檔案管理細(xì)則(已修改)
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【正文】 1 檔案管理細(xì)則 (附審批表 ) 2020年 12 月 13 日星期日 21:25:43 第一章 總 則 為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性，合理有效利用檔案資料，特制定本細(xì)則。 第二章 公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限劃分 第一條 公司級(jí)檔案管理范圍，由公司行政部專(zhuān)人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù)制、傳遞相關(guān)事宜。公司級(jí)檔案包括以下文件： 1．公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 2．公司董事會(huì)形成的文件材料； 3．財(cái)務(wù)管理、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等）； 4．政府、項(xiàng)目批文、合同； 5．公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等）； 6．公司及各部門(mén)月度、年中、年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃； 7．公司簽定的各類(lèi)合同（含商品房買(mǎi)賣(mài)合同）； 8．公司有效證件、印章； 9．具有法律效力及保存價(jià)值的文件； 10．公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。 11．本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。 第二條 部門(mén)檔案管理范圍，由各部門(mén)指定專(zhuān) (兼 )職文書(shū)管理，于每季度末交檔案清單至公司備案留底。如工作完成后，原件移交公司管理。部門(mén)級(jí)檔案文件如下： 1．各部門(mén)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)； 2．部門(mén)例會(huì)會(huì)議紀(jì)要； 3．各部門(mén)與其相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理； 4．招投標(biāo)文件管理； 5．人事勞資檔案及信息管理； (人力資源部統(tǒng)一理人事檔案 ) 6．儀器、設(shè)備維修保養(yǎng)資料； 7．公 司專(zhuān)家?guī)?、供?yīng)商資料及信息管理； 8．公司的媒體宣傳資料、銷(xiāo)售報(bào)表； 9．財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、帳冊(cè)、月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表。 第三章 公司檔案管理體制 第三條 公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其他部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案室，配備專(zhuān)人分管公司主體檔案工作。 第四條 根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門(mén)形成的文件材料原則上由本部門(mén)負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門(mén)移交保管。 第五條 公司應(yīng)有庫(kù)房或場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù) 設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。 第六條 檔案管理部門(mén)及負(fù)責(zé)人 1．公司檔案管理部門(mén)為行政部； 2．公司立檔單位為各部門(mén)； 3．檔案管理責(zé)任人：各部門(mén)負(fù)責(zé)人與專(zhuān) (兼 )職文書(shū)。 4．各部門(mén)均應(yīng)指定專(zhuān) (兼 )職文書(shū)，負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員 2 變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。 第七條 各部門(mén)專(zhuān) (兼 )職文書(shū)的職責(zé) 1．了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門(mén)的文件材料。 2．認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每季度末前應(yīng)將歸檔文 件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。 3．承辦人員需借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材。 第四章 檔案管理、歸檔文件整理 第八條 各部門(mén)以公司名義或中心名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、委任書(shū)、項(xiàng)目方案、函等文件均應(yīng)由部門(mén)文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔，抄送行政部檔案室備案。 第九條各部門(mén)
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