【正文】 1 1 目的 規(guī)定與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料進行控制，確保各有關(guān)部門所使用的文件為有效版本。 2 適用范圍 適用于與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料的控制。 3 職責(zé) 廠部辦公室負責(zé)管理性文件、資料的編制和管理； 技術(shù)科負責(zé)外來文件的收發(fā)管理及本廠技術(shù)文件的編制和管理； 各部門負責(zé)各自簽收文件和資料的管理。 4 程序 文件和資料的分類 文件和資料分管理性文件和技術(shù)性文件兩類， 管理性文件主要是指質(zhì)量手冊、程序文件和其他管理文件；技術(shù)性文件包括圖紙、工藝流程圖、工藝文件、檢驗文件等內(nèi)部技術(shù)文件和外來圖樣及標(biāo)準(zhǔn)。 文件和資料的編號 廠部辦公室制訂質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì)量記錄及第三層次文件的編號； 各有關(guān)部門按文件編號規(guī)定執(zhí)行，如有變動應(yīng)向廠部辦公室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。 文件編號規(guī)定 質(zhì)量手冊的編號 QA / ZH 年份號 企業(yè)代號 質(zhì)量手冊代號 程序文件的 編號 QP / ZH 文件程序號 對應(yīng)質(zhì)量體系要素號 企業(yè)代號 程序文件代號 文件和資料控制程序 編 號 QP/ZH4201 版本號 C 版 頁數(shù) /總頁 第 1 頁 共 5 頁 2 文件和資料控制程序 編 號 QP/ZH4201 版本號 C 版 頁數(shù) /總頁 第 2 頁 共 5 頁 第三層次 (質(zhì)量體系 )文件編號 QG / ZH － 順序號 所屬程序文件號 企業(yè)代號 文件代號 .. 質(zhì)量記錄的編號 QR / ZH － 順序號 所屬程序文件號 企業(yè)代號 質(zhì)量記錄代號 其他文件編號 QC / ZH 順序號 年份代號 部門代號 企業(yè)代號 文件特征代號 序號 部門代號 文件產(chǎn)生部門 1 辦 廠部辦公室 2 質(zhì) 質(zhì)檢科 3 銷 銷售科 4 供 供應(yīng)科 5 生 生產(chǎn)科 6 技 技術(shù)科 7 財 財務(wù)科 8 發(fā) 開發(fā)科 3 文件和資料控制程序 編 號 QP/ZH4201 版本號 C 版 頁數(shù) /總頁 第 3 頁 共 5 頁 文件的編制和審批 質(zhì)量手冊由廠部辦公室編制，管理者代表審核，廠長批準(zhǔn)； 程序文件由各部門 編制，科長審核，管理者代表批準(zhǔn)； 其他管理文件由各部門編制，報廠部辦公室批準(zhǔn)； 產(chǎn)品圖樣、工藝文件、檢驗文件等技術(shù)文件由技術(shù)科項目工程師編制。 文件和資料的發(fā)放 廠部辦公室資料員編制質(zhì)量手冊、程序文件的《受控文件和資料發(fā)放清單/收發(fā)登記》，經(jīng)廠部辦公室主任批準(zhǔn)后發(fā)放； 技術(shù)科資料員編制技術(shù)文件的《受控文件和資料發(fā)放清單 /收發(fā)登記》，經(jīng)技術(shù)科長批準(zhǔn)后發(fā)放； 發(fā)給供方的技術(shù)文件，技術(shù)科應(yīng)按文件管理要求，實行受控登記發(fā)放，供應(yīng)科建立供方 文件資料受控發(fā)放登記和管理，加工產(chǎn)品終止，文件資料收回； 廠部辦公室、技術(shù)科按《受控文件和資料發(fā)放清單 /收發(fā)登記》，發(fā)至有關(guān)部門簽收； 各部門建立本部門使用的《受控文件和資料目錄》，便于對文件的管理和控制； 工廠任何人員不得隨意借用其他人的文件進行復(fù)印，如需要，由本人提出申請，經(jīng)本部門負責(zé)人及廠部辦公室批準(zhǔn)后，另行發(fā)放。 