【正文】 編制部門(mén) : 技術(shù)部 文 件 名 稱(chēng) 文件管理程序 編 號(hào) : 版次 : 版本號(hào) : 編制人 : 第 1 頁(yè) 共 6 頁(yè) 日 期 : 1. 目的 對(duì)與本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件為有效版本。 2. 范圍 本程序適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。 3 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊(cè)。 管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊(cè)。 各部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。 技術(shù)部負(fù)責(zé)組織對(duì)現(xiàn)有體系文件的定期 評(píng)審和對(duì)文件控制的歸口管理。 各部門(mén)資料員負(fù)責(zé)本部門(mén)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。 4 過(guò)程展開(kāi)與控制 文件的分類(lèi)、保存及編號(hào) 本公司文件由質(zhì)量管理體系文件 (包括所有過(guò)程控制的文件 )、技術(shù)文件及公司級(jí)管理性文件組成。 質(zhì)量管理體系文件 質(zhì)量管理體系文件包括 a. 質(zhì)量手冊(cè) (含質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo) ) b. 程序文件 c. 確保過(guò)程有效控制所需的其他質(zhì)量文件：包括針對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃、外來(lái)圖樣或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)標(biāo)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)規(guī)程等。 d. 質(zhì)量記錄 文件可采用任何形式或類(lèi)型的媒體。 質(zhì)量管理體系文件的保存 a. 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由技術(shù)部備案保存； b. 其它質(zhì)量文件由各相關(guān)部門(mén)保存、使用。 質(zhì)量管理體系文件的編號(hào)與識(shí)別 本公司質(zhì)量管理體系文件的編號(hào)形式為： 審 核 批 準(zhǔn) 日 期 － 1－ 編制部門(mén) : 技術(shù)部 文 件 名 稱(chēng) 文件管理程序 編 號(hào) : 版次 : 版本號(hào) : 編制人 : 第 2 頁(yè) 共 6 頁(yè) 日 期 : **/XX/YY－ AB **— 本公司代碼 XX— 部門(mén)代號(hào) YY— 文件類(lèi)別 AB— 順序號(hào) 具體參照本公司 《 文件編碼規(guī)則 》 進(jìn)行編號(hào)和識(shí)別。 . 技術(shù)文件 技術(shù)文件的分類(lèi)、保存及編號(hào)等具體參照 《 技術(shù)文件和資料的管理細(xì)則 》 執(zhí)行。 . 公司級(jí)管理性文件 公司級(jí)管理性文件，如各種行政管理制度、文件的編號(hào)為： 年號(hào) +月份 +順序號(hào)，如： 2020－ 04－ 01。 外來(lái)文件 專(zhuān)業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙與質(zhì)量管理體系有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、部分外來(lái)的管理性文件，包括政策、法規(guī)文件等。 文件的編寫(xiě) 《質(zhì)量手冊(cè)》管理者代表負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)，其它職能部門(mén)配合， 主要包括以下內(nèi)容： a. 本公司質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)； b. 本公司質(zhì)量管理體系的范圍、包括刪減的細(xì)節(jié)與合理性； ； 。 程序文件由管理者代表組織，由本公司質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)小組編寫(xiě) , 其內(nèi)容根據(jù)有關(guān)部門(mén)工作內(nèi)容確定 ,但必須充分體現(xiàn) IATF 16949:2020 中有關(guān)質(zhì)量要求。 其他質(zhì)量文件由各主管部門(mén)先提出編制申請(qǐng)，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，進(jìn)行編寫(xiě)，其內(nèi)容須完全符合質(zhì)量手冊(cè)和程序文件中指出的相關(guān)文件或表式（包括技術(shù)文件）規(guī)定。 公司級(jí)其他管理性文件的編寫(xiě)可根據(jù)文件的具體要求由公司辦決定。 文件的批準(zhǔn) . 