【正文】 辦公制度及商務(wù)禮儀 集團(tuán)公司辦公室 2023年 8月 內(nèi)容概要 第一部分：辦公室職能 第二部分：辦公室有關(guān)制度辦法 第三部分：有關(guān)商務(wù)禮儀 第一部分：辦公室職能 辦公室作為綜合管理部門，肩負(fù)著綜合、協(xié)調(diào)、管理、服務(wù)等重要職責(zé)，發(fā)揮著承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的樞紐作用。 根據(jù)魯能集團(tuán)人〔 2023〕 49號(hào)《集團(tuán)公司總部部門職責(zé)》，集團(tuán)公司辦公室主要職責(zé)有以下 10個(gè)方面： 負(fù)責(zé)為集團(tuán)公司中心工作和領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀服務(wù)； 負(fù)責(zé)集團(tuán)公司重要會(huì)議和重大活動(dòng)的策劃、組織、協(xié)調(diào)； 負(fù)責(zé)集團(tuán)公司重要會(huì)議決議事項(xiàng)、領(lǐng)導(dǎo)決策事項(xiàng)和重點(diǎn)工作的督查督辦； 負(fù)責(zé)文秘工作； 負(fù)責(zé)公共關(guān)系、行政事務(wù)和公務(wù)接待工作； 負(fù)責(zé)文書(shū)、檔案、保密和總值班工作； 負(fù)責(zé)魯能門戶網(wǎng)站建設(shè)，內(nèi)外部信息收集與交流，對(duì)外信息披露； 負(fù)責(zé)公務(wù)車輛管理和后勤服務(wù)； 負(fù)責(zé)外事管理和對(duì)外合作與交流； 負(fù)責(zé)北京聯(lián)絡(luò)處的管理，代管山西辦事處。 ▲上述職責(zé)可概括為：參謀策劃、組織協(xié)調(diào)、督查督辦、綜合文秘、信息管理、行政管理、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、后勤服務(wù)等。 ▲從某種意義上講，辦公室職能作用發(fā)揮得如何，在一定程度上反映著總部水平，代表著總部形象，體現(xiàn)著總部作風(fēng)。辦公室工作的好壞，不僅僅看自身的微觀目標(biāo)，更重要的是看在保證全局宏觀目標(biāo)中所起的作用。 ▲辦公室應(yīng)當(dāng)圍繞全局工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)、敏感點(diǎn)問(wèn)題，思考、設(shè)計(jì)和開(kāi)展工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，為推進(jìn)各項(xiàng)工作搞好組織協(xié)調(diào)。 辦公室工作離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的信任和關(guān)心，離不開(kāi)各單位的支持與配合。 ▲ 辦公室的工作往往綜合性比較強(qiáng)，很多工作需要涉及多個(gè)部門和公司，需要相互支持、相互幫助、相互促進(jìn)，齊心協(xié)力完成任務(wù)。 ▲辦公室工作應(yīng)當(dāng)積極爭(zhēng)取贏得領(lǐng)導(dǎo)的理解、關(guān)心和支持，才能更好地發(fā)揮應(yīng)有的作用。 辦公室工作必須根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的需要，圍繞公司中心工作，不斷創(chuàng)新，不斷提升。 集團(tuán)公司辦公室，近期總體工作思路是：進(jìn)一步增強(qiáng)“四個(gè)能力”（公關(guān)協(xié)調(diào)、團(tuán)隊(duì)執(zhí)行、學(xué)習(xí)創(chuàng)新、策劃設(shè)計(jì)），強(qiáng)化“四個(gè)意識(shí)”（大局、創(chuàng)新、服務(wù)、奉獻(xiàn)），樹(shù)立“四個(gè)形象”（忠誠(chéng)、團(tuán)結(jié)、勤奮、廉潔），切實(shí)發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)、服務(wù)大局的作用，努力提高對(duì)集團(tuán)全局工作的貢獻(xiàn)率。 第二部分：辦公室有關(guān)制度辦法 近年來(lái)，辦公室非常重視基礎(chǔ)管理工作，不斷制訂和修訂完善各項(xiàng)制度辦法。主要包括： 重大事項(xiàng)報(bào)告制度、保密工作制度、信息工作制度、向地方黨委政府定期匯報(bào)制度、公文管理辦法、檔案管理制度、印章管理辦法、督察督辦制度、行政值班制度、出國(guó)管理辦法、會(huì)議管理辦法、接待管理辦法 等。 