工廠內(nèi)不得使用未加蓋“受控文件”印章的復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即由文件管理部門收回銷毀。 當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重影響使用 時，可到文件管理部門辦理更換手續(xù)，新文件的分發(fā)號仍沿用原文件分發(fā)號，文件管理部門應(yīng)將收回的破損文件銷毀。 當(dāng)文件使用人將文件丟失后，應(yīng)按 辦理申請領(lǐng)用手續(xù)，但必須在領(lǐng)用申請中作出說明。文件管理部門在另發(fā)文件時應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明丟失文件分發(fā)號作廢，必要時可將丟失文件的分發(fā)號通知各部門，防止誤用。 受控文件印章號 發(fā)放受控文件應(yīng)蓋受控印章號，各部門受控印章編號為： 4 文件和資料控制程序 編 號 QP/ZH4201 版本號 C 版 頁數(shù) /總頁 第 4 頁 共 5 頁 部門 受控號 部門 受控號 廠長室 08 質(zhì)檢科 06 廠部辦公室 01 生產(chǎn)科 07 銷售科 02 財務(wù)科 09 供應(yīng)科 03 開發(fā)科 10 技術(shù)科 05 記錄是一種特殊的文件，應(yīng)執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》的有關(guān)規(guī)定。 文件和資料的更改 為保證文件的適宜性 ,各部門結(jié)合平時使用情況進行適當(dāng)評審 ,必要時予以修改。文件需更改時，由使用部門填寫《文件更改申請單》，并由該文件的原審批部門負責(zé)審批，特殊情況，需指定其他部門審批時，被指定的部門應(yīng)獲得原文件審批所依 據(jù)有關(guān)背景資料； 文件更改分劃改和換頁兩種，劃改時，必須注明更改標(biāo)記、更改日期和更改人簽字；換頁時，必須注明更改日期，防止使用失效 /作廢版本文件； 工程規(guī)范 對所有顧客工程標(biāo)準(zhǔn) /規(guī)范的更改，技術(shù)科應(yīng)盡快進行及時評審，并且不能超過兩個工作星期。顧客有時間要求時，應(yīng)按顧客要求進行。評審、分發(fā)必須保存每項更改在生產(chǎn)中實施日期的記錄。實施必須包括所有有關(guān)文件的更新。 外來文件 (技術(shù)文件 )的確認 . 外來技術(shù)文件 ,由銷售科負責(zé)接收文件的銷售員填寫《資料交接清單》交技術(shù) 科，技術(shù)科項目工程師應(yīng)及時對外來圖紙 /標(biāo)準(zhǔn)的適用性進行識別，并簽字確認，交技術(shù)科資料員按《技術(shù)文件管理規(guī)定》進行管理； 技術(shù)科、質(zhì)檢科及廠部辦公室，應(yīng)在各自的權(quán)限范圍內(nèi)，負責(zé)收集與產(chǎn)品有關(guān)的國家、行業(yè)、地方、國際標(biāo)準(zhǔn)及法律、法規(guī)等的最新版本，統(tǒng)一編號，加蓋受控印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并收回舊標(biāo)準(zhǔn)。 文件的換版和作廢 文件經(jīng)多次更改 (修改狀態(tài)從 0 到 9 時 )或修改多處，影響版面清晰時應(yīng)進行換版。原版次文件作廢，換發(fā)新版本（版次為 A、 B、 C??）。 作廢的文件由 發(fā)放部門按《受控文件和資料發(fā)放清單 /收發(fā)登記》收回并 5 記錄，在文件上加蓋“作廢”印章，由發(fā)放部門填寫《文件銷毀申請單》銷毀。