【正文】 第 1 頁 共 42 頁 此資料來自 來自 ISL(Integrate Service)網(wǎng)站的一份編碼規(guī)則 說明：以物料的編碼為主線講解編碼的原則，但所講編碼原則同樣適用于系統(tǒng)的客戶編碼、供貨商編碼、職員編碼、部門編碼、單位編碼、倉庫編碼、各種類別編碼和其它需要編碼的任何項目等。 第一節(jié) 物料編碼的意義 物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其它有關(guān)事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時 ，物料的領(lǐng)發(fā)、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻緊，而借著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼之功能如下： ? 增強(qiáng)物料資料的正確性 物料的領(lǐng)發(fā)、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。 ? 提高物料管理的工作效率 物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。 第 2 頁 共 42 頁 此資料來自 ? 利于電腦的管 理 物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進(jìn)一步利用電腦作更有效的處理，以達(dá)到物料管理之效果。 ? 降低物料庫存、降低成本 物料編碼利于物料庫存量的控制，同時利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。 ? 防止物料舞弊事件之發(fā)生 物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。 ? 便于物料之領(lǐng)用 庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對用料部門的領(lǐng)用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。 ? 便于壓縮物料的品種、規(guī)格 對物料進(jìn)行編碼時，可以對某些性能相近或者相同的物料進(jìn)行統(tǒng)一、合并和簡化，壓縮物料的品種、規(guī)格。 第二節(jié) 物料編碼的原則 物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則： ? 簡單性 ? 分類展開性 ? 完整性 ? 單一性 第 3 頁 共 42 頁 此資料來自 ? 一貫性 ? 可伸縮性 ? 組織性 ? 適應(yīng)電腦管理 ? 充足性 ? 易記性 一、簡單性 編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應(yīng)用文字元號或數(shù)字上應(yīng)力求簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)，并可減少其中的錯誤機(jī)會。 物料相當(dāng)單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當(dāng)復(fù)雜時，就要將大分類再加以細(xì)分 ，這種分類展開也稱為多級分類。 二、分類展開性 物料復(fù)雜，物料編碼大分類后還要加以細(xì)分，如果采用阿拉伯?dāng)?shù)字十 進(jìn)制，則每段最多只能由十個細(xì)分的項目，如果采用英文字母，則每段有 26 個細(xì)分項目，然而細(xì)分項目太多，就難于查找，而細(xì)分項目太少，則分類展開太慢，分類細(xì)分項目通常以五至九個較佳。例如采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)制，有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。 第 4 頁 共 42 頁 此資料來自 需要分類的 項目 第一種分類方法 第二類分類方法 第三類分類方法 1 1 11 0 01 01 2 12 02 02 3 13 03 03 4 14 1 1 04 5 15 2 21 05 6 16 22 06 7 2 21 23 07 8 22 3 3 08 9 23 4 41 09 10 24 42 10 11 25 43 11 12 26 5 5 12 13 3 31 6 61 13 14 32 62 14 15 33 63 15 16 34 7 7 16 17 35 8 8 17 18 36 9 9 18 （表一） 三、完整性 在物料編碼時，所有的物料都應(yīng)有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。 第 5 頁 共 42 頁 此資料來自 新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當(dāng)有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進(jìn)來了，倉庫部門或會計部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺少物料編碼，即應(yīng)請采購部門補(bǔ)填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。 四、單一性 物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能 代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數(shù)個物料編碼，或一個物料編碼有數(shù)項物料，一般地，只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔，緊接著進(jìn)行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物 料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C 三個編碼分別表示三種不同加工狀態(tài)的物料。 五、一貫性 物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標(biāo)準(zhǔn)時，就應(yīng)一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級進(jìn)行。 六、伸縮性 物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展以及產(chǎn)品規(guī)格的變更而發(fā)生物料擴(kuò)展或變動的情形。預(yù)留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現(xiàn)狀加以物料編碼的安排， 第 6 頁 共 42 頁 此資料來自 否則他日新物料產(chǎn)生時，就有新物料無號可編的情況。 七、組織性 物 料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