【正文】 職業(yè)秘書訓(xùn)練課程一． 秘書的角色和定位“秘書”這個(gè)詞來源于拉丁語，本意為“可靠的職員”。國(guó)際秘書聯(lián)合會(huì)對(duì)秘書職業(yè)要求有準(zhǔn)確的定義：秘書應(yīng)是上司的一位特殊助手，她們掌握有關(guān)辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和判斷能力，并且在所給予的權(quán)利范圍內(nèi)作出決定。秘書的定位：216。 協(xié)助主管共同達(dá)成工作目標(biāo)216。 輔助主管的例行業(yè)務(wù)216。 溝通協(xié)調(diào)的橋梁216。 辦公室/信息管理216。 客戶服務(wù)/公共關(guān)系216。 促進(jìn)部門工作的推進(jìn)按功能分，秘書可分為商務(wù)秘書，行政秘書和公司秘書三種。178。 商務(wù)秘書主要是協(xié)助上司處理商業(yè)性事務(wù)，比如洽談業(yè)務(wù)、起草合同、聯(lián)絡(luò)客戶、考察項(xiàng)目、收發(fā)函電、辦理業(yè)務(wù)等。商務(wù)秘書的工作著重于經(jīng)營(yíng)。178。 行政秘書主要是招聘和培訓(xùn)員工、管理人事、辦理會(huì)務(wù)、處理函電、負(fù)責(zé)考勤、保管資料、檔案、印章等，聯(lián)系ZF部門，協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系等。行政秘書的工作偏重于管理。178。 公司秘書是一種特定的職稱，基本只能是處理公司日常行政事物，它的特殊職能是接受董事會(huì)委托，參與公司決策，監(jiān)督公司運(yùn)作、披露公司信息。職業(yè)要求1. 熟悉專業(yè)秘書應(yīng)該具備豐富的法律、財(cái)務(wù)、金融等專業(yè)知識(shí)以及豐富的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，才能有效參與公司決策，監(jiān)督公司運(yùn)轉(zhuǎn)。2. 認(rèn)真負(fù)責(zé)認(rèn)真是對(duì)事物的態(tài)度，負(fù)責(zé)是對(duì)行為的承諾。充分了解自己的工作范圍和職責(zé)權(quán)限，知道什么是本分，什么是責(zé)任，自己該做什么，自己該負(fù)什么責(zé)任，秘書應(yīng)做到心中有數(shù)。應(yīng)該負(fù)責(zé)只是職責(zé)，勇于負(fù)責(zé)則是品德。3. 把握分寸對(duì)秘書而言，分寸感既是悟性的表現(xiàn)，也是經(jīng)年累月的磨練自然形成的一份成熟，更是長(zhǎng)期置身復(fù)雜環(huán)境處理復(fù)雜事物的經(jīng)理的沉淀和積累。4. 職業(yè)道德秘書的職業(yè)道德，具體表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是忠誠(chéng)，忠誠(chéng)的標(biāo)準(zhǔn)是一切從公司的利益出發(fā)。二是責(zé)任感，高度的責(zé)任感會(huì)使你精心細(xì)致地觀察周圍一切事物的變化并且即使做出準(zhǔn)確的應(yīng)對(duì)，妥善處理一切事物。5. 注重效率應(yīng)善于將自己成功的工作經(jīng)驗(yàn)形成一種成熟有效的辦事風(fēng)格，并且依據(jù)自己的習(xí)慣和工作要求，設(shè)計(jì)出一套作業(yè)流程，哪些應(yīng)該自己做，哪些可以授權(quán)做，哪些順帶做，哪些重點(diǎn)做,清清楚楚，井然有序。6. 善處人緣良好的人際關(guān)系是秘書保持最佳工作狀態(tài)的基礎(chǔ)，無論是企業(yè)內(nèi)部的溝通與協(xié)調(diào)，還是代表企業(yè)與社會(huì)打交道，誠(chéng)實(shí)守信，善解人意都能給人留下深刻印象。