【正文】 建立貨幣資金管理機構(gòu)，完善貨幣資金核算的規(guī)章制度。專職財務(wù)人員，負責(zé) 貨幣資金的收支、保管和核算工作。按照國家財經(jīng)政策、財經(jīng)紀律和財政財務(wù) 規(guī)章制度，如實反映企業(yè)貨幣資金的收支和結(jié)存情況； 2 建立內(nèi)部控制制度，嚴格各項現(xiàn)金收付。 現(xiàn)金管理和結(jié)算制度 根據(jù)國務(wù)院 1988 年 [現(xiàn)金管理暫行條例 ]現(xiàn)金使用范圍一般包括：發(fā)放工資性支出，保險福利費，差旅費以及結(jié)算起點以下的零星支出 。 應(yīng)收帳款管理 每月第一日至第七日內(nèi)為清繳當(dāng)月應(yīng)費用之時間，逾期將按管理公約規(guī)定收取滯納金，更甚的可以根據(jù)租約管理守規(guī)暫停服務(wù)，以確保物業(yè)管理費之依時足額收取，及保障物業(yè)管理運作所需之資金。 低值易耗品及用具 指對使用年限較短，達不到固定資產(chǎn)標準的各種用具、物品。低值易耗價，易損耗，其價值損耗不是像固定資產(chǎn)那樣提取折舊，而采用攤銷方法入管理費用。管理處耗用低耗品較均衡，可用一次攤銷法。 12 申購及報銷規(guī)定 申購 申購材料、工用具、設(shè)備需有正當(dāng)用途，庫存量 低于需要量，必須要貨比三家，但決不可取用違冒次質(zhì)量產(chǎn)品。 采購申請要列申請部門、品名規(guī)格用途需要量庫存歷史價供應(yīng)商價格、經(jīng)辦人簽名、部門經(jīng)理審批、倉庫保管員簽證庫存量及歷史價格， 經(jīng)審批后方能開始采購。 材料、工用具、設(shè)備購入需進倉驗收，低值易耗品、家具用尚要到辦公室填制保管卡。 借款規(guī)定 結(jié)算已獲準的采購申請及已確認的經(jīng)濟合同，借款需填單列明幣種、限額金額、現(xiàn)金或支票，借款理由，經(jīng)辦人簽名同時提交上述采購申請或合單須經(jīng)部門經(jīng)理和會計部經(jīng)理簽批 。 未辦采購申請及未獲準的經(jīng)濟合同的臨時借款，必先得部門最高主管的同意， 交總經(jīng)理審批，方可交財務(wù)部經(jīng)理辦理。 借款單據(jù)要求在三天內(nèi)清算，一般情況下，舊欠未清不能新借，特殊情況則 屬例外。 報銷制度 所有報銷單要附上有效發(fā)票、入倉單副本、已批核之采購單報銷副本及驗收、 經(jīng)辦人簽字。 因公外出的車資報銷時，要按車資內(nèi)容如實填寫。 勞務(wù)支出發(fā)票，物品材料購入直接使用的發(fā)票報銷，需有兩人以上在發(fā)票上 背書，部門經(jīng)理簽批；非直接使用的物品、材料購入需進倉驗收。 會計部按照所有 程序辦妥后，方支付現(xiàn)金或支票；負責(zé)員工要當(dāng)場點收現(xiàn)金 支票。 13 管理費使用管理 費用的管理制度在整個財務(wù)管理制度中居于核心地位，對加強處經(jīng)營、降低費用水平，提高經(jīng)濟效益，給用戶投資帶來優(yōu)厚的回報增加物業(yè)在市場上競爭能力，具有重要作用。 物業(yè)管理費用項目： 工資及津貼 維修保養(yǎng)費 包括各系統(tǒng)如：強電、弱電、供排水、監(jiān)控、消防、供熱、供冷、通訊、電梯、排 污等系統(tǒng)的合約保養(yǎng)，日常保養(yǎng)維修費，樓宇維修保養(yǎng)及保潔器具的保養(yǎng)等。 物料消耗 包括 水、電、工具、材料保潔劑及低值易耗品。 公共地方的清潔費 包括垃圾清運費、排污費、公共區(qū)域大清洗等。 藝綠化費 機件設(shè)備的折舊費 管理費 包括行政人員的工資、差旅費、運輸費、保險費、租賃費、顧問費、訴訟費、稅金、土地使用費、開辦費攤銷、業(yè)務(wù)招待費、壞帳損失等。 財務(wù)費用 包括利息凈支出、匯兌凈損失、外匯調(diào)劑手續(xù)費，銀行費用等。 