【正文】 人事管理信息系統(tǒng) 關(guān)鍵詞 （ Keyword） 信息系統(tǒng) 管理信息系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 表 關(guān)鍵字 記錄 屬性 內(nèi)模式 概念模式 外模式 字段 主關(guān)鍵字 控件 綁定數(shù)據(jù) Access ODBC 數(shù)據(jù)源管理器 JET 引擎 摘 要 （ Abstract） 本人事管理信息系統(tǒng)是面向國內(nèi)企事業(yè)單位的人事部門而開發(fā)的一套便捷高效的人事管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)一改人事部門繁雜的傳統(tǒng)手工操作方式，充分利用電子化技術(shù)實現(xiàn)人事信息自動化管理。系統(tǒng)提供的不僅僅只是傳統(tǒng)管理的電子化，而是以人力資源管理為核心，集日常人事 信息管理、人員考核、統(tǒng)計及工資管理等與一體的應(yīng)用系統(tǒng)。系統(tǒng)采用當(dāng)今流行的 Access 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，交互性強(qiáng)，安全性高。 This personal management information system is which face to unit of local business personnel section but development of a convenient efficiently of the personal management system. That system is on changing the plicated and traditional handicraft of personnel section’s operation way， share profit to use the electronics the technique to realize personnel information of automation management. System offering of not only a tradition electronics manage, but human resource management for the core, gather the usual personnel information management, the personnel investigate, statistics and the wages manage etc of the applied system and integral whole. System adopts popular Access database construction nowadays, the mutation is strong, and the safety is high. 前 言 一、開發(fā)背景 跨入新世紀(jì)，企業(yè)究竟會面對一個怎樣的競爭環(huán)境呢 ?對此，企業(yè)管理的研究者與實踐者們都有一個共識：不確定性是企業(yè)所面臨的新競爭環(huán)境的主要特征，而造成這種不確定性的關(guān)鍵因素就是經(jīng)濟(jì)全球化、技術(shù)進(jìn)步和消費者地位提升。 首先，經(jīng)濟(jì)全球化徹底地改變了企業(yè)活動的范圍。現(xiàn)在，不管愿意不愿意，也不管是主動的還是被動的，即使是一個只在某國內(nèi)開展經(jīng)營活動的企業(yè)，也必須開始對遠(yuǎn)在大洋彼岸的競爭對手進(jìn)行關(guān)注與研究了。因此，經(jīng)濟(jì)全球化不僅增加了企業(yè)競爭環(huán)境構(gòu)成要素的數(shù)量，而且增加了企業(yè)競爭環(huán)境構(gòu)成要素間相 互作用的復(fù)雜程度，這就意味著增加了企業(yè)競爭環(huán)境的不確定性。 其次，科學(xué)技術(shù)不僅以一種人們難以想象的速度向前發(fā)展，而且人們也越來越難以預(yù)見這種進(jìn)步所可能產(chǎn)生的影響。如電子通訊、計算機(jī)、 Inter 和其它互動技術(shù)的突飛猛進(jìn)，改變了人們的空間概念，創(chuàng)造出一個沒有地理邊界限制的地球村?？苹米髌分械氖挛锘颥F(xiàn)象在我們來不及做出準(zhǔn)備時就轉(zhuǎn)眼變成了現(xiàn)實，這也不可避免地增加了企業(yè)競爭環(huán)境的不確定性。 最后，消費者的地位在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中得到不斷的提升，福特只提供黑色汽車的時代已經(jīng)一去不復(fù)返了。企業(yè)必須追隨消費者，因為消費者不僅 掌握著更多的市場信息，而且不斷地進(jìn)行新的需求選擇。