【正文】 項(xiàng)目 企業(yè)銷售管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)案例 系統(tǒng)背景 企業(yè)是一家中型規(guī)模 IT 企業(yè)，集開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)、銷售業(yè)務(wù)于一身。由于企業(yè)從市場(chǎng)需求出發(fā)，不斷開(kāi)發(fā)適銷對(duì)路的產(chǎn)品滿足市場(chǎng)需求，很快創(chuàng)出了自己的品牌，市場(chǎng)份額不斷擴(kuò)大，呈現(xiàn)了較好的發(fā)展勢(shì)頭。隨著公司業(yè)務(wù)的增加，公司銷售人員、財(cái)務(wù)人員和庫(kù)存管理人員的工作量也急劇增加。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展，公司業(yè)務(wù)人員希望能將主要業(yè)務(wù)流程工作交由計(jì)算機(jī)處理，實(shí)現(xiàn)脫離紙介質(zhì)的電子化辦公。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到 如何及時(shí)準(zhǔn)確的掌握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，深入了解企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的毛利水平 ，庫(kù)存情況以及客戶的資信狀況是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵點(diǎn)之一。 為了使企業(yè)的銷售管理工作走向科學(xué)化、規(guī)范化，以適應(yīng)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，并為發(fā)展成為集團(tuán)企業(yè)做準(zhǔn)備，董事會(huì)決定開(kāi)發(fā)建設(shè)“企業(yè)銷售管理信息系統(tǒng)”。 系統(tǒng)分析 1. 系統(tǒng)初步調(diào)查 系統(tǒng)初步調(diào)查采用的主要方式是系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)人員進(jìn)駐企業(yè)總部，從上到下與企業(yè)各級(jí)管理人員進(jìn)行交談，了解他們的信息需求，并到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地觀察了解情況。經(jīng)過(guò)初步調(diào)查，了解到企業(yè)的基本情況。 企業(yè)現(xiàn)行管理工作存在的主 要問(wèn)題是：第一，業(yè)務(wù)管理工作缺乏規(guī)范性， 隨意性強(qiáng)，對(duì)管理人員的經(jīng)驗(yàn)和水平有很大依賴性，因此具體職能操作往往因人而異；第二，業(yè)務(wù)管理職能各自為政，情況和資料由職能人員獨(dú)自使用，缺乏彼此了解，造成具體工作對(duì)個(gè)別人員過(guò)分依賴，影響業(yè)務(wù)工作的速度；第三，部門之間信息交流少，信息渠道不暢，工作不易協(xié)調(diào)；第四，數(shù)據(jù)處理手工操作，工作量大，出錯(cuò)率高，特別是在生產(chǎn)和銷售方面尤為突出，經(jīng)常造成工作中的矛盾；第五，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)整個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和銷售信息掌握不及時(shí)、不準(zhǔn)確，影響決策的質(zhì)量；第六，企業(yè)管理的一些管理基礎(chǔ)工作不夠健全，缺乏必要的管理手段，如臺(tái)賬不能及時(shí)更 新、缺乏有效的技術(shù)管理等。 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)希望通過(guò)建立銷售管理信息系統(tǒng)，使企業(yè)銷售管理工作規(guī)范化、制度化和程序化，避免業(yè)務(wù)管理的隨意性和隨機(jī)性，提高信息處理的速度和準(zhǔn)確性，理順企業(yè)的信息流程和流向，及時(shí)、準(zhǔn)確地把握企業(yè)內(nèi)部、市場(chǎng)和其他外部的信息，以提高領(lǐng)導(dǎo)決策的水平。