【正文】 制流程圖，能應付火警的事件。 做好設備的應急搶修工作。 搞好各工種、各部門的配合，完成領導交給的其它各項任務。 土木維修職責范圍 負責公共范圍內和管理處的家具、陳設的修理和翻新。 負責公共范圍內的天花、玻璃窗、櫥窗、門鎖等的各種修理及整改 . 負責公共范圍內的墻壁、天花、金屬構架的油漆翻新。 負責土建結構方面例如滲漏水及墻體的修補及整改等。 負責公共范圍內各式五金配件的安裝、修理。 電 /扶梯班職責范圍 負責物業(yè)內電 /扶梯及天車的運行管理。 負責監(jiān)督電梯維修公司的維修保養(yǎng)和故障檢修工作。 組織架構 建立組織機構的原則 建立合理的組織機構是高效率地開展物業(yè)設備管 理的組織保證。建立設備管理機構必須遵循的一般原則是 : 在物業(yè)總經理領導下的總工程師負責制原則。由于物業(yè)設備管理是一項集技術、經濟和管理于一體的專業(yè)性較強的管理工作 ,因此 ,貫徹這一原則是完全必要的。 精兵簡政的原則。物業(yè)設備管理工作是綜合性的、動態(tài)隨機性的管理 ,管理體制一定要精練得力。在技術力量配備方面 ,不宜樣樣俱全。能由社會承擔的工作 ,要盡量委托專業(yè)廠家承擔。例如特殊設備、保溫、搬運、配件加工等工作。技術人員要精干熟練 ,善于解決實際問題。部門管理人員要少而精、辦事效率高、熟悉情況、反應靈敏。班組長必須堅 持第一線工作。 設備管理、技術和經濟三位一體的原則。設備管理不可能象工礦企業(yè)那樣設立動力科、技安科、環(huán)保科、基建科、供應科、生產計劃科等等來共同承擔設備管理中的管理、技術和經濟工作。設備管理部門的職能范圍必須包括設備維修、成本控制、設備購置、修理、環(huán)保、節(jié)能、安全、改造和更新的經濟評價等。 各個物業(yè)的檔次、規(guī)模和布局都有各自的特點 ,設備的數(shù)量和復雜程度、專業(yè)人員的技術水平等等都不盡相同 ,因此 ,設計組織體制必須對以上實際情況進行全面綜合的分析 ,考慮諸多方面的區(qū)別和聯(lián)系 ,找到適合實際情況的管理體制。 職責職權對 應分明的原則。物業(yè)設備管理機構中的每一個崗位都要有各自的職責范圍。為了履行這些職責 ,他們必須擁有在自己職責范圍內作出決定和取消決定的職權。要避免主管人在把一些具體的活動的責任委派給下級時 ,不同時賦予下級相應的權力。否則就會造成下級碰到問題時由于無權作出決定而頻繁報告請示的局面 ,效率低下、情緒低落等問題相繼發(fā)生。而且 ,這種辦法不可能培養(yǎng)出善于獨立思考、獨立處理問題的精兵強將。當然也要避免下級只要職權 ,卻不愿接受和承擔工作責任的現(xiàn)象發(fā)生。權力與職責的分散與集中也應適度掌握。一般對影響全局的問題 ,權力務必要集中。 局部問題則以分散為宜。在統(tǒng)領全局的前提下 ,職權分散有利于提高效率 ,有利于調動下級積極性和培養(yǎng)下級的工作能力。 保持最佳管理幅度的原則。管理幅度一般是指某一個管理人員所直接控制的人員的數(shù)目。管理幅度大小與管理人員的素質有關 ,但通常以 48人為佳。若管理幅度太寬 ,很可能使管理工作失去控制 ,管理機構的運行背離總目標。若管理幅度太窄 ,在被管理的人數(shù)相同的情況下 ,必然出現(xiàn)管理層次多、命令鏈長的局面。機構內部信息溝通失真、管理分工過細、管理人員增加等等弊病叢生。 信息反饋和調控的原則。為保證維修機構保持最優(yōu)運轉狀態(tài) ,機 構的信息反饋和調控機能是十分重要的。信息反饋是把設備服務現(xiàn)場的情況及時送達設備管理機構的中心 ,這些信息有 :能源消耗量記錄 ,故障情況報告 ,設備運行記錄 ,維修作業(yè)記錄等等。