企業(yè)必須讓消費者滿意和高興，因為這已成為企業(yè)在高度競爭的市場上獲得成功的關(guān)鍵。消費者地位的提高意味著企業(yè)對消費需求變化性和多樣性的限制能力越來越弱，這也必然導(dǎo)致企業(yè)競爭環(huán)境不確定性的增加。 以不確定性為特征的競爭環(huán)境向企業(yè)提出了新的挑戰(zhàn)，企業(yè)如何應(yīng)對這一挑戰(zhàn)呢？企業(yè)管理的研究者和實踐者們不約而同地將目光投向了人力資源。例如，核心能力理論認(rèn)為，企業(yè)在本質(zhì)上永遠(yuǎn)是一個能力體系，能力是能夠為人們共同感受到的社會智力資本，它包括人力資本、結(jié)構(gòu)資本和顧客資本；組織變革 理論認(rèn)為，有效的溝通是一種重要的組織資源，組織內(nèi)群體之間、個體之間以及群體與個體之間能否有效地整合和分享有價值的信息與知識是衡量組織有效性的標(biāo)準(zhǔn)，從而將研究的焦點指向了組織內(nèi)的人；而以資源為基礎(chǔ)的企業(yè)理論則認(rèn)為，傳統(tǒng)的競爭優(yōu)勢來源（如技術(shù)、財務(wù)資源的獲得）已不再能以稀缺的、不可模仿的和不可替代的方式為企業(yè)創(chuàng)造價值。因為人力資源的價值創(chuàng)造過程具有路徑依賴和因果關(guān)系模糊的特征，其細(xì)微之處競爭對手難以模仿，所以，企業(yè)的人力資源將是持久競爭優(yōu)勢的重要來源，有效地管理人力資本，而不是物質(zhì)資本，將是企業(yè)績效的最終決定因 素等等。 盡管不同的理論對“為什幺是人力資源？”有著不同的解釋，其殊途同歸的根本原因卻在于“人是企業(yè)能對自身進(jìn)行變革以適應(yīng)環(huán)境變化的惟一動力”。眾所周知，企業(yè)之所以存在是因為與自己自足相比為其它人生產(chǎn)是有效率的，不管這種效率是由于規(guī)模經(jīng)濟(jì)、專業(yè)化、還是由于交易費用的節(jié)約，它都是組織化的結(jié)果。因此，企業(yè)是由特定的要素以特定的方式結(jié)合在一起，從而具有相對效率優(yōu)勢的一個系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)中，人具有其它要素所沒有的特性 —— 自我變革與自我發(fā)展的能力，既也只有人，才能夠?qū)ζ髽I(yè)的構(gòu)成要素以及要素之間關(guān)系繼續(xù)調(diào)整?？梢姡?dāng)企 業(yè)與環(huán)境間的平衡被打破時，必須借助與人的力量，才能重新達(dá)成企業(yè)與環(huán)境間的適配。因此，面對不確定性的競爭環(huán)境，企業(yè)管理的的研究者和實踐者都只能從人 —— 這個企業(yè)自身變革的惟一動力源上，來試圖找出有效的對策。從這一認(rèn)識出發(fā)，可以毫無疑問地斷言，人力資源成為企業(yè)管理研究與實踐的熱點和核心是一種歷史性的必然。 然而，“人力資源”并不等同于“人力資源管理”。首先，人力資源管理在本質(zhì)上是人力資源能夠被開發(fā)的工具。企業(yè)管理者們可以使用人力資源管理實踐，如人力資源規(guī)劃、挑選、培訓(xùn)、薪酬系統(tǒng)，來吸引、確認(rèn)和保留高質(zhì)量的人力資源 。其次，在企業(yè)獲得高質(zhì)量的人力資源之后，人力資源管理的下一個目標(biāo)是鼓勵人們表現(xiàn)出支持企業(yè)利益的行為。因為人力資源對企業(yè)持續(xù)競爭優(yōu)勢來說只是一個必要條件，而不是一個充分條件。人力資源潛力的實現(xiàn)，在一定程度上是由于人們通過表現(xiàn)出特定的行為而允許企業(yè)從中獲益。因此，人力資源管理是人力資源和企業(yè)績效關(guān)系的中間變量。人力資源僅僅在與正確的人力資源管理實踐 —— 通過誘發(fā)員工行為產(chǎn)生優(yōu)勢的實踐 —— 相結(jié)合時，才是有效的。即擁有正確的人力資源管理是人力資源效率最大化必要條件。這種中間變量角色在一定程度上也解釋了為什幺許多企業(yè)強(qiáng) 調(diào)人力資源的重要性，而只有極少的企業(yè)能夠開發(fā)出作為競爭優(yōu)勢之源的人力資源。 隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化趨勢的發(fā)展以及我國加入 WTO后經(jīng)濟(jì)發(fā)展的總體情況看，企業(yè)間競爭的舞臺由國內(nèi)擴(kuò)展到全球，由國內(nèi)競爭迅速演變?yōu)閲H競爭，管理人員面臨著更為復(fù)雜而生疏的環(huán)境，決策中的變數(shù)更多，客觀需要更快的掌握更多、更廣的管理信息，因為對企業(yè)來說，各種必須的信息是其賴以生存和發(fā)展的根本。為了在激烈的競爭中求得生存，企業(yè)必須全面提升信息管理水平。尤其是以當(dāng)今市場為中心導(dǎo)向的市場經(jīng)濟(jì)背景下，管理信息在很大程度上決定了企業(yè)的經(jīng)營方向和業(yè)績，具 有特殊的地位與作用。