【正文】 公文筐測驗 什么是公文筐測驗 1．公文筐測驗的由來 人才評價工作在整體性人才資源開發(fā)工作中尤為重要，只有建立和完 善人才評價機(jī)制，才能驅(qū)動人才的培養(yǎng)、提高和合理配置，促進(jìn)人才的最佳使用。然而，我國在人才測評方面起步較晚，以往對管理人員的選拔測評工作主要考察受測者的工作經(jīng)歷、工作業(yè)績，有的也嘗試使用一般能力測驗和個性測驗，但對管理能力的評價則一直缺乏有效的工具。隨著改革開放的不斷深入和現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，企業(yè)對人才的需求也不斷提高。企業(yè)管理人才是經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場上的生力軍，優(yōu)秀的企業(yè)管理人才是社會的寶貴財 富。因此，甄別、評價管理人才已成為現(xiàn)代組織管理的重要任務(wù)。公文筐測驗，又叫文件筐測驗，即是測評管理人才的重要工具，它為中、高層管理人員的選拔、考核、培訓(xùn)提供了一項具有較高信度和效度的測評手段，為企業(yè)的高層人力資源計劃和組織設(shè)計提供了科學(xué)可靠的信息。 公文筐測驗是一種情境模擬測驗，是對實際工作中管理人員掌握和分 析資料、處理各種信息，以及做出決策的工作活動的一種抽象和集中。測驗在假定情境下實施。該情境模擬一個公司所發(fā)生的實際業(yè)務(wù)、管理環(huán)境，提供給受測人員的信息包括涉及財務(wù)、人事備忘錄、市場信息、政府的法 令公文、客戶關(guān)系等十幾份甚至更多的材料。這些材料通常是放在公文筐中的，公文筐測驗因此而得名。測驗要求受測人員以管理者的身份，模擬真實生活中的想法，在規(guī)定條件下 (通常是較緊迫困難的條件，如時 間與信息有限，獨立無援，初履新任等 )，對各類公文材 料進(jìn)行處理，形成公文處理報告。通過觀察應(yīng)試者在規(guī)定條件下處理過程中的行為表現(xiàn)和書面作答，評估其計劃、組織、預(yù)測、決策和溝通能力。 2．公文筐測驗與評價中心 在目前的管理人員評價中，測查管理能力的最有效方法是評價中心技 術(shù)，尤其在選用管理人員時，評價其是否具備較好的管 理能力，這種方法最為常用。有研究表明，評價中心技術(shù)的預(yù)測效度在現(xiàn)有各種方法中是最高的。而公文筐測驗是評價中心技術(shù)的主要工具之一。 評價中心技術(shù)是把受評人置于一系列模擬的工作情境中，由企業(yè)內(nèi)部 的高級管理人員和外部的心理學(xué)家組成評價小組，采用多種評價手段，觀察和評價受評人在這些模擬工作活動中的心理與行為，以考察受評人的各項能力或預(yù)測其潛能，了解受評者是否勝任某項擬委任的工作以及工作成就的前景，同時，還可以了解其欠缺之處，以確定重點培訓(xùn)的內(nèi)容和方式。 評價中心技術(shù)的主要評價手段包括：診斷性面談、投 射測驗、紙筆測 驗、小組問題解決、無領(lǐng)導(dǎo)小組討論、角色扮演法以及公文筐測驗，其中每一個測驗都為總體能力評估提供了惟一的、重要的信息。評價中心技術(shù)中最常用、最具特色的是進(jìn)行情境模擬測驗。 公文筐測驗是 評價中心技術(shù)中最主要的活動之一 (它在評價中心技術(shù) 中使用頻率最高，達(dá) 95％ )，也是對管理人員潛在能力最主要的測定方 法。在國外曾成功地選拔和提升了一大批優(yōu)秀的管理人員，有著相當(dāng)高的預(yù)測效度和實證效度。 3．