上述制度辦法主要內(nèi)容如下： 一、重大事項(xiàng)報(bào)告制度 ▲ 所屬單位發(fā)生下列重大事項(xiàng)必須報(bào)告集團(tuán)公司： 改革、發(fā)展、管理、經(jīng)營(yíng)、隊(duì)伍方面的敏感事項(xiàng)； 生產(chǎn)過(guò)程中發(fā)生人身死亡、重傷、群傷事故，重大設(shè)備事故及停機(jī)停產(chǎn)，重大交通、火災(zāi)、盜竊等事故； 影響魯能聲譽(yù)的政治事件、刑事犯罪、民事糾紛； 集體上訪事件； 重大經(jīng)濟(jì)案件或受到執(zhí)法機(jī)關(guān)查處的事件； 重大泄密事件； 重要視察、考察等活動(dòng)（原則上廳局級(jí)及以上領(lǐng)導(dǎo)等）； 重要涉外活動(dòng)； 各類突發(fā)事件及其它應(yīng)報(bào)告的事項(xiàng)。 ▲上述重大事項(xiàng)發(fā)生時(shí)，應(yīng)在第一時(shí)間向集團(tuán)公司辦公室電話報(bào)告，隨后進(jìn)行書(shū)面報(bào)告。 ▲重大事項(xiàng)報(bào)告要實(shí)事求是，做到不拖延、不瞞報(bào)、不漏報(bào)，不能報(bào)喜不報(bào)憂。 ▲各單位負(fù)責(zé)人及辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)保持通訊 24小時(shí)暢通。遇有人員、通訊方式變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)告知集團(tuán)公司辦公室。 二、保密工作制度 ▲ 公司秘密是關(guān)系公司權(quán)益，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍人員知悉的事項(xiàng)。包括： 重大決策中的秘密事項(xiàng)； 尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、規(guī)劃等； 重要會(huì)議記錄、各類合同和協(xié)議文本等； 財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及經(jīng)營(yíng)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等； 人事檔案，工資性、勞務(wù)性收入資料； 公司領(lǐng)導(dǎo)講話和重要活動(dòng)安排； 其他應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)和資料。 ▲公司秘密分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。 (一 )絕密： 是最重要的秘密，泄露會(huì)使公司權(quán)益遭受特別嚴(yán)重的損害。如對(duì)外并購(gòu)、二級(jí)市場(chǎng)運(yùn)作、股權(quán)變更、收益分配等。 (二 )機(jī)密： 是重要的秘密，泄露會(huì)使公司權(quán)益遭受到嚴(yán)重的損害。如人事安排、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況等。 (三 )秘密： 是一般的秘密，泄露會(huì)使公司權(quán)益和利益遭受損害。如人事檔案、合同、協(xié)議、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排、尚未公開(kāi)的各類信息等。 ▲屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)。對(duì)于密級(jí)文件、資料和其它物品，必須采取保密措施： (一 )非經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄； (二 )文件的收發(fā)、傳遞、清交、歸檔工作，由專人負(fù)責(zé)，存放在具有安全裝置的柜櫥內(nèi)；外出攜帶必須采取必要的安全措施。 (三 )人員離開(kāi)時(shí)，密級(jí)文件須入柜上鎖，不允許在辦公桌上擺放。 ▲召開(kāi)涉及公司秘密內(nèi)容的會(huì)議，應(yīng)采取下列措施： (一 )選擇具備保密條件的會(huì)議場(chǎng)所。 (二 )對(duì)參加會(huì)議人員，由召集人指定。 (三 )依照保密規(guī)定管理會(huì)議文件。 (四 ) 用專門的保密筆記本記錄。 (五 )按照議題分別下發(fā)會(huì)議紀(jì)要。 ▲在對(duì)外交往與合作中需要提供的資料涉及公司秘密，應(yīng)事先經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 ▲對(duì)傳閱的秘密文件、資料，閱后退交辦公室文書(shū)，不得橫傳，不得向規(guī)定范圍以外的人員傳閱。 ▲跟隨領(lǐng)導(dǎo)的司機(jī)、接觸領(lǐng)導(dǎo)辦公室的公務(wù)人員和秘書(shū)人員，凡與本人工作無(wú)關(guān)的密級(jí)文件，做到不看、不聽(tīng)、不傳。 ▲不準(zhǔn)在私人交往中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)以普通信函方式傳遞公司秘密。 ▲公司對(duì)外宣傳稿件、對(duì)外提供的資料和數(shù)據(jù)，要嚴(yán)格履行審查制度。 ▲發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告，并采取補(bǔ)救措施。 ▲運(yùn)行 OA系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，必須設(shè)立安全有效的防火墻。任何人不得在電子公告系統(tǒng)、聊天室上發(fā)布、談?wù)摵蛡鞑ス久孛苄畔?。不得利用電子郵件傳遞公司秘密信息。 ▲公司淘汰的計(jì)算機(jī)必須刪除硬盤上的所有儲(chǔ)存信息。 ▲出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告和處罰： (一 )泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的； (二 ) 已泄露公司秘密，但采取補(bǔ)救措施挽回?fù)p失的。 ▲出現(xiàn)下列情況之一的，視情節(jié)給予處分、解除勞動(dòng)合同，直至追究法律責(zé)任。 (一 )故意或過(guò)失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的； (二 ) 為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的； (三 )利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。 三、信息工作制度 ▲加強(qiáng)信息化建設(shè)的規(guī)劃。實(shí)施 LN128工程（ 1個(gè)信息平臺(tái)、 2級(jí)數(shù)據(jù)中心、 8大應(yīng)用系統(tǒng)），建設(shè)覆蓋各產(chǎn)業(yè)、各企業(yè)、各項(xiàng)目的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息資源即時(shí)傳遞和實(shí)時(shí)監(jiān)控，為管理提供信息依據(jù)。 ▲目前《集團(tuán)公司信息建設(shè)規(guī)劃》已經(jīng)總裁辦公會(huì)通過(guò)，正在推進(jìn)實(shí)施。 5月份專門舉行了培訓(xùn)班。 ▲ 做好各所屬公司子站建設(shè) 子站建設(shè)要堅(jiān)持“四個(gè)統(tǒng)一”：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一組織實(shí)施。 子站建設(shè)要做到“三個(gè)突出”：突出行業(yè)特點(diǎn)，突出時(shí)效性，突出人性化。 各所屬公司子站納入集團(tuán)公司門戶網(wǎng)站。 ▲做好信息上報(bào)工作。主要包括： 集團(tuán)公司層面的重大事項(xiàng)。包括領(lǐng)導(dǎo)視察、召開(kāi)重要會(huì)議、出臺(tái)重要政策、重要項(xiàng)目進(jìn)展等。 所屬公司的重大事項(xiàng)。包括項(xiàng)目重大突破、新企業(yè)成立、重要領(lǐng)導(dǎo)視察等。 其他需上報(bào)的重要信息。 ▲加強(qiáng)信息披露管理。各公司子站對(duì)外披露和發(fā)布的本公司重要信息，須經(jīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)審查；凡涉及集團(tuán)全局性工作的重要信息，須報(bào)集團(tuán)公司信息中心審查，由門戶網(wǎng)站統(tǒng)一發(fā)布。 四、向地方黨委、政府定期匯報(bào)制度 ▲為贏得地方黨委、政府的關(guān)心支持，加快重點(diǎn)項(xiàng)目在規(guī)劃審批、核準(zhǔn)開(kāi)工、資源配置、土地批復(fù)、環(huán)保支持等方面取得突破性進(jìn)展，各重點(diǎn)項(xiàng)目公司（籌建處）要建立向地方黨委、政府定期匯報(bào)工作制度。原則上要求： 每半年向所在?。ㄊ?、自治區(qū)）黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào) 1次工作； 每季度向所在省（市、自治區(qū)）政府分管領(lǐng)導(dǎo)和國(guó)家發(fā)改委等領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)