【正文】 中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) 柳州市劍泉標(biāo)牌有限公司 文件控制程序 文件編號： QP01A 版號： A0 1 目的 對質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行控制，確保各相關(guān)場所使用的文件是有效的。 2 適用范圍 適用于本 公司 內(nèi)部與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的控制。文件媒體可以是紙張、磁盤、照片、標(biāo)準(zhǔn)樣品、其它電子媒體或它們的組合等。 3 術(shù)語 文件：信息及其承載媒體。這里指與質(zhì)量管理體系運行有關(guān)的文件，包括質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì)量計劃、實施文件 (包括管理制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作、規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等 )。設(shè)計圖紙、質(zhì)量記錄 (表格 )以及適當(dāng)?shù)?外來文件 (如國定或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、政府法律、法規(guī)等 )。 資料：指為形成質(zhì)量管理體系文件提供信息或數(shù)據(jù)的參考性文件，包括外來的、內(nèi)部的與質(zhì)量管理體系有關(guān)的 (過期失效 )文件及新技術(shù)資料等。 規(guī)范：闡明要求的文件。 4 職責(zé) 總經(jīng)理 負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊和程序文件的批準(zhǔn)、發(fā)布。 管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊和程序文件的審核，負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員對現(xiàn)有文件進行評審。 行政部 負(fù)責(zé)所有受控文件的分類、編號、發(fā)放、回收、銷毀及原稿的保存。 各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制和使用、保管，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)相關(guān)文件的批準(zhǔn)。 技術(shù)文件由 生產(chǎn)綜合部 統(tǒng)一管理，并編制《技術(shù)文件管理辦法》和《技術(shù)文件編號規(guī)則》。 5 工作程序 文件的編制 各部門負(fù)責(zé)編制本部門主控的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、管理制度、技術(shù)文件等，并領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門會簽制度。會簽后的文件以主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。 文件的批準(zhǔn)發(fā)布 質(zhì)量手冊、程序文件由管理者代表審核、 總經(jīng)理 批準(zhǔn)發(fā)布。 本 公司 作業(yè)指導(dǎo)書、管理制度、技術(shù)文件等由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布。 文件的修改 文件的原稿制作部門應(yīng)定期對文件進行評審，當(dāng)本 公司 組織、產(chǎn)品、工作流程、 法律法規(guī)要求等發(fā)生變化時，應(yīng)考慮是否對文件進行適當(dāng)?shù)男薷摹? 文件的修改由原編制部門提出，按規(guī)定會簽、審批，并注明文件修改狀態(tài)。文件的修改頁應(yīng)按原規(guī)定范圍發(fā)放，做好發(fā)放記錄、并收回作廢頁。 當(dāng)由于文件的文字或排版錯誤需要個別修改時，該文件的控制部門應(yīng)保證所有文件均得到一致的修改 (如手工劃改 )。 當(dāng)文件換頁頁數(shù)超過總頁數(shù)的 30%或質(zhì)量字管理體系發(fā)生較大變動或其它情況需要時，應(yīng)考慮改版。 文件修訂后，文件持有者應(yīng)及時填寫《文件修訂記錄》。 文件的編號和標(biāo)識 中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) 文件必須編號。 公司 文件按以下方式統(tǒng)一分類、編號： a) 質(zhì)量手冊 ID QM 質(zhì)量手冊代號 公司 代號 b) 程序文件 ID QP 版本號 (A、 B、 C…… ) 程序文件序號 程序文件代號 公司 代號 c) 作業(yè)指導(dǎo)書 (管理規(guī)定 ) W1 文件流水號 部門 (技、質(zhì)、生…… ) 作業(yè)指導(dǎo)書 (管理規(guī)定 )代號 d) 表格編號 QR – XX 表格序號 相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)條款號 表格代號 e) 外來文件 WL 文件流水 外來代號 中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) 質(zhì)量手冊、程序文件、實施文件、技術(shù)圖紙等受控文件一律加蓋“受控”章。 文件的發(fā)放和回收 行政部 負(fù)責(zé)文件的發(fā)放回收。 