【正文】 企業(yè)采購(gòu)與供應(yīng) 目錄 4 課程介紹 1 2 3 5 學(xué)習(xí)情境一：認(rèn)識(shí)采購(gòu)管理 學(xué)習(xí)情境二：采購(gòu)的前期準(zhǔn)備 學(xué)習(xí)情境四：采購(gòu)的事后管理 學(xué)習(xí)情境三：采購(gòu)的實(shí)施 項(xiàng)目二 采購(gòu)的前期準(zhǔn)備 任務(wù) 2 建立采購(gòu)管理組織 技能 1 如何組建采購(gòu)部門 技能 2 如何明確采購(gòu)部門人員職責(zé) 技能 3 如何針對(duì)不同物品選擇采購(gòu)制度 技能 4 如何招聘和培訓(xùn)人員 技能 5 如何組建優(yōu)秀的采購(gòu)組織團(tuán)隊(duì) ? 項(xiàng)目任務(wù)：以 68人為一小組，分組成立虛擬企業(yè)，每個(gè)企業(yè)建立采購(gòu)管理組織，明確分工和崗位職責(zé) 任務(wù) 2 建立采購(gòu)管理組織 ? 采購(gòu)部門組織的設(shè)立，其主要的問(wèn)題是如何去 配合企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)以及與其他部門間的協(xié)調(diào)配合 。采購(gòu)作業(yè)不單要了解本身業(yè)務(wù)的特質(zhì)，還需隨時(shí)注意各部門間的協(xié)調(diào)配合，以便能及時(shí)獲得經(jīng)濟(jì)有效的供應(yīng)，因此一般在設(shè)計(jì)采購(gòu)組織時(shí)，應(yīng)特別 注意協(xié)調(diào)不同業(yè)務(wù)部門共同完成 ，要依據(jù)相同規(guī)范，參照實(shí)際需要，建立整體關(guān)系，并作適當(dāng)?shù)墓芾?，以期能發(fā)揮整體的作用。 任務(wù) 2 建立采購(gòu)管理組織 ? 一、采購(gòu)部門在組織中地位 ? 影響采購(gòu)在組織中最終地位的因素按重要程度來(lái)看有以下幾類： – 在最終產(chǎn)品的成本中，采購(gòu)原料所占的份額 。采購(gòu)原料所占的份額越高，采購(gòu)在企業(yè)中的地位也越高。 – 公司采購(gòu)的原料，當(dāng)下市場(chǎng)供應(yīng)情況。 如果公司所采購(gòu)的原料，目前供應(yīng)市場(chǎng)處于壟斷、或者是掛斷壟斷，管理層對(duì)于采購(gòu)的直接關(guān)注會(huì)比較多。 – 公司的財(cái)務(wù)狀況。 在公司財(cái)務(wù)狀況良好的情況下，管理層對(duì)于采購(gòu)或者物流部門都會(huì)比較寬松。相反，當(dāng)公司的財(cái)務(wù)發(fā)生嚴(yán)重問(wèn)題時(shí)，管理層會(huì)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)和與采購(gòu)相關(guān)的成本提出比較高的要求。畢竟從管理層的角度來(lái)看，采購(gòu)部門是個(gè)直接花錢的部門。 – 管理層自身的知識(shí)和認(rèn)識(shí)水平。 如果管理層自身的知識(shí)和認(rèn)識(shí)水平比較高，把采購(gòu)職能提升到戰(zhàn)略的高度，那么采購(gòu)部門也會(huì)得到比較多的關(guān)注。 采購(gòu)部門在企業(yè)中的地位 ? 采購(gòu)部門在企業(yè)中的地位可以分成以下幾種類型： – 獨(dú)立部門 ? 在大中型企業(yè)，物料采購(gòu)在產(chǎn)品單位成本占有較高比例，其職責(zé)范圍還包括存量控制、倉(cāng)儲(chǔ)、驗(yàn)收、運(yùn)輸?shù)取? – 單純采購(gòu) ? 只辦理物料的采購(gòu)，而不兼辦驗(yàn)收與儲(chǔ)運(yùn)，適用于單一或采購(gòu)的項(xiàng)目、數(shù)量較少的企業(yè)。 – 附屬于生產(chǎn)部門 ? 適用于物料采購(gòu)工作單純、價(jià)格較穩(wěn)定的企業(yè)。 – 附屬銷售部門 ? 適用于材料經(jīng)簡(jiǎn)單程度就可以出售或非制造業(yè)等。 二、采購(gòu)部門在企業(yè)中的隸屬關(guān)系 ? 采購(gòu)部門隸屬于生產(chǎn)副總經(jīng)理 ：主要職責(zé)是協(xié)助生產(chǎn)工作順利運(yùn)行 總經(jīng)理 行政副總 銷售副總 生產(chǎn)副總 生產(chǎn) 倉(cāng)儲(chǔ) 采購(gòu) 二、采購(gòu)部門在企業(yè)中的隸屬關(guān)系 ? 