質(zhì)量管理體系及其相關(guān)文件發(fā)布前，由管理者代表組織相關(guān)部門(mén)對(duì)文件的充分性與適宜性進(jìn)行評(píng)審后由授權(quán)人審批。 審 核 批 準(zhǔn) 日 期 － 2－ 編制部門(mén) : 技術(shù)部 文 件 名 稱(chēng) 文件管理程序 編 號(hào) : 版次 : 版本號(hào) : 編制人 : 第 3 頁(yè) 共 6 頁(yè) 日 期 : . 質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表審核 , 總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。 . 程序文件由管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布。 其他質(zhì)量文件由管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布。 . 公司級(jí)管理性文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布 文件的建檔 經(jīng)批準(zhǔn)的質(zhì)量管理體系文件及其它質(zhì)量管理文件的原件需到技術(shù)科備案存檔，由技術(shù)部建立《受控文件清單》 。技術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)文件按 《 技術(shù)文件和資料的管理細(xì)則 》 執(zhí)行。 文件的修改 ..1 質(zhì)量管理體系文件 . 質(zhì)量管理體系文件在下列情況下各編制部門(mén)必須主動(dòng)修改。 a. 不能有效地預(yù)防質(zhì)量問(wèn)題的發(fā)生 。 b. 機(jī)構(gòu)、崗位和職責(zé)發(fā)生變化 。 c. 外部認(rèn)證機(jī)構(gòu)提出的修改意見(jiàn) 。 d. 管理評(píng)審會(huì)議提出的修改意見(jiàn) 。 e. 質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的最新版次的更改 。 ； g. 內(nèi)部審核提出修改意見(jiàn)。 質(zhì)量管理 體系中任何人均可對(duì)質(zhì)量管理體系文件的內(nèi)容向文件的執(zhí)行部門(mén)或編制部門(mén)提出改進(jìn)建議，由文件執(zhí)行部門(mén)或文件編制部門(mén)填寫(xiě) 《 文件修改通知單 》 報(bào)文件編制部門(mén)。 《 文件修改通知單 》 經(jīng)編制部門(mén)主管審核，管理者代表批準(zhǔn)后方可進(jìn)行修改； 文件編制部門(mén)根據(jù)修改意見(jiàn)研究確定修改方案后負(fù)責(zé)文件修改。 公司管理文件修改由修改部門(mén)在更改頁(yè)上記錄更改。 文件的修改一般應(yīng)由原編制部門(mén)負(fù)責(zé)修改，原審批部門(mén)審批，若有特殊情況需要由其它部門(mén)審批時(shí)，該部門(mén)應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。 文件更改后，技術(shù)部門(mén)應(yīng)組織有關(guān)部門(mén)對(duì)修改的充分性和有效性進(jìn)行評(píng)審。 技術(shù)文件的修改具體參照 《 技術(shù)文件和資料的管理細(xì)則 》 執(zhí)行。 公司級(jí)管理性文件的修改由人力資源部根據(jù)具體情況重新下達(dá)文件，并報(bào)總經(jīng)理批 準(zhǔn)。 顧客工程標(biāo)準(zhǔn) /規(guī)范更改的實(shí)施，應(yīng)包括所有相應(yīng)文件的更新（ FMEA、控制計(jì)劃、PPAP 等），必要時(shí)需獲得顧客生產(chǎn)科批準(zhǔn)記錄的更新。 審 核 批 準(zhǔn) 日 期 － 3－ 編制部門(mén) : 技術(shù)部 文 件 名 稱(chēng) 文件管理程序 編 號(hào) : 版 次 : 版本號(hào) : 編制人 : 第 4 頁(yè) 共 6 頁(yè) 日 期 : 對(duì)于所有顧客提供的工程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖紙及其更改或其它外來(lái)文件，各受理部門(mén)應(yīng)盡快審查（不超過(guò)十個(gè)工作日）分發(fā)及執(zhí)行，并保存記載每次生產(chǎn)更改的生效日期的記錄，保持工作現(xiàn)場(chǎng)為最新版本。 文件的換版 . 質(zhì)量管理體系文件的換版 質(zhì)量管理體系文件在下列情況下應(yīng)進(jìn)行換版 : a. 文件經(jīng) 10 次以上修改 。 b. 公司的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)發(fā)生重大變化 。 c. 公司的組織結(jié)構(gòu)發(fā)生重大變化 。 d. 質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)有重大更改。 質(zhì)量管理體系文件換版的編寫(xiě)、批準(zhǔn)按 , 處置。 技術(shù)文件的換版具體參照 《 技術(shù)文件和資料的管理細(xì)則 》 執(zhí)行。 