因此這就需要企業(yè)不僅要在對外信息服務(wù)（企業(yè)網(wǎng)站等）上下足工夫，與外部環(huán)境保持密切的聯(lián)系；更需要加強(qiáng)其自身內(nèi)部的信息管理水平。這是因為：其一，近幾年，由于市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展和技術(shù)的不斷更新，競爭的激烈，行業(yè)的需求，迫使企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模加速擴(kuò)大，企業(yè)對管理方面的要求也不斷產(chǎn)生新的內(nèi)容，同時，這也為公司提供了廣闊的發(fā)展空間。其二，由于企業(yè)內(nèi)部眾多部門、環(huán)節(jié)、崗位之間關(guān)系紛繁復(fù) 雜，生產(chǎn)上不易統(tǒng)一調(diào)度和管理，因此需要對它們進(jìn)行統(tǒng)籌管理和安排，將其聯(lián)結(jié)成為一個有機(jī)的整體。而沒有一個科學(xué)的、適合企業(yè)的信 息管理系統(tǒng)是不可想象的。俗話說，打鐵全靠本身硬。只有企業(yè)自身增強(qiáng)了信息管理意識，理順了各種內(nèi)部關(guān)系，有效地將各種資源（人力、原材料、設(shè)備等）合理調(diào)配，才能最大限度地避免資源浪費以及成本無謂的增加，將更大的精力投入到生產(chǎn)經(jīng)營和生產(chǎn)管理中，根據(jù)不斷變化的信息，及時調(diào)整經(jīng)營方向和經(jīng)營目標(biāo)，有效地運(yùn)轉(zhuǎn)企業(yè)，使企業(yè)最終駛?cè)氤掷m(xù)良性增長的經(jīng)濟(jì)軌道，以此逐步提升企業(yè)的自身素質(zhì)和內(nèi)在價值，在競爭激烈的商海中擁有自己的一席之地。其三，由于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)著眼于未來，它協(xié)調(diào)企業(yè)組織內(nèi)各職能部門的相互配合關(guān)系，保證企業(yè)的均衡持續(xù)發(fā)展 ，并引導(dǎo)組織變革創(chuàng)新，以適應(yīng)新的形勢變化。因此一個企業(yè)不僅要制訂總體戰(zhàn)略，而且還需制訂各種職能戰(zhàn)略，以保證和支持總體戰(zhàn)略的實施。而其中人力資源戰(zhàn)略發(fā)揮著為其它職能戰(zhàn)略提供人力資源支持的作用?？梢姡髽I(yè)中的任何戰(zhàn)略決策，都需要人力資源戰(zhàn)略決策予以支持和保證。因此從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的角度來看，戰(zhàn)略上的成功除了企業(yè)能夠在涉及企業(yè)長運(yùn)興衰的重大問題上把握未來外，內(nèi)部人力資源的合理配置和管理也是必不可缺的，所以人事信息管理就顯得相當(dāng)重要了。一個比較成熟的企業(yè)，就必然擁有一個既科學(xué)又方便可行的人事信息管理系統(tǒng)，它不僅應(yīng)具有 快速查詢與統(tǒng)計的功能，而且能向組織管理者提供決策與預(yù)測信息 ,實現(xiàn)計算機(jī)管理的迅速、準(zhǔn)確地提供有關(guān)信息；同時 ,它也能為企業(yè)節(jié)約大量的資金成本和寶貴的時間，有效地管理內(nèi)部人事關(guān)系，提高管理工作水平，為企業(yè)管理層提供直觀、及時、方便的信息，提高迅速反應(yīng)能力和有效的決策支持，從而大大提高企業(yè)的綜合效益，增強(qiáng)市場競爭能力。 二、系統(tǒng)分析 系統(tǒng)分析是在系統(tǒng)調(diào)查的基礎(chǔ)上，根據(jù)確定的新系統(tǒng)要實現(xiàn)的目標(biāo)，對原系統(tǒng)的資料內(nèi)容及其處理流程進(jìn)行改進(jìn)、調(diào)整和補(bǔ)充，提出新的電算化信息系統(tǒng)資料內(nèi)容及其處理流程，即邏輯模型。 信息系統(tǒng)總體規(guī)劃的必要性 在開發(fā)人事管理信息系統(tǒng)之前對系統(tǒng)進(jìn)行總體規(guī)劃是非常必要的。總的說來，人事管理信息系統(tǒng)有以下幾個方面的特征： （ 1）資料量大 人事管理信息系統(tǒng)涉及企業(yè)經(jīng)營方式的說明與管理，一個企業(yè)中組織結(jié)構(gòu)，運(yùn)行方式，人員對工作的態(tài)度，對工作的熟練程度等等都必須有詳細(xì)的說明和記錄，最后還得綜合分類、計算，得出結(jié)論。由于企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)人員的復(fù)雜性，所以計算方法非?，嵥榧?xì)致，需要在機(jī)內(nèi)保留的時間長，因而資料量較大。 （ 2）數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜 拿企業(yè)人事信息來講，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)層次比較多，信息量大，因而數(shù)據(jù)處理流程比較 復(fù)雜。 （ 3）資料加工處理的方法要求嚴(yán)格 在人力資源管理中，企業(yè)各個管理事務(wù)的內(nèi)容都有比較嚴(yán)格的規(guī)定，如一些獎懲規(guī)章和激勵機(jī)制一般都比較清晰明確，不能隨意變動。 （ 4）資料的真實性、準(zhǔn)確性要求高 企業(yè)人力資源資料是否正確，不僅體現(xiàn)了企業(yè)現(xiàn)有的、可以運(yùn)行和調(diào)配的人力資源，也涉及到企業(yè)未來發(fā)展前景、發(fā)展空間、發(fā)展方向，以及本企業(yè)和其它關(guān)聯(lián)企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)作，甚至和其它外部企業(yè)的關(guān)系問題。因此，對資料對數(shù)據(jù)處理結(jié)果的真實性、準(zhǔn)確性要求比較高。 （ 5）要具有內(nèi)部控制的功能 人事管理信息系統(tǒng)不僅要有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理功能，而 且要具備嚴(yán)格的內(nèi)部控制功能。為了及時反映偏離計劃、工資預(yù)算、定額等現(xiàn)象的出現(xiàn)，防止例外事件、差錯的發(fā)生，要在數(shù)據(jù)處理過程中，根據(jù)內(nèi)部控制制度的各項原則，采用各種方式來加強(qiáng)內(nèi)部控制，以保證人力資源信息的可靠性和經(jīng)濟(jì)活動正常進(jìn)行。 （ 6）要具有可驗證性 人力資源資料不僅在處理過程中要求真實、可靠，而且事后可以在任何條件下，以任何方式進(jìn)行檢查和驗證。因此，在人事管理信息系統(tǒng)中，要為后驗工作提供必要的條件。 （ 7）要有充分的安全可靠保證 人力資源信息是加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理處理各方面關(guān)系的重要依據(jù)，絕不允許隨意泄露、破壞和遺 失，通常要采取各種有效措施，充分保證人事管理信息系統(tǒng)的安全等等。以上這些特征，是在企業(yè)人力資源工作長期實踐中逐步形成的，并在人力資源的手工操作時期一直沿襲下來，保持不變。當(dāng)然在實現(xiàn)計算機(jī)操作的過程中，不應(yīng)該也不允許由于采用現(xiàn)代化處理手段而使其受到影響。因此，也就使得人事管理信息系統(tǒng)的分析工作難度大大增加。 因此，有效地進(jìn)行人事管理信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃可以增進(jìn)系統(tǒng)和用戶的關(guān)系。做到信息資源的合理分配和實用，節(jié)省信息系統(tǒng)的投資；可以促進(jìn)信息系統(tǒng)應(yīng)用的深化，為企業(yè)創(chuàng)造更多的利潤；使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)回顧過去的工作，發(fā)現(xiàn)可以改進(jìn)的地方。總之，人事管理信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃是系統(tǒng)開發(fā)的基礎(chǔ)，是非常重要的，必須認(rèn)真對待這一階段的工作。 我公司是一家大中型的國有企業(yè)，隨著國企改革力度的加大和改革的深入進(jìn)行，企業(yè)發(fā)展的規(guī)模和經(jīng)營范圍也不斷擴(kuò)大，在上海、北京、深圳、天津等地都設(shè)有公司經(jīng)銷辦事處。公司員工隊伍也不斷壯大。但同時，由于舊有管理體制的局限性等因素，員工素質(zhì)參差不齊，這無形中給企業(yè)的管理帶來一定的難度。由于人員培訓(xùn)正在行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的人事管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，因此對員工進(jìn)行培訓(xùn)則是現(xiàn)行一個不錯的方法。實施人 員培訓(xùn)，有利于提高職員的素質(zhì)和能力，提高企業(yè)組織的整體水平和工作效益。例如，我公司為提高員工業(yè)務(wù)能力和自身素質(zhì)，不定期地舉行員工培訓(xùn)活動；針對員工的崗位職責(zé)、工作規(guī)范需要做出相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)；另外，員工工資的管理也有很強(qiáng)的靈活性：分三次發(fā)放，跟考勤、個人業(yè)績（或工時）、獎懲掛鉤。這些具體的管理要求