因此，銷售管理信息系統(tǒng)應(yīng)覆蓋企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和銷售活動(dòng)，使銷售相關(guān)職能部門的管理人員在信息系統(tǒng)的輔助下進(jìn)行工作，提高管理的整體水平，同時(shí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)系統(tǒng)及時(shí)了解生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和銷售工作的進(jìn)展情況。 2. 可行性研究與分析 （ 1）技術(shù)可行性分析 新 系統(tǒng) 將使用 Microsoft SQL Server 2020作為數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)和管理軟件，使用 Delphi 系統(tǒng)的界面和程序開(kāi)發(fā)軟件。 Microsoft SQL Sever 2020是支持網(wǎng)絡(luò)通信、多用戶的大型數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件，公司內(nèi)的局域網(wǎng)環(huán)境可為新系統(tǒng)服務(wù)器 /客戶端的架構(gòu)提供硬件支持。 Delphi是 Inprise公司 （ 即原 Borland公司） 推出的 基于 Windows操作系統(tǒng)的、采用 Object Pascal 語(yǔ)言的可視化編程工具 。 Delphi 采用領(lǐng)先的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)方面提供了很多強(qiáng)大而 富有彈性的功能。 Delphi支持 ODBC、 ADO 等主流的數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)技術(shù)，可給數(shù)據(jù)共享以及今后數(shù)據(jù)庫(kù)的升級(jí)提供極大的方便和保障。 Delphi 對(duì)類和對(duì)象的支持，可保證代碼的模塊化要求，有利于今后對(duì)新系統(tǒng)的擴(kuò)展和升級(jí)，符合現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的理念。此外，開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的技術(shù)人員擁有足夠的技術(shù)水準(zhǔn)來(lái)維護(hù)系統(tǒng)運(yùn)行。 （ 2）經(jīng)濟(jì)可行性分析 在利用現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ)上只需購(gòu)買少量新設(shè)備即可。本系統(tǒng)投入運(yùn)行后，可進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)公司業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化，減少人力費(fèi)用，極大提高工作效率。從而達(dá)到方便公司自身業(yè)務(wù)管理、提升公司的營(yíng)業(yè)額與效率和加快 發(fā)展的目的。 （ 3）管理可行性分析 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)非常支持本系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，企業(yè)的管理制度和管理方法雖待改進(jìn)，但基本科學(xué)，規(guī)章制度齊全，原始數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確。 綜上所述， 企業(yè)銷售管理信息系統(tǒng) 的技術(shù)成熟、完備，測(cè)試手段可靠，具有良好的效益 ，因此本 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作 可立即 進(jìn)行 。 3. 組織結(jié)構(gòu)與功能分析 從企業(yè)行政管理和職能分工角度，企業(yè)與銷售相關(guān)的組織結(jié)構(gòu)如圖 所示。 董事會(huì) 總經(jīng)理 銷售部長(zhǎng) 軟 件 加 密 部 分 銷 處 1 密 分 銷 處 2 密 分 銷 處 3 密 研 發(fā) 部 業(yè) 務(wù) 發(fā) 展 部 資 源 管 理 部 網(wǎng) 絡(luò) 安 全 部 生 產(chǎn) 部 營(yíng) 銷 部 財(cái) 務(wù) 部 業(yè)務(wù)發(fā)展部長(zhǎng) 圖 企業(yè)組織機(jī)構(gòu)圖 4. 