【正文】 第 7章 使用 Project 2023 進(jìn)行項(xiàng)目管理 ? Project2023的基本操作 ? 使用 Project2023進(jìn)行范圍管理 ? 使用 Project2023進(jìn)行進(jìn)度管理 ? 使用 Project2023進(jìn)行費(fèi)用管理 本章內(nèi)容 Project 2023是微軟公司繼 Project 2023之后發(fā)布的新一款項(xiàng)目管理工具產(chǎn)品 。 它可以幫助項(xiàng)目管理人員和工程設(shè)計(jì)人員有效地管理和規(guī)劃項(xiàng)目，為用戶提供高效和便捷的項(xiàng)目管理方法，易于建立項(xiàng)目日程，更能促進(jìn)生產(chǎn)力的提高。本節(jié)將詳細(xì)介紹 Project 2023的基本操作方法。后幾節(jié)將介紹如何使用 Project 2023進(jìn)行 :范圍管理 、 進(jìn)度管理 、 費(fèi)用管理 。 Project2023的基本操作 創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃 在 Windows任務(wù)欄上單擊“開始”按鈕，在“開始”菜單上指向“所有程序”，選擇 Microsoft Office，然后單擊 Microsoft Office Project 2023，即可啟動(dòng) Project 2023。 創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃 ? 1．新建空白項(xiàng)目 項(xiàng)目計(jì)劃本質(zhì)上是為實(shí)際項(xiàng)目工作內(nèi)容構(gòu)建的模型，它關(guān)注實(shí)際項(xiàng)目的任務(wù)框架、資源、時(shí)間及其相關(guān)成本等方面的內(nèi)容。每次啟動(dòng) Project 2023時(shí)默認(rèn)打開一個(gè)空白項(xiàng)目文檔，直接在空白文檔上填寫相關(guān)內(nèi)容即可。也可以通過 Project菜單創(chuàng)建空白項(xiàng)目，具體操作步驟如下： ①在“文件”菜單中單擊“新建”，此時(shí)會顯示“新建項(xiàng)目”窗格，如圖 。 圖 創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃 ②在“新建項(xiàng)目”窗格中，單擊“空白項(xiàng)目”，即可創(chuàng)建一個(gè)空白項(xiàng)目 ? 2．使用模板 除空白項(xiàng)目外，在新建項(xiàng)目時(shí)也可以選擇使用 Project提供的模板，具體操作步驟如下： ①在“新建項(xiàng)目”窗格中的“模板”下單擊“計(jì)算機(jī)上的模板”，顯示“模板”對話框，單擊“項(xiàng)目模板”選項(xiàng)卡，如圖 。 圖 項(xiàng)目模版 創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃 除空白項(xiàng)目外，在新建項(xiàng)目時(shí)也可以選擇使用 Project提供的模板，具體操作 步驟如下： ②單擊“軟件開發(fā)”，然后單擊“確定”按鈕。 ③ Project根據(jù)“軟件開發(fā)”模板創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃，并關(guān)閉“新建項(xiàng)目”窗格，如圖 。 圖 “軟件開發(fā)”模版 創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃 ? Project包含類似向?qū)У慕缑?，可以利用它?chuàng)建精細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃，這個(gè)幫助程序稱為項(xiàng)目向?qū)?。可以使用?xiàng)目向?qū)?zhí)行許多與任務(wù)、資源和分配有關(guān)的常見操作。在 Project 2023中，項(xiàng)目向?qū)J(rèn)是關(guān)閉的，顯示方法有兩種：①單擊“視圖”菜單中的“啟用項(xiàng)目向?qū)А?；②單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”，在“界面”選項(xiàng)卡中，將“顯示項(xiàng)目向?qū)А睆?fù)選框設(shè)為選中狀態(tài)。