文件應(yīng)按規(guī)定范圍按發(fā)放號發(fā)放，并填寫發(fā)放記錄，確保需要文件的各類人員都能得到適用的有效文件。 質(zhì)量手冊和程序文件的發(fā)放范圍及分發(fā)編號： 總經(jīng)理 01 管理者代表 02 行政部 03 生產(chǎn) 綜合 部 04 經(jīng)營部 05 供應(yīng) 部 06 若文件需要復(fù)印，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，且受控應(yīng)與原文件保持一致。 文件破損難以繼續(xù)使用時，應(yīng)辦理更換手續(xù)，以舊換新 (發(fā)放號不變 )。如丟失，須重新辦理領(lǐng)用手續(xù)，注明為補發(fā)文件。 文件換版發(fā)放時，應(yīng)收回舊版文件，并按原發(fā)放范圍發(fā)放。 文件持有者如離開本崗位，應(yīng)按原發(fā)文件如數(shù)交回。 文件和資料的作廢 作廢、過期文件由該文件的控制部門下達作廢通知、集中銷毀。如仍有保留價值需留存?zhèn)洳?時，須在該文件上注明“作廢”標(biāo)識、并單獨存放。 文件和資料的保管和歸檔 各部門應(yīng)指定專人保管，對文件和資料及時進行歸檔、分類、編目、立卷等，以使于識別和檢索。 外來文件的控制 各部門可通過國家標(biāo)準(zhǔn)局的標(biāo)準(zhǔn)出版信息、報紙、互聯(lián)網(wǎng)等收集有關(guān)國際、國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范的最新版本，并及時通知 行政部 ，按規(guī)定范圍發(fā)放和回收。外來文件應(yīng)有“文件標(biāo)識”。 各部門若收到上級有關(guān)部門頒發(fā)的質(zhì)量管理文件、且經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)引用后，應(yīng)及時通知行政部，按規(guī)定范圍發(fā)放。 文件和資料的清單控制 各部門應(yīng)建立各自“有效文件清單”，以識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)。 行政部對各部門的有效文件清單進行整理、匯總，每年發(fā)布一次本 公司 “有效文件總清單”。 質(zhì)量記錄按《質(zhì)量記錄控制程序》執(zhí)行。 7 表格 發(fā)文登記表 收文登記表 外來文件登記表 － 04 有效文件清單 － 05 文件借閱登記表 作廢文件銷毀記錄表 中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) 柳州市劍泉標(biāo)牌有限公司 質(zhì)量記錄控制程序 文件編號： QP02A 版號： A0 1 目的 規(guī)范質(zhì)量記錄的管理，客觀、真實、準(zhǔn)確地反映質(zhì)量活動和質(zhì)量活動等有效運行。為產(chǎn)品的可追溯性以及采取改進、糾正和預(yù)防措施提供依據(jù)。 2 適用范圍 本程序文件適用質(zhì)量體系有關(guān)的所有記錄。 3 職責(zé) 公司 各級負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)相關(guān)質(zhì)量記錄的編制、處理和審批。 各部門負(fù)責(zé)相關(guān)質(zhì)量記錄的編制、填寫、收集、保存、歸檔、移交、處理、 管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督、審查、質(zhì)量記錄控制的實施情況。 質(zhì)量記錄的填寫人員，對所記錄 的每一個數(shù)據(jù)、文字負(fù)責(zé)。 4 工作程序 質(zhì)量記錄的分類、范圍和形式 . 凡質(zhì)量體系中的記錄、報告、檢驗和驗證數(shù)據(jù)等，均屬“質(zhì)量記錄”的范圍。 對需要控制的記錄，可分為下列兩種類型： a) 與質(zhì)量體系運行有關(guān)的記錄，主要有：質(zhì)量體系審核、管理評審、合同評審、合格供方評定、糾正和預(yù)防措施，培訓(xùn)和考核等記錄。 b) 與產(chǎn)品有關(guān)的記錄，主要有“質(zhì)量檢驗記錄、不合格處置、產(chǎn)品讓步等記錄。 質(zhì)量記錄可以是表格、圖表、報告、磁帶、磁盤、照片等形式。 質(zhì)量記錄樣式的編制和審批 各部門根據(jù)需要，可自行編制質(zhì)量記錄 樣式，并按《文件控制程序》表號說明給質(zhì)量記錄樣式唯一“表號”。 新編制的質(zhì)量記錄樣式，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、 公司 主管領(lǐng)導(dǎo)審批（可與文件一起審批，單獨審批時，采取在背面簽名的方式進行）。 質(zhì)量記錄樣式的發(fā)放與更改 按《文件控制程序》的發(fā)放與管理 行政部 編制樣式目錄 “質(zhì)量記錄匯總表”，分發(fā)給各部門使用， 質(zhì)量記錄樣式的更改，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、 公司 主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并給予新的編號，更后的樣式按《文件控制程序》的要求發(fā)放，同時回收舊樣式。 質(zhì)量記錄的管理 填寫要 求 質(zhì)量記錄的字跡應(yīng)清晰、真實，并按要求正確填寫，且不應(yīng)隨意涂改。如有錯誤，應(yīng)用劃線的方式進行更改，并簽名，必要時證明日期。 各部門應(yīng)適時對記錄進行收集、歸檔 查閱、借閱 a) 已歸檔的質(zhì)量記錄，借閱時應(yīng)填寫“文件借閱登記表”。 b) 所有記錄的原件，一律不借給 公司 以外的單位、人員。 