【正文】 中國最大的管理資源中心 第 1 頁 共 20 頁 制定采購計劃 （ 1）由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核； （ 2）計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務部審核； （ 3）采購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務部。 審批采購計劃： （ 1）財務部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核； （ 2）財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算； （ 3）將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批； （ 4）經(jīng)批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施，對計 劃外未經(jīng)批準的采購要求，財務部有權(quán)拒絕付款。 物資采購： （ 1）采購員根據(jù)核準的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購，以保證及時供應。 （ 2）大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。 （ 3）餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應。 （ 4）計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準后可進行采 購，以保證需用。 物資驗收入庫： （ 1）無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收； （ 2）倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。 報銷及付款 （ 1）付款： ① 采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務總監(jiān)審核，經(jīng)確認批準后方可付款； ② 支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的準確數(shù)字或單據(jù)填制支票，若由采購員領空白支票與對方結(jié)帳，金額必須限制在一定的范圍內(nèi)； ③ 按酒店財務制度，付款 元以上者要使用支票或委托銀行付 款結(jié)款， 元以下者可支付現(xiàn)款。 ④ 超過 30 元要求付現(xiàn)金者，必須經(jīng)財務部經(jīng)理或財務總監(jiān)審查批準后方可付款，但現(xiàn)金必須在一定的范圍內(nèi)。 （ 2）報銷： ① 采購員報銷必須憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單，經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準或在計劃預算內(nèi)，核準后方可給予報銷。 ② 采購員若向個體戶購買商品，可通過稅務部門開票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經(jīng)部 中國最大的管理資源中心 第 2 頁 共 20 頁 門經(jīng)理或財務總監(jiān)批準后方可給予報銷。 采購部業(yè)務操作制度 按使用部門的要求和采購申請表，多方詢價、選 擇，填寫價格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表； 向主管呈報調(diào)查表，匯報詢價情況，經(jīng)審核后確定最佳采購方案； 在主管的安排下，按采購部主任確定的采購方案著手采購； 按酒店及本部門制定的工作程序，完成現(xiàn)貨采購和期貨采購； 貨物驗收時出現(xiàn)的各種問題，應即時查清原因，并向主管匯報； 貨物驗收后，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。 將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報告給有關(guān)部門，同時附上采購申請單或經(jīng)銷合同； 將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財務部校對審核，并辦理報銷或結(jié)算手續(xù)。 倉庫管理制度 中國最大的管理資源中心 第 3 頁 共 20 頁 倉庫的分類： 酒店的倉庫總的來說有：餐飲部的鮮貨倉、干貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、煙酒、飲品倉，商場部的百貨倉、工藝品倉、煙酒倉、食品倉、山貨倉，動力部的油庫、石油氣庫，建筑，裝修材料倉，管家部的清潔劑、液、粉、潔具倉，綠化部的花盆、花泥、種子、肥料、殺蟲藥劑倉，機械、汽車零配倉，陶瓷小貨倉，家具設備倉等等。 物品驗收： （ 1）倉管員對采購員購回的物品無論多少、大小等都要進行驗 收，并做到： ① 發(fā)票與實物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等不相符時不驗收； ② 發(fā)票上的數(shù)量與實物數(shù)量不相符，但名稱、規(guī)格、型號相符可按實際驗收； ③ 對購進的食品原材料、油味料不鮮不收，味道不正不收。 ④ 對購進品已損壞的不驗收。 （ 2）驗收后，要根據(jù)發(fā)票上列明的物品名稱、規(guī)格、型號、單價、單位、數(shù)量和金額填寫驗收單，一式四份，其中一份自存，一份留倉庫記賬，一份交采購員報銷，一份交材料會計。 入庫存放： （ 1）驗收后的物資，除直撥的外，一律要進倉保管； （ 2）進倉的物品一律按固定的位置堆放； （ 3）堆放要有條理、 注意整齊美觀，不能擠壓的物品要平放在層架上。 （ 4）凡庫存物品，要逐項建立登記卡片，物品進倉時在卡片上按數(shù)加上，發(fā)出時按數(shù)減出，結(jié)出余數(shù)；卡片固定在物品正前方。 保管與抽查： （ 1）對庫存物品要勤于檢查，防蟲蛀、鼠咬，防霉爛變質(zhì)，將物資的損耗率降到最低限度。 （ 2）抽查： ① 倉管員要經(jīng)常對所管物資進行抽查，檢查實物與卡片或記賬是否相符，若不相符要及時查對； ② 材料會計或有關(guān)管理人員也要經(jīng)常對倉庫物資進行抽查，檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。 領發(fā)物資 （ 1）領用物品計劃或報告： ① 凡領用物品， 根據(jù)規(guī)定須提前做計劃，報庫存部門準備； ② 倉管員將報來的計劃按每天發(fā)貨的順序編排好，做好目錄，準備好物品，以便取貨人領??； （ 2）發(fā)貨與領貨 ① 各部門各單位的領貨一般要求專人負責； ② 領料員要填好領料單（含日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、用途等）并簽名，倉管員憑單發(fā)貨； ③ 領料單一式三份，領料單位自留一份，單位負責人憑單驗收；倉管員一份，憑單入賬；材料會計一份，憑單記明細賬； 中國最大的管理資源中心 第 4 頁 共 20 頁 ④ 發(fā)貨時倉管員要注意物品先進的先發(fā)、后進的后發(fā)。 （ 3）貨物計價： ① 貨物一般按進價發(fā)出，若同一種商品有不同的進價，一般按平均價 發(fā)出。 ② 需調(diào)出酒店以外的單位的物資，一般按原進價或平均價加手續(xù)費和管理費調(diào)出。 盤點： （ 1）倉庫物資要求每月月中小盤點，月底大盤點，半年和年終徹底盤點； （ 2）將盤結(jié)果列明細表報財務部審核； （ 3）盤點期間停止發(fā)貨。 記賬： （ 1）設立賬簿和登記賬，賬簿要整齊、全面、一目了然； （ 2）賬簿要分類設置，物資要分品種、型號、規(guī)格等設立賬戶； （ 3）記賬時要先審核發(fā)票和驗收單，無誤后再入賬，發(fā)現(xiàn)有差錯時及時解決，在未弄清和更正前不得入賬； （ 4）審核驗收單、領料單要手續(xù)完善后才能入賬，否則要退回倉管員 補齊手續(xù)后才能入賬； （ 5）發(fā)出的物資用加權(quán)平均法計價，月終出現(xiàn)的發(fā)貨計價差額分品種列表一式三份，記賬員、部門、財務部各一份； （ 6）直撥物資的收發(fā)，同其他入庫物資一樣入賬； （ 7）調(diào)出本酒店的物資所用的管理費、手續(xù)費，不得用來沖減材料成本，應由財務部沖減費用； （ 8）進口物資要按發(fā)票的數(shù)量、金額、稅金、檢疫費等如實折為單價人民幣入賬，發(fā)出時按加權(quán)平均法計價； （ 9）對于發(fā)票、稅單、檢疫費等尚未到的進口物資，于月底估價發(fā)放，待發(fā)票、稅單、檢疫費等收到、沖減估價后，再按實入賬，并調(diào)整暫估價，報財務部材料會計調(diào) 整三級賬； （ 10）月底按時將材料會計報表連同驗收單、領料單等報送財務部材料會計； （ 11）與倉管員校對實物賬，每月與財務部材料會計對賬，保證賬物相符、賬賬相符。 建立檔案制度： （ 1）倉庫檔案應有驗收單、領料單和實物賬簿； （ 2）材料會計的檔案有驗收單、領料單、材料明細賬和材料會計報表。 物品、原材料采購制度 物品庫存量應根據(jù)酒店貨源渠道的特點，以掌握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應以兩月使用量為限，物料及備用品庫存量不得超過三個月的用量。 堅持 “凡國內(nèi)能解決的不在國外進口，凡本地 區(qū)能解決的不到外地采購 ”的規(guī)定。 各項物品、商品、原材料的采購，必須遵守市場管理及外貿(mào)管理的規(guī)定。 計劃外采購或特殊、急用物品的采購，各部門知會財務部并報總經(jīng)理審批同意后，方可采購。 凡購進物料，尤其是定制品，采購部門應堅持先取樣品，征得使用部門同意后，方進行定制或采購。 中國最大的管理資源中心 第 5 頁 共 20 頁 高額進貨和長期定貨，均應通過簽訂合同的辦法進行。 從國外購進原材料、物品、商品等，凡動用外匯的，不論金額大小一律必須取得總經(jīng)理的批準，方予采購，否則財務部拒絕付款。 凡不按上述規(guī)定采購者，財務部以及業(yè)務部門的財會人 員，應一律拒絕支付，并上報給總經(jīng)理處理。 物品、原材料盤查制度 物品、原材料、物料在盤點中發(fā)生的溢損，應對自然溢損和人為溢損分別作出處理。 自然溢損： （ 1）物品、原材料、物料采購進倉后，在盤點中出現(xiàn)的干耗或吸潮升溢，如食品中的米面及其制品、干雜貨等，在升損率合理的范圍內(nèi)，可填制升損報告，經(jīng)主管審查后，視 “營業(yè)外收入 ”或 “管理費 ”科目內(nèi)處理； （ 2）超出合理升損率的損耗或溢余，應先填制升損報告書，查明原因，說明情況，報部門經(jīng)理審查，按規(guī)定在 “營業(yè)外收入 ”或 “管理費 ”科目內(nèi)處理。 人為溢損： 人為 溢損應查明原因，根據(jù)單據(jù)報部門經(jīng)理審查，按有關(guān)規(guī)