【正文】 ZHengZHouXingGuoMaoPropertyManagement 規(guī)范 合作 誠信 專業(yè) 第 1 頁 共 56 頁 地址：鄭州市東三馬路 152 號 電話： 037166939966804/808 Email： 鄭州興國貿(mào)物業(yè)管理有限公司 文件名稱 公司文件管理 規(guī)定 （一） 制定 辦公室 批準(zhǔn) 生效日期 2021 年 月 日 公司文件管理 規(guī)定 （一） 一、文件管理范圍： 公司文件管理包括公司所有各個(gè)方面的文件：對內(nèi)、對外、紙質(zhì)、電子、影音制品，以及外來的法律法規(guī)、函件、下發(fā)文件、公司對外提供的證件、復(fù)印件等等， 也包括書寫格式、審核審批、檔案管理等， 范圍廣泛，后續(xù)公司會根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的規(guī)定，陸續(xù)發(fā)布。 二 、文件分類 內(nèi)部文件 :包括 內(nèi)部行政公文 :如決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、會議紀(jì)要； 事務(wù)文件 :如計(jì)劃、總結(jié) 、方案、策劃 等， 也 包含 財(cái)務(wù)報(bào)表、工資表 等； 制度文件：如制度、辦法、規(guī)定、質(zhì)量體系文件、作業(yè)指導(dǎo)書 、所有質(zhì)量記錄表格 等；包含請假單等； 財(cái)務(wù)文件：各種單據(jù)等，按照財(cái)務(wù)管理、分類執(zhí)行； 外來文件 ：其他單位來函、通知、要求、法律法規(guī)文件等，包括集團(tuán)公司 發(fā) 文 ； 對外發(fā)文 ：如 函件、投標(biāo)書、報(bào)告、回復(fù)、告知 、提示 等，包含對集團(tuán)公司發(fā)文、對業(yè)主的溫馨提示、提醒、業(yè)主 手冊 、防火責(zé)任書 等 ； 經(jīng)濟(jì)合同 ： 包括公司與所有 內(nèi)、 外單位、個(gè)體所簽訂的協(xié)議、合同等，如物業(yè)服務(wù)合同、委托合同 、員工勞動 合同、經(jīng)濟(jì)合同等， 包括質(zhì)保期內(nèi) 第三方 工程施工合同 。 二、 文件格式 規(guī)定 質(zhì)量體系文件和記錄表格按照已經(jīng)頒布的式樣執(zhí)行，不得隨意更改，執(zhí)行 體系文件的 相關(guān)規(guī)定； 決定、通報(bào)必須采用紅頭文件格式下發(fā)， 按照 公司 統(tǒng)一的模板及 相關(guān)規(guī)定 執(zhí)行 ； 涉及行政管理的規(guī)定、制度、辦法、規(guī)則等，必須在文件標(biāo)題前加文件的 制定 、批準(zhǔn) 及生效日期 欄， 字體為 四 號 楷體，批準(zhǔn)欄必須為批準(zhǔn)人簽名 ，簽名后下發(fā)各相關(guān)部門； 見附件模板 5 ZHengZHouXingGuoMaoPropertyManagement 規(guī)范 合作 誠信 專業(yè) 第 2 頁 共 56 頁 地址：鄭州市東三馬路 152 號 電話： 037166939966804/808 Email： 鄭州興國貿(mào)物業(yè)管理有限公司 公司所有對內(nèi)、對外文件除《業(yè)主手冊》、財(cái)務(wù)報(bào)表、 Excel 表格外，必須有統(tǒng)一的頁眉、頁腳 及頁邊距格式 ，格 式如下： 頁邊距：上 厘米 、下 厘米 、左 厘米 、右 厘米 ，頁眉 厘米 、頁腳 厘米， 頁眉頁腳 文字 為小五楷體、公司中文名稱為五號楷體 加黑 ， 內(nèi)容、 logo 內(nèi)容等都應(yīng)統(tǒng)一； 頁腳中包含文檔的頁碼及頁數(shù)，可參照本文本執(zhí)行； 直接將公司中英文字 及 logo 標(biāo)志 復(fù)制即可，標(biāo)志與文字之間的距離已經(jīng)設(shè)定，請不要輕易移 動。 標(biāo)題： 正標(biāo)題字體大小：小三宋體字加黑 ,居中 。 副標(biāo)題字體大?。?四號 宋體字加黑； 稍微錯(cuò)后；也可以前面加破折線； 正文： 在標(biāo)題下空一行空 2 格起書寫 ，空行字體大小為小四，行文 采用宋 體小四號字 ，行距為 倍行距。 如采用帶有中文“一、二、三 ????” 