質(zhì)量記錄的標(biāo)識、貯存和保護 中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) a) 質(zhì)量記錄按類別裝訂成冊，做好標(biāo)識，保存在適當(dāng)?shù)臋n案柜中使于查閱，并注意防鼠、防潮、防止損壞、變質(zhì)和丟失。 b) 采用其它媒體的質(zhì)量記錄，也應(yīng)有相應(yīng)的貯存條件，如軟盤，應(yīng)防潮、防壓、防 磁，以免貯存內(nèi)容丟失。必要時，可復(fù)制備用。 外來質(zhì)量記錄的控制 供應(yīng)商提供物質(zhì)的有關(guān)質(zhì)量記錄，由 供應(yīng)部 交 生產(chǎn)綜合部 管理。 顧客質(zhì)量投訴，由經(jīng)營部交 生產(chǎn)綜合部 管理。 其它外來記錄由相應(yīng)的部門保存。 質(zhì)量記錄的保存期 質(zhì)量記錄的保存期按“質(zhì)量管理制度”執(zhí)行，沒有特別規(guī)定的，保存期為一年。 質(zhì)量記錄的處理 已超過保管期且無查閱價值的記錄由文管員填寫“文件銷毀申請單”，由部門負(fù)責(zé)人審批后，文管員負(fù)責(zé)銷毀。 5 表格 － 01 質(zhì)量記錄目錄及其 保存期 中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) 柳州市劍泉標(biāo)牌有限公司 管理評審程序 文件編號： QP03A 版號： A0 1 目的 確保 公司 的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)少質(zhì)量管理體系持續(xù)的適宜性、充分性和有效性。 2 適用范圍 適用于本 公司 質(zhì)量管理體系評審工作。 3 術(shù)語 管理評審：為確定質(zhì)量管理體系的適宜性、充分性和有效性，以達到規(guī)定的目標(biāo)所進行的活動。 有效性：完成策劃的活動和達到策劃結(jié)果的程序。 4 職責(zé) 總經(jīng)理 負(fù)責(zé)主持管理評審會議，批準(zhǔn)管理評審計劃和管理評審報 告。 各部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備和提供本部門管理評審中所需的資料和數(shù)據(jù)，并負(fù)責(zé)管理評審結(jié)論中的糾正和預(yù)防措施的實施。 管理者代表負(fù)責(zé)編制管理評審計劃。 行政部 負(fù)責(zé)對和預(yù)防措施進行跟蹤驗證。 5 工作程序 管理評審計劃 一般情況下管理評審每年進行一次，安排在年末或年初進行。 在本 公司 內(nèi)、外情況發(fā)生重大變化（如內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、資源發(fā)生變化外部法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等變化）時，可由 總經(jīng)理 決定在適當(dāng)?shù)臅r候進行管理評審。 一般在評審前的 34 周內(nèi)，由管理者代表編制“管理評審計劃”，以 總經(jīng)理 批準(zhǔn)后發(fā)至參加人員。 評審輸入： a) 各部門提供的本 公司 質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的貫徹、執(zhí)行和完成情況； b) 管理者代表 提供的內(nèi)部和外部質(zhì)量審核結(jié)果； c) 經(jīng)營部提供的顧客反饋和投訴信息； d) 各部門提供的體系過程業(yè)績； e) 生產(chǎn)綜合部 提供的產(chǎn)品符合性（合格率）； f) 各部門提供的實施糾正和預(yù)防措施實施情況； g) 行政部 提供的上次管理評審的跟蹤措施的落實情況和效果評價； h) 各 部門提供的可能影響質(zhì)量管理體系變化的 公司 內(nèi)、外部環(huán)境； i) 各部門提供的改進建議。 評審會議 由 總經(jīng)理 主持管理評審會議，各部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員參加 。 與會人員對管理評審計劃中的評審內(nèi)容進行逐項評審。 行政部 負(fù)責(zé)對評審會議進行記錄。 評審結(jié)論： 總經(jīng)理 對評審情況進行歸納整理，做出管理評審結(jié)論（包括體系適宜性、充分性、有效性的總體評價，與產(chǎn)品、過程、體系、資源有關(guān)的糾正和預(yù)防措施）， 中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) 并安排進一步的分析調(diào)查、跟蹤驗證和效果評價活動。 評審輸出： a) 質(zhì)量管理體系（包括質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)）及其過程有效性的改進； b) 與顧客要求有關(guān)的產(chǎn)品的改進； c) 資源配置需求的改進； 管理評審報告： 在評審會議后 3 日內(nèi)，由管理者代表編寫出 “管理評審報告”，以 總經(jīng)理 審批后，由管理者代表負(fù)責(zé)在 7 個工作日內(nèi)分發(fā)給參加評審會的有關(guān)部門 /人員。 評審后的糾正和預(yù)防措施。 各主管部門分析問題原因，制訂糾正和預(yù)防措施，并負(fù)責(zé)實施。 行政部 負(fù)責(zé)對糾正和預(yù)防措施進行跟蹤驗證。 6 表格 管理評審計劃 管理評審輸入報告 － 03 管理會議記錄 管理評審報告 中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) 柳州市劍泉標(biāo)牌有限公司 人力資源管理程序 文件編號： QP04A 版