物資采購合同管理實施細則(已修改)
2024-10-25 01:22 本頁面
【正文】 第一篇：物資采購合同管理實施細則物資采購合同管理實施細則第一章 總則第一條 為加強************（以下簡稱公司）物資采購合同管理工作，規(guī)范物資采購合同管理行為，保證依法簽訂、履行、變更和解除合同，防范法律風險，避免經(jīng)濟糾紛，維護公司的合法權益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及*************等相關規(guī)定制定本細則。第二條 本細則適用于以公司名義簽訂的物資采購合同管理。第三條 本細則所稱合同是指物資采購合同，包括備件/材料采購訂單、設備購買合同、框架（長期）協(xié)議、寄售協(xié)議。第四條 本細則所稱合同管理包括合同準備、合同審核、合同審批、合同簽署、合同履行、合同變更、合同解除、合同量統(tǒng)計、合同存檔等全過程管理。第二章 合同管理機構及其職責第五條 物供中心采購部門負責物資采購合同文本的起草及準備工作。第六條 物供中心合同部負責接收登記采購部提交的合同文本，完成合同審核、合同審批、合同簽署、合同履行、合同量統(tǒng)計、合同檔案管理工作。第七條 公司法律事務部是公司物資采購合同文本的審查部門，對物資采購合同的合法性、嚴密性和可行性進行審查，負責合同合規(guī)風險、法律風險的識別控制，對日常的非標準采購合同文本進行審核。第三章 合同準備第八條 物供中心采購部門根據(jù)已批準的采購結果起草合同文本。第九條 起草合同文本依據(jù)資料有：采購申請、已批準的采購方式、招標文件（或詢價審批單）、投標文件（或報價書）、評標報告（或談判報告）、采購結果批準及其它采購合同依據(jù)和特殊商品在銷售時提供的相關證件。第十條 合同文本應包括商務與技術文件，內(nèi)容一般應包括且明確約定：（一）當事人的名稱和住址：（二）標的物；（三）品牌；（四）項數(shù)；（五）數(shù)量；（六）價款：（七）履行期限、地點和方式；（八）違約責任；（九）解決爭議的方法；（十）適用法律等。第四章 合同的審批簽署第十一條 物供中心合同部接收采購部門提交的合同文本統(tǒng)一編號、記錄。第十二條 屬于非標準采購合同文本：如單獨起草的有特殊條款的合同，由合同部負責送交公司法律事務部審核。第十三條 屬于標準采購合同：如備件/材料采購訂單由物供中心合同部審核，中心主任在關鍵頁小簽。程序如下：采購員草擬合同文本，并在采購合同審批單上簽字；采購員將合同交采購主管簽字確認，統(tǒng)一交合同管理部；合同管理部統(tǒng)一編號、登記，分發(fā)到各合同管理員；合同管理員進行初審，并在采購合同審批單上簽字；合同主管進行復審，并在采購合同審批單上簽字交副主任審核后在采購合同審批單和合同關鍵頁上簽字；加蓋物合同審核章，按額度分級報領導進行合同審批簽署。第十四條 領導按額度分級審批簽署的金額如下：（1）物供中心副主任：；（2）物供中心主任： ；（3）公司分管物供領導：；（4）特別項目或500萬元人民幣（100萬美元）的采購項目需經(jīng)公司總經(jīng)理批準或由總經(jīng)理授權代表標準。第十五條 各類合同都必須以書面形式簽署；合同的簽署時間應為簽署合同的真實時間。第十六條 簽署合同時應檢查簽約人員的資格。直接簽署合同的人員必須為本單位法定代表人或授權代理人/被授權人。法定代表人直接簽署合同時，應出示加蓋公章的《營業(yè)執(zhí)照》復印件和《法定代表人身份證明書》。授權代理人/被授權人簽訂合同時，必須出示加蓋公章的《營業(yè)執(zhí)照》復印件和授權明確的《授權委托書》。第十七條 簽署完成的合同文本由合同部統(tǒng)一加蓋平朔煤業(yè)有限責任公司合同專用章或平朔煤業(yè)管控單位的合同專用章，合同生效。第五章 合同的履行、變更及解除第十八條 一般情況下，正式合同文本四份（特殊情況：外幣合同、大型設備合同適當增加合同份數(shù)），由物供中心合同管理員分發(fā)，一份分發(fā)給采購員，轉供貨商作為供貨依據(jù)，并負責催貨工作；兩份分發(fā)給合同執(zhí)行員，作為下達入庫通知單和付款依據(jù)；一份連同所有物資采購資料存檔。第十九條 采購員、合同執(zhí)行員接到生效的合同后，按合同的形式及相應的工作程序執(zhí)行合同。備件/材料采購訂單：到貨后合同執(zhí)行員下達入庫通知單，相關倉庫按照入庫通知單辦理收貨、驗收入庫手續(xù)，進行系統(tǒng)輸入，出具驗收報告（100萬元以上由物供中心主任審批），合同執(zhí)行員匯總付款手續(xù)[驗收報告、合同1份、發(fā)票（國際采購的外幣合同還需準備提單、箱單和報關單）]，填寫支票申請單，經(jīng)物供中心主任批準后，送相關財務部門付款。設備購貨合同：設備到貨后，海運協(xié)調(diào)員下達入庫通知單，組織設備管理中心和使用單位驗收（工程建設項目由工程建設單位參與驗收），物供中心出具驗收報告，合同執(zhí)行員匯總付款手續(xù)，填寫支票申請單，經(jīng)物供中心主任批準后，送相關財務部門付款?？蚣埽ㄩL期）協(xié)議：物供中心采購部門接到采購申請后，可以填寫“訂貨通知單”履行審批手續(xù)后直接通知供貨商備貨、送貨。之后辦理合同、驗貨、付款手續(xù)。寄售協(xié)議：根據(jù)結算單起草合同文本簽署付款合同，合同執(zhí)行員匯總付款手續(xù)，填寫支票申請單，經(jīng)物供中心主任批準后，送相關財務部門付款。第二十條 合同的變更、轉讓或解除的條件：（一）合同在履行過程中，法律規(guī)定或合同約定允許變更、解除合同的條件出現(xiàn)時，可以變更或解除合同。（二）需要變更、解除合同，應在法律規(guī)定或合同約定的條件下，在合理期限內(nèi)與雙方當事人進行協(xié)商，書面通知限期答復。第二十一條 合同的變更、轉讓或解除的程序：（一）采購員準備變更或解除物資采購合同的所有附件，包括原采購合同及簽訂原采購合同的所有附帶資料；（二）注明變更或解除原采購合同的理由，并草擬變更后的采購合同文本。（二）變更、解除合同的審批權限和程序與原合同的審批權限和程序相同，重新履行程序。第二十二條 合同的變更、轉讓或解除應注意以下事項：（一）主體變更，應征得合同各方書面同意。（二）有擔保條款的合同變更，應征得原擔保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔保單位的印章。（三）經(jīng)上級主管機關或相關機關批準登記的合同變更、解除，應報原批準機關或更新登記。（四）變更、解除合同的協(xié)議在尚未達成或批準之前，原合同繼續(xù)有效，仍應履行。第六章 合
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