14 不能在管理費用中開支 的內(nèi)容 1）為購置和建造固定資產(chǎn)，無形資產(chǎn)和其他資產(chǎn)的支出； 2）對外投資支出； 3）支付給總機構(gòu)的特許 權(quán)使用費； 4）與物業(yè)管理業(yè)務(wù)無關(guān)的其他支出。 收支管理 管理費支出預(yù)算 1）依據(jù)管理守則條款和租約，根據(jù)法定管轄范圍目標核算對象及相應(yīng)的法定面 積，按受益程度確定費用分配率。 2）根據(jù)管理架構(gòu)編制，制定工資及津貼計劃。 3）根據(jù)系統(tǒng)維修保養(yǎng)合同及計劃，制定維修保養(yǎng)費計劃。 4）根據(jù)設(shè)備配置，歷史資料制定物耗計劃。 5）以歷史資料，據(jù)實際情況制定行政管理費計劃，財務(wù)費用計劃。 收款管理 1）管理處每月 1 至 5 日向用戶收取各種費用，用戶可以現(xiàn)金或轉(zhuǎn)帳支票到管理處 交款。 2）財務(wù)部門在向用戶收取管理費、停車費及各種費用時，必須向用戶提供收款票 據(jù)。 3）每月定期檢查應(yīng)收帳款，并督促用戶交款，配合管理服務(wù)處，提前通知用戶按 時交納管理費。 開支管理 1）一貫積極提倡節(jié)約，反對浪費，將費用開支嚴格控制在預(yù)算之內(nèi)及低于預(yù)算。 2）嚴格的采購，發(fā)包制度（將專項工程包給專業(yè)公司完成），必須要貨比三家， 跟蹤商品質(zhì)量及維修質(zhì)量。 15 嚴格的申請、審批、借支、報銷制度 ， 預(yù)算內(nèi)項目及預(yù)算內(nèi)金額開支有 , 預(yù)算外開支必 須向發(fā)展商申請批準 . 預(yù)算內(nèi)項目及預(yù)算內(nèi)金額大的合同，必須進行公開招標，公平競爭。 票據(jù)管理制度 發(fā)票、收據(jù)實行領(lǐng)用一本蓋章一本的方法，并及時登記發(fā)票、收據(jù)的號碼及 用人。 對開具的收款憑證應(yīng)加蓋現(xiàn)金收訖章或支票收訖章，報銷的發(fā)票應(yīng)加蓋現(xiàn)金 付訖章或銀行支付訖章并加蓋附件章。 財務(wù)控制操作 支出申請規(guī)則 申請 由各支出部門提出申請，填寫支出申請表，并由該部門負責(zé)人簽署。如支出項目并未列入預(yù)算帳項內(nèi)，必須呈報總經(jīng)理批準， 批準后才可以進行申請。 執(zhí)行 關(guān)于管理處行政的一切支出，應(yīng)交予辦公室進行詢價，并提供三個以上的 報價 。 關(guān)于工程或工程部的支出，應(yīng)交予工程部進行詢價、報價或儀標，并建議供 應(yīng)商 /承包商。 (工程部的辦公支出歸辦公室負責(zé)執(zhí)行 )。 部門負責(zé)人和財務(wù)主管必須共同查核支出內(nèi)容是否已包括在已批準的預(yù)算 內(nèi)，并簽署作實。 財務(wù)部應(yīng)立刻把收到的支出申請表資料，列入支出申請表記錄表內(nèi)。 財務(wù)部須根據(jù)財務(wù)管制規(guī)則將核準后的支出申請表呈報有關(guān)經(jīng)理批準。 一切已 批準的支出申請表正本應(yīng)交回財務(wù)部存檔及列入支出申請表記錄表。 需要立即支付的支出須由財務(wù)部填妥付款憑證后由出納處理。 16 付款通知處理規(guī)則 財務(wù)部負責(zé)接收“付款通知書”（及發(fā)票正本）。 財務(wù)部必須核對相應(yīng)的“支出申請表”，把“支出申請表”附在“付款通知書 ” 及 ”付款建議書 ”上 ,將有關(guān)資料列入付款通知表記錄表中。 財務(wù)部蓋上“應(yīng)付帳印章”，然后分發(fā)給各有關(guān)部門主管。 收貨人 /服務(wù)收益人及部門經(jīng)理在“付款通知書”上簽署以示應(yīng)可付款，同時 注明應(yīng)掛帳款。