【正文】 第一篇 行政管理篇 第一章 會議管理制度 第一節(jié) 目的 第一條 為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量和效率，降低會議成本，特制定本制度。 第二節(jié) 適用范圍 第二條 公式 各職能部門、各 下屬 公司。 第三節(jié) 管理權(quán)責(zé) 第三條 辦公室 負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。 第四條 會議提擬人或主辦部門負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。 第四 節(jié) 管理內(nèi)容 第六條 會議提擬與審批。 公司或部門的月度例會無須提擬和審批。 臨時行政 會議、 年度例會 由 總經(jīng)理 直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人提擬、總經(jīng)理 批準(zhǔn)。 公司、部門會議由各公司、部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與 總公司 會議沖突。 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝?、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。 第七條 會議準(zhǔn)備。 會議通知遵照以下規(guī)定： （一） 公司或部門的例會確定好時間后，無特殊情況，將不再另行通知。 （二） 屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進(jìn)行會議通知： 臨時提擬的會議； 其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。 會議通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門； 會議通知形式一般為電話 通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知單進(jìn)行書面通知；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計(jì)劃通知相關(guān)部門。 會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定： （一） 會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作； （二） 會務(wù)服務(wù)提供部門 應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等； （三） 總部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口 辦公室 負(fù)責(zé)。 第八條 會議組織 會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。 會議主持人須遵守以下規(guī)定： （一） 主持人應(yīng)不遲于會前 5 分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實(shí)情況，做好會前準(zhǔn)備。 （二） 主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。 （三） 會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實(shí)際情況 ，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。 （四） 屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。 （五） 主持人應(yīng)將會議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進(jìn)安排向與會人明確。 與會人須遵守以下規(guī)定： （一） 應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在《會議簽到表》上簽到。 （二） 會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。 （三 ） 遵循會議主持人對議程控制的要求。 （四） 屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言。 （五） 遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。 （六） 做好本人的會議紀(jì)錄。 多個部門參加的臨時行政會議原則上由 總經(jīng)理 主持， 總經(jīng)理 另有授權(quán)的，服從 總經(jīng)理 授權(quán)。 主持人為會議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。 第九條 會議記錄。 公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會議記錄。 公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會 議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定： （一） 各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員（一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員，名單報(bào)總裁辦備案），負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。 （二） 會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員。 （三） 總經(jīng)理 主持的公司例會、臨時行政會議原則上由 辦公室 指定專員負(fù)責(zé)會議記錄工作， 總經(jīng)理 另有指定的，服從 總經(jīng)理 指定。 會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定： （一） 以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整 理會議紀(jì)要。 （二） 會議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。 （三） 對會議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。 （四） 會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會議主持人審核簽名。 （五） 做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會議簽到表》的考勤記錄報(bào)考勤人員。 下列情況下，應(yīng)整理會議紀(jì)要： （一） 公司 辦公會 ； （二） 須會后對會議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會議； （三） 其它主持人要求整理會議紀(jì)要的會議。 會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由總經(jīng)理 確定。會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定： （一） 本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時轉(zhuǎn) 辦公室 統(tǒng)一歸檔備查。 （二） 本部門會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。 會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第十條 會議跟進(jìn)。 （一） 會議決議、決策事項(xiàng)須會后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰組織，誰跟進(jìn)”的原則；總經(jīng)理 另有指定的，服從 總經(jīng)理 指定。 （二） 總經(jīng)理 主 持的會議的會后跟進(jìn)工作原則上由 辦公室 負(fù)責(zé)落實(shí)， 總經(jīng)理 另有指定的，服從 總經(jīng)理 指定。 （三） 會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。 第十一條 獎懲。 遲到、早退、缺席。 （一） 遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后 5 分鐘內(nèi)未到的，計(jì)為遲到。 （二） 早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前 5 分鐘提前 離開會場的，計(jì)為早退。 （三） 缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加 會議的，計(jì)為缺席。 處罰 （一） 無正當(dāng) 理由遲到、早退每次記通報(bào)批評一次，記入月度個人考核。 （二） 無正當(dāng)理由缺席每次處丙類過失一次，記入月度個人考核。 （三） 凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。 第六節(jié) 附則 第一條 本管理制度由 辦公室 負(fù)責(zé)解釋。 第二條 本管理制度經(jīng) 總經(jīng)理 審批后正式發(fā)布實(shí)施。 第二 章 接聽電話的有關(guān)規(guī)定 各部門、分公司、為共創(chuàng)良好的企業(yè)文化，加強(qiáng)辦公規(guī)范的管理，體現(xiàn)企業(yè)形象， 公司要求文明語言規(guī)范如下： 第一條 接電話：您好！部、辦公室、分公司 第二 條 電話零響三聲內(nèi)接 起電話。 第三 條 接電話，語言要求規(guī)范、簡潔、回話禮貌、耐心 第四條 通完話以“再見”做為結(jié)束語，并等對方掛機(jī)后再掛機(jī)。 第五條 對無法當(dāng)場解決的問題，要給客戶一個帶確切時間的答復(fù)。并在該時間內(nèi)給 客戶一個處理方案。 第六條 接聽投訴電話應(yīng)保持平和的心態(tài)，多聽少說，尤其不能推托責(zé)任，避免向客 戶表露情緒，避免與客戶糾纏以往的不快，避免向客戶陳述公司內(nèi)部的運(yùn)作 細(xì)節(jié)，對由于我們的工作或產(chǎn)品質(zhì)量問題給客戶所帶來的不便及不滿，應(yīng)給 予真誠的道歉；同時應(yīng)認(rèn)真做好記錄，并按規(guī)定程序逐級反映。 第七條 本管理制度由 辦公室 制訂，并負(fù)責(zé)解釋和修訂。 第三 章 電話使用管理規(guī)定 第一條 為了便于公司各部門跨地區(qū)進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系，在保證開展正常業(yè)務(wù)聯(lián)系的前提下，為節(jié)省長話支出，特制訂本使用辦法，希望各公司（部門）遵照執(zhí)行。 第二條 公司直撥電話是為公司方便開展業(yè)務(wù)之用，嚴(yán)禁利用工作之便，借用公司電話，辦理私人事情或撥打聲訊臺，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理并按電話費(fèi)用的 10 倍罰款，并將視情節(jié)輕重，給予扣發(fā)獎金的處罰，直至行政處分。 第三條 行政管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門因工作需要，須開通長途電話的，應(yīng)由部門出具工作聯(lián)系單，說明理由，經(jīng)公司 總經(jīng)理 簽字認(rèn)可后，交 辦公室 開 通。 第四條 員工在打電話時，用語應(yīng)盡量簡潔、明確，以減少通話時間。 