職責(zé)權(quán)限職責(zé)是指職務(wù)必須擔(dān)負(fù)的責(zé)任，權(quán)限是指職權(quán)能夠控制的范圍。秘書的職責(zé)權(quán)限包括辦公事務(wù)、行政事務(wù)、公司事務(wù)、商業(yè)事務(wù)、公共事務(wù)五個(gè)方面，也就是說公司內(nèi)所有事務(wù)性的工作都應(yīng)該由公司秘書向公司負(fù)責(zé)，由其設(shè)定程序與標(biāo)準(zhǔn)并且獨(dú)立或與他人合作完成。1. 管理自己及上司的辦公室及有關(guān)資料設(shè)備，保持辦公環(huán)境的整潔。2. 為上司接聽電話、接聽客戶，處理各類函電、起草文件，減少外界和一般事務(wù)對(duì)上司的干擾。3. 安排上司日程，為上司準(zhǔn)備好有關(guān)活動(dòng)所需資料，陪同上司參加有關(guān)活動(dòng)，擔(dān)任助手或參謀。4. 領(lǐng)會(huì)上司意圖，協(xié)助上司思考，用正確的思維方式和有效的解決方案出謀劃策。5. 了解上司性格，容忍上司的缺點(diǎn)，采用適當(dāng)方式影響與改變上司的不良習(xí)慣。6. 熟悉上司的親朋好友和企業(yè)的重要客戶及社會(huì)關(guān)系，掌握他們與上司交往的深淺程度，根據(jù)上司的習(xí)慣安排主次和輕重緩急。7. 組織安排各類會(huì)議，做到萬無一失。8. 協(xié)調(diào)上司和部下的關(guān)系，協(xié)調(diào)部門主觀之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)企業(yè)和社會(huì)各方面的關(guān)系，使企業(yè)在良性氛圍和狀態(tài)中有效運(yùn)作。9. 接受上司的授權(quán)，處理有關(guān)業(yè)務(wù)或人事。根據(jù)上司要求，參與決策，提供意見或建議，并對(duì)自己的主張和行為承擔(dān)責(zé)任。10. 根據(jù)上司的正式授權(quán)或非正式授權(quán)，參與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)或管理，在授權(quán)權(quán)限內(nèi)盡職盡責(zé)，發(fā)揮作用，承擔(dān)責(zé)任。11. 作為上司的代表和發(fā)言人，在正式或非正式場(chǎng)合，配合上司，為上司樹立良好形象和營(yíng)造豐富有價(jià)值的人脈。12. 作為上司的私人助理，在上司要求下，適當(dāng)幫助上司處理一些私人事務(wù)。13. 在處理企業(yè)行政事務(wù)和接受上司授權(quán)處理有關(guān)事務(wù)時(shí)，必須做到：一不能代表上司做出決策，二不能代上司發(fā)號(hào)施令，三不能因上司的寬容而放松對(duì)自己的約束?？傊l(fā)現(xiàn)問題，解決問題，無論問題是否與你有關(guān)天機(jī)不可泄露，奧妙全在其中綜合素質(zhì)1. 忠誠(chéng)由于秘書工作性質(zhì)的特殊性和重要性，決定了忠誠(chéng)是所有必備條件中最基本也是最首要的素質(zhì)。秘書必須無條件地對(duì)上司保持忠誠(chéng)，以及對(duì)所屬企業(yè)或者公司的忠誠(chéng)。忠誠(chéng)和能力是一種彼此影響的關(guān)系。既忠誠(chéng)而能力也強(qiáng)的人是最優(yōu)秀的人才。能力可以通過后天的教育及訓(xùn)練加以培養(yǎng)，而忠誠(chéng)卻無法培養(yǎng)。絕對(duì)的忠誠(chéng)才會(huì)產(chǎn)生絕對(duì)的信任。上司和秘書的關(guān)系就是這樣一種互相信賴和依存的關(guān)系。另外，忠誠(chéng)也表現(xiàn)在敬業(yè)態(tài)度及責(zé)任感上。責(zé)任有兩種，明確的責(zé)任是你的職責(zé)范圍，不明確的責(zé)任是你主動(dòng)承擔(dān)的分外工作。