有關(guān)工程 支出，工程部主管需在“付款通知書”上簽署以證明 金額正確。 財務(wù)部在收到已批準的“付款通知書”后應(yīng)填妥“付款憑證”及負債額或信貸 額等做記帳。 財務(wù)部將已批準文件交予出納付款。 對于使用月結(jié)算或重復(fù)的開支，相應(yīng)部門要填具“付款記錄”交 予有關(guān)管理階層批準。有關(guān)部門及財務(wù)部門應(yīng)核對以確保無重復(fù)付款。 對不采用應(yīng)付帳形式的支票結(jié)帳，按照支票付款規(guī)則執(zhí)行。 *** 重要事項：任何“付款通知書”（及發(fā)票）如因沒有已批準的“支出申請表” 正本為依據(jù)的，不準付款。 支票付款規(guī)則 重要事項： 所有的付款應(yīng)核對供應(yīng)商的正本發(fā)票。 管理處出納應(yīng)確保備有充足的現(xiàn)金或款項供應(yīng)，以使支票的兌算順利。任何 可預(yù)見的數(shù)額短缺，應(yīng)直接匯報給總經(jīng)理。 薪金的支付由銀行自動轉(zhuǎn)帳，公用開支大數(shù)額的盡可能安排銀行自動轉(zhuǎn)帳。 任何支出如果沒有取得批準，一概不準付款。會計及出納要嚴格執(zhí)行。 備用金支付規(guī)則 17 全權(quán)管理項目的總經(jīng)理每月由北京公司給予一定數(shù)額的備用金 (額度按項目規(guī) 模而定 ),用以支付日?，F(xiàn)金支出或維修所需零配件。 “支出批據(jù)”需由申請人簽署，部門負責(zé)人核對，總經(jīng)理批準再由收款人簽 署， 并附上這些支出的文件資料。 備用金的補充應(yīng)基于償還先前已付的雜費來運作，備用金浮動量應(yīng)限于北京 公司預(yù)先設(shè)定的額度，由各管理處出納與公司財務(wù)聯(lián)系領(lǐng)取，同時公司財務(wù)將 開出管理處與領(lǐng)取備用金等額支票一張入進公司帳戶。 備用金之使用必須根據(jù)批準預(yù)算。 出差及業(yè)務(wù)招待費的支出須根據(jù)出差及業(yè)務(wù)招待費申報規(guī)則執(zhí)行。 遇有特殊情況下可預(yù)先申請增在備用金額度以 應(yīng)支出。 出差及業(yè)務(wù)招待費申請規(guī)則 所有出差和業(yè)務(wù)招待費用暫借款須在出差和業(yè)務(wù)招待費暫借款申請表中填報。 在取得發(fā)票正本后，經(jīng)辦人在發(fā)票正本上簽名后，填寫“出差費用報銷表” 及“業(yè)務(wù)招待費用報銷表”交財務(wù)部復(fù)核。 財務(wù)部將“出差及業(yè)務(wù)招待費用申請表”以及支持該表的發(fā)票正本及有關(guān)資 料一同附在付款憑證后，在付款憑證上填妥帳戶類型、帳戶號碼、支付金額等 交出納。 出差及業(yè)務(wù)接待費用的使用必須根據(jù)預(yù)算使用，所有接待費必須在發(fā)生前 提出申請，由北京公司董事預(yù)先 批準后方可支出，違規(guī)者可不予報銷。 固定資產(chǎn)儲存記錄表 18 年 月份（ ） 編號 購 入 日期 資 產(chǎn) 名稱 型 號 數(shù) 量 單 價 總 價 報 銷 日期 報 銷 原因 記錄人員： 復(fù)核人員： 日 期： 日 期： _ 固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表 19 _ 年 月份（ ） 編號 參考 編號 物品名稱 型號 數(shù)量 領(lǐng)用日期 領(lǐng)用人 單價 總價 報銷原因 簽署 記錄人員： 復(fù)核人員： 日 期： 日 期： _ 固定資產(chǎn)折舊表 20 單位： 物業(yè)管理處 年 月 日 編 號 名 稱 型 號 購置 日期 啟用 日期 原始 價值 使用 年限 預(yù)計 殘值 凈 值 月折舊額