【正文】 歡迎參加公文訓練教程 1 GEC Program 目 錄 第一部分 公文及公文處理 第二部分 公文標識規(guī)則介紹 第三部分 常用文體介紹 第四部分 公文常見“病癥”處理 2 GEC Program 第一部分 公文及公文處理 3 GEC Program ? 公文，又稱公務文書，是公司在經(jīng)營管理中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是公司開展經(jīng)營管理活動的重要工具。 １ .什么是公文？ 什么是應用文？ ? 應用文是國家行政機關、企事業(yè)單位、民主黨派，社會團體以及廣大人民群眾在日常工作、生產(chǎn)、學習、生活中辦理公務或個人事務時，所常使用的具有直接實用價值和某種慣用體式的一類文章的總稱。 一、概述 4 GEC Program 通知 請示 批復 函 會議紀要命令 決定 公告 通告 通報 議案 報告 意見、 計劃 總結 書信 條據(jù) 請柬 聘書 海報 條例 合同 廣告 啟示 文憑 證明 電報 大家記住噢，首先這些文體都屬于應用文． 這些是一般應用文 ２．應用文與公文的關系 5 GEC Program ３ .公文種類 《 國家行政機關公文處理辦法 》 （國發(fā) 〔 2023〕 23號）規(guī)定，國家行政機關公文種類有 通知 、 報告 . 請示、批復 、 函、會議紀要 、 命令、決定 、 公告、通告、通報、議案、意見、 等 13種。 根據(jù)公司實際，公司公文種類一般不包括 命令、公告、通告、議案 四種，即公司公文種類為上面斜體字標出的 9種，紅色標示的文種公司沒有。 第一部分 公文及公文處理 上行文 平行文 下行文 請示 . 報告 函 . 答復 .命令 .意見 .會議記要 .批復 6 GEC Program 寫公文的準備 １ .不斷 提高自己的政治思想水平、認識問題和分析問題的能力 。 ２、 具備掌握情況、調查研究、收 集材料的能力 ３、要 精通本部門和本系統(tǒng)的業(yè)務 ４、具有一定的寫作知識和寫作能力 怎么寫好公文呢？ 7 GEC Program ４、公文特點 具有 法定效力 具有 規(guī)范體式 ５、公文處理 指公文的辦理、管理、整理 (立卷 )、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。 8 GEC Program 原則一： 貫徹黨政分開原則 原則二： 堅持實事求是、精簡、高效的原 則，做到及時、準確、安全 原則三： 堅持保密原則，保守國家秘密和公 司商業(yè) 秘密的安全。 ６ .公文處理原則 第一部分 公文及公文處理 9 GEC Program ７ .公文管理機構 辦公室（人事行政部）是公文處理的管理機構，主管本機構公文處理工作，同時 指導各部門及下級單位公文處理工作 . 各部門（各機構）應當配備文件管理員負責本部門（本機構）公文處理工作。 第一部分 公文及公文處理 10 GEC Program ８ .公文組成 秘密等級、 秘密期限、 緊急程度、 發(fā)文單位標識、 發(fā)文字號、 簽發(fā)人、 主送單位、 正文、 附件、 成文日期、 印章、 附注、 主題詞、 抄送單位、 印發(fā)單位、 印發(fā)日期 第一部分 公文及公文處理 11 GEC Program 機 密★半 年 XXXX財產(chǎn)保險股份有限公司 永保新發(fā) [200７ ]999號 關于 的通知 分公司各部門，各二級機構： 正文 附件： 1。 二○○七年六月二日 2 急 件 主題詞：財險 業(yè)務管理 通知 抄送：新疆保監(jiān)局。 打?。?XXX 共打印 7 份 承辦： XXXX 聯(lián)系電話：（０９９１）２８２８２０２ 永安財產(chǎn)保險股份有限公司 200７年６月 2日印發(fā) 第一部分 公文及公文處理 12 GEC Program 二 . 公文組成 （一） 秘密等級 和 保密期限 ： 涉及國家和公司秘密的 公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、 “機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。 （二） 緊急程度 ： “特急”、“急件”、“普通”三 種。緊急公文，應當根據(jù)公文的時間要求注明緊 急程度，必要時可注明公文的送出時間。 第一部分 公文及公文處理 13 GEC Program （三） 發(fā)文機關標識 ： 用發(fā)文單位的全稱或者規(guī)范化 簡稱，后面可以加、也可以不加“文件”字樣。 聯(lián)合行文， 主辦單位排列在前 。 （四） 發(fā)文字號 ： 由發(fā)文機關代字、年份和序號組 成， 聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。如 “永保新發(fā) 〔 200７ 〕 1號”。 （五） 簽發(fā)人 ： 上行文應當注明簽發(fā)人姓名?！罢? 示” 還應當在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話； 分公司所有的對外文件一律由總經(jīng)理簽發(fā)。下 行文無須注明簽發(fā)人。 