做好明確的工作，這是本分；做好不明確的工作，則會(huì)受到別人的敬重。有了忠誠(chéng)感，說明品質(zhì)好；有了敬業(yè)心，說明活得明白；有了責(zé)任感，說明值得被信賴。2. 分寸分寸是待人接物處事的態(tài)度標(biāo)準(zhǔn)，也是秘書的基本行為準(zhǔn)則。秘書的重要性，取決于其對(duì)公司機(jī)密和其他重要信息的知曉程度，無論是陪同上司外出應(yīng)酬或參加各類會(huì)議，或是接觸重要的文件資料，或是親自處理特別棘手特別微妙的事務(wù)，秘書絕對(duì)應(yīng)該守口如瓶，并且盡量避免自己介入太敏感或者令人尷尬的事情中，這種時(shí)候，不知道不好，知道得太深也未必好，大智若愚就是一種分寸。與上司關(guān)系的分寸把握也是比較微妙的。在一起共事久了，會(huì)與上司產(chǎn)生共同語言，上司也會(huì)將事業(yè)上的壓力和生活中的煩惱向秘書傾訴。聰明的秘書這時(shí)候就應(yīng)善解人意地認(rèn)真傾聽，表示理解，甚至幫助出主意，但絕不能將自己的感情陷進(jìn)去。3. 默契秘書和上司的關(guān)系，是一種日積月累形成的對(duì)事物相同理解，是一種主次分明但又十分協(xié)調(diào)的互動(dòng)。有經(jīng)驗(yàn)的秘書會(huì)從上司表情的細(xì)微變化，捕捉起真正的含意，并且做出相應(yīng)準(zhǔn)確的配合。保持默契是一種融洽，也是一種呼應(yīng)技巧。4. 謙虛謙虛是指為人處事時(shí)的謙和與內(nèi)斂。謙虛有幾個(gè)十分明顯的好處，一是自己感覺良好，不用可意地抬高自己，把自己弄得很累；二是留有余地，不會(huì)讓自己太為難；三是避免鋒芒畢露，遭人嫉妒；四是借此提高自己在上司心目中的價(jià)值；五是可以有份平常的心態(tài)，幫助我們置身局外察言觀色，審時(shí)度勢(shì)。5. 敏感對(duì)周圍的人或事具有敏感性，形成職業(yè)性的條件反射和迅速的反應(yīng)，第一時(shí)間做出相應(yīng)準(zhǔn)確的判斷，這是秘書必須的職業(yè)素質(zhì)，并且在工作狀態(tài)中始終保持高度而且準(zhǔn)確的敏感。6. 自制善于控制自己的情緒是一個(gè)人性格成熟的標(biāo)志。而自我控制是一種積極的心態(tài)，只有冷靜，才有可能保持判斷和分析的最佳狀態(tài)，才有可能在錯(cuò)綜復(fù)雜的現(xiàn)象中找出問題的真正本質(zhì)，做出迅速、準(zhǔn)確、合理的判斷，并且決定有效應(yīng)對(duì)或處理的最佳方案。7. 禮貌禮貌是一種修養(yǎng)，是尊重他人的表現(xiàn)。以禮相待既是對(duì)對(duì)方的尊重，也是對(duì)自己的尊重。禮貌要求我們當(dāng)面贊揚(yáng)，私下批評(píng)。禮貌要求我們發(fā)自內(nèi)心，真誠(chéng)而不是虛偽。禮貌要求我們注重禮節(jié)，知道規(guī)矩。禮貌更要求我們得體而不是做作，禮貌過分就是做作。8. 得體秘書經(jīng)常身處于不同的場(chǎng)合，和形形色色的人打交道，以不變應(yīng)萬變，不變的是你的得體，萬變的是你的應(yīng)對(duì)。在秘書的綜合素質(zhì)中，還有一個(gè)十分重要的特質(zhì)，就是自我完善。因?yàn)樵诰C合素質(zhì)中有些東西是與生俱來的，有些則是后天修煉的，凡是后天修煉才會(huì)擁有的，都和自我完善有關(guān)。自我完善是一項(xiàng)貫穿一生，潛移默化的自我意識(shí)和行為習(xí)慣的訓(xùn)練。只有不斷的自我完善，才能促使我們始終兢兢業(yè)業(yè)。綜合能力能力通常是指一個(gè)人能夠發(fā)揮的力量。人的能力包括本能、潛能、才能、技能，它直接影響著一個(gè)人做事的質(zhì)量和效率。對(duì)于能力，心理學(xué)有兩種解釋，一是個(gè)人現(xiàn)在所能為者，而是個(gè)人將來可能為者。