同時由管理處帳戶支付北京公司等額 支票一張對沖。 各全權(quán)管理項目的銀行帳戶支票由北京公司財務(wù)部統(tǒng)一保管、簽發(fā)。 工資制度 財務(wù)部根據(jù)人事部提供有關(guān)各位員工每月的出勤記錄和晉升統(tǒng)計資料制表。 財務(wù)部將根據(jù)員工的工資級別，在扣除個人收入調(diào)節(jié)稅和有關(guān)費用后，把每 位員工的工資入帳到該員工在銀行開設(shè)的戶口。 管理處員工憑銀行存折到銀行領(lǐng)取工資。 管理處員工的工資發(fā)放日各項目自定，但過節(jié)、假日則提前一天發(fā)放。 收支規(guī) 則 管理費每一個月向用戶收取一次，水費、電費按工程部每月實際抄表度數(shù)收 取并按實際繳費作分?jǐn)偂? 7 管理費以人民幣為收取貨幣入帳，原則上各用戶應(yīng)以現(xiàn)金或轉(zhuǎn)帳支票形式支 付。 管理處財務(wù)部負(fù)責(zé)向各用戶收取管理費和水、電費，發(fā)現(xiàn)逾期一個月未交者， 應(yīng)及時報告管理處高層負(fù)責(zé)人，并以書面形式通知，催促其盡快交納并加付滯 納金。如逾期二個月者，則按租約或 [管理守則 ]之規(guī)定，采取法律或其他行 動 追回欠款。 管理處財務(wù)部出納員應(yīng)把所代收之管理費和水、電費及時入帳銀行， 并于每天 下班前把管理處銀行存款余額以書面形式呈報財務(wù)部主管、總經(jīng)理。 出納員送款時間定于每天下午三時至四時（保安員護(hù)送）。 以下為配合管理費收支作業(yè)流程的正確程序及使用的表格 /憑單等： 程序 表格 /憑單 確立收費基礎(chǔ) 管理費應(yīng)收款明細(xì)表 水電費匯總表 各用戶應(yīng)繳總費用明細(xì)表 發(fā)出繳費通知單 繳費通知單 發(fā)回收據(jù)與繳費 費用收據(jù) 收費確定入帳 收款憑證 收費確定轉(zhuǎn)帳 轉(zhuǎn)帳憑證 付款確認(rèn) 付款憑證 收支對比日報 月報表 憑證匯總報告 憑證匯總表 雜項支出月結(jié) 雜項支出明細(xì)表 管理費收支月結(jié) 管理費收支表 用戶欠款月結(jié) 用戶欠款統(tǒng)計表 每月管理費收支 管理費收支月公報 8 水電周轉(zhuǎn)金 匯總表 9 資產(chǎn)管理分工 管理處辦公室根據(jù)因經(jīng)營管理需要而購進(jìn)的各類資產(chǎn)設(shè)備和物資設(shè)立專門檔案及設(shè)倉庫存。而財務(wù)部則負(fù)責(zé)稽核庫存及每月 盤點工作，物料分類按財務(wù)政策辦理： 凡單價超過人民幣三佰元的物品，將劃歸為資產(chǎn)設(shè)備類。 凡單價低于人民幣三佰元的物品，將劃歸為低值消耗品。 資金管理 注冊資本金 管理處可以向發(fā)展商籌集的基建基金作為管理處的資本金，亦是管理處在工 商行及管理處登記注冊資本金。 管理處籌集的管理或基建基金，在物業(yè)管理期內(nèi)，不得以任何方式抽走。基 金用于購買與物業(yè)管理有關(guān)之設(shè)備、器材及其他預(yù)支。 管理費按金 管理處可以根據(jù)租約或大廈公約的規(guī)定，向用戶籌集相當(dāng)于三個月 管理費數(shù)額的管理費按金，在租約期滿，不再續(xù)租時，管理費按金可免息退回用戶。 水電周轉(zhuǎn)金 管理處根據(jù)用戶的面積向用戶收取一定數(shù)額的水電周轉(zhuǎn)金作為日常水電預(yù)支。 資產(chǎn)管理 管理處資產(chǎn)管理包括固定資產(chǎn)管理、流動。包括了現(xiàn)金銀行存款、應(yīng)收帳款及預(yù)付帳款的管理。 10 固定資產(chǎn)管理 定義 使用年限一年以上，價值 500 元以上的用于提供勞務(wù)，進(jìn)行物業(yè)管理的主要設(shè)備、 工具物品。不屬于專業(yè)物業(yè)管理的設(shè)備、工具的物品價值在 2021 元以上，使用年限超過兩年的，也可以作為固定 資產(chǎn)。 固定資產(chǎn)原價 1. 購入固定資產(chǎn)為買價加包裝運輸、裝卸、安裝、保險等費用和繳納的稅金。 2. 自制自建固定資產(chǎn)按自制自建成本計價。 3. 在原有固定資產(chǎn)基礎(chǔ)上改建、擴(kuò)建的，按原價加上改建、擴(kuò)建支出扣除變價收 入余額計價。 4. 接受捐贈的固定資產(chǎn)按所附單據(jù)或參照同類設(shè)備市價計價。 5. 盤盈固定資產(chǎn)，按新舊程度，以重置價值計價。 固定資產(chǎn)登記 購入、自制、和改建、擴(kuò)建的固定資產(chǎn)，交付使用時都要填制 固定資產(chǎn)登記卡 ，詳細(xì)列明名稱、規(guī)格、型號、單價數(shù)量存放地點保管負(fù)責(zé)人。使用過程中上述內(nèi)容如有變動，應(yīng)重新 填寫固定資產(chǎn)登記卡。 折舊 管理處的固定資產(chǎn)采用 直線折舊法 ，采取個別折舊率，每月按月初固定資產(chǎn)原值計提固定資產(chǎn)折舊。計提折舊的固定資產(chǎn)包括運輸工具、辦公設(shè)備電器儀儀表、工作用具。 固定資產(chǎn)清查 每年至少一次 清查固定資產(chǎn)，并定期檢查磨損程度，配合工程部對固定資產(chǎn)進(jìn)行維修。固定資產(chǎn)盤盈、毀損、報廢的凈收益或凈損失，計入當(dāng)期損益。 11 固定資產(chǎn)大修理費，計入當(dāng)期大廈機(jī)件設(shè)備維修費。理發(fā)生不均衡，可以分?jǐn)側(cè)氪髲B維修費中。 流動資產(chǎn)管理 流動資產(chǎn)的固有特點決定了流動資產(chǎn) 管理在企業(yè)財務(wù)管理中的重要地位，加強(qiáng)流動資產(chǎn)的管理，重點是要建立健全的內(nèi)部控制制度。 貨幣資金管理 1