管理業(yè)務(wù)流程分析 銷售及相關(guān)業(yè)務(wù)主要包括銷售人員、財(cái)務(wù) 人員、庫(kù)存管理人員及營(yíng)銷人員的日常工作。根據(jù)工作內(nèi)容可以劃分為客戶信息管理、銷售管理、財(cái)務(wù)管理、庫(kù)存管理 4 個(gè)相互聯(lián)系的業(yè)務(wù)流程，其中銷售管理是核心業(yè)務(wù)，其余三種業(yè)務(wù)均是圍繞銷售管理進(jìn)行，具體業(yè)務(wù)流程分析如下。 客戶決定購(gòu)買產(chǎn)品后，如果是新客戶，則先由新客戶填寫新客戶基本信息表交給銷售人員，銷售人員將整理后的新客戶信息存入客戶信息表。然后銷售人員開(kāi)具一式三份的產(chǎn)品銷售單交給客戶作為付款憑證，財(cái)務(wù)人員先處理客戶的產(chǎn)品銷售單，并據(jù)此開(kāi)具發(fā)票，發(fā)票聯(lián)以及兩份銷售信息單均返還給客戶，一份銷售信息單存入產(chǎn)品銷售單賬目， 存根聯(lián)存入發(fā)票存根表，記賬聯(lián)存入發(fā)票賬目表，財(cái)務(wù)人員根據(jù)銷售單賬目和發(fā)票賬目表統(tǒng)計(jì)賬目信息?？蛻魧⒔?jīng)過(guò)財(cái)務(wù)處理的兩份產(chǎn)品銷售單中的一份以及發(fā)票交給銷售人員，銷售人員驗(yàn)證發(fā)票后，先根據(jù)產(chǎn)品銷售單修改銷售信息表，最后開(kāi)具出庫(kù)單交給庫(kù)存管理人員，庫(kù)存管理人員根據(jù)出庫(kù)單查詢銷售信息表，核對(duì)無(wú)誤后修改庫(kù)存信息，銷售人員提貨，并將發(fā)票與貨品交給客戶。 老客戶購(gòu)買產(chǎn)品時(shí)的銷售流程略有不同。老客戶的購(gòu)買不會(huì)產(chǎn)生客戶信息，其余過(guò)程與新客戶基本相同。 此外，用戶退換貨時(shí)的業(yè)務(wù)流程此處不詳述。 銷售及相關(guān)業(yè)務(wù)流程如圖 所示。 5. 數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)流分析 （ 1）數(shù)據(jù)流圖 1）頂層數(shù)據(jù)流圖。根據(jù)對(duì)銷售及相關(guān)業(yè)務(wù)流程的分析，可繪制出如圖 所示的頂層數(shù)據(jù)流圖。 頂層數(shù)據(jù)流圖中各數(shù)據(jù)流編號(hào)所對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)流名稱如表 所示。 對(duì)頂層數(shù)據(jù)流圖進(jìn)行分析后，發(fā)現(xiàn)銷售管理模塊可進(jìn)一步細(xì)分為產(chǎn)品信息管理、客戶信息管理和銷售信息管理三個(gè)子模塊，因此銷售管理信息系統(tǒng)可以被劃分成產(chǎn)品信息管理、客戶信息管理、銷售信息管理、財(cái)務(wù)信息管理、庫(kù)存管理 5 個(gè)模塊。下面分別對(duì)這 5個(gè)部分的數(shù)據(jù)流進(jìn)行詳細(xì)分析。 2）產(chǎn)品信息管理數(shù)據(jù)流圖。產(chǎn)品信息管理主要進(jìn)行的是銷售人員對(duì) 產(chǎn)品信息的錄入、更新、查詢工作，產(chǎn)品信息管理數(shù)據(jù)流圖如圖 所示。 產(chǎn)品信息管理數(shù)據(jù)流圖中各數(shù)據(jù)流編號(hào)所對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)流名稱如表 所示。 發(fā)票 1 發(fā)票 1 客戶 銷售 人員 出庫(kù)單 庫(kù)存信息 銷售 信息表 客戶 信息表 新客戶 信息 處理后產(chǎn)品銷售單 1 信息 庫(kù)存管 理員 銷售單賬目 發(fā)票 賬目表 記賬聯(lián) 發(fā)票 1 2 3 存根聯(lián) 發(fā)票 存根表 財(cái)務(wù) 人員 3 2 產(chǎn)品 銷售單 產(chǎn)品 銷售單 1 2 3 1 2 處理后產(chǎn)品銷售單 1 發(fā)票聯(lián) 購(gòu)買 需求 新客戶 基本信息 處理后產(chǎn)品銷售單 1 處理后產(chǎn)品銷售單 3 圖 銷售管理業(yè)務(wù)流程圖 S1 客戶 財(cái)務(wù)處理 庫(kù)存處理 庫(kù)存信息表 銷售信息表 客戶信息表 銷售單賬目 發(fā)票存根表 發(fā)票記賬表 銷售處理 D1 3 D1 2 D1 1 D1 D3 D4 D1 4 D2 D1 5 D8 D9 D1 0 D5 D6