【正文】 企業(yè)采購與供應(yīng) 目錄 4 課程介紹 1 2 3 5 學(xué)習(xí)情境一：認(rèn)識(shí)采購管理 學(xué)習(xí)情境二：采購的前期準(zhǔn)備 學(xué)習(xí)情境四：采購的事后管理 學(xué)習(xí)情境三：采購的實(shí)施 項(xiàng)目二 采購的前期準(zhǔn)備 任務(wù) 2 建立采購管理組織 技能 1 如何組建采購部門 技能 2 如何明確采購部門人員職責(zé) 技能 3 如何針對不同物品選擇采購制度 技能 4 如何招聘和培訓(xùn)人員 技能 5 如何組建優(yōu)秀的采購組織團(tuán)隊(duì) ? 項(xiàng)目任務(wù)：以 68人為一小組，分組成立虛擬企業(yè)，每個(gè)企業(yè)建立采購管理組織，明確分工和崗位職責(zé) 任務(wù) 2 建立采購管理組織 ? 采購部門組織的設(shè)立，其主要的問題是如何去 配合企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)以及與其他部門間的協(xié)調(diào)配合 。采購作業(yè)不單要了解本身業(yè)務(wù)的特質(zhì)，還需隨時(shí)注意各部門間的協(xié)調(diào)配合，以便能及時(shí)獲得經(jīng)濟(jì)有效的供應(yīng)，因此一般在設(shè)計(jì)采購組織時(shí)，應(yīng)特別 注意協(xié)調(diào)不同業(yè)務(wù)部門共同完成 ，要依據(jù)相同規(guī)范，參照實(shí)際需要，建立整體關(guān)系，并作適當(dāng)?shù)墓芾恚云谀馨l(fā)揮整體的作用。 任務(wù) 2 建立采購管理組織 ? 一、采購部門在組織中地位 ? 影響采購在組織中最終地位的因素按重要程度來看有以下幾類： – 在最終產(chǎn)品的成本中，采購原料所占的份額 。采購原料所占的份額越高，采購在企業(yè)中的地位也越高。 – 公司采購的原料，當(dāng)下市場供應(yīng)情況。 如果公司所采購的原料，目前供應(yīng)市場處于壟斷、或者是掛斷壟斷，管理層對于采購的直接關(guān)注會(huì)比較多。 – 公司的財(cái)務(wù)狀況。 在公司財(cái)務(wù)狀況良好的情況下，管理層對于采購或者物流部門都會(huì)比較寬松。相反，當(dāng)公司的財(cái)務(wù)發(fā)生嚴(yán)重問題時(shí)，管理層會(huì)對采購業(yè)務(wù)和與采購相關(guān)的成本提出比較高的要求。畢竟從管理層的角度來看，采購部門是個(gè)直接花錢的部門。 – 管理層自身的知識(shí)和認(rèn)識(shí)水平。 如果管理層自身的知識(shí)和認(rèn)識(shí)水平比較高，把采購職能提升到戰(zhàn)略的高度，那么采購部門也會(huì)得到比較多的關(guān)注。 采購部門在企業(yè)中的地位 ? 采購部門在企業(yè)中的地位可以分成以下幾種類型： – 獨(dú)立部門 ? 在大中型企業(yè)，物料采購在產(chǎn)品單位成本占有較高比例，其職責(zé)范圍還包括存量控制、倉儲(chǔ)、驗(yàn)收、運(yùn)輸?shù)取? – 單純采購 ? 只辦理物料的采購，而不兼辦驗(yàn)收與儲(chǔ)運(yùn)，適用于單一或采購的項(xiàng)目、數(shù)量較少的企業(yè)。 – 附屬于生產(chǎn)部門 ? 適用于物料采購工作單純、價(jià)格較穩(wěn)定的企業(yè)。 – 附屬銷售部門 ? 適用于材料經(jīng)簡單程度就可以出售或非制造業(yè)等。 二、采購部門在企業(yè)中的隸屬關(guān)系 ? 