或阿拉伯?dāng)?shù)字起段的 ,全部頂頭 ,后續(xù)行文內(nèi)容不允許超過起段的數(shù)字 ,參考本文檔執(zhí)行 。 結(jié)尾： 根據(jù)文種的要求，結(jié)尾部分要恰如其分，注意表達(dá)工作禮節(jié)。 (1)上行文： ，可用“特此報(bào)告，請審閱”等； ，可用“ 妥 否，請批示”等。 (2)平行文：可用“特此函告”、“此致敬禮”等。 結(jié)尾還 包括名稱、日期 等落款 ，名稱應(yīng)寫全稱，日期采用中文年月日加阿拉伯?dāng)?shù)字。結(jié)尾和正文應(yīng)有 45 行間距，稍微靠后； 附件：采用宋體小四號字。附件內(nèi) 容另附文。 標(biāo)題書寫位置：在正文結(jié)束后，另起一行空 2 格處起書寫“附件：”，隨后標(biāo)明附件標(biāo)題 (加書名號 )。如：“附件：《 xxxx 年度方針目標(biāo)》”。 文尾：報(bào)告、請示、函件等一般帶有文尾， 在文件最后一頁 最下面 ， 文尾用分割下劃線和文檔進(jìn)行分割，與文檔寬度平齊； 全部采用下劃線形式書寫； 關(guān)鍵詞 （ 主題詞 ） ：字體為楷體， 四 號 ，居左；詞匯之間以逗號分隔 ； 報(bào) （呈） 送 ： 字 體為楷體， 四 號 ， 居左 ； 抄報(bào)、抄送單位：采用 楷體 四號字； 無需抄報(bào)或抄送，則將抄報(bào)、抄送欄空出。 簽收及日期：函件必須要有簽收及日期； 關(guān)于文尾的規(guī)定 除函件必須要有“簽收人及簽收日期外”，其他不做硬性規(guī)定要求， 文尾格式模板見附件 9。 ZHengZHouXingGuoMaoPropertyManagement 規(guī)范 合作 誠信 專業(yè) 第 3 頁 共 56 頁 地址：鄭州市東三馬路 152 號 電話： 037166939966804/808 Email： 鄭州興國貿(mào)物業(yè)管理有限公司 方案、合同、策劃、責(zé)任書、總結(jié)等必須帶有封面，樣式如下： 投標(biāo) 方案 、 對外 合同 等模板 ： 見 附件 模板 1 內(nèi)部的方案、策劃、 總結(jié) 等，見 附件 模板 2； 記錄 、文件 封面見 附件 模板 3； 責(zé)任書封面 見 附件 模板 4； 封面必須帶頁眉和頁腳，字體大小、字體、按模板執(zhí)行，對外的投標(biāo)方案、上報(bào)集團(tuán)公司的方案等可插入圖片，要求美觀大方。文件名稱可豎排、也可橫排，要求排版勻稱美觀。 三、 文件審批 、審核 規(guī)定 內(nèi)部文件 ： 包 括內(nèi)部行政公文、事務(wù)性文件、制度文件 屬于公司范圍內(nèi)、通用的行政公文 、事 務(wù) 性 文件、制度文件 由擬定人 （ 行政、制度文件 一般由辦公室員工 、質(zhì)量文件一般由綜合部質(zhì)量管理員 ） 草擬，報(bào)部門經(jīng)理、主管副總審核，最終必須經(jīng)總經(jīng)理審批后 發(fā)放 執(zhí)行；屬于部門范圍內(nèi)的，最終由部門經(jīng)理審批執(zhí)行即可； 作業(yè)指導(dǎo)書（經(jīng)管理者代表審批）、質(zhì)量記錄表格為部門級文件，按照公司質(zhì)量體系文件要求進(jìn)行簽字、審核；詳見《 XGMWYQPCX01 文件和資料管理程序》； 流程圖為： 公司級 文件審核審批流程 部門級 文件審核審批流程 關(guān)系到資金的事務(wù)性文件：如工資表、 考核記錄（表）、 大宗采購計(jì)劃 (表 )等審批流程如下： 草擬人 填寫人 部門經(jīng)理 主管副總 管理者代 表 公司總經(jīng)理 草擬人 填寫人 部門主管 經(jīng)理助理 部門經(jīng)理 主管副總 管理者代表 ZHengZHouXingGuoMaoPropertyManagement 規(guī)范 合作 誠信 專業(yè) 第 4 頁 共 56 頁 地址：鄭州市東三馬路 152 號 電話： 037166939966804/808 Email： 鄭州興國貿(mào)物業(yè)管理有限公司 財(cái)務(wù) 性文件： 帳表、單據(jù)按照國際規(guī)范要求、公司財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行簽字審批流程； 外來 、對外 文件 法律法規(guī)等規(guī)章性文件辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集及時(shí)更新，不需要審批，執(zhí)行《 