個(gè)人行為所表現(xiàn)出來的實(shí)際能力，心理學(xué)稱為“成就”，而通過學(xué)習(xí)和訓(xùn)練或在行為中表現(xiàn)出來的能力，心理學(xué)則稱為“潛能”。潛能又分為一般性潛力和某方面特別潛力。178。 一般性潛力包括：理解能力、領(lǐng)悟能力、溝通能力、表達(dá)能力、操作能力、應(yīng)變能力。216。 分類能力：應(yīng)養(yǎng)成良好的思維習(xí)慣和工作方法，將各種事情在第一時(shí)間內(nèi)給予合理分類，按照這些事情本身的重要程度和時(shí)間要求迅速地合并同類項(xiàng)，并且立刻設(shè)計(jì)或?qū)ふ页鲎罴训霓k事流程和要點(diǎn)，有條不紊地給予分別處理。細(xì)分是秘書提高工作效率的基本原則。216。 理解能力：要真正理解他人，必須做個(gè)很有耐心的聽者，只有充分傾聽和了解，并善于從對(duì)方的言談舉止中迅速捕捉到最有價(jià)值的信息，準(zhǔn)確地理解其真正意圖。216。 溝通能力：溝通需要善解人意，需要雙方都有良好的心態(tài)和情緒。創(chuàng)造一種良好的溝通氛圍，使雙方的情緒都達(dá)到最佳狀態(tài)。與對(duì)方溝通時(shí)，盡量談些雙方都感興趣的話題，認(rèn)真誘導(dǎo)和傾聽對(duì)方講話，適時(shí)巧妙地表達(dá)自己的感受，并且恰倒好處地奉承和鼓勵(lì)對(duì)方。秘書溝通技巧十六字原則：以善待人、以情感人、以理服人、以利動(dòng)人。216。 表達(dá)能力：表達(dá)有兩種方式：一是語言，二是文字。1． 語言表達(dá)一要清楚，二要準(zhǔn)確，三要簡(jiǎn)明，四要有條理，五要有說服力，六要有感染力，七要注意分寸。2． 文字表達(dá)是語言表達(dá)的協(xié)作形式，把要交代的事要講的話用文字寫在紙上，除了上面的幾點(diǎn)外，還必須注意格式化。216。 操作能力：信息搜集、文字處理、圖像編輯等216。 應(yīng)變能力：當(dāng)突發(fā)事件發(fā)生或一個(gè)意外的變化來臨時(shí)，我們應(yīng)該有良好的心理承受能力和從容應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力。應(yīng)變能力可以用一個(gè)詞來概括：變通。積極主動(dòng)的變化能使所有問題得以完滿解決。178。 特別潛力包括：分析能力、判斷能力、策劃能力、決策能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、談判能力。216。 分析能力：秘書不僅要有敏銳的直覺發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)提醒上司引起注意，還要有縝密的思維去分析問題，幫助上司找出問題發(fā)生的原因和可能造成的后果。216。 判斷能力：判斷是調(diào)查分析和預(yù)測(cè)結(jié)果。判斷是否準(zhǔn)確，有賴于調(diào)查是否仔細(xì)，對(duì)信息的取舍是否恰當(dāng)；判斷是否及時(shí)，有賴于經(jīng)驗(yàn)和能力。216。 策劃能力： 創(chuàng)意是有創(chuàng)造性的意念，是獨(dú)特的想法和點(diǎn)子，策劃就是把這種想法具體化。策劃是一種非常實(shí)際的計(jì)劃安排。秘書不僅需要為上司出謀劃策，還需要將好的建議設(shè)想方案化，設(shè)計(jì)制定整個(gè)操作流程和每個(gè)環(huán)節(jié)的具體做法、標(biāo)準(zhǔn)和要求216。 決策能力：決策是一個(gè)分析、比較、選優(yōu)、實(shí)施、檢查、調(diào)整的完整過程。必須強(qiáng)調(diào)，決策必須果決。世上沒有任何一件事情是完全具備十全十美的條件后才做出來的，經(jīng)驗(yàn)告訴我們，有七成勝算的決策，可以放手大膽地去做；有五成以上把握應(yīng)該慎重斟酌；不足五成的則應(yīng)再等機(jī)會(huì)或者干脆直接放棄。