采購部門隸屬于生產(chǎn)副總經(jīng)理 ：主要職責(zé)是協(xié)助生產(chǎn)工作順利運(yùn)行 總經(jīng)理 行政副總 銷售副總 生產(chǎn)副總 生產(chǎn) 倉儲(chǔ) 采購 二、采購部門在企業(yè)中的隸屬關(guān)系 ? 采購部門在企業(yè)中隸屬于行政副總經(jīng)理 ：采購部門的主要職責(zé)是獲得較佳的價(jià)格和付款方式、以達(dá)到財(cái)務(wù)上的目標(biāo)。 總 經(jīng) 理行 政 部 業(yè) 務(wù) 部 生 產(chǎn) 部倉 儲(chǔ) 生 產(chǎn) 控 制 制 造 產(chǎn) 品 管 理采 購?fù)?事活 動(dòng)后 勤服 務(wù)二、采購部門在企業(yè)中的隸屬關(guān)系 ? 采購部門直接隸屬于總經(jīng)理 ：采購部門主要發(fā)揮降低成本作用。當(dāng)企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模不大，但物料或商品在制造成本或銷貨成本所占的比率比較高時(shí)采用。 總 經(jīng) 理行 政 部 業(yè) 務(wù) 部 生 產(chǎn) 部 人 事 部 采 購 部二、采購部門在企業(yè)中的隸屬關(guān)系 ? 采購部門隸屬于資財(cái)部： 配合生產(chǎn)和倉儲(chǔ)部門，適于物料需要管制不易，需要采購部門經(jīng)常與其他相關(guān)部門溝通、協(xié)調(diào)的企業(yè)， 資 財(cái) 部 業(yè) 務(wù) 部 生 產(chǎn) 部 人 事 部采 購 部行 政 部總 經(jīng) 理三、采購管理組織設(shè)立步驟 考 慮 采 購 管 理 職 能考 慮 采 購 任 務(wù) 量確 定 采 購 管 理 組 織 機(jī) 構(gòu)設(shè) 計(jì) 管 理 作 業(yè) 流 程設(shè) 定 崗 位為 各 個(gè) 崗 位 配 備 合 適 的 人 四、采購組織的類型 按物品類別劃分的組織形式 按采購地區(qū)劃分的組織形式 按顧客屬性建立 4 按采購物品的價(jià)值或重要性劃分 按采購過程劃分 6 綜合結(jié)構(gòu)形式 按照采購業(yè)務(wù)過程，將采購計(jì)劃的制定、詢價(jià)、比價(jià)、簽訂合同、催貨、提貨、貨款結(jié)算等工作交給不同人員辦理。 不同的物品有不同的特點(diǎn)，按物品的類別將采購部門劃分為不同的采購小組， 可以按采購地區(qū)的不同，將采購組織機(jī)構(gòu)分為不同的小組，每個(gè)采購小組承擔(dān)一系列的采購業(yè)務(wù) 一般企業(yè)將以系列的物品、地區(qū)、價(jià)值、業(yè)務(wù)等為基礎(chǔ)，混合式構(gòu)建組織形式 A一般交由采購主管負(fù)責(zé)。 B、 C類物品價(jià)值不高，可交給一般采購人員負(fù)責(zé)。 任務(wù) 2 建立采購管理組織 五、各種不同類型采購組織的適用情況 按業(yè)務(wù)過程分工劃分的組織 采購量大、采購物品品種 較少、交貨期長的企業(yè) 按物品類別劃分的組織 按采購地區(qū)劃分的組織 按采購品價(jià)值劃分的組織 綜合結(jié)構(gòu)形式 采購物品繁雜的企業(yè) 跨國采購的企業(yè) 采購量大、品種多的企業(yè) 規(guī)?