照此操作后，“項(xiàng)目向?qū)А睍@示在 Project窗口的左窗格中，如圖 。 圖 項(xiàng)目向?qū)挥?Project窗口的左窗格 ? 1．手動(dòng)保存 創(chuàng)建的項(xiàng)目文件需要執(zhí)行保存命令后才可以保存所進(jìn)行的操作，具體操作步驟如下： ①選擇“文件”菜單下的“保存”命令，打開“另存為”對話框。 ②在“保存位置”欄中選擇所需的磁盤路徑，在“文件名”文本框中輸入文件名，如圖 。 ③單擊“保存”按鈕，關(guān)閉“另存為”對話框，完成文件保存。 首次保存之后，為了確保對項(xiàng)目計(jì)劃所作的操作保存到磁盤文件中，應(yīng)該定期單擊“文件”菜單下的“保存”命令（或者單擊工具欄中的“保存”按鈕，也可按下“ Ctrl+S”快捷鍵），系統(tǒng)將把對項(xiàng)目計(jì)劃所作的操作保存到已經(jīng)命名好的項(xiàng)目文件中。 圖 保存項(xiàng)目文件 ? 2． 自動(dòng)保存 除了通過菜單或快捷鍵的方式保存項(xiàng)目文件外，還可以指示 Project按預(yù)定間隔自動(dòng)保存激活的項(xiàng)目計(jì)劃，如每隔 10分鐘保存一次，具體操作步驟如下： ①單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”，出現(xiàn)“選項(xiàng)”對話框。 ②在“選項(xiàng)”對話框中，單擊“保存”標(biāo)簽，選擇“每隔”復(fù)選框，然后指定時(shí)間間隔即可。 ? 1． 設(shè)置項(xiàng)目開始日期 大多數(shù)項(xiàng)目應(yīng)該使用開始日期來安排進(jìn)度，即使知道項(xiàng)目必須在某一期限完成。從開始日期安排進(jìn)度的后果是所有任務(wù)都會盡早開始，并會提供最大程度的日程安排的靈活性。設(shè)置項(xiàng)目開始日期的具體操作步驟如下： ①單擊“項(xiàng)目”菜單中的“項(xiàng)目信息”，顯示“項(xiàng)目信息”對話框。 ②在“開始日期”框中，輸入或選擇日期，比如“ 2023年 9月 20日”，如圖 。 圖 項(xiàng)目信息 大多數(shù)項(xiàng)目應(yīng)該使用開始日期來安排進(jìn)度，即使知道項(xiàng)目必須在某一期限完成。從開始日期安排進(jìn)度的后果是所有任務(wù)都會盡早開始，并會提供最大程度的日程安排的靈活性。設(shè)置項(xiàng)目開始日期的具體操作步驟如下： ③單擊“確定”，關(guān)閉“項(xiàng)目信息”對話框。 在大多數(shù)情況下，需要在 Project中輸入日期時(shí)，可單擊“日期”框旁邊的下拉箭頭，顯示一個(gè)小型月歷，用戶可以瀏覽任意月份，然后單擊選定的日期，或單擊“今日”快速選擇當(dāng)前日期。 ? 2．輸入項(xiàng)目屬性 和 Word文檔一樣， Project文件也具有一些有意義的屬性。其中一些屬性是具有統(tǒng)計(jì)意義的，如文件被修訂了多少次；其他屬性包括希望記錄的項(xiàng)目計(jì)劃的信息，如項(xiàng)目經(jīng)理的名字或支持文件搜索的關(guān)鍵字；在打印時(shí)，大多數(shù)項(xiàng)目應(yīng)該使用 Project也會利用頁眉和頁腳的屬性。 下面我們在 Project中創(chuàng)建一個(gè)空白項(xiàng)目計(jì)劃，并命名為“ New Project Plan1”，按如下步驟設(shè)置一些該項(xiàng)目的屬性： ①單擊“文件”菜單中的“屬性”，顯示“屬性”對話框，單擊“摘要”選項(xiàng)卡。②在“主題”框中，輸入“ New Product Plan1”。 ③在“作者”框中，輸入自己的名字。④在“經(jīng)理”框中，輸入經(jīng)理的名字或保留空白。⑤在“單位”框中，輸入“ New Product 公司”，如圖 。 圖 項(xiàng)目屬性 下面我們在 Project中創(chuàng)建一個(gè)空白項(xiàng)目計(jì)劃，并命名為“ New Project Plan1”，按如下步驟設(shè)置一些該項(xiàng)目的屬性： ⑥勾選“保存預(yù)覽圖片”復(fù)選框。此文件下一次在“打開”對話框中出現(xiàn)時(shí)，如果對話框的“預(yù)覽”視圖選項(xiàng)處于選中狀態(tài)，則會顯示一幅包含項(xiàng)目前幾個(gè)任務(wù)的小圖像。 ⑦單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“屬性”對話框。 ? 1． 打印預(yù)覽 在“文件”菜單下，單擊“打印預(yù)覽”。 Project在“打印預(yù)覽”窗口中顯示正在處理的操作區(qū)域的內(nèi)容信息。例如，如果操作區(qū)域是甘特圖視圖的項(xiàng)目信息，“打印預(yù)覽”窗口中將看到如圖 。在“打印預(yù)覽”工具欄中，單擊“關(guān)閉”即可退出預(yù)覽狀態(tài) 圖 打印預(yù)覽效果圖 ? 2． 打印 在“打印預(yù)覽”工具欄中，單擊“打印”即可開始打印。如果需要直接打印，單擊“文件”菜單下的“打印”命令，打開“打印”對話框。該對話框中提供許多選項(xiàng)，例如，可以針對時(shí)間刻度視圖（如甘特圖視圖）選擇打印特定的日期段，或者打印特定頁。 圖 ，下面我們以這個(gè)例子為例來說明如何利用 Project 2023進(jìn)行項(xiàng)目管理。首先創(chuàng)建一個(gè)空白項(xiàng)目計(jì)劃文件，將其命名為“ Accounting Information ”。 創(chuàng)建一個(gè)新的項(xiàng)目文件后，接下來需要為其進(jìn)行項(xiàng)目任務(wù)的創(chuàng)建，任務(wù)是構(gòu)成項(xiàng)目的基本單元，所有的任務(wù)完成了，項(xiàng)目才可以完成。 任務(wù)是所有項(xiàng)目最基本的構(gòu)件，它代表完成項(xiàng)目最終目標(biāo)所需要做的工作。定義正確的任務(wù)以產(chǎn)生正確的可交付成果是項(xiàng)目管理者具備的基本技能。在 Project中創(chuàng)建的任務(wù)列表應(yīng)該描述成功完成項(xiàng)目所必需的所有工作，而且只描述必需的工作。 ? 1．項(xiàng)目范圍與產(chǎn)品范圍 在制定任務(wù)列表時(shí)，需要區(qū)別產(chǎn)品范圍和項(xiàng)目范圍。產(chǎn)品范圍描述的是項(xiàng)目可交付成果的質(zhì)量、特性和功能。例如，可交付成果是軟件系統(tǒng)（諸如郵件系統(tǒng)），其產(chǎn)品范圍可能包括它的長度、主題和觀眾群。而項(xiàng)目范圍則描述要產(chǎn)生這樣的產(chǎn)品或服務(wù)所必需的工作。例如，會計(jì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的范圍包括與開發(fā)會計(jì)信息系統(tǒng)相關(guān)的詳細(xì)的任務(wù)，如需求分析、概要設(shè)計(jì)等。 ? 2． 輸入任務(wù) 任務(wù)通過工序、工期和資源需求來描述項(xiàng)目工作。下面我們?yōu)闀?jì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目輸入任務(wù)，具體操作步驟如下： ①在“任務(wù)名稱”列標(biāo)題下的第一個(gè)單元格中，輸入“項(xiàng)目立項(xiàng)評估”，然后按 Enter鍵，如圖 。輸入的任務(wù)會被賦予一個(gè)標(biāo)識號（ ID），每個(gè)任務(wù)的標(biāo)識號是唯一的，但標(biāo)識號并不一定代表任務(wù)執(zhí)行的順序。Project為新任務(wù)分配的工期為一天，問號表示這是估計(jì)的工期。在甘特圖中顯示相應(yīng)的任務(wù)條，長度為一天。默認(rèn)情況下，任務(wù)的開始日期與項(xiàng)目的開始日期相同 。 會 圖 輸入任務(wù)名稱 ②在“項(xiàng)目立項(xiàng)評估”任務(wù)名稱下依次輸入下列任務(wù)名稱：需求分析、概要設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、代碼編寫、軟件測試、產(chǎn)品發(fā)布、產(chǎn)品試運(yùn)行、產(chǎn)品驗(yàn)收，每輸入一個(gè)任務(wù)名稱，按一下 Enter鍵。輸入完畢后，總共 9個(gè)任務(wù)，如圖 。 圖 9個(gè)新任務(wù) 除了向 Project直接輸入信息外，還可以在其他應(yīng)用程序中制作任務(wù)列表，然后將它們導(dǎo)入 Project。例如， Project安裝有名為 Microsoft Project任務(wù)列表導(dǎo)入模板（ Micr