XGMWYQPCX01 文件和資料管理程序》； 集團(tuán)公司、上級行政機(jī)關(guān)、平級兄弟外單位來文 （對公司） 或公司對其發(fā)文的 審核、審批流程如下： 集團(tuán)公司下屬部門、子公司、社區(qū)等針對部門來文 （對管理處）或管理處對其發(fā)文的審核、 審批流程如下： 重要重大事件 經(jīng)濟(jì)合同 所有往來經(jīng)濟(jì)合同必須成立評審組進(jìn)行評審 ； 所有往來經(jīng)濟(jì)合同必須 經(jīng)總經(jīng)理審批后生效； 流程圖如下 四、文件存檔規(guī)定 另外 具體制定 接收人 草擬人 部門經(jīng)理 主管副總 公司總經(jīng)理 草擬人 填寫人 部門經(jīng)理 公司總經(jīng)理 財(cái)務(wù)部經(jīng)理 辦公室主任理 綜合部經(jīng)理 經(jīng)理助理 部門經(jīng)理 主管副總 公司總經(jīng)理 接收人 草擬人 草擬人 審核組評 審 主管副總 公司總經(jīng)理 ZHengZHouXingGuoMaoPropertyManagement 規(guī)范 合作 誠信 專業(yè) 第 5 頁 共 56 頁 地址：鄭州市東三馬路 152 號 電話： 037166939966804/808 Email： 鄭州興國貿(mào)物業(yè)管理有限公司 本《管理規(guī)定》自批準(zhǔn)生效之日起開始 執(zhí)行。 附件 ： 《 對外投標(biāo)方案、合同封面模板 1》 《 內(nèi)部總結(jié)、方案、策劃封面模板 2》 《 文件、記錄封面模板 3》 《 目標(biāo)責(zé)任書封面模板 4》 《行政制度文件模板 5》 《一般事務(wù)性文檔模板 6》 《一般的請示、報(bào)告文檔模板 7》 《一般的函件模板 8》 《帶有文尾的請示、報(bào)告、函件模板 9》 鄭州興國貿(mào)物業(yè)管理有限公司 2021 年 6 月 20 日 ZHengZHouXingGuoMaoPropertyManagement 規(guī)范 合作 誠信 專業(yè) 第 6 頁 共 56 頁 地址：鄭州市東三馬路 152 號 電話： 037166939966804/808 Email： 鄭州興國貿(mào)物業(yè)管理有限公司 《 對外投標(biāo)方案、合同封面 模板 1》 ： 鄭州興國貿(mào)物業(yè)管理有限公司 ZHENG ZHOU XING GUO MAO PROPERTY MANAGEMENT 文 件 名 稱 二零一 X 年 X 月 公司地址：鄭州市管城區(qū)東三馬路 152 號 聯(lián) 系 人： xxx 電話： ************** ZHengZHouXingGuoMaoPropertyManagement 規(guī)范 合作 誠信 專業(yè) 第 7 頁 共 56 頁 地址：鄭州市東三馬路 152 號 電話： 037166939966804/808 Email： 鄭州興國貿(mào)物業(yè)管理有限公司 《 內(nèi)部總結(jié)、方案、策劃 等 封面 模板 2》 鄭州興國貿(mào)物業(yè)管理有限公司 ZHENG ZHOU XING GUO MAO PROPERTY MANAGEMENT 文 件 名 稱 部 門 ： XXXXXXXXXX 日 期 ： XXXXXXXXXX ZHengZHouXingGuoMaoPropertyManagement 規(guī)范 合作 誠信 專業(yè) 第 8 頁 共 56 頁 地址：鄭州市東三馬路 152 號 電話： 037166939966804/808 Email： 鄭州興國貿(mào)物業(yè)管理有限公司 《 文件、記錄封面 模板 3》 鄭州興國貿(mào)物業(yè)管理有限公司文件 記錄 文件 狀態(tài) 在用 文件 存檔 鄭州興國貿(mào)物業(yè)管理有限公司 ZHENG ZHOU XING GUO MAO PROPERTY MANAGEMENT 文 件 名 稱 部 門 名 稱 存 檔 日 期 存檔人 文件所屬時(shí)間段 有效期 ZHengZHouXingGuoMaoPropertyManagement 規(guī)范 合作 誠信 專業(yè) 第 9 頁 共 56 頁 地址：鄭州市東三馬路 152 號 電話： 037166939966804/808 Email： 鄭州興國貿(mào)物業(yè)管理有限公司 《 目標(biāo)責(zé)任書封面 模板 4》 鄭州興國貿(mào)物業(yè)管理有限公司文件