設備管理機構中必須設立收集和處理這些信息 ,并按程序發(fā)出工作指令的崗位 ,例如值班工程師或調度員。 工程部組織機構的設計 物業(yè)工程部組織機構和崗位的合理設置，是完成工程部任務的保證條件。工程部組織機構的設計，應體現(xiàn)統(tǒng)一領導、分級管理的原則；要為物業(yè)總的經營目標服務，必須適應和滿足物業(yè)對設備管理的要求。 各種不同層次專業(yè)人員的配置 、組成及其比例關系，應與工程部的任務需要相適應，應根據(jù)物業(yè)規(guī)模和特點，設備的數(shù)量和技術難度，物業(yè)的等級、經營方式、組織形式以及設備管理工作的要求、內容等進行綜合分析研究后才能確定，絕不能盲目照搬其他物業(yè)的組織機構模式，失去對本物業(yè)所處環(huán)境的適應性。 物業(yè)設備的管理主要是計劃內維修和緊急維修，即對各種設備進行日常的維修和檢修，一二級保養(yǎng)以及緊急故障處理。對設備進行大修或增建和改造等大型工程，一般都委托專業(yè)公司承保。因此。在人員的配置和機構的設計上要考慮一專多能的原則。 組織機構設計時，既要考慮專業(yè)與系統(tǒng) ，又要考慮設備的設置場所。必須處理好專業(yè)與專業(yè)之間、工種與工種之間的協(xié)調和配合關系。 組織機構還應按照精簡機構、提高工作效率的要求，力求減少管理層次，充分發(fā)揮各級、各類人員的積極性原則。 總之，每個物業(yè)工程部組織機構的形式，都要根據(jù)本物業(yè)的實際情況設計。 工程部組織機構的設置方式 物業(yè)工程部組織機構的設置方式是多種多樣的。但根據(jù)物業(yè)的規(guī)模和經營目標，有如下幾種設置方式： 按專業(yè)系統(tǒng)的設置方式 由于物業(yè)在建造時，是按專業(yè)系統(tǒng)來劃分的。因此，在物業(yè)峻工驗收時也往往按專業(yè)系統(tǒng) 進行。工程部組織機構按專業(yè)系統(tǒng)設置，對接管者來說，比較容易發(fā)現(xiàn)一些設計上的不合理現(xiàn)象和施工遺留問題，也能較快熟悉物業(yè)的各種設備和系統(tǒng)，這對施工過程的管理者來說，更為有利。 工程部在總工程師統(tǒng)一領導下，設 1名工程部副經理，下設若干個專業(yè)作業(yè)級，如圖 31所示。這種機構設置型式，對于物業(yè)規(guī)模在 50,000平米以下者較適用。它的優(yōu)點是維修質量高，專業(yè)性強，缺點是工種之間的配合性較差、互補性的效率低。因此，必須強調專業(yè)之間的配合，在訂立責任制時，要求分工明確。 圖 31 按專業(yè)系統(tǒng)的設置方式 按設備分區(qū)域的設置方式 這是按專業(yè)系統(tǒng)設置方式基礎上的一種改良形式。它對物業(yè)內一些專業(yè)性、系統(tǒng)性較強的設施，仍然按專業(yè)來劃分。如：電視音響系統(tǒng)、計算機系統(tǒng)、電話系統(tǒng)等。而對那些設備較集中，又需不同專業(yè)維修的設備，按區(qū)域進行分工。例如成立客房組、商場組等，各專業(yè)人員進行混合編組。此種結構的特點是，責任性較強、便于檢查；缺點是對于較大工程則明顯地顯得力量薄弱。因而大的系統(tǒng)維修如電氣、等大修工作就會因為技術工人分散在各組必須重新組合，才有力量去完成大型工作。 按管理性質的設置方式 物業(yè)的設 備管理的內容可分為兩大部分，其一是設備運行；其二是設備維護和檢修。