技術(shù)部資料員應(yīng)填寫(xiě) 《 文件和資料動(dòng)態(tài)登記表 》 ，控制掌握文件和資料的修改換版動(dòng)態(tài)。 文件的發(fā)放與領(lǐng)用 各有關(guān)部門(mén)都應(yīng)得到相應(yīng)文件的有效版本 ,這些文件列為受控文件。 受控文件必須保持最新的版本和最近的修改狀態(tài)。 受控文件發(fā)放前由技術(shù)科資料員加蓋“受控”章，按受控文件發(fā)放名單和發(fā)放號(hào)發(fā)放，并注冊(cè)編號(hào)，持有人應(yīng)在 《 文件發(fā)放登記表 》 上簽字。 嚴(yán)格控制不受控文件的發(fā)放，不受控文件由技術(shù)科資料員加蓋“不受控”章，不受控文件的發(fā)放名單由管理者代表審批。持有人應(yīng)在發(fā)放單上簽字，文件修改不通知不受控文件持有人。 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及相關(guān)支持性文件由技術(shù)科發(fā)放。 發(fā)放文件應(yīng)同時(shí)收回作廢文件 (新版時(shí)除外 )，并在《文件回收登記表》登記 , 回收文件需“銷(xiāo)毀”的按本程序 處置。 因破損而重新領(lǐng) 用的新文件，發(fā)放號(hào)不變，并收回相應(yīng)的舊文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的發(fā)放號(hào)，并注明已丟失的文件的發(fā)放號(hào)失效；發(fā)放部門(mén)作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。 文件的保存 與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須有序分類(lèi)存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方，便于識(shí) 審 核 批 準(zhǔn) 日 期 － 4－ 編制部門(mén) : 技術(shù)部 文 件 名 稱(chēng) 文件管理程序 編 號(hào) : 版次 : 版本號(hào) : 編制人 : 第 5 頁(yè) 共 6 頁(yè) 日 期 : 別和查閱。 各部門(mén)文件由本部門(mén)資料員或負(fù)責(zé)人保管。 技術(shù)部每季度對(duì)各部門(mén)文件保管情況進(jìn)行檢查。 任何人不得在受控文件上亂涂畫(huà)改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的正確、清晰、完整、易于識(shí)別和檢索。 文件的作廢與銷(xiāo)毀 所有失效或作廢文件由技術(shù)科資料員及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出收 回，加蓋“作廢”印章；需保留的作廢文件，應(yīng)加蓋“存檔”印章，保留一份存檔 ,并在《作廢文件目錄》上登記后， 其余進(jìn)行銷(xiāo)毀。 文件銷(xiāo)毀時(shí) ,《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》由技術(shù)部資料員或有關(guān)部門(mén)文件發(fā)放人員填寫(xiě)，經(jīng)技術(shù)經(jīng)理或部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。 文件的借閱與復(fù)制 借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫(xiě) 《 文件和資料借閱復(fù)制申請(qǐng)單 》 ，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由資料管理人登記編號(hào)。 外來(lái)文件的控制 收到外來(lái)文件的部門(mén) ,需識(shí)別其適用性并到技術(shù)部門(mén)備案登記。 技術(shù)部負(fù)責(zé)收集相關(guān)國(guó)家、行業(yè)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，統(tǒng)一編號(hào)，加蓋受控印章，分發(fā)到相關(guān)部門(mén)使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。 技術(shù)部要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其它與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來(lái)文件填入 《 受控文件清單 》 ，并存檔 。 外來(lái)圖樣的管理和發(fā)放按 《 技術(shù)文件和資料的管理細(xì)則 》 執(zhí)行。 公司負(fù)責(zé)國(guó)家法律法規(guī)的收集和管理。 文件的評(píng)審 每年管理評(píng)審會(huì)議之前由技術(shù)部組織對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評(píng)審，各部門(mén)結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn)行適時(shí)評(píng)審 ,必要時(shí)予以修改 ,具體參照 