公文筐測驗的優(yōu)點 公文筐測驗把被試置于模擬的工作情境中去完成一系列工作，與通常 的紙筆測驗相比，顯得生 動而不呆板，較能反映被試的真實能力水平。與其他情境模擬測驗如小組討論相比，它提供給被試的背景信息、測驗材料 (文件材料及問題 )和被試的作業(yè) (答題 )都是以書面形式完成、實現(xiàn) 的，一方面考慮應(yīng)試者在日常工作中接觸和處理大量文件的需要，而且也使測驗便于操作和控制。 在設(shè)計和選擇題目前，要先做工作分析，以確定所要評估的維度。公 文筐測驗的優(yōu)點在于： ● 具有靈活性，可以因不同的工作特性和所要評估的能力而設(shè)計題目。 ● 作為一種情境模擬測驗，它可以對個體的行為做直接的觀察。 ● 由于把人置于模擬的 工作情境中去完成一系列工作，為每一個被試都提供了條件和機(jī)會相等的情境。 ● 它能預(yù)測一種潛能，這種潛能可使人在管理上獲得成功。 ● 由于公文筐測驗?zāi)軓亩鄠€維度上評定一個人的管理能力，它不僅能挑選出有潛力的管理人才，還能訓(xùn) 練他們的管理與合作能力，使選 拔過程成為培訓(xùn)過程的開始。 ● 在實踐中，公文筐測驗除用作評價、選拔管理人員外，還可用于培訓(xùn)，提高管理人員的管理技巧、解決人際沖突和組織內(nèi)各部門間的摩擦的技巧，以及為人力資源計劃和組織設(shè)計提供信息。 4．公文筐測驗的取材 在測驗材料的設(shè) 計上，主要圍繞管理者的能力取材。管理者 (這里特 指組織領(lǐng)導(dǎo)者 )的管理能力主要來自三個方面：自身素質(zhì)基礎(chǔ)、社會實踐 體驗、所掌握的有關(guān)知識。管理能力的水平和發(fā)展取決于以上三個方面的交互作用和整合的結(jié)果，故管理能力是復(fù)合性能力。如以偏重知識性的，或經(jīng)驗性的或智力性的具體能力為主要測評內(nèi)容，則難以保證較好的評價效果。 管理者的有關(guān)知識，特別是有關(guān)的管理技術(shù)知識和業(yè)務(wù)性知識，雖然 對現(xiàn)實管理能力有較大影響，但不作為公文筐測驗的主要測評內(nèi)容。其主要理由是： 1)管理者的知識水平可以通過其他簡便有效的辦法評價 ； 2)知識水平在一定程度上易于通過培訓(xùn)、鍛煉等形式提高； 3)知識欠缺的弊端一般可以通過其有效的管理活動彌補(bǔ)。 管理活動與人的認(rèn)知思維活動一樣復(fù)雜，因此，在目前 科學(xué)發(fā)展水平的條件下，有現(xiàn)實意義的是對管理者應(yīng)具備的基本能力水平進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的測評，它可以為管理人才的評價提供比較有效的客觀依據(jù)，并加深我們對管理能力本身的認(rèn)識。 公文筐測驗的實施 1. 測驗?zāi)康呐c功能 (1)目的 考察高層管理者綜合性管理技能，尤其是考察總經(jīng)理一級管理者的勝 任能力。 (2)功能 針對 高層管理者的勝任要求，考察計劃、授權(quán)、預(yù)測、決策、溝通等 方面的管理能力，特別是考察綜合各類業(yè)務(wù)信息、審時度事、全面把握、處變不驚、運籌自如的素質(zhì)。 2．測驗的特點 本測驗的突出特點是： ● 情景性強(qiáng)。完全模擬現(xiàn)實中真實發(fā)生的經(jīng)營、管理情境，對實際操作有高度似真性，因而預(yù)測效度高。 ● 綜合性強(qiáng)。測驗材料涉及到經(jīng)營、市場、人事、客戶及公共關(guān)系、政策法規(guī)、財務(wù)等企業(yè)組織的各方面事務(wù)，考察計劃、授權(quán)、預(yù)測、決策、溝通等多方面 的能力，從而能夠?qū)Ω邔庸芾碚哌M(jìn)行全面 評價。 