【正文】 緒 言 以服務(wù)為宗旨，以降低經(jīng)營成本、提高營運(yùn)績效為目標(biāo)是行政工作之基本所在。行政部門是企業(yè)實(shí)施管理的重要的職能部門。其職能是否得到充分發(fā)揮，將影響到企業(yè)的經(jīng)營績效。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通過行政部門積極有效的工作，使企業(yè)內(nèi)部各部門的工作得以有序、有效地進(jìn)行，同時(shí)，使企業(yè)與外界社會(huì)，包括有關(guān)政府部門、相關(guān)業(yè)務(wù)單位的聯(lián)絡(luò)渠道得以暢通，使企業(yè)有一個(gè)良好的經(jīng)營環(huán)境與發(fā)展空間。 為把總部行政工作做得更細(xì)、更好，特制訂本手冊，旨在以更為完善周到的服務(wù)與合理化、人性化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，不斷推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。 一、總 臺(tái)服務(wù) 總臺(tái)是公司對外的窗口。在一定程度上代表著公司的形象。因此，須本著服務(wù)的觀念，在具體工作中做到認(rèn)真、細(xì)心、熱情、周到。其具體服務(wù)項(xiàng)目如下： （一） 訪客接待 一般來訪客人須在總臺(tái)登記《訪客單》（ Adm表 01），寫明受訪人姓名、部門及到訪時(shí)間。由總臺(tái)發(fā)給“ APP 訪客”掛牌，并電話通知受訪人到總臺(tái)引見或?qū)⒃L客接至接待區(qū)或辦公室。 如受訪人不在或一時(shí)無法聯(lián)系上，可請來訪者填寫《留言條》（ Adm表02）由總臺(tái)負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交受訪人。 無“ APP 訪客”掛牌人員，不得進(jìn)入所有辦公區(qū)域。各部門不得接待未經(jīng)總臺(tái)登記之訪客。 結(jié)束訪 問后，由受訪人收回“ APP 訪客”掛牌，將客人送至電梯，然后受訪人在《訪客單》上寫明訪客離開時(shí)間后將《訪客單》及掛牌還至總臺(tái)。 重要訪客來訪，總臺(tái)應(yīng)先將客人引至接待室，遞上茶水后，即刻通知 受訪主管。 （二） 郵件收發(fā) 普通郵件收到后，隨時(shí)通知收件人到總臺(tái)領(lǐng)??；特快專遞及掛號(hào)郵件收到后，先登記編號(hào)，然后通知收件人到總臺(tái)簽收。 需用平信、掛號(hào)信及普通包裹寄發(fā)公務(wù)郵件者，在將郵件交予總臺(tái)時(shí)，須在《外發(fā)郵件登記表》上做好登記。 需用特快專遞寄發(fā)公務(wù)郵件者，在將郵件交予總臺(tái)時(shí)，須附經(jīng)主管核準(zhǔn)之《特快郵遞申請單》（ Adm 表 03），由總臺(tái)經(jīng)辦人員簽收、編號(hào)，并通知快遞公司收??；如委托總臺(tái)郵發(fā)私人郵件，須在信封上貼足郵票后，交總臺(tái)統(tǒng)一寄發(fā)。 部門訂閱之報(bào)刊及雜志，由部門經(jīng)理助理自行到總臺(tái)領(lǐng)取。 （三） 物品傳遞 各部門如有小件物品（如樣品等）需送至它處的，可將物品適當(dāng)包裝后，與送達(dá)地址一起送至總臺(tái)，如需特快郵遞的，須附經(jīng)核準(zhǔn)之《特快郵遞申請單》，由總臺(tái)聯(lián)系快遞公司承送。 各部門如有小件物品需要提取，可將所需提取物品之名稱、數(shù)量，提取物品之詳細(xì)地址、聯(lián)系人及其電話等必要信息告知總臺(tái)，如需特快郵遞的，須附經(jīng)核準(zhǔn)之《特快郵遞申請單》，由總臺(tái)聯(lián)系 快遞公司承辦?？偱_(tái)收到提取物品后，即刻通知部門經(jīng)辦人員到總臺(tái)簽收、領(lǐng)取。 （四） 會(huì)議室預(yù)定 下列公共會(huì)議室之使用由總臺(tái)統(tǒng)一安排。各部門需用會(huì)議室，需事先通過 lotus notes 中“會(huì)議室預(yù)訂信息”申請預(yù)訂會(huì)議室?？偱_(tái)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)，按“先到先訂，就近安排”之原則安排會(huì)議室。 樓層 室號(hào) 室 名 樓層 室號(hào) 室 名 23 2301 金光會(huì)議室 24 2401 新世紀(jì)培訓(xùn)室 2306 APP 接待室 會(huì)議室之預(yù)訂及使用情況可在電腦 LOTUS NOTES 上查看。