采購(gòu)部門在企業(yè)中隸屬于行政副總經(jīng)理 ：采購(gòu)部門的主要職責(zé)是獲得較佳的價(jià)格和付款方式、以達(dá)到財(cái)務(wù)上的目標(biāo)。 總 經(jīng) 理行 政 部 業(yè) 務(wù) 部 生 產(chǎn) 部倉(cāng) 儲(chǔ) 生 產(chǎn) 控 制 制 造 產(chǎn) 品 管 理采 購(gòu)?fù)?事活 動(dòng)后 勤服 務(wù)二、采購(gòu)部門在企業(yè)中的隸屬關(guān)系 ? 采購(gòu)部門直接隸屬于總經(jīng)理 ：采購(gòu)部門主要發(fā)揮降低成本作用。當(dāng)企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模不大，但物料或商品在制造成本或銷貨成本所占的比率比較高時(shí)采用。 總 經(jīng) 理行 政 部 業(yè) 務(wù) 部 生 產(chǎn) 部 人 事 部 采 購(gòu) 部二、采購(gòu)部門在企業(yè)中的隸屬關(guān)系 ? 采購(gòu)部門隸屬于資財(cái)部： 配合生產(chǎn)和倉(cāng)儲(chǔ)部門，適于物料需要管制不易，需要采購(gòu)部門經(jīng)常與其他相關(guān)部門溝通、協(xié)調(diào)的企業(yè)， 資 財(cái) 部 業(yè) 務(wù) 部 生 產(chǎn) 部 人 事 部采 購(gòu) 部行 政 部總 經(jīng) 理三、采購(gòu)管理組織設(shè)立步驟 考 慮 采 購(gòu) 管 理 職 能考 慮 采 購(gòu) 任 務(wù) 量確 定 采 購(gòu) 管 理 組 織 機(jī) 構(gòu)設(shè) 計(jì) 管 理 作 業(yè) 流 程設(shè) 定 崗 位為 各 個(gè) 崗 位 配 備 合 適 的 人 四、采購(gòu)組織的類型 按物品類別劃分的組織形式 按采購(gòu)地區(qū)劃分的組織形式 按顧客屬性建立 4 按采購(gòu)物品的價(jià)值或重要性劃分 按采購(gòu)過(guò)程劃分 6 綜合結(jié)構(gòu)形式 按照采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程，將采購(gòu)計(jì)劃的制定、詢價(jià)、比價(jià)、簽訂合同、催貨、提貨、貨款結(jié)算等工作交給不同人員辦理。 不同的物品有不同的特點(diǎn)，按物品的類別將采購(gòu)部門劃分為不同的采購(gòu)小組， 可以按采購(gòu)地區(qū)的不同，將采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)分為不同的小組，每個(gè)采購(gòu)小組承擔(dān)一系列的采購(gòu)業(yè)務(wù) 一般企業(yè)將以系列的物品、地區(qū)、價(jià)值、業(yè)務(wù)等為基礎(chǔ)，混合式構(gòu)建組織形式 A一般交由采購(gòu)主管負(fù)責(zé)。 B、 C類物品價(jià)值不高，可交給一般采購(gòu)人員負(fù)責(zé)。 任務(wù) 2 建立采購(gòu)管理組織 五、各種不同類型采購(gòu)組織的適用情況 按業(yè)務(wù)過(guò)程分工劃分的組織 采購(gòu)量大、采購(gòu)物品品種 較少、交貨期長(zhǎng)的企業(yè) 按物品類別劃分的組織 按采購(gòu)地區(qū)劃分的組織 按采購(gòu)品價(jià)值劃分的組織 綜合結(jié)構(gòu)形式 采購(gòu)物品繁雜的企業(yè) 跨國(guó)采購(gòu)的企業(yè) 采購(gòu)量大、品種多的企業(yè) 規(guī)模化的組織 按顧客屬性劃分的組織 顧客較為集中的企業(yè) 例：大型企業(yè)采購(gòu)部門組織架構(gòu) 采 購(gòu) 經(jīng) 理檔案部跟單部票據(jù)部采購(gòu)部運(yùn)輸部殘料部研究部?jī)r(jià)格表產(chǎn)品目錄檔案記錄采購(gòu)記錄程序研究市場(chǎng)研究?jī)r(jià)值分析辦公設(shè)備制造設(shè)備普通物料各種燃料包裝材料化學(xué)原料金屬材料其他物料 五金原料 例：中型企業(yè)采購(gòu)部門組織架構(gòu) 采 購(gòu) 科 行 政 科 運(yùn) 輸 