3．適用對象 測驗考察的能力定位于管理者從事管理活動時正確處理普遍性的管理 問題，有效地履行主要管理職能 (包括計劃、組織、預(yù)測、決策、溝通 等 )所具備的能力。它需要受測人員具有對多方面管理業(yè)務(wù)的整體運作能 力，包括對人、財、物、信息等多方面的控制和把握。 基于以上公文筐測驗的適用對象為具有較高學(xué)歷的人 (大專以上 )或 企業(yè)的中、高層管理者 (部門經(jīng)理以上 )，它可以為企業(yè)有針對性地選拔 中、高層管理人員或考核現(xiàn)有管理人員。 4．測驗的構(gòu)成 測 驗由兩部分 (測驗材料和答題冊 )組成，紙筆方式作答。 1)測驗材料，即提 供給被試的資料、信息，是以各種形式出現(xiàn)的，包 括信函、備忘錄、投訴信、財務(wù)報表、市場動態(tài)分析報告、政府公函、賬單等。測驗中所用的材料共有十幾份，每份材料上均標(biāo)有材料編號，材料是隨機(jī)排放在公文筐中的，被試在測驗的各個部分都要用到這些材料。 2)答題冊，供被試對材料寫處理意見或回答指定問題，是被試惟一能 在其上寫答案的地方，評分時只對答題冊上的內(nèi)容進(jìn)行計分。答題冊包含總指導(dǎo)語和各分測驗的指導(dǎo)語。它提供了完成測驗所需的全部指導(dǎo)信息，完成各部分分測驗所需的指導(dǎo)語在各部分開始時給出。 5．測驗的施測過程 公文筐測驗有四個分測驗，每一分測驗都有嚴(yán)格的時間控制，總計時 間為 115分鐘。其中： 測驗 1—— 計劃： 40分鐘 測驗 2—— 預(yù)測： 25分鐘 測驗 3—— 決策： 25分鐘 測驗 4—— 溝通： 25分鐘 整個測驗的過程都用錄像機(jī)記錄下來?？梢约w施測，考慮到錄像的效果，一組以不超過 10人為宜。如能單獨安排在模擬經(jīng)理室里進(jìn)行驗，效果更好。具體過程如下： 1)依據(jù)預(yù)定的參試人數(shù)選擇好適宜的測驗地點，布置考場?？紙?環(huán)境 應(yīng)安靜整潔，無干擾，采光照明良好。由于要處理大量公 文，桌面要夠大。如有多人參加，相互之間距離要遠(yuǎn)一些，以免相互干擾。 2)準(zhǔn)備好測驗所用的如下材料：測驗材料、答題冊、鉛筆、橡皮 ， 保證每位應(yīng)試者有以上完整的測驗材料及用品。允許被試自帶計算器。 3)安排被試人場，并宣布測驗注意事項，指導(dǎo)語如下： “ 請大家注意，為了不影響考試，請大家關(guān)閉 BP機(jī)和手機(jī)，暫停使用。 請大家查看一下是否都拿到了測驗材料和答題冊 (測驗主持人展示 )各一份。首先請大家在答題冊的背面填寫姓名等背景信息。在測驗沒有開始之前，請不要翻看測驗材料。本測驗分四個 部分，每一部分都要用到這些測驗材料，請您注意：不要在測驗材料上做任何標(biāo)記，請在答題冊上回答問題。測驗結(jié)束后請您把測驗材料和答題冊一并交還給我們。 請大家翻開答題冊第一頁，這是一個 “ 公文筐 ” 測驗， ?? (總指導(dǎo)語略 )。 如果有疑問請大家提出，我們現(xiàn)在給予解答。 (停頓，主持人答疑。 ) 如果大家沒有任何問題，我們來看測驗 1—— 計劃，這個測驗要求你 ?? (測驗 1的指導(dǎo)語略 )。如果有疑問請大家提出，我們現(xiàn)在給予解答。 (停頓，主持人答疑。 ) 如果沒有任何問題，請翻 開下一頁開始做題。 ” 4)計時，注意監(jiān)督應(yīng)試者不能提前翻看或做后一部分的題目。 