【正文】 建立貨幣資金管理機構，完善貨幣資金核算的規(guī)章制度。專職財務人員，負責 貨幣資金的收支、保管和核算工作。按照國家財經政策、財經紀律和財政財務 規(guī)章制度，如實反映企業(yè)貨幣資金的收支和結存情況； 2 建立內部控制制度，嚴格各項現金收付。 現金管理和結算制度 根據國務院 1988 年 [現金管理暫行條例 ]現金使用范圍一般包括：發(fā)放工資性支出，保險福利費，差旅費以及結算起點以下的零星支出 。 應收帳款管理 每月第一日至第七日內為清繳當月應費用之時間，逾期將按管理公約規(guī)定收取滯納金，更甚的可以根據租約管理守規(guī)暫停服務，以確保物業(yè)管理費之依時足額收取，及保障物業(yè)管理運作所需之資金。 低值易耗品及用具 指對使用年限較短，達不到固定資產標準的各種用具、物品。低值易耗價，易損耗，其價值損耗不是像固定資產那樣提取折舊，而采用攤銷方法入管理費用。管理處耗用低耗品較均衡，可用一次攤銷法。 12 申購及報銷規(guī)定 申購 申購材料、工用具、設備需有正當用途，庫存量 低于需要量，必須要貨比三家，但決不可取用違冒次質量產品。 采購申請要列申請部門、品名規(guī)格用途需要量庫存歷史價供應商價格、經辦人簽名、部門經理審批、倉庫保管員簽證庫存量及歷史價格， 經審批后方能開始采購。 材料、工用具、設備購入需進倉驗收，低值易耗品、家具用尚要到辦公室填制保管卡。 借款規(guī)定 結算已獲準的采購申請及已確認的經濟合同，借款需填單列明幣種、限額金額、現金或支票，借款理由，經辦人簽名同時提交上述采購申請或合單須經部門經理和會計部經理簽批 。 未辦采購申請及未獲準的經濟合同的臨時借款，必先得部門最高主管的同意， 交總經理審批，方可交財務部經理辦理。 借款單據要求在三天內清算，一般情況下，舊欠未清不能新借，特殊情況則 屬例外。 報銷制度 所有報銷單要附上有效發(fā)票、入倉單副本、已批核之采購單報銷副本及驗收、 經辦人簽字。 因公外出的車資報銷時，要按車資內容如實填寫。 勞務支出發(fā)票，物品材料購入直接使用的發(fā)票報銷，需有兩人以上在發(fā)票上 背書，部門經理簽批；非直接使用的物品、材料購入需進倉驗收。 會計部按照所有 程序辦妥后，方支付現金或支票；負責員工要當場點收現金 支票。 13 管理費使用管理 費用的管理制度在整個財務管理制度中居于核心地位，對加強處經營、降低費用水平，提高經濟效益，給用戶投資帶來優(yōu)厚的回報增加物業(yè)在市場上競爭能力，具有重要作用。 物業(yè)管理費用項目： 工資及津貼 維修保養(yǎng)費 包括各系統(tǒng)如：強電、弱電、供排水、監(jiān)控、消防、供熱、供冷、通訊、電梯、排 污等系統(tǒng)的合約保養(yǎng)，日常保養(yǎng)維修費，樓宇維修保養(yǎng)及保潔器具的保養(yǎng)等。 物料消耗 包括 水、電、工具、材料保潔劑及低值易耗品。 公共地方的清潔費 包括垃圾清運費、排污費、公共區(qū)域大清洗等。 藝綠化費 機件設備的折舊費 管理費 包括行政人員的工資、差旅費、運輸費、保險費、租賃費、顧問費、訴訟費、稅金、土地使用費、開辦費攤銷、業(yè)務招待費、壞帳損失等。 財務費用 包括利息凈支出、匯兌凈損失、外匯調劑手續(xù)費，銀行費用等。 14 不能在管理費用中開支 的內容 1）為購置和建造固定資產，無形資產和其他資產的支出； 2）對外投資支出； 3）支付給總機構的特許 權使用費； 4）與物業(yè)管理業(yè)務無關的其他支出。 收支管理 管理費支出預算 1）依據管理守則條款和租約，根據法定管轄范圍目標核算對象及相應的法定面 積，按受益程度確定費用分配率。 2）根據管理架構編制，制定工資及津貼計劃。 3）根據系統(tǒng)維修保養(yǎng)合同及計劃，制定維修保養(yǎng)費計劃。 4）根據設備配置，歷史資料制定物耗計劃。 5）以歷史資料，據實際情況制定行政管理費計劃，財務費用計劃。 收款管理 1）管理處每月 1 至 5 日向用戶收取各種費用，用戶可以現金或轉帳支票到管理處 交款。 2）財務部門在向用戶收取管理費、停車費及各種費用時，必須向用戶提供收款票 據。 3）每月定期檢查應收帳款，并督促用戶交款，配合管理服務處，提前通知用戶按 時交納管理費。 開支管理 1）一貫積極提倡節(jié)約，反對浪費，將費用開支嚴格控制在預算之內及低于預算。 2）嚴格的采購，發(fā)包制度（將專項工程包給專業(yè)公司完成），必須要貨比三家， 跟蹤商品質量及維修質量。 15 嚴格的申請、審批、借支、報銷制度 ， 預算內項目及預算內金額開支有 , 預算外開支必 須向發(fā)展商申請批準 . 