科物料組原料組零件組設(shè)備組訂貨組價(jià)格發(fā)票組文書組追蹤組運(yùn)輸督察組包裝運(yùn)輸組運(yùn)輸事務(wù)組討論 六、采購(gòu)部門崗位 包括以下幾部分： 采購(gòu)經(jīng)理 采購(gòu)科長(zhǎng) 助理 采購(gòu)人員（計(jì)劃管理崗、采購(gòu)管理崗、物資需求計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)和經(jīng)營(yíng)分析、績(jī)效考核崗位） P323 各崗位職責(zé) 采購(gòu)經(jīng)理 A、擬訂采購(gòu)部門的工作方針與目標(biāo)； B、負(fù)責(zé)主要原料與物料的采購(gòu)： C、編制年度采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算； D、簽定、審核訂購(gòu)單與合約； E、采購(gòu)制度的建立與改善； F、撰寫部門周報(bào)與月報(bào)； G、主持采購(gòu)人員的教育訓(xùn)練； H、建立與供應(yīng)商良好的伙伴關(guān)系 I、主持或參與采購(gòu)相關(guān)的業(yè)務(wù)會(huì)議，并做好部門間的協(xié)調(diào)工作。 各崗位職責(zé) 采購(gòu)科長(zhǎng) A、分派采購(gòu)人員及助理的日常工作； B、負(fù)責(zé)次要原料或物料的采購(gòu)； C、協(xié)助采購(gòu)人員與供應(yīng)商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等； D、采購(gòu)進(jìn)度的跟蹤； E、保險(xiǎn)、公證、索賠的督導(dǎo)； F、審核一般物料采購(gòu)案； G、市場(chǎng)調(diào)查； H、供應(yīng)商的考核。 各崗位職責(zé) 采購(gòu)助理 A、請(qǐng)購(gòu)單、驗(yàn)收單的登記； B、交貨記錄及稽催； C、訪客的安排與接待； D、采購(gòu)費(fèi)用的申請(qǐng)與報(bào)支； E、進(jìn)出口文件及手續(xù)的申請(qǐng)； F、電腦職作業(yè)與檔案管理；承辦保險(xiǎn)、公證事宜。 各崗位職責(zé) 采購(gòu)員 A、經(jīng)辦一般性物料的采購(gòu)； B、查訪廠商； C、與供應(yīng)商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等； D、要求供應(yīng)商執(zhí)行價(jià)值工程的工作。 E、確認(rèn)交貨日期； F、一般索賠案件的處理； G、處理退貨； H、收集價(jià)格情報(bào)及替代品資料。 七、采購(gòu)組織設(shè)計(jì)的原則 戰(zhàn)略匹配原則 效率原則 目標(biāo)原則 功能塊整合與合理分工原則 管理幅度原則 權(quán)責(zé)相符原則 有機(jī)界面原則 閉環(huán)原則 環(huán)境適應(yīng)性原則 統(tǒng)一指揮原則 八、選擇采購(gòu)制度 采購(gòu)管理制度主要制度有 采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)制度 、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度 、 監(jiān)督制度 和 民主管理制度 。 采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)制度 ： 即采購(gòu)決策制度，按采購(gòu)什么、采購(gòu)多少，什么時(shí)候采購(gòu)等決策權(quán)屬于哪一級(jí)來(lái)劃分領(lǐng)導(dǎo)制度 集中采購(gòu)制度 分散采購(gòu)制度 混合采購(gòu)制度 采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)制度 （ 1）集中制 ? 采購(gòu)的決策權(quán)集中于總公司，其他分公司或分廠無(wú)權(quán)采購(gòu)，適用于小企業(yè)或分公司（分廠）較集中的企業(yè)采用，集中制的特點(diǎn)是： ? ①價(jià)格優(yōu)惠 ? ② 管理統(tǒng)一 ? ③降低成本 ? ④統(tǒng)籌規(guī)劃 采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)制度 （ 2）分散制 將采購(gòu)的決策權(quán)分散于各個(gè)分公司或分廠。