【正文】 電子化公文實(shí)踐 重慶市政府辦公廳電子政務(wù)技術(shù)中心 胡力 介紹的主要內(nèi)容 一、電子公文的內(nèi)涵 二、公文工作體系環(huán)境巨變 三、電子公文推進(jìn)的障礙 四、電子公文計(jì)算機(jī)程序構(gòu)成 五、電子公文建設(shè)的策略 六、電子公文重點(diǎn)問題的處理 七、電子公文建設(shè)的組織與實(shí)施 一、 電子公文的內(nèi)涵 （一）電子公文與核心要素 什么是電子公文？ 是文檔表現(xiàn)的磁、光載體？ 是生成文件的工具決定的技能？ 一種更全面的說法 應(yīng)用現(xiàn)代信息和通信技術(shù) ， 將公文工作通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行集成 ， 超越時(shí)間和空間及部門之間的分隔限制 ， 實(shí)現(xiàn)公文工作體系的優(yōu)化重組 。 簡(jiǎn)單地說就是借助電子信息技術(shù)而進(jìn)行的公文活動(dòng) 。 重點(diǎn)是 電子公文是一種工作體系。 一、 電子公文的內(nèi)涵 電子公文需要把握三點(diǎn)核心要素： 對(duì)象數(shù)字化 公文涉及的 “ 全部 ” 、 “ 所有 ” 事務(wù)的對(duì)象數(shù)字化，公文構(gòu)成形式、表現(xiàn)形式的全部數(shù)字化轉(zhuǎn)換。 不僅僅是公文自身，包括公文的外延內(nèi)容，如公文登記本等輔助管理信息。 電子公文是公文的數(shù)字化生存。 過程網(wǎng)絡(luò)化 公文載體的交換方式、公文處理工作關(guān)聯(lián)的方式、工作責(zé)任傳遞的方式，全部要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)，工作聯(lián)系方式的全部網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)換。 工作整體性 在公文生存生命期的各個(gè)部分，內(nèi)容加工各個(gè)階段與環(huán)節(jié)都是不可分割存在的工作體系，每一個(gè)工作步驟的對(duì)象與成果，相互間都是可以繼承和共享的。 一、 電子公文的內(nèi)涵 （二）電子公文從名變到實(shí)變素 近 35來出現(xiàn)的提法，經(jīng)歷從名詞變化到實(shí)質(zhì)改變的過程 辦公自動(dòng)化 文字處理的工具， 解決手工工作效率問題， 一項(xiàng)技能。 公文管理 對(duì)標(biāo)題、目錄或部分公文項(xiàng)的處理， 以計(jì)算機(jī) “ 做 ” 管理為主。 信息共享 如全文查詢，簡(jiǎn)單的公文傳輸?shù)龋? 分別作用在公文處理的各個(gè)層面上。 以上可稱之為前電子公文階段 一、 電子公文的內(nèi)涵 （二）電子公文從名變到實(shí)變 前電子公文的特點(diǎn) 輔助手工工作的工具， 輔助管理工作的工具， 局部孤立的應(yīng)用， 作用在公文處理工作外圍， 不對(duì)原有公文工作體系產(chǎn)生影響。 前電子公文的效果 易變， 不能生存， 多次重復(fù)建設(shè)， 成效有限。 電子公文的實(shí)變 成為整個(gè)公文處理工作體系的重建，這是電子公文不同于傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化和公文管理的根本所在，這也是電子公文實(shí)施的難度所在。 一、 電子公文的內(nèi)涵 （三）電子公文是辦公室信息化生態(tài)體系 表現(xiàn)在以下四個(gè)方面： 全要素內(nèi)容 全過程，全對(duì)象， 全信息化，工作體系。 相互依存 各部分難以分割獨(dú)立生存， 業(yè)務(wù)上交互、數(shù)據(jù)上共享、控制上為一整體， 互為關(guān)聯(lián)，承上啟下，互為支撐。 基于過程 涵蓋所有公文工作自然過程， 根植于公文業(yè)務(wù)工作的各個(gè)方面， 業(yè)務(wù)工作與公文工作溶為一體。 綜合體系 電子公文是包括了理念、業(yè)務(wù)、管理、技術(shù)、人員的綜合體系。 二、 公文工作體系環(huán)境的巨變 （一）傳統(tǒng)公文處理工作方式主要特點(diǎn) 個(gè)體工作方式 以個(gè)人，以經(jīng)辦人為中心， 事無具細(xì)、親力親為， 工作重復(fù)進(jìn)行。 