【正文】 河南鑫苑置業(yè)有限公司 Henan Xinyuan real estate Co., Ltd. 內(nèi)部控制制度手冊 manual of internal control 2023年 12月 14日 Dec. 14th 2023 目錄 catalogue 總則及說明 general principles and explanation 第一章 Unit 1 管理控制及內(nèi)控自我評估 management control and self appraisal about internal control 第二章 Unit 2 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)控制 financial accountant control 第三章 Unit 3 銷售和應(yīng)收賬款 sales and receivables 第四章 Unit 4 采購和應(yīng)付賬款 purchases and account payable 第五章 Unit 5 費(fèi)用支出控制 expenses control 第六章 Unit 6 貨幣資金管理 pecuniary resources management 第七章 Unit 7 固定資產(chǎn)管理 fixed assets management 第八章 Unit 8 項(xiàng)目開發(fā)與總控 project development and master control 第九章 Unit 9 產(chǎn)品研發(fā)與設(shè)計(jì) product development and designing 第十章 Unit 10 工程招標(biāo)與預(yù)算 project bidding and budget 第十一章 Unit 11 工程質(zhì)量監(jiān)督與驗(yàn)收 project quality supervision 第十二章 Unit 12 人力資源管理 human resources management 第十三章 Unit 13 對外投資管理 investment abroad management 第十四章 Unit 14 客戶服務(wù)與信息管理 customer service and information management 第十五章 Unit 15 內(nèi)部審計(jì) internal audit 總則及說明 general principles and explanation 一、內(nèi)控手冊的使用責(zé)任 Responsibility for the use of internal control manual 二、內(nèi)部控制的目標(biāo) Target of internal control 三、內(nèi)部控制的概念 concept of internal control 四、內(nèi)部控制的框架 framework of internal control 五、內(nèi)部控制的缺陷 deficiency of internal control 六、內(nèi)部控制的描述 description of internal control BACK 一、內(nèi)控手冊的使用責(zé)任 Responsibility for the use of internal control manual ? 本手冊適用于河南鑫苑置業(yè)有限公司及其子公司，為方便描述，以下簡稱為“公司”。 This manual be applied to Henan Xinyuan real estate Co., Ltd and subsidiary pany. referred hereinafter as “ pany” in order to description ? 本手冊的內(nèi)部控制制度是關(guān)鍵的控制制度，不包括所有的運(yùn)作流程，使用者應(yīng)當(dāng)根據(jù)手冊提示的內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)建立完整的運(yùn)作流程。 ? The system of this manual of internal control is crucial control system, not include all operating flow. The user can set up integrated operating flow based on the key point of internal control that the manual pointed out. BACK 二、內(nèi)部控制的目標(biāo) Target of internal control ? 內(nèi)部控制是一個(gè)由公司董事會(huì)，管理層以及其他員工共同作用的過程，此過程在以下的三個(gè)方面對公司實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)提供合理保證： ? Internal control is the process of bined action by pany39。s board of directors, management and other staff. This process provided reasonable guarantee to operating target of pany by the following three aspects : 1. 行之有效并且富有效率的經(jīng)營過程 effective operating process 2. 可信賴的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 reliable financial accountant reports 3. 對法律法規(guī)的遵循 to follow rules and regulations ? 總而言之，內(nèi)部控制主要體現(xiàn)在對公司現(xiàn)金以及實(shí)物資產(chǎn)的保全以及被有效的利用，以合理保證公司短期和長期的營運(yùn)目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。 ? In short, internal control mostly embodies maintaining the cash and physical assets of pany and was effective utilized so that guarantee the acplishment of operating target of pany short or longterm BACK 三、內(nèi)部控制的概念 concept of internal control ? 內(nèi)部控制是一個(gè) 過程 。是一種實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的手段，而不是結(jié)果； ? 內(nèi)部控制是 人為 控制的，不僅僅包括制度和政策，同時(shí)包括公司各個(gè)部門的員工； ? 內(nèi)部控制對董事會(huì)和管理層只能提供 合理的保證 ，而非絕對保證； ? 內(nèi)部控制是為了實(shí)現(xiàn)各個(gè)不同而又相互交錯(cuò)的 企業(yè)目標(biāo) 而設(shè)計(jì)的。 BACK 四、內(nèi)部控制的框架 framework of internal control 業(yè)務(wù)流程 財(cái)務(wù)報(bào)告 法規(guī)遵循 BACK COSO內(nèi)控框架的描述 COSO 要素 含義 相應(yīng)的內(nèi)控制度舉例 控制環(huán)境 任何經(jīng)營的核心是由企業(yè)的人力資源 ——員工的個(gè)人品行，包括誠實(shí)正直、道德觀念以及勝任能力；以及企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境組成的。 1. 明晰的權(quán)利和義務(wù)體系來明確內(nèi)控的重要性； 2. 有關(guān)行為準(zhǔn)則和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的書面政策； 3. 完善的預(yù)算機(jī)制以及對產(chǎn)生差異的原因作及時(shí)分析； 4. 吸引并留住合格員工的計(jì)劃； 5. 有效的內(nèi)部審計(jì)委員會(huì)以及內(nèi)審部門 風(fēng)險(xiǎn)評估 公司必須意識(shí)到它所面臨的風(fēng)險(xiǎn)，并采取措施應(yīng)對。公司必須設(shè)立整合所有組織活動(dòng)的目標(biāo)，這樣公司整體才能統(tǒng)一運(yùn)轉(zhuǎn)。公司同時(shí)必須建立一套發(fā)現(xiàn)、分析并且管理風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)制。 1. 有關(guān)經(jīng)營、財(cái)務(wù)報(bào)告以及法律法規(guī)等職能的明確目標(biāo)； 2. 全公司范圍內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)評估 控制活動(dòng) 公司要建立能確保管理層應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的策略，以及使之奏效的內(nèi)控政策和程序 。 1. 職責(zé)分離：現(xiàn)金收款有兩個(gè)以上的職員進(jìn)行處理； 2. 對投資資產(chǎn)的獨(dú)立稽核； 3. 信息系統(tǒng)的控制以及數(shù)據(jù)備份 信息溝通 信息與溝通存在于公司所有的活動(dòng)層面。它可以使得員工獲取并分享有關(guān)程序的執(zhí)行、管理以及控制等各方面的信息。 1. 管理層要建立并維護(hù)有效的信息發(fā)布以及反饋系統(tǒng)； 2. 與外界同行業(yè)在政策變更以及行業(yè)風(fēng)險(xiǎn)方面進(jìn)行資源共享； 3. 員工舉報(bào)違規(guī)或舞弊現(xiàn)象的獎(jiǎng)懲措施 有效監(jiān)督 管理層要監(jiān)督整個(gè)控制活動(dòng)的運(yùn)作過程，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)糾正。這樣公司才可以主動(dòng)積極地針對所發(fā)現(xiàn)的不利狀況作出反應(yīng)。 1. 定期通過內(nèi)審或外部審計(jì)渠道獲取內(nèi)控審計(jì)報(bào)告并作出反應(yīng)； 2. 對預(yù)算差異進(jìn)行及時(shí)跟進(jìn)； 3. 對現(xiàn)金及實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行定期盤點(diǎn)，對賬實(shí)差異進(jìn)行分析 BACK 五、內(nèi)部控制的缺陷 ? 任何的內(nèi)部控制設(shè)置都有其自身的缺陷，包括： 在實(shí)施內(nèi)部控制的過程中會(huì)存在人為的錯(cuò)誤或過失； 由于兩名或多名員工的串通而導(dǎo)致的內(nèi)控失效； 舞弊（例如：管理層濫用權(quán)力；偽造憑證或記錄以及欺騙性行為等） ? 即使是設(shè)計(jì)完善的內(nèi)部控制也會(huì)因無意或故意的行為而導(dǎo)致缺陷的產(chǎn)生。但是，管理層可以期望良好的內(nèi)部控制系統(tǒng)能夠給董事會(huì)以及管理層提供其控制目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的“合理保證”。非常重要的一點(diǎn)是：公司應(yīng)該進(jìn)行合理謹(jǐn)慎的措施來保證內(nèi)控目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，而不是設(shè)想或者認(rèn)定僅僅依靠“優(yōu)秀”的員工就可以達(dá)到目標(biāo)。 BACK 六、內(nèi)部控制的描述 公司內(nèi)部控制制度的描述和形式由以下三個(gè)方面組成： 1. 