而設備維護和檢修又可分為設備的計劃內維修和緊急維修。 工程部可按上述特點把人員分為三大部分，即設備運行組、緊急維修組和計劃維修組。如圖 32所示。此種方式的特點是把緊急維修和計劃維修工作分開進行。這樣可有充分的力量對設備進行計劃維修，以提高設備的使用壽命，減少維修費用。緊急維修組包括設備、計算機和消防報警人員，三班維修人員和各種設備的運行人員，每班人員的組成是由各種不同工種混合編組。要求緊急維修組的人員最好是一專多能，能應付不同工程的維修 工作，以提高設備維修的效率。 圖 32 按管理性質的設置方式 圖 33為特大型物業(yè) (100,000 平米以上 )工程部組織機構的設置圖： 4. 崗位職責 工程管理的中心思想 高級物業(yè)項目集中了現(xiàn)代科學技術提供的最新設備，這些設備成為實現(xiàn)物業(yè)豪華、舒適和一流服務的保證。要管理好這些現(xiàn)代化設備，除了需要具有較高專門技術、技能的工程技術人員和技術工人外，還必須有一套嚴格的 管理方法和科學的檢修、保養(yǎng)計劃，及細致周全的崗位責任制度。 設備的正確使用和維修保養(yǎng)，是保證設備完好的兩個不可分割的環(huán)節(jié)。也就是說，要科學管理物業(yè)的設備，僅僅靠工程部的檢修和保養(yǎng)是不夠的，還必須對使用這些設備的各個部門作相應的損傷規(guī)程和管理。因此，設備管理是物業(yè)各部門相關聯(lián)的綜合管理，而工程部的職能首先的是管理，其次才是檢修。工程部必須制定人為損壞設備的經濟責任制和合理的報修、檢修程序。對重要設備的使用，還應制訂嚴格的設備交接班制度，做好交接班工作，并書面報告值班情況。 物業(yè)的設備維修保養(yǎng)，要突出以 計劃內維修 (預防性維修 )為主的思想。要制定不同時期的設備維修保養(yǎng)計劃和嚴格的保養(yǎng)標準，使保養(yǎng)維修工作達到標準化和表格化。設備的計劃內維修，不僅能達到防患于未然，減少計劃外維修 (緊急維修 )的工作量，使設備經常處于良好的工作狀態(tài)，而且應該檢修的時間、內容、標準等具體要求，作為工時定額、檢修保養(yǎng)的質量評比、檢修工考核、崗位責任制的實施依據(jù)。所以，必須通過制定和健全工程部的規(guī)章制度，以達到對部屬員工的管理。 總工程師的崗位職責 直接上級： 總經理 直接下屬： 副總工程師、值班工程師、秘書 崗位職責： 貫徹執(zhí)行總經理的指令，負責工程部的日常管理，對總經理負責。 主持部門工作例會，檢查值班工程師工作日志，確保工作正常運轉，并盡力節(jié)約能源。 全權調配工程部的技工和設備，界定各班組工作范圍及職責，為業(yè)戶及各部門提供良好的服務場所和條件。 安排日常的維修保養(yǎng)工作，并監(jiān)督檢查其實施結果。 審定班組工作計劃，檢查計劃執(zhí)行情況，制定本部門的年度工作計劃及月度實施方案，報總經理審批后執(zhí)行。 參加新增項目的談判、評審、報價及驗收，確保質量達到預定的標準。 深入第一線了解情況并指導工作，及時解決各種問題。 負責制定部門制度、操作規(guī)程和要求，并督導技工執(zhí)行。 培訓下屬技工，定期對下屬技工進行績效評估，并按規(guī)定進行獎懲。 組織、制定設備重大維修保養(yǎng)外判標書、合同要求，備件購進計劃，并負責實施及監(jiān)察外判公司的工作。 根據(jù)實際要求與運行情況比較，結合科技發(fā)展狀況，征詢專業(yè)意見，不斷改進原設計，大力支持下屬進行技術改造，使設備性能日臻完善。 