預算內項目及預算內金額大的合同，必須進行公開招標，公平競爭。 票據管理制度 發(fā)票、收據實行領用一本蓋章一本的方法，并及時登記發(fā)票、收據的號碼及 用人。 對開具的收款憑證應加蓋現金收訖章或支票收訖章，報銷的發(fā)票應加蓋現金 付訖章或銀行支付訖章并加蓋附件章。 財務控制操作 支出申請規(guī)則 申請 由各支出部門提出申請，填寫支出申請表，并由該部門負責人簽署。如支出項目并未列入預算帳項內，必須呈報總經理批準， 批準后才可以進行申請。 執(zhí)行 關于管理處行政的一切支出，應交予辦公室進行詢價，并提供三個以上的 報價 。 關于工程或工程部的支出，應交予工程部進行詢價、報價或儀標，并建議供 應商 /承包商。 (工程部的辦公支出歸辦公室負責執(zhí)行 )。 部門負責人和財務主管必須共同查核支出內容是否已包括在已批準的預算 內，并簽署作實。 財務部應立刻把收到的支出申請表資料，列入支出申請表記錄表內。 財務部須根據財務管制規(guī)則將核準后的支出申請表呈報有關經理批準。 一切已 批準的支出申請表正本應交回財務部存檔及列入支出申請表記錄表。 需要立即支付的支出須由財務部填妥付款憑證后由出納處理。 16 付款通知處理規(guī)則 財務部負責接收“付款通知書”（及發(fā)票正本）。 財務部必須核對相應的“支出申請表”，把“支出申請表”附在“付款通知書 ” 及 ”付款建議書 ”上 ,將有關資料列入付款通知表記錄表中。 財務部蓋上“應付帳印章”，然后分發(fā)給各有關部門主管。 收貨人 /服務收益人及部門經理在“付款通知書”上簽署以示應可付款，同時 注明應掛帳款。有關工程 支出，工程部主管需在“付款通知書”上簽署以證明 金額正確。 財務部在收到已批準的“付款通知書”后應填妥“付款憑證”及負債額或信貸 額等做記帳。 財務部將已批準文件交予出納付款。 對于使用月結算或重復的開支，相應部門要填具“付款記錄”交 予有關管理階層批準。有關部門及財務部門應核對以確保無重復付款。 對不采用應付帳形式的支票結帳，按照支票付款規(guī)則執(zhí)行。 *** 重要事項：任何“付款通知書”（及發(fā)票）如因沒有已批準的“支出申請表” 正本為依據的，不準付款。 支票付款規(guī)則 重要事項： 所有的付款應核對供應商的正本發(fā)票。 管理處出納應確保備有充足的現金或款項供應，以使支票的兌算順利。任何 可預見的數額短缺，應直接匯報給總經理。 薪金的支付由銀行自動轉帳，公用開支大數額的盡可能安排銀行自動轉帳。 任何支出如果沒有取得批準，一概不準付款。會計及出納要嚴格執(zhí)行。 備用金支付規(guī)則 17 全權管理項目的總經理每月由北京公司給予一定數額的備用金 (額度按項目規(guī) 模而定 ),用以支付日?，F金支出或維修所需零配件。 “支出批據”需由申請人簽署，部門負責人核對，總經理批準再由收款人簽 署， 并附上這些支出的文件資料。 備用金的補充應基于償還先前已付的雜費來運作，備用金浮動量應限于北京 公司預先設定的額度，由各管理處出納與公司財務聯(lián)系領取，同時公司財務將 開出管理處與領取備用金等額支票一張入進公司帳戶。 備用金之使用必須根據批準預算。 出差及業(yè)務招待費的支出須根據出差及業(yè)務招待費申報規(guī)則執(zhí)行。 遇有特殊情況下可預先申請增在備用金額度以 應支出。 出差及業(yè)務招待費申請規(guī)則 所有出差和業(yè)務招待費用暫借款須在出差和業(yè)務招待費暫借款申請表中填報。 在取得發(fā)票正本后，經辦人在發(fā)票正本上簽名后，填寫“出差費用報銷表” 及“業(yè)務招待費用報銷表”交財務部復核。 財務部將“出差及業(yè)務招待費用申請表”以及支持該表的發(fā)票正本及有關資 料一同附在付款憑證后，在付款憑證上填妥帳戶類型、帳戶號碼、支付金額等 交出納。 出差及業(yè)務接待費用的使用必須根據預算使用，所有接待費必須在發(fā)生前 提出申請，由北京公司董事預先 批準后方可支出，違規(guī)者可不予報銷。 固定資產儲存記錄表 18 年 月份（ ） 編號 購 入 日期 資 產 名稱 型 號 數 量 單 價 總 價 報 銷 日期 報 銷 原因 記錄人員： 復核人員： 日 期： 日 期： _ 固定資產領用登記表 19 _ 年 月份（ ） 編號 參考 編號 物品名稱 型號 數量 領用日期 領用人 單價 總價 報銷原因 簽署 記錄人員： 復核人員： 日 期： 日 期： _ 固定資產折舊表 20 單位： 物業(yè)管理處 年 月 日 編 號 名 稱 型 號 購置 日期 啟用 日期 原始 價值 使用 年限 預計 殘值 凈 值 月折舊額