內(nèi)部控制的目標(biāo)：內(nèi)部控制服務(wù)于公司的整體目標(biāo)以及各職能目標(biāo)，通過控制活動(dòng)為目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供合理保證，并且能夠有效識(shí)別公司面臨的風(fēng)險(xiǎn)并采取應(yīng)對策略； 2. 關(guān)鍵控制點(diǎn)：關(guān)鍵控制點(diǎn)指關(guān)鍵的內(nèi)部控制行為，保證這些內(nèi)部控制行為被正確采用并持續(xù)使用，就可以保證企業(yè)的內(nèi)部控制目標(biāo)得到實(shí)現(xiàn)。 3. 流程圖：流程圖是描述內(nèi)部控制行為的主要方法，是通過對經(jīng)營活動(dòng)整個(gè)過程用圖表形式進(jìn)行描述，并對關(guān)鍵控制點(diǎn)著重說明的一種方法。 BACK 流程圖圖標(biāo)說明 BACK 第一章 管理控制及內(nèi)控自我評估 BACK 一 職位分工 職位 職責(zé) 不相容的職責(zé) 董事長 / 董事會(huì) 審批企業(yè)總體戰(zhàn)略計(jì)劃 審批部門之計(jì)劃 審閱內(nèi)部審計(jì)報(bào)告 制訂 企業(yè)總體戰(zhàn)略規(guī)劃 內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)與評估 戰(zhàn)略與投資發(fā)展委員會(huì) 復(fù)核企業(yè)總體戰(zhàn)略計(jì)劃 制訂總體戰(zhàn)略計(jì)劃 總經(jīng)理 / 總經(jīng)理辦公會(huì) 制訂 企業(yè)總體戰(zhàn)略計(jì) 劃 審批部門之計(jì)劃 審批部門之操作手冊 審批考核指標(biāo) 及考核結(jié)果 內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)與自我評估 制訂 部門之計(jì)劃 / 操作手冊 制訂 考核指標(biāo) 各 部門總監(jiān) / 總會(huì)計(jì)師 / 總工程師 商討總體戰(zhàn)略規(guī)劃及進(jìn)行討論 復(fù)核部門之計(jì)劃 復(fù)核部門之操作手冊 審批企業(yè)總體戰(zhàn)略規(guī)劃 制訂 考核指標(biāo) 各部門 經(jīng)理 / 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 制訂 部門之計(jì)劃 制訂 部門之操作手冊 審批部門之計(jì)劃 / 操作手冊 企業(yè)管理部 審閱 / 協(xié)調(diào)部門 計(jì)劃的制訂 部門意見的匯總與協(xié)調(diào) 員工意見的匯總與反饋 部門績效初步考核 審批部門 之計(jì)劃 BACK 二 總體戰(zhàn)略計(jì)劃的控制 管理層根據(jù) 內(nèi)外因素以及 向員工搜集信息 修改戰(zhàn)略 目標(biāo) 總經(jīng)理辦公會(huì) 平衡未來的 發(fā)展以及 當(dāng)前狀況 總經(jīng)理辦公會(huì) 制定的下一 年度總體計(jì)劃 提交董事會(huì) 決議 董事長 批準(zhǔn) 經(jīng)批準(zhǔn)的 總體計(jì)劃 下達(dá)子公司和 各部門制定 綜合計(jì)劃 管理目標(biāo) 1）總體戰(zhàn)略計(jì)劃是清晰、明確并且合法 2）總體戰(zhàn)略計(jì)劃是以未來發(fā)展為大前提 3）總體戰(zhàn)略計(jì)劃應(yīng)得到員工的認(rèn)同 關(guān)鍵控制點(diǎn) 1）管理層應(yīng)規(guī)劃長期和短期目標(biāo) 2）總體戰(zhàn)略計(jì)劃必須得到董事長的簽字同意 注釋 1）年末管理層應(yīng)該根據(jù)內(nèi)外部因素，如經(jīng)營環(huán)境、競爭對手、法律法規(guī)、消費(fèi)者等因素的變化及時(shí)調(diào)整公司的戰(zhàn)略目標(biāo)，同時(shí)應(yīng)該征求員工的意見 2）戰(zhàn)略投資發(fā)展委員會(huì)根據(jù)因素的變化修改目標(biāo) 3）總經(jīng)理辦公會(huì)因該平衡將來的發(fā)展要求以及目前的經(jīng)營能力，制定可行的目標(biāo)戰(zhàn)略 4）戰(zhàn)略應(yīng)分為長期和短期，其中包括企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)、企業(yè)架構(gòu)、資金來源、財(cái)務(wù)目標(biāo)以及市場需求等 5）所有的戰(zhàn)略計(jì)劃應(yīng)得到董事長的同意 6）總經(jīng)理辦公會(huì)應(yīng)將總體戰(zhàn)略目標(biāo)以及計(jì)劃下達(dá)給各部門員工，成為公司上下的奮斗目標(biāo) 01 03 02 04 06 05 年度終了 戰(zhàn)略與投資 發(fā)展委員會(huì) 審閱 BACK 三 子公司及各部門制定部門計(jì)劃的控制 根據(jù)總體計(jì)劃 各部門制訂 綜合計(jì)劃 報(bào)送企管部 企管部 進(jìn)行調(diào)整 臨時(shí)工作 任務(wù)計(jì)劃 針對調(diào)整與 各部門進(jìn)行溝通 董事長 批準(zhǔn) 經(jīng)批準(zhǔn)的 部門綜合計(jì)劃 / 月度計(jì)劃 部門實(shí)施 管理目標(biāo) 1）所有綜合計(jì)劃與公司總體戰(zhàn)略一致 2）計(jì)劃的制定應(yīng)當(dāng)切合實(shí)際 關(guān)鍵控制點(diǎn) 1）部門的綜合計(jì)劃應(yīng)該以總體戰(zhàn)略為基礎(chǔ)制定 2）綜合計(jì)劃必須得到董事長的同意 3）各部門對企業(yè)管理部門提出的計(jì)劃調(diào)整進(jìn)行充分的溝通 注釋 1）子公司及各部門應(yīng)考慮企業(yè)的總體戰(zhàn)略目標(biāo)來制定部門計(jì)劃 2）所有綜合計(jì)劃應(yīng)該預(yù)計(jì)各部門未來所需，然后制定計(jì)劃，包括：銷售、采購、費(fèi)用、人力資源、固定資產(chǎn)等等 3）企管部根據(jù)公司總體的