各部門在安排會(huì)議時(shí)，可事先查看，以免與其 他部門之安排發(fā)生沖突。 會(huì)議室鑰匙由總臺(tái)統(tǒng)一管理。部門使用會(huì)議室前，由當(dāng)班保潔員負(fù)責(zé)打開。會(huì)議結(jié)束后由當(dāng)班保潔員負(fù)責(zé)清理后上鎖。以備下次會(huì)議使用。 （五） 用餐安排 部門 /主管需要安排業(yè)務(wù)用餐或宴請，可填寫《公務(wù)用餐安排申請單》（ Adm表 04）交總臺(tái)聯(lián)系、安排。 總臺(tái)安排完畢后，即將安排情況反饋有關(guān)經(jīng)辦人。 二、會(huì)議服務(wù) 會(huì)議服務(wù)是總務(wù)部門的重要職責(zé)之一。總務(wù)人員在做會(huì)務(wù)服務(wù)時(shí)必須做到“細(xì)心、耐心、熱心及關(guān)心”，以保證會(huì)議之正常進(jìn)行?？倓?wù)部門根據(jù)會(huì)議之形式、規(guī)模、級(jí)別可分別提供以下服務(wù)： （一） 會(huì)議室布置 由總裁或集 團(tuán)總部有關(guān)部門召集之正式大會(huì)或活動(dòng)，以及當(dāng)?shù)卣畽C(jī)關(guān)重要官員來訪或重要的業(yè)務(wù)活動(dòng)，可根據(jù)要求，會(huì)同文宣組制作各種形式之會(huì)議活動(dòng)標(biāo)識(shí)、標(biāo)志或指示牌等，置于電梯廳、過道及會(huì)議室。 重要會(huì)議場所可用鮮花及其它綠色植物作適當(dāng)點(diǎn)綴，以美化環(huán)境，烘托氣氛。 按會(huì)議形式，調(diào)整會(huì)議桌位之排列。根據(jù)座位安排，配置名牌。 擴(kuò)音設(shè)備、投影儀及白板等之配置及調(diào)試。 （二） 禮儀服務(wù) 大型或重要會(huì)議可要求安排禮儀服務(wù)。 禮儀服務(wù)之主要工作內(nèi)容包括：禮儀接待、資料分發(fā)、文件及資料影印、餐飲、點(diǎn)心及茶水供應(yīng)等。 （三） 會(huì)議簽到 大型會(huì)議在會(huì) 場入口處可設(shè)置簽到臺(tái)，準(zhǔn)備《簽到簿》，由禮儀小姐負(fù)責(zé)接待與會(huì)人員之簽到。 （四） 會(huì)議文件印發(fā) 主要會(huì)議文件可在會(huì)前集中影印，放置于專用文件夾內(nèi)。高階主管會(huì)議，可在會(huì)前將影印好之文件放于其座位名牌前；與會(huì)人員較多之大型會(huì)議，可由禮儀小姐在與會(huì)人員簽到時(shí)發(fā)給，或在會(huì)議正式開始前分發(fā)。 臨時(shí)需要影印之少量文件，可由會(huì)議服務(wù)人員幫助影印。 （五） 會(huì)議用餐、點(diǎn)心及茶水供應(yīng) 根據(jù)會(huì)議規(guī)格，可安排會(huì)議用餐，會(huì)間點(diǎn)心等，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由會(huì)議組織單位 /部門主管決定，行政部門會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)預(yù)訂、供應(yīng)。 公司及部門內(nèi)部之一般會(huì)議以供應(yīng)茶葉沖泡之茶水 為主，大型會(huì)議以供應(yīng)小瓶礦泉水為主，由高階主管參加之高層會(huì)議可供應(yīng)咖啡等飲料。 （六） 會(huì)議用車 大型會(huì)議可申請專門會(huì)議用車。 會(huì)議用車由行政部門指令車隊(duì)統(tǒng)一派發(fā) 需要提供上述服務(wù)之重要會(huì)議，主辦單位或部門需在會(huì)議前一到二天以書面形式通知行政部門。一般會(huì)議如需提供上述部分服務(wù)項(xiàng)目的，可在會(huì)前填寫《會(huì)務(wù)服務(wù)申請單》（ Adm表 05）交行政部門，由總務(wù)具體安排。 三、名片申印及使用規(guī)定 名片是員工對外業(yè)務(wù)聯(lián)系及在各類公務(wù)活動(dòng)中表明身份的重要工具，也是企業(yè)對外形象的體現(xiàn)。因此，名片印制必須嚴(yán)格按照公司規(guī)定之作業(yè)程序進(jìn)行 申請，任何擅自印 制名片，或不按規(guī)定印制名片，均被視作嚴(yán)重違紀(jì)行為。 （一） 名片申印 凡與公司已簽訂《勞動(dòng)合同》具有本公司正式員工身份之人員，因?qū)ν鈽I(yè)務(wù)聯(lián)系需要，均可申請印制公