5)第二部分測驗指導(dǎo)語： “ 我們來看測驗 2—— 預(yù)測，這個測驗要求你 ?? (測驗 2的指導(dǎo)語略 )。如果有疑問請大家提出，我們現(xiàn)在給予解答。 (停頓，主持人解答疑問。 ) 如果沒有問題，請開始做題。請大家注意不要再回頭做第一部分的題目。 ” 6)計時，注意監(jiān)督應(yīng)試者不能提前翻看或做后一部分的題目。 7)余下部分的測驗依此類推。 8)測驗時間到，回收測驗材料和答題冊 ，測驗結(jié)束。 6．測試的樣題 (含指導(dǎo)語 ) 總指導(dǎo)語： 這是一個 “ 公文筐 ” 測驗，它模擬實際的管理情境，請你處理商業(yè)信函、文件和管理人員常用的信息。 這個模擬的具體假設(shè)情境是： 你是瑞克有限公司的市場營銷部經(jīng)理。你叫 “ 王海峰 ” 。 今天的日期是： x 年 2月 8日，星期三。 現(xiàn)在的時間是：上午 7點 45 分。 你剛剛來到辦公室，正獨自坐在辦公桌前。今天早些時候，公司國際業(yè)務(wù)部總裁打電話通知你 “ 公司的總經(jīng)理已經(jīng)辭職離開了公司。 ” 這里為你準(zhǔn)備了你今 天需要處理的全部材料，放在專用的塑料文件袋里。 在測驗中你需要使用以下工具：一本答題冊、文件袋內(nèi)的材料、鉛筆、計算器。 請不要在公文筐 (袋 )中的材料上寫任何東西；請在本答題冊上回答問題。我們只對答題冊上的作答進(jìn)行計分；筆記或其他個人用紙上的回答將不予考慮。 本測驗要求你完成四個部分的內(nèi)容，每一部分都有時間限制： 測驗 1—— 計劃： 40分鐘 測驗 2—— 預(yù)測： 25分鐘 測驗 3—— 決策： 25分鐘 測驗 4—— 溝通： 25分鐘 考試主持人將在 適當(dāng)?shù)臅r間提醒你開始和結(jié)束每一個部分。 完成各部分測驗所需的指導(dǎo)語在各部分開始時給出。 測驗 1：計劃 指導(dǎo)語： 這個測驗要求你首先就 “ 公文筐 ” 中的材料所給出的工作做計劃，請你用任何你認(rèn)為合理的方式對這些材料進(jìn)行分類。 在這一部分中你需完成以下三個內(nèi)容： 1)根據(jù)材料的主要內(nèi)容對材料進(jìn)行分類，并對每個類別進(jìn)行命名。 2)確定材料或事件的優(yōu)先級。你必須根據(jù)材料的重要性和緊迫性，用下列表示優(yōu)先級的字母確定材料處理上的優(yōu)先順序。優(yōu)先級和字母的對應(yīng)關(guān)系如下： H=優(yōu)先 (材料極其重要，需立即處理 ) M=中等 (材料不急不緩，可稍后處理 ) L=靠后 (材料是平常的，可擱置一段時間 ) 3)列出行動提綱。請對每一份材料寫出處理意見，并指出它參考了公文筐中的哪些材料 (請用材料右上角的編號來代表每一份材料 )。 請把答案寫在隨后的四頁紙上，我們只對這四頁上的內(nèi)容作評估。 你有 40分鐘的時間來完成這項任務(wù)。 請記住你現(xiàn)在的身份和今天的具體日期是： 瑞克有限公司市場營銷部經(jīng)理； 年 2月 8日 若現(xiàn)在有疑問請立即向考試主持人詢問，然后等待翻頁和開始做測驗的指令。 測驗 2：預(yù)測 指導(dǎo)語： ． 這個測驗要求你運用文件袋內(nèi)提供的有關(guān)信患，針對給定的兩個問題分別做出預(yù)測。兩個問題單獨計分，分值相同。 對每一個問題你必須： 1．做出全面的預(yù)測 (要求作簡單解釋 )。 2．列出你預(yù)測所依據(jù)的主要因素或假設(shè)。 3．列出實現(xiàn)預(yù)測所需的實施方案。 你的答案應(yīng)寫在隨后的兩頁紙上，我們