在作出決策時(shí)，我們可以從以下幾方面進(jìn)行考慮：1． 從企業(yè)優(yōu)勢(shì)或核心競(jìng)爭(zhēng)力出發(fā)，選擇清楚明確的目標(biāo)2． 將資源有優(yōu)勢(shì)集中在最有發(fā)展?jié)摿妥罹邇r(jià)值的地方3． 確定選擇評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)和決策選擇的方法4． 一切以效益為追求點(diǎn)5． 保證決策有相當(dāng)大的安全性6． 保證決策的可操作性216。 組織能力：在完成任務(wù)的前提下，組織人力、物力、財(cái)力進(jìn)行有效協(xié)同，使這個(gè)團(tuán)隊(duì)成為各司其職、各負(fù)其責(zé)、有效配合、共創(chuàng)共享的組織，讓每個(gè)成員每個(gè)部門都在其中發(fā)揮最合適的作用和最大的潛能。216。 協(xié)調(diào)能力：企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)造良性的工作氛圍和業(yè)績(jī)，企業(yè)內(nèi)部各部門、各崗位之間的協(xié)調(diào)以及企業(yè)與外部的協(xié)調(diào)是非常重要的。在這些協(xié)調(diào)中，秘書的作用是舉足輕重的。當(dāng)利益產(chǎn)生沖突時(shí)，矛盾的雙方必然都是不同利益的獲得者，而秘書能在這其中充當(dāng)?shù)谌骄又袇f(xié)調(diào)，緩和對(duì)立情緒，尋找共同點(diǎn)，接近矛盾雙方距離，使雙方互相妥協(xié)并最終達(dá)成一致。216。 談判能力：談判是人們?yōu)榱司S護(hù)各自利益，改變相互關(guān)系而交換觀點(diǎn)的一種洽談活動(dòng)，談判的目的是取得一致。秘書在工作中會(huì)經(jīng)常陪同上司進(jìn)行談判。在這一過程中，秘書應(yīng)運(yùn)用熟知的談判規(guī)矩和技巧，有意識(shí)地影響和改變對(duì)方，會(huì)增加己方成功的勝算。游戲 收藏 分享 轉(zhuǎn)發(fā) 轉(zhuǎn)發(fā) 免費(fèi)下載《人才管理成熟度調(diào)查報(bào)告》，破解企業(yè)人才管理瓶頸 hillary2008 發(fā)短消息 加為好友 hillary2008 當(dāng)前離線 UID187870 帖子15 積分2 從哪里知道沙龍百度來的 行業(yè)：其他 所在公司SW 公司類型 閱讀權(quán)限10 在線時(shí)間2 小時(shí) 最后登錄2008911 沙龍新兵帖子15 精華0 積分2 谷粒0 粒 鴿子0 只 行業(yè)：其他 注冊(cè)時(shí)間2008814 升級(jí)到VIP會(huì)員 沙發(fā) 發(fā)表于 200899 18:25 | 只看該作者 HR沙龍2011年活動(dòng)形式、活動(dòng)主題征集，期待您的積極參與二． 完美無缺的專業(yè)形象特殊的工作場(chǎng)合和工作性質(zhì)，決定了秘書的職業(yè)形象特點(diǎn)，概括為12個(gè)字：整潔、清爽、端莊、優(yōu)雅、成熟、敏捷。發(fā)型規(guī)范：發(fā)型必須和臉型相配，和身份相符。頭發(fā)的發(fā)質(zhì)保養(yǎng)應(yīng)該象絲般柔順光滑，烏黑發(fā)亮，沒有頭屑是基本要求。發(fā)型以自然、輕松、垂蕩、不夸張為主。秘書最適合的發(fā)型是干凈整潔的直短發(fā)或及肩直發(fā)，長(zhǎng)發(fā)應(yīng)順滑，上班時(shí)應(yīng)該朝后梳攏成一起扎成馬尾。短發(fā)可以是運(yùn)動(dòng)型的，也可以是齊耳的，或者剪出層次的，或者微燙成小波浪。在商務(wù)場(chǎng)合，發(fā)型的基