負責協(xié)調同物業(yè)公司其他部門關系及對外關系，諸如供電局、電話局、自來水公司、市政局、環(huán)衛(wèi)局、勞動局及消防局等單位。在接觸中要處處以公司利益為重，維護和提高公司在社會上的良好形 象。 確保物業(yè)所有屋宇設備，依照政府的規(guī)定和法例要求，接受定期之檢查、測試和保養(yǎng)。 為每年之工程開支和水電費作出預算案，并提交總經理審批。 素質要求： 基本素質：具備相當豐富的工程管理專業(yè)知識，責任心強，善于溝通，并能協(xié)調各部門的相互關系，具有相當?shù)慕M織管理能力。 自然條件： 35歲以上，身體健康。 文化程度：工程技術專業(yè)大專以上或同等學歷，受過樓宇工程技術管理的專業(yè)培訓。具有高級工程師技術職稱。 外語水平：中級以上英文水平，能閱讀普通工程技術資料。 工作經驗：在高檔大型物業(yè)或四星級以上酒店 中擔任過工程總工程師 3年以上或副總工程師 5年以上；具有 7年以上技術管理經驗。 特殊要求：對現(xiàn)代化物業(yè)如辦公樓、商場、公寓的裝修以及機械、電力、鍋爐、管道和弱電等方面的專業(yè)知識有較全面的了解。 副總工程師的崗位職責 直接上級： 總工程師 直接下屬： 值班工程師、各專業(yè)工程師、主管、材料員 崗位職責： 協(xié)助工程總工程師工作，側重工程部的日常維修工作，當工作總工程師不在崗時，代理總工程師行使職權。 監(jiān)督檢查各專業(yè)組的日常工作并檢查其任務的質量。 培訓下屬、督導下屬工作。 組織、審核、編寫工 程部月工作計劃和工作總結。 協(xié)助總工處理好與市政等有關單位的工作關系，如與供電局、自來水公司等單位保持長期友好關系。 組織日常巡視，并負責處理巡視中發(fā)現(xiàn)的問題及深入跟進單一個案 /事件，分析后上報總工審閱。 負責匯總各系統(tǒng)工程師所做年度財政預算，核對無誤后上報總工程師作為初稿。 完成上級指派的其它工作。 素質要求： 與工程總工程師相同。 工程部秘書的崗位職責 直接上級： 總工程師 直接下屬： 無 崗位職責： 在總工程師的指導下，負責工程部辦公室的有關事務性工作的接待及來訪客人。 幫助總工程師翻譯、整理、打印各類報告、文件資料及技術資料等。 提醒總工程師按時參加計劃中的各種會議。 填報有關報表，經總工程師簽字后上報總經理室。 負責工作部內部的文件、資料、通知的傳閱和回收。 負責工作部人員的考勤 (出勤、年假、加班等 )、福利 (工資、獎金、加班費 )、勞保用品的申報、領取和發(fā)放。 負責現(xiàn)金報銷和支票的辦理。 接聽電話、記錄留言，做好傳真及郵件的記錄和傳遞。 參加工作部例會，做好會議記錄并整理下發(fā)。 負責技術檔案的整理存檔。 素質要求： 基本素質：辦事嚴謹、講究效率、保 守秘密。 文化程度：大學以上或同等學歷。 外語水平：高級英文水平，具備筆譯、口譯和文件起草能力。 工作經驗：在物業(yè)管理或物業(yè)設備維修工作 2年以上，具有工程技術方面的一般知識，了解工程部在物業(yè)管理中的地位和作用，能夠處理辦公室日常業(yè)務及設備檔案的分類和管理，能熟練使用電腦。 值班工程師的崗位職責 直接上級：工程部經理 直接下屬：工程部所有值班人員 崗位職責： 負責處理值班期間發(fā)生的一切有關工程及設備方面的維修事務。 完成上一個班次尚未完成的事宜。 監(jiān)督檢查工程部各崗位的值班情況。 檢查并掌握物業(yè)各系統(tǒng)設備運行狀況，發(fā)現(xiàn)異?；蚬收?，立即做出正確判斷，采取有效措施及時解決。 做好值班記錄，審閱各班組設備運行報表，完成請修單的登記、編號、分配和完成報的記錄工作。 掌握每天維修工