第五 條 內(nèi)部聯(lián)絡(luò) 盡量少 使用外線電話。 第六 條 本管理制度由 辦公室 制訂，并負(fù)責(zé)解釋和修訂。 第四 章 文檔管理制度 第一條 文件作為傳達(dá) 公式 的方針政策的重要工具，必須簡明、及時、準(zhǔn)確、有條理地進(jìn)行辦理與管理，以便有效地推進(jìn)公司的各項(xiàng)工作。 第二條 健全登記手續(xù)，建立文件登記簿冊、記錄文件收發(fā)處理情況，防止積壓丟失。 第三條 文件啟封按規(guī)定職責(zé)范圍進(jìn)行，啟封后應(yīng)檢查文件是否齊全、有無錯誤、少份數(shù)，附有回執(zhí)單的應(yīng)簽收 ，并將回執(zhí)單退回發(fā)文單位。 第四條 需傳閱的文件應(yīng)組織好傳閱路線及手續(xù)。 第五條 使用公司印章應(yīng)經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) ( 參照印章管理制度 ) ，不得在空白的信紙、介紹信上蓋印，以防發(fā)生弊端。 第六條 正確劃分檔案類別，按照實(shí)際情況做好組卷工作，根據(jù)公司的工作規(guī)律，在上一年末或當(dāng)年初預(yù)先編制立卷類目。 第七條 做好平時歸卷工作，加強(qiáng)文件的日常管理，防止散失堆積，做到文件收集齊全，不遺漏，定期檢查，隨時調(diào)整，卷內(nèi)標(biāo)題須符合要求。 第八條 做好平時借閱的登記手續(xù)，做好文件歸檔工作，督促有關(guān)人員歸 還，提高檔案的利用率。 第九條 年終全面檢查調(diào)整，第二年的上半年做好歸檔工作，保證卷內(nèi)文件齊全整齊，按規(guī)定的質(zhì)量要求排列與編目、裝訂，做到檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。 第十條 公司員工必須配合做好文件的歸檔，遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，每項(xiàng)課題、產(chǎn)品、工程完成后應(yīng)將有關(guān)的質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格，主要技術(shù)參數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)號等及時整理上交辦公室歸檔。 第十一條 由文員或辦公室人員負(fù)責(zé)本部門、公司各類文件的收發(fā)、傳閱和保管，負(fù)責(zé)收集、保管本部門工作中產(chǎn)生的各類資料、材料，負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理和保管。各部門應(yīng)在每年年底將需要 歸檔的文件由進(jìn)行統(tǒng)一存檔，便于以后查閱利用。 第十二條 機(jī)要、會計(jì)、技術(shù)以及財(cái)產(chǎn)性之檔案，原則上保留十年，其余各種檔案原則上保留五年。 第十三 條 技術(shù)資料 ( 含市場調(diào)研、研發(fā)課題、合同、方案設(shè)計(jì)、使用說明書、光盤等 ) 有關(guān)公司生存之大計(jì)的技術(shù)性文檔，未經(jīng)總經(jīng)理同意不得外借， 不得復(fù)印、必須當(dāng)日歸還。 第十四 條 技術(shù)資料遺失造成泄密，追究部門經(jīng)理及主管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。 第十五 條 檔案管理人員必須保守企業(yè)秘密，做好安全防范工作，未經(jīng)同意不得拿取檔案。 第 十六 條 本管理制度由 辦公室 制訂，并負(fù)責(zé)解釋 和修訂。 第五 章 文印管理制度 為進(jìn)一步完善文印管理，科學(xué)、合理、規(guī)范地使用公司的文印設(shè)備，充分發(fā)揮其作用，更好地為各部門和子公司服務(wù)，特制訂本制度。 第一 條 要提高文印質(zhì)量，打印好文件后，先自行校對，然后及時通知有關(guān)部門人員 認(rèn)真進(jìn)行核對，重要文件要求校對二次，盡量避免差錯。 第二 條 復(fù)印人員復(fù)印完畢后要及時處理好廢紙等物品，做好文件保密管理工作。 第三 條 對外復(fù)印一律收費(fèi)。 第四 條 公司員工 應(yīng)愛護(hù) 文印 設(shè)備，節(jié)約用紙，降低消耗、費(fèi)用。對 文印 設(shè)備應(yīng)按規(guī) 范要 求操作、保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時 向 辦公室 報(bào)請維修，以免影響工作 。 第五 條 設(shè)備保管員要做好設(shè)備的日常保養(yǎng)和定時清潔工作，提高設(shè)備的 使用效率和壽命，確保工作正常進(jìn)行。 第六 條 本管理制度由 辦公室 制訂，并負(fù)責(zé)解釋和修訂。 第七 條 本制度自頒布之日起即可實(shí)施。 第六 章 傳真機(jī)使用及管理辦法 為提供必要的圖文信息，提高工作效率，規(guī)范、完善傳真管理，特?cái)M定以下管理辦法： 第一條 傳真管理人員需嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，不得隨意泄露涉及公司 業(yè)務(wù)等機(jī)密 信息。 第二條 傳真機(jī)屬專用信息 工具，公司的傳真機(jī)統(tǒng)一設(shè)在 辦公室 ，將由 辦公室設(shè)備 管理 人員專職管理。傳真收發(fā)必須由 辦公室人員 管理。 第三條 總臺人員收發(fā)傳真 文件或資料 ，要準(zhǔn)確、及時。原則上，應(yīng)使用公司統(tǒng)一的傳真格式。 第四條 收發(fā)傳真 文件或資料 ，認(rèn)真履行收發(fā)手續(xù)，做好資料信息保密工作。 第五條 重要 傳真必須于當(dāng)天送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處。普通傳真接收到后，需及時通知有關(guān)部門負(fù)責(zé)人前來