封閉自我管理 情況只有經(jīng)辦人自己清楚， 工作成的暗箱， 難以考核， 經(jīng)辦人 說了算， 運(yùn)行階段獨(dú)立 各個(gè)階段內(nèi)部工作可完全獨(dú)立存在和運(yùn)行， 相互間可以沒有多少關(guān)聯(lián)， 表現(xiàn)在階段都自有登記本，自己一套工作規(guī)程， 是傳統(tǒng)公文處理程序各個(gè)階段自成體系的原因。 二、 公文工作體系環(huán)境的巨變 （一）傳統(tǒng)公文處理工作方式主要特點(diǎn) 公文資源獨(dú)享 以公文夾為傳遞載體， 資源公文夾獨(dú)， 信息難以共享。 手傳手的交接 當(dāng)面確認(rèn)交接， 簽字認(rèn)賬， 有的環(huán)節(jié)不好當(dāng)面確認(rèn)，容易出問題。 公文管理粗放 形式管理，不確定、易變、自由度大， 靠人的自覺性來保障， 制度上書、上墻，無約束力， 公文處理與公文管理在技術(shù)層分離。 二、 公文工作體系環(huán)境的巨變 （二）電子公文工作方式主要特點(diǎn) 協(xié)同工作方式 分工明確，工作邊界清楚， 以個(gè)人集中處理向以流程協(xié)同處理轉(zhuǎn)變。 開放的工作環(huán)境 網(wǎng)絡(luò)打開管理暗箱（客觀存在）， 記錄工作痕跡。 流程化關(guān)聯(lián)處理 工作步連續(xù)、繼承，減少重復(fù)， 工作步相互制約。 資源的全面共享 資源控制主體從個(gè)人變?yōu)榱朔?wù)器第三方所有， 資源交換不是物理給予，而是規(guī)則授權(quán)。 二、 公文工作體系環(huán)境的巨變 （二）電子公文工作方式主要特點(diǎn) 以物為主的控制 控制不可視， 當(dāng)事人離線間接， 認(rèn)物不知人，責(zé)任認(rèn)定方式變化。 管理植于過程 管理根植在計(jì)算機(jī)程序中， 監(jiān)管不受人的因素的影響， 可定性、定量。 具有全局性 成效與作用的區(qū)域成正比， 局部應(yīng)用代價(jià)大，難生存， 跨單位特征。 二、 公文工作體系環(huán)境的巨變 （三）狹義電子公文與廣義電子公文 狹義電子公文 文秘工作范疇的公文，稱為文秘公文。 廣義電子公文 行政審批或業(yè)務(wù)處理類公文，稱為業(yè)務(wù)公文， 廣義電子公文包括文秘公文和業(yè)務(wù)公文。 傳統(tǒng)公文文秘與業(yè)務(wù)分離 文秘公文與業(yè)務(wù)公文的運(yùn)行完全分開， 單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)分割。 電子公文是廣義公文體系 公文資源是一個(gè)整體， 文秘與業(yè)務(wù)存在政策照應(yīng)或事件上的聯(lián)系， 形成廣義公文體系，是發(fā)展需要， 電子公文建設(shè)是一個(gè)機(jī)關(guān)的信息化基礎(chǔ)平臺(tái)。 三、電子公文推進(jìn)的障礙 （一）行政主導(dǎo)與技術(shù)主導(dǎo) 行政主導(dǎo)推進(jìn) 專家確定線路， 與原業(yè)務(wù)人員分離， 建立新體系， 培訓(xùn)不適應(yīng)換崗， 先實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)與業(yè)務(wù)流程的再造，再建立業(yè)務(wù)工作體系的科學(xué)做法。 技術(shù)主導(dǎo)推進(jìn) 這是沒有辦法的變通方式， 主導(dǎo)權(quán)掌握在原來業(yè)務(wù)管理者的手中， 小心地琢磨業(yè)務(wù)人員的行為， 只能影響、引導(dǎo)、啟發(fā)， 同樣有辦法， 技術(shù)演變業(yè)務(wù)、演變管理， 有成效的推進(jìn)已有不同程度流程再造。 三、電子公文推進(jìn)的障礙 （二）文秘人員的障礙 是最大的障礙 個(gè)體手工業(yè)者向產(chǎn)業(yè)工人轉(zhuǎn)換 傳統(tǒng)的公文處理 —— 個(gè)體手工業(yè)者， 電子公文方式 —— 產(chǎn)業(yè)工人， 一定程度的階級(jí)身份的轉(zhuǎn)換。 知識(shí)技能的適應(yīng) 文科知識(shí)體系為主， 看重舞文弄墨， 看輕工匠式的操作技能。 文化習(xí)慣的差異 習(xí)慣于人文式思維， 不適應(yīng)工程規(guī)則式思維， 以個(gè)人為主體不慣于配合的， 樂于決定于密室缺少開放的觀念， 不適應(yīng)過程管理。