【正文】 項目 企業(yè)銷售管理信息系統(tǒng)開發(fā)案例 系統(tǒng)背景 企業(yè)是一家中型規(guī)模 IT 企業(yè)，集開發(fā)、生產(chǎn)、銷售業(yè)務(wù)于一身。由于企業(yè)從市場需求出發(fā)，不斷開發(fā)適銷對路的產(chǎn)品滿足市場需求，很快創(chuàng)出了自己的品牌，市場份額不斷擴大，呈現(xiàn)了較好的發(fā)展勢頭。隨著公司業(yè)務(wù)的增加，公司銷售人員、財務(wù)人員和庫存管理人員的工作量也急劇增加。隨著計算機應(yīng)用的發(fā)展，公司業(yè)務(wù)人員希望能將主要業(yè)務(wù)流程工作交由計算機處理，實現(xiàn)脫離紙介質(zhì)的電子化辦公。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認識到 如何及時準(zhǔn)確的掌握企業(yè)的經(jīng)營狀況，深入了解企業(yè)經(jīng)營過程中的毛利水平 ，庫存情況以及客戶的資信狀況是企業(yè)經(jīng)營的關(guān)鍵點之一。 為了使企業(yè)的銷售管理工作走向科學(xué)化、規(guī)范化，以適應(yīng)激烈的市場競爭，并為發(fā)展成為集團企業(yè)做準(zhǔn)備，董事會決定開發(fā)建設(shè)“企業(yè)銷售管理信息系統(tǒng)”。 系統(tǒng)分析 1. 系統(tǒng)初步調(diào)查 系統(tǒng)初步調(diào)查采用的主要方式是系統(tǒng)分析與設(shè)計人員進駐企業(yè)總部，從上到下與企業(yè)各級管理人員進行交談，了解他們的信息需求，并到生產(chǎn)經(jīng)營管理現(xiàn)場進行實地觀察了解情況。經(jīng)過初步調(diào)查，了解到企業(yè)的基本情況。 企業(yè)現(xiàn)行管理工作存在的主 要問題是：第一，業(yè)務(wù)管理工作缺乏規(guī)范性， 隨意性強，對管理人員的經(jīng)驗和水平有很大依賴性，因此具體職能操作往往因人而異；第二，業(yè)務(wù)管理職能各自為政，情況和資料由職能人員獨自使用，缺乏彼此了解，造成具體工作對個別人員過分依賴，影響業(yè)務(wù)工作的速度；第三，部門之間信息交流少，信息渠道不暢，工作不易協(xié)調(diào)；第四，數(shù)據(jù)處理手工操作，工作量大，出錯率高，特別是在生產(chǎn)和銷售方面尤為突出，經(jīng)常造成工作中的矛盾；第五，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對整個企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售信息掌握不及時、不準(zhǔn)確，影響決策的質(zhì)量；第六，企業(yè)管理的一些管理基礎(chǔ)工作不夠健全，缺乏必要的管理手段，如臺賬不能及時更 新、缺乏有效的技術(shù)管理等。 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)希望通過建立銷售管理信息系統(tǒng)，使企業(yè)銷售管理工作規(guī)范化、制度化和程序化，避免業(yè)務(wù)管理的隨意性和隨機性，提高信息處理的速度和準(zhǔn)確性，理順企業(yè)的信息流程和流向，及時、準(zhǔn)確地把握企業(yè)內(nèi)部、市場和其他外部的信息，以提高領(lǐng)導(dǎo)決策的水平。因此，銷售管理信息系統(tǒng)應(yīng)覆蓋企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售活動，使銷售相關(guān)職能部門的管理人員在信息系統(tǒng)的輔助下進行工作，提高管理的整體水平，同時企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以通過系統(tǒng)及時了解生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售工作的進展情況。 2. 可行性研究與分析 （ 1）技術(shù)可行性分析 新 系統(tǒng) 將使用 Microsoft SQL Server 2020作為數(shù)據(jù)庫開發(fā)和管理軟件，使用 Delphi 系統(tǒng)的界面和程序開發(fā)軟件。 Microsoft SQL Sever 2020是支持網(wǎng)絡(luò)通信、多用戶的大型數(shù)據(jù)庫管理軟件，公司內(nèi)的局域網(wǎng)環(huán)境可為新系統(tǒng)服務(wù)器 /客戶端的架構(gòu)提供硬件支持。 Delphi是 Inprise公司 （ 即原 Borland公司） 推出的 基于 Windows操作系統(tǒng)的、采用 Object Pascal 語言的可視化編程工具 。 Delphi 采用領(lǐng)先的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，在數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序開發(fā)方面提供了很多強大而 富有彈性的功能。 Delphi支持 ODBC、 ADO 等主流的數(shù)據(jù)庫訪問技術(shù)，可給數(shù)據(jù)共享以及今后數(shù)據(jù)庫的升級提供極大的方便和保障。 Delphi 對類和對象的支持，可保證代碼的模塊化要求，有利于今后對新系統(tǒng)的擴展和升級，符合現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)開發(fā)的理念。此外，開發(fā)系統(tǒng)的技術(shù)人員擁有足夠的技術(shù)水準(zhǔn)來維護系統(tǒng)運行。 （ 2）經(jīng)濟可行性分析 在利用現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ)上只需購買少量新設(shè)備即可。本系統(tǒng)投入運行后，可進一步實現(xiàn)公司業(yè)務(wù)流程自動化，減少人力費用，極大提高工作效率。從而達到方便公司自身業(yè)務(wù)管理、提升公司的營業(yè)額與效率和加快 發(fā)展的目的。 （ 3）管理可行性分析 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)非常支持本系統(tǒng)的開發(fā)，企業(yè)的管理制度和管理方法雖待改進，但基本科學(xué)，規(guī)章制度齊全，原始數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確。 綜上所述， 企業(yè)銷售管理信息系統(tǒng) 的技術(shù)成熟、完備，測試手段可靠，具有良好的效益 ，因此本 系統(tǒng)開發(fā)工作 可立即 進行 。 3. 組織結(jié)構(gòu)與功能分析 從企業(yè)行政管理和職能分工角度，企業(yè)與銷售相關(guān)的組織結(jié)構(gòu)如圖 所示。 董事會 總經(jīng)理 銷售部長 軟 件 加 密 部 分 銷 處 1 密 分 銷 處 2 密 分 銷 處 3 密 研 發(fā) 部 業(yè) 務(wù) 發(fā) 展 部 資 源 管 理 部 網(wǎng) 絡(luò) 安 全 部 生 產(chǎn) 部 營 銷 部 財 務(wù) 部 業(yè)務(wù)發(fā)展部長 圖 企業(yè)組織機構(gòu)圖 4. 管理業(yè)務(wù)流程分析 銷售及相關(guān)業(yè)務(wù)主要包括銷售人員、財務(wù) 人員、庫存管理人員及營銷人員的日常工作。根據(jù)工作內(nèi)容可以劃分為客戶信息管理、銷售管理、財務(wù)管理、庫存管理 4 個相互聯(lián)系的業(yè)務(wù)流程，其中銷售管理是核心業(yè)務(wù)，其余三種業(yè)務(wù)均是圍繞銷售管理進行，具體業(yè)務(wù)流程分析如下。 客戶決定購買產(chǎn)品后，如果是新客戶，則先由新客戶填寫新客戶基本信息表交給銷售人員，銷售人員將整理后的新客戶信息存入客戶信息表。然后銷售人員開具一式三份的產(chǎn)品銷售單交給客戶作為付款憑證，財務(wù)人員先處理客戶的產(chǎn)品銷售單，并據(jù)此開具發(fā)票，發(fā)票聯(lián)以及兩份銷售信息單均返還給客戶，一份銷售信息單存入產(chǎn)品銷售單賬目， 存根聯(lián)存入發(fā)票存根表，記賬聯(lián)存入發(fā)票賬目表，財務(wù)人員根據(jù)銷售單賬目和發(fā)票賬目表統(tǒng)計賬目信息。客戶將經(jīng)過財務(wù)處理的兩份產(chǎn)品銷售單中的一份以及發(fā)票交給銷售人員，銷售人員驗證發(fā)票后，先根據(jù)產(chǎn)品銷售單修改銷售信息表，最后開具出庫單交給庫存管理人員，庫存管理人員根據(jù)出庫單查詢銷售信息表，核對無誤后修改庫存信息，銷售人員提貨，并將發(fā)票與貨品交給客戶。 老客戶購買產(chǎn)品時的銷售流程略有不同。老客戶的購買不會產(chǎn)生客戶信息，其余過程與新客戶基本相同。 此外，用戶退換貨時的業(yè)務(wù)流程此處不詳述。 銷售及相關(guān)業(yè)務(wù)流程如圖 所示。 5. 數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)流分析 （ 1）數(shù)據(jù)流圖 1）頂層數(shù)據(jù)流圖。根據(jù)對銷售及相關(guān)業(yè)務(wù)流程的分析，可繪制出如圖 所示的頂層數(shù)據(jù)流圖。 頂層數(shù)據(jù)流圖中各數(shù)據(jù)流編號所對應(yīng)的數(shù)據(jù)流名稱如表 所示。 對頂層數(shù)據(jù)流圖進行分析后，發(fā)現(xiàn)銷售管理模塊可進一步細分為產(chǎn)品信息管理、客戶信息管理和銷售信息管理三個子模塊，因此銷售管理信息系統(tǒng)可以被劃分成產(chǎn)品信息管理、客戶信息管理、銷售信息管理、財務(wù)信息管理、庫存管理 5 個模塊。下面分別對這 5個部分的數(shù)據(jù)流進行詳細分析。 2）產(chǎn)品信息管理數(shù)據(jù)流圖。產(chǎn)品信息管理主要進行的是銷售人員對 產(chǎn)品信息的錄入、更新、查詢工作，產(chǎn)品信息管理數(shù)據(jù)流圖如圖 所示。 產(chǎn)品信息管理數(shù)據(jù)流圖中各數(shù)據(jù)流編號所對應(yīng)的數(shù)據(jù)流名稱如表 所示。 發(fā)票 1 發(fā)票 1 客戶 銷售 人員 出庫單 庫存信息 銷售 信息表 客戶 信息表 新客戶 信息 處理后產(chǎn)品銷售單 1 信息 庫存管 理員 銷售單賬目 發(fā)票 賬目表 記賬聯(lián) 發(fā)票 1 2 3 存根聯(lián) 發(fā)票 存根表 財務(wù) 人員 3 2 產(chǎn)品 銷售單 產(chǎn)品 銷售單 1 2 3 1 2 處理后產(chǎn)品銷售單 1 發(fā)票聯(lián) 購買 需求 新客戶 基本信息 處理后產(chǎn)品銷售單 1 處理后產(chǎn)品銷售單 3 圖 銷售管理業(yè)務(wù)流程圖 S1 客戶 財務(wù)處理 庫存處理 庫存信息表 銷售信息表 客戶信息表 銷售單賬目 發(fā)票存根表 發(fā)票記賬表 銷售處理 D1 3 D1 2 D1 1 D1 D3 D4 D1 4 D2 D1 5 D8 D9 D1 0 D5 D6