某軟件技術公司工作流程概述(已修改)
2025-06-29 08:47 本頁面
【正文】 浙江中控軟件技術有限公司綜合辦公室工作流程浙江中控軟件技術有限公司綜合辦公室行 政 工 作 流 程 手 冊(附工作流程圖)綜合辦公室行政管理的主要工作內(nèi)容：執(zhí)行辦公設備、公共設施的日常管理和維護；執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理；執(zhí)行檔案的歸檔管理；執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理；執(zhí)行各種費用的控制交納；執(zhí)行公司對外關系建立維護；執(zhí)行突發(fā)事件處理；執(zhí)行秘書事務管理；執(zhí)行后勤管理；執(zhí)行行政日常事務處理；執(zhí)行上級交辦事務等。具體工作流程一、 執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理月末綜合辦公室要根據(jù)其他部門的請購計劃及庫存情況，并要根據(jù)相關規(guī)定作適當儲備以備不時之需，作好請購計劃單經(jīng)主管審批后，及時保質保量地采購辦公用品和日常用品，采購物品應當定價定點，保證質優(yōu)價廉。要作好物品出入庫登記，每月盤存，確保帳物相符。主管審批請購計劃單查看庫存部門申請物品采購月末盤存出入登記檢查驗收定期詢價議價監(jiān)督檢查帳物相符二、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理對于公司所有的固定資產(chǎn)以及低值易耗品，需要建立臺帳清單，監(jiān)督各部門于每月25日進行盤點，辦公室會根據(jù)各部門盤點情況進行抽查，核對帳物是否相符，然后根據(jù)各部門盤點狀況及調動增加狀況制作《固定資產(chǎn)、低耗品清單》報表發(fā)放各部門；每季度組織財務部對各部門進行全面盤點，核對帳物。對需要報廢的資產(chǎn)按照相關程序申請報廢，及時跟進各部門資產(chǎn)調動、出入庫單據(jù)的核對，做到帳物相符。對于資產(chǎn)管理不當、帳物不符，應進行相應處罰。資產(chǎn)分類每月盤存核對帳物建立臺帳清單三、執(zhí)行各部門基礎設備、設施維修管理綜合辦公室負責根據(jù)維修要求協(xié)調或外請技術人員維修、對維修全過程進行控制；各部門對維修質量監(jiān)督、確認。所有維修要求做好記錄、跟蹤維護結果及完成狀態(tài)；對未按要求完成的維修事項、及時了解情況并報告負責人。記錄備案檢查驗收安排維修維修結束維修申請四、執(zhí)行文件檔案的歸檔管理根據(jù)不同種類檔案的特點，做好系統(tǒng)編目、使用/傳閱控制、分類存放、排列有序，定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。各部門往來的備忘錄、文檔、資料等按類別、內(nèi)容、時間順序等存檔管理。裝訂成冊存放立卷歸檔分類整理編號文件、資料收集六、文件資料收發(fā)、傳真管理各類文件資料收發(fā)、傳真均需在登記薄上作好詳細登記、記錄，及時將各類信息（通知、文件）進行上傳下達，特別是各類客戶信息應登記后及時傳遞給相關部門；傳真往來準確記錄上傳下達行政審閱文件資料的收發(fā)七、執(zhí)行各種費用的支付、控制按時申請、交納、控制公司各項費用，例如：車輛養(yǎng)路費、車船稅等；并將所要交納的各項費用進行審核記錄，對各項資金審批單歸類管理。做到資金審批的及時、準確，以確保各職能部門工作的正常開展。統(tǒng)計各項所要交納費用歸類登記管理支付各項費用領導審批簽字部門主管審批申請審批資金八、執(zhí)行對外關系建立維護建立良好的公共關系平臺是企業(yè)正常經(jīng)營的關鍵，綜合辦公室門肩負著對外溝通、協(xié)調的重任，要把對外關系維護作為重要工作來抓，企業(yè)的經(jīng)營活動涉及到方方面面的關系，既有政府部門的，又有社會關系的，哪方面關系處理不好，或多或少都會有一定影響。在平時的工作中要經(jīng)常保持與已有關系的聯(lián)系與溝通，并結合實際情況，建立新的公共關系。在對外交往中要自覺維護公司形象，要將對外關系維護情況及時向領導匯報，以便作出符合公司利益的調整。溝通協(xié)調關系建立檔案經(jīng)常維護情況匯報合理調整九、執(zhí)行處理突發(fā)事件公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后，綜合辦公室在收到信息的同時，要根據(jù)事件影響的大小，迅速向領導匯報，并及時處理，將有可能對公司或個人的不利影響降到最低限度，情況特別緊急又不能向領導及時匯報時可先處理再匯報，但事后要向領導闡明原因。在處理突發(fā)事件時，應把握有利原則，要充分維護公司或員工的利益，樹立好公司的整體形象。妥善解決處理及時匯報領導主要情況收集
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