需作資料保留的作廢文件，應(yīng)加蓋“作廢留存”印章，由文件管理部門歸檔留存，個別部門因工作需要，需保留“作廢留存”文件作對照時，需經(jīng)發(fā)文部門批準(zhǔn)、登記備查，使用部門要做好管理工作，不應(yīng)放置在工作現(xiàn)場。 文件和資料的銷毀 作廢、改版、換頁的管理性文件，由廠部辦公室負責(zé) 銷毀，作廢、改版、換頁的技術(shù)性文件，由技術(shù)科負責(zé)銷毀； 凡作廢、改版、換頁的文件，文件管理部門應(yīng)如數(shù)收回，匯總后進行登記，由文件管理人員填寫《文件銷毀申請單》，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后進行銷毀； 作廢、改版、換頁文件銷毀時，有文件管理人員進行銷毀，部門負責(zé)人進行監(jiān)銷，并在《文件銷毀登記》中簽字。 文件和資料的貯存，應(yīng)有適宜的環(huán)境和設(shè)施，以免其受潮，霉變和蟲蛀。 質(zhì)量記錄的保存 質(zhì)量記錄由各部門分別保存，保存期為三年，需長期保存的質(zhì)量記錄交廠部辦公室保存。 5 相關(guān) /支 持性文件 QP/ZH4202《質(zhì)量記錄控制程序》 QG/ZH420101《技術(shù)文件管理規(guī)定》 6 質(zhì)量記錄 QR/ZH42011《受控文件和資料發(fā)放清單 /收發(fā)登記》 QR/ZH42012《受控文件和資料目錄》 QR/ZH42013《文件更改申請單》 QR/ZH42014《文件銷毀申請單》 QR/ZH42015《文件銷毀登記》 QR/ZH42016《受控文件和資料歸檔登記》 編制 /日期： 審核 /日期： 批準(zhǔn) /日期： 文件和資料控制程序 編 號 QP/ZH4201 版本號 C 版 頁數(shù) /總頁 第 5 頁 共 5 頁 6 1 目的 規(guī)定質(zhì)量記錄的控制和管理，以提供對產(chǎn)品、過程和質(zhì)量體系符合要求及體系有效運行的證據(jù)。 2 適用范圍 適用于與產(chǎn)品、過程和質(zhì)量體系所有質(zhì)量記錄（含來自供方質(zhì)量記錄）的控制。 3 職責(zé) 廠部辦公室負責(zé)全廠質(zhì)量記錄的審定、編號、登記以及質(zhì)量體系運行記錄的控制。 各部門按 有關(guān)程序要求做好分管范圍內(nèi)質(zhì)量記錄的管理。 記錄填寫者須做到字跡清晰、正確、完整，不得隨意涂改，嚴(yán)格執(zhí)行審、校與批準(zhǔn)手續(xù)。 4 程序 質(zhì)量記錄種類 與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的記錄：如原材料、在制品、成品的檢驗和試驗記錄，自制檢具校驗記錄、過程審核報告、產(chǎn)品質(zhì)量審核報告、不合格品評審處置記錄、用戶投訴記錄等； 質(zhì)量體系運行記錄：如內(nèi)部質(zhì)量體系審核報告、管理評審報告、人員培訓(xùn)和考核記錄等； 來自供方的質(zhì)量記錄。 質(zhì)量記錄表式的制定 各職能部 門根據(jù)證實質(zhì)量活動的需要，設(shè)計相應(yīng)的質(zhì)量記錄表式，報廠部辦公室審定編號、登記。 記錄要求 記錄人員按指定份數(shù)、格式，用鋼筆或原珠筆填寫，不需要填寫的欄目用“ — ”符號填滿。填寫字跡清晰，并簽名，并對記錄內(nèi)容真實性、完整性負責(zé)。 對有傳遞要求的質(zhì)量記錄，記錄人員應(yīng)按規(guī)定及時傳遞和流轉(zhuǎn)。 根據(jù)證實質(zhì)量活動的重要性及編目要求，各部門在質(zhì)量記錄編號后加流水號。 質(zhì)量記錄的收集、編目、管理 質(zhì)量記錄控制程序 編 號 QP/ZH4202 版本號 C 版 頁數(shù) /總頁