第一部分 公文及公文處理 14 GEC Program （六） 公文標題 ： 由介詞“關于”、公文主題和文 種三部分組成。要求： ； ； 、規(guī)章名稱加書名號外，一般不加 標點符號。 第一部分 公文及公文處理 15 GEC Program （七） 主送單位： 公文主要受理單位，即需要按照公 文內容答復事項、辦理工作的單位，其名稱應使 用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 （八） 正文： （九） 附件： 公文如有附件，應注明附件順序和名 稱。但一份文件僅僅是下發(fā)一項制度或規(guī)定，那 么該制度或規(guī)定可不視為附件，如 《 關于下發(fā) 〈 員工休假制度 〉 的通知 》 , 《 員工休假制度 》 即 不屬 附件。 第一部分 公文及公文處理 16 GEC Program （十） 印章： 公文除會議紀要外，應加蓋印章。聯(lián)合 上報的公文，由主辦單位蓋章；聯(lián)合下發(fā)的公 文，發(fā)文單位都應當加蓋印章。 目前，分公司發(fā)文一律加蓋分公司公章（各部門 無發(fā)文權）。 （十一） 成文日期： 以負責人最終簽發(fā)日期為準。聯(lián) 合行文以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準。 第一部分 公文及公文處理 17 GEC Program （十二） 附注： 公文如有附注（需說明的其他事 項），應當加括號標注。 （十三） 主題詞： 除會議紀要外，公文應標注主題 詞。主題詞一般為 3至 5個，包括公文內容和 文種。上行文應當按照上級機關的要求標注 主題詞。 第一部分 公文及公文處理 18 GEC Program （十四） 抄送單位： 除主送單位外需知曉公文的其他 單位，使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 （十五） 承辦： 公司內下發(fā)的公文，在版記中抄送單 位之下加“承辦： ”及承辦人聯(lián)系電 話，以方便聯(lián)系工作。對外發(fā)文不加。 第一部分 公文及公文處理 19 GEC Program （十六） 文字： 從左至右橫寫、橫排。民族自治地方 , 可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其 習慣書寫、排版）。 （十七） 公文用紙： 國際標準 A4（ 210 297mm)， 左側裝訂。 （十八） 標識規(guī)則： 公文各組成部分標識規(guī)則，參照 《 國家行政機關公文格式 》 國家標準執(zhí)行。 稍后具體介紹。 第一部分 公文及公文處理 20 GEC Program 主送 抄送 報送 抄報 內部發(fā)送 以下五個詞有什么區(qū)別？ 主送 機關是指主辦與答復公文的機關； 抄送 機關是指需知道的有關機關； 報送 公文擬稿機關； 抄報 機關是指發(fā)文單位的上級機關。 內部發(fā)送 公司內除主送外需知會的相關部門 21 GEC Program 三、行文及報送要求 （一）行文應當確有必要，注重效用。 凡能通過當面 協(xié)商、電話聯(lián)系等方式解決的問題，不要行文。 （二）行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍定，原則上 實行逐級行文， 一般不得越級請示和報告 ?？偣? 司公文只發(fā)送二級機構，不直接發(fā)送三、四級機 構； 三、四級機構一般不得直接向總公司行文 。 第一部分 公文及公文處理 22 GEC Program （三）分公司公文一律以分公司名義行文，由人事行 政辦公室統(tǒng)一編號、用印。各部門無發(fā)文權， 各部門不得向二級機構正式行文 ，只 能就相關工 作向三級機構對口部門發(fā)工作聯(lián)系函（工作通知 書）。 （四）各下級機構必須以單位名義向上級公司報送文 件，一般 不得直接向上級公司各部門行文 。各二 級機構的部門不得向總公司行文。 第一部分 公文及公文處理 23 GEC Program （五）二級機構向下級單位重要行文，應當同時抄送 總公司。 （六）部門間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向 下行文。如擅自行文，上級單位應當責令糾正 或 撤消。 （七）“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單 位，需同時送其他單位的，應當用抄送形 式，不得抄送其下級單位。“報告”不得夾帶 請示 事項。 第一部分 公文及公文處理 24 GEC Program （八）除上級單位負責人直接交辦事項外，不得以單 位名義向上級 單位負責人 報送“請示”、“意 見” 和“報告”。 （九）受雙重領導的單位向上級單位行文，應寫明主 送單位和抄送單位。上級單位向受雙重領導的 下級單位行文，必要時應當抄送其另一上級單 位。 第一部分 公文及公文處理 25 GEC Program 四、報送文件的具體要求 （一）下級單位向上級單位行文一律采用“請示”和“報告”兩種公文形式。如分公司向保監(jiān)局行文，二 級機構向總公司（三級機構向二級機構）行文 . （二）公司報送保監(jiān)局的請