物料編碼規(guī)則指南(doc19)-物料管理(已修改)
2025-08-28 14:43 本頁(yè)面
【正文】 編碼規(guī)則指南 說(shuō)明：以物料的編碼為主線講解編碼的原則，但所講編碼原則同樣適用于系統(tǒng)的客戶編碼、供貨商編碼、職員編碼、部門(mén)編碼、單位編碼、倉(cāng)庫(kù)編碼、各種類(lèi)別編碼和其它需要編碼的任何項(xiàng)目等。 第一節(jié) 物料編碼的意義 物料編碼是以簡(jiǎn)短的文字、符號(hào)或數(shù)字、號(hào)碼來(lái)代表物料、品名、規(guī)格或類(lèi)別及其它有關(guān)事項(xiàng)的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類(lèi)極少的工廠或許有沒(méi)有物料編碼都無(wú)關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬(wàn)種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時(shí)，物料的領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收，請(qǐng)購(gòu)、跟催、盤(pán)點(diǎn)、儲(chǔ)存 等工作極為頻緊，而借著物料編碼，使各部門(mén)提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見(jiàn)溝通更加容易。物料編碼之功能如下： 216。 增強(qiáng)物料資料的正確性 物料的領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收、請(qǐng)購(gòu)、跟催、盤(pán)點(diǎn)、儲(chǔ)存、記錄等一切物料之活動(dòng)均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯(cuò)亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。 216。 提高物料管理的工作效率 物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡(jiǎn)便省事，效率因此提高。 216。 利于電腦的管理 物料管理在物料編碼推行徹底之 后，方能進(jìn)一步利用電腦作更有效的處理，以達(dá)到物料管理之效果。 216。 降低物料庫(kù)存、降低成本 物料編碼利于物料庫(kù)存量的控制，同時(shí)利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。 216。 防止物料舞弊事件之發(fā)生 物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲(chǔ)存井然有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。 216。 便于物料之領(lǐng)用 庫(kù)存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對(duì)用料部門(mén)的領(lǐng)用以及物料倉(cāng)庫(kù)的發(fā)料都十分方便。 216。 便于壓縮物料的品種 、規(guī)格 對(duì)物料進(jìn)行編碼時(shí)，可以對(duì)某些性能相近或者相同的物料進(jìn)行統(tǒng)一、合并和簡(jiǎn)化，壓縮物料的品種、規(guī)格。 第二節(jié) 物料編碼的原則 物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則： l 簡(jiǎn)單性 l 分類(lèi)展開(kāi)性 l 完整性 l 單一性 l 一貫性 l 可伸縮性 l 組織性 l 適應(yīng)電腦管理 l 充足性 l 易記性 一、簡(jiǎn)單性 編碼的目的在于將物料化繁為簡(jiǎn)，便于物料的管理，如果編碼過(guò)于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應(yīng)用文字元號(hào)或數(shù)字上應(yīng)力求簡(jiǎn)單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫(xiě)、抄錄的時(shí)間與手續(xù)，并可減少其中的錯(cuò)誤機(jī)會(huì)。 物料相當(dāng)單純時(shí)，只要將物料簡(jiǎn)單分類(lèi)為幾項(xiàng)即可，物料分類(lèi)項(xiàng)目多了，就顯得很不方便。若物料相當(dāng)復(fù)雜時(shí)，就要將大分類(lèi)再加以細(xì)分 ，這種分類(lèi)展開(kāi)也稱為多級(jí)分類(lèi)。 二、分類(lèi)展開(kāi)性 物料復(fù)雜，物料編碼大分類(lèi)后還要加以細(xì)分，如果采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)制，則每段最多只能由十個(gè)細(xì)分的項(xiàng)目 ，如果采用英文字母，則每段有 26 個(gè)細(xì)分項(xiàng)目，然而細(xì)分項(xiàng)目太多，就難于查找，而細(xì)分項(xiàng)目太少，則分類(lèi)展開(kāi)太慢，分類(lèi)細(xì)分項(xiàng)目通常以五至九個(gè)較佳。例如采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)制，有十八個(gè)項(xiàng)目時(shí)，其分類(lèi)展開(kāi)可以利用下列方法。 需要分類(lèi)的 項(xiàng)目 第一種分類(lèi)方法 第二類(lèi)分類(lèi)方法 第三類(lèi)分類(lèi)方法 1 1 11 0 01 01 2 12 02 02 3 13 03 03 4 14 1 1 04 5 15 2 21 05 6 16 22 06 7 2 21 23 07 8 22 3 3 08 9 23 4 41 09 10 24 42 10 11 25 43 11 12 26 5 5 12 13 3 31 6 61 13 14 32 62 14 15 33 63 15 16 34 7 7 16 17 35 8 8 17 18 36 9 9 18 （表一） 三、完整性 在物料編碼時(shí)，所有的物料都應(yīng) 有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。 新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當(dāng)有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒(méi)有編碼，采購(gòu)部門(mén)不得從事采購(gòu)，即使沒(méi)物料編碼的新物料采購(gòu)進(jìn)來(lái)了，倉(cāng)庫(kù)部門(mén)或會(huì)計(jì)部門(mén)發(fā)現(xiàn)物料訂購(gòu)單缺少物料編碼，即應(yīng)請(qǐng)采購(gòu)部門(mén)補(bǔ)填物料編碼，否則不予入庫(kù)、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。 四、單一性 物料編碼的單一性是指一個(gè)物料編碼只能代表
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