一般大規(guī)模企業(yè)，且分公司（分廠）分散在各地，企業(yè)的各分公司（分廠）所需的物資差異較大時(shí)，企業(yè)常采用這種領(lǐng)導(dǎo)制度 。 ? 優(yōu)點(diǎn) ： ①針對(duì)性強(qiáng)；② 減少了內(nèi)部物資的調(diào)撥手續(xù)， ③ 采用這種領(lǐng)導(dǎo)制度能充分調(diào)動(dòng)分公司（分廠）的積極性 ? 缺點(diǎn) ： 不利于采購(gòu)資金的統(tǒng)一 管理 ，浪費(fèi)人力、物力、 財(cái)力 ，無(wú)法享受價(jià)格優(yōu)惠，使進(jìn)價(jià)較高。易造成管理失控 分散型組織結(jié)構(gòu)圖 總 經(jīng) 理辦 公 室部 門 A部 門 B部 門 C采購(gòu)生產(chǎn)市場(chǎng) /銷售采購(gòu)生產(chǎn)市場(chǎng) /銷售采購(gòu)生產(chǎn)市場(chǎng) /銷售 采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)制度 ? （ 3）混合制 ? 若企業(yè)的分公司（分廠）的所需的物品相同，且采購(gòu)金額較大時(shí)，由總公司統(tǒng)一采購(gòu)，對(duì)于各分公司間有差異的、金額較小的、臨時(shí)性采購(gòu)的物品由分公司自行采購(gòu)。這樣，一方面能使采購(gòu)資金較合理地統(tǒng)一管理，又能調(diào)動(dòng)各分公司的積極性，及時(shí)滿足經(jīng)營(yíng)的需要。 混合型組織結(jié)構(gòu)圖 總 經(jīng) 理采 購(gòu) 部 辦 公 室部 門 A 部 門 B 部 門 C采 購(gòu) 生 產(chǎn) 營(yíng) 銷 采 購(gòu) 生 產(chǎn) 營(yíng) 銷 采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)制度 （ 4）三種不同領(lǐng)導(dǎo)制度的選擇 物品共性 地理分布 市場(chǎng)結(jié)構(gòu) 降價(jià)潛力 專業(yè)要求 價(jià)格影響 客戶需求 考慮因素 經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度 ? 經(jīng)濟(jì)責(zé)任制是按照客觀經(jīng)濟(jì)規(guī)律的要求，以提高 經(jīng)濟(jì)效益及 服務(wù)質(zhì)量 為目標(biāo)，科學(xué)地確定相關(guān)部門、人員經(jīng)濟(jì)職責(zé)、利益權(quán)力的一項(xiàng) 管理制度 。明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，有利于維護(hù)采購(gòu)隊(duì)伍的良好的工作秩序，提高 工作效率 ，講究 經(jīng)濟(jì)核算 ，從而提高經(jīng)濟(jì)效益。采購(gòu)部門的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度通常有以下幾方面： （ 1） 崗位責(zé)任制 ? 崗位責(zé)任制是采購(gòu)制度的中心環(huán)節(jié)。建立與健全采購(gòu)崗位責(zé)任制，能做到采購(gòu)部門人人有職責(zé)，事事有人管，目標(biāo)清楚，責(zé)任明確，工作有條不紊，加強(qiáng)職工責(zé)任感，調(diào)動(dòng) 工作積極性 ，發(fā)揮其聰明才智；可以堵塞工作漏洞，保證采購(gòu)工作的良好秩序。 經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度 ? （ 2）采購(gòu)費(fèi)用承包制 ? 這是采購(gòu)部門加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算的一種形式，在實(shí)際工作中，許多企業(yè)的 采購(gòu)費(fèi)用 大大超過(guò)正常的費(fèi)用水平，造成采購(gòu)環(huán)節(jié)經(jīng)濟(jì)效益低下，從而也影響了整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。因此，用制度的形式來(lái) 控制采購(gòu)費(fèi)用的開支水平顯得尤為重要。 獎(jiǎng)懲制度 ? 真正