；慕M織 按顧客屬性劃分的組織 顧客較為集中的企業(yè) 例：大型企業(yè)采購部門組織架構(gòu) 采 購 經(jīng) 理檔案部跟單部票據(jù)部采購部運(yùn)輸部殘料部研究部價(jià)格表產(chǎn)品目錄檔案記錄采購記錄程序研究市場研究價(jià)值分析辦公設(shè)備制造設(shè)備普通物料各種燃料包裝材料化學(xué)原料金屬材料其他物料 五金原料 例：中型企業(yè)采購部門組織架構(gòu) 采 購 科 行 政 科 運(yùn) 輸 科物料組原料組零件組設(shè)備組訂貨組價(jià)格發(fā)票組文書組追蹤組運(yùn)輸督察組包裝運(yùn)輸組運(yùn)輸事務(wù)組討論 六、采購部門崗位 包括以下幾部分： 采購經(jīng)理 采購科長 助理 采購人員（計(jì)劃管理崗、采購管理崗、物資需求計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)和經(jīng)營分析、績效考核崗位） P323 各崗位職責(zé) 采購經(jīng)理 A、擬訂采購部門的工作方針與目標(biāo)； B、負(fù)責(zé)主要原料與物料的采購： C、編制年度采購計(jì)劃與預(yù)算； D、簽定、審核訂購單與合約； E、采購制度的建立與改善； F、撰寫部門周報(bào)與月報(bào)； G、主持采購人員的教育訓(xùn)練； H、建立與供應(yīng)商良好的伙伴關(guān)系 I、主持或參與采購相關(guān)的業(yè)務(wù)會(huì)議，并做好部門間的協(xié)調(diào)工作。 各崗位職責(zé) 采購科長 A、分派采購人員及助理的日常工作； B、負(fù)責(zé)次要原料或物料的采購； C、協(xié)助采購人員與供應(yīng)商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等； D、采購進(jìn)度的跟蹤； E、保險(xiǎn)、公證、索賠的督導(dǎo)； F、審核一般物料采購案； G、市場調(diào)查； H、供應(yīng)商的考核。 各崗位職責(zé) 采購助理 A、請購單、驗(yàn)收單的登記； B、交貨記錄及稽催； C、訪客的安排與接待； D、采購費(fèi)用的申請與報(bào)支； E、進(jìn)出口文件及手續(xù)的申請； F、電腦職作業(yè)與檔案管理；承辦保險(xiǎn)、公證事宜。 各崗位職責(zé) 采購員 A、經(jīng)辦一般性物料的采購； B、查訪廠商； C、與供應(yīng)商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等； D、要求供應(yīng)商執(zhí)行價(jià)值工程的工作。 E、確認(rèn)交貨日期； F、一般索賠案件的處理； G、處理退貨； H、收集價(jià)格情報(bào)及替代品資料。 七、采購組織設(shè)計(jì)的原則 戰(zhàn)略匹配原則 效率原則 目標(biāo)原則 功能塊整合與合理分工原則 管理幅度原則 權(quán)責(zé)相符原則 有機(jī)界面原則 閉環(huán)原則 環(huán)境適應(yīng)性原則 統(tǒng)一指揮原則 八、選擇采購制度 采購管理制度主要制度有 采購領(lǐng)導(dǎo)制度 、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度 、 監(jiān)督制度 和 民主管理制度 。 采購領(lǐng)導(dǎo)制度 ： 即采購決策制度，按采購什么、采購多少，什么時(shí)候采購等決策權(quán)屬于哪一級來劃分領(lǐng)導(dǎo)制度 集中采購制度 分散采購制度 混合采購制度 采購領(lǐng)導(dǎo)制度 （ 1）集中制 ? 采購的決策權(quán)集中于總公司，其他分公司或分廠無權(quán)采購，適用于小企業(yè)或分公司（分廠）較集中的企業(yè)采用，集中制的特點(diǎn)是： ? ①價(jià)格優(yōu)惠 ? ② 管理統(tǒng)一 ? ③降低成本 ? ④統(tǒng)籌規(guī)劃 采購領(lǐng)導(dǎo)制度 （ 2）分散制 將采購的決策權(quán)分散于各個(gè)分公司或分廠。一般大規(guī)模企業(yè)，且分公司（分廠）分散在各地，企業(yè)的各分公司（分廠）所需的物資差異較大時(shí)，企業(yè)常采用這種領(lǐng)導(dǎo)制度 。 ? 優(yōu)點(diǎn) ： ①針對性強(qiáng)；② 減少了內(nèi)部物資的調(diào)撥手續(xù)， ③ 采用這種領(lǐng)導(dǎo)制度能充分調(diào)動(dòng)分公司（分廠）的積極性 ? 缺點(diǎn) ： 不利于采購資金的統(tǒng)一 管理 ，浪費(fèi)人力、物力、 財(cái)力 ，無法享受價(jià)格優(yōu)惠，使進(jìn)價(jià)較高。易造成管理失控 分散型組織結(jié)構(gòu)圖 總 經(jīng) 理辦 公 室部 門 A部 門 B部 門 C采購生產(chǎn)市場 /銷售采購生產(chǎn)市場 /銷售采購生產(chǎn)市場 /銷售 采購領(lǐng)導(dǎo)制度 ? （ 3）混合制 ? 若企業(yè)的分公司（分廠）的所需的物品相同，且采購金額較大時(shí)，由總公司統(tǒng)一采購，對于各分公司間有差異的、金額較小的、臨時(shí)性采購的物品由分公司自行采購。這樣，一方面能使采購資金較合理地統(tǒng)一管理，又能調(diào)動(dòng)各分公司的積極性，及時(shí)滿足經(jīng)營的需要。 混合型組織結(jié)構(gòu)圖 總 經(jīng) 理采 購 部 辦 公 室部 門 A 部 門 B 部 門 C采 購 生 產(chǎn) 營 銷 采 購 生 產(chǎn) 營 銷 采購領(lǐng)導(dǎo)制度 （ 4）三種不同領(lǐng)導(dǎo)制度的選擇 物品共性 地理分布 市場結(jié)構(gòu) 降價(jià)潛力 專業(yè)要求 價(jià)格影響 客戶需求 考慮因素 經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度 ? 經(jīng)濟(jì)責(zé)任制是按照客觀經(jīng)濟(jì)規(guī)律的要求，以提高 經(jīng)濟(jì)效益及 服務(wù)質(zhì)量 為目標(biāo)，科學(xué)地確定相關(guān)部門、人員經(jīng)濟(jì)職責(zé)、利益權(quán)力的一項(xiàng) 管理制度 。明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，有利于維護(hù)采購隊(duì)伍的良好的工作秩序，提高 工作效率 ，講究 經(jīng)濟(jì)核算 ，從而提高經(jīng)濟(jì)效益。采購部門的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度通常有以下幾方面： （ 1） 崗位責(zé)任制 ? 崗位責(zé)任制是采購制度的中心環(huán)節(jié)。建立與健全采購崗位責(zé)任制，能做到采購部門人人有職責(zé)，事事有人管，目標(biāo)清楚，責(zé)任明確，工作有條不紊，加強(qiáng)職工責(zé)任感，調(diào)動(dòng) 工作積極性 ，發(fā)揮其聰明才智；可以堵塞工作漏洞，保證采購工作的良好秩序。 經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度 ? （ 2）采購費(fèi)用承包制 ? 這是采購部門加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算的一種形式，在實(shí)際工作中，許多企業(yè)的 采購費(fèi)用 大大超過正常的費(fèi)用水平，造成采購環(huán)節(jié)經(jīng)濟(jì)效益低下，從而也影響了整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。因此，用制度的形式來 控制采購費(fèi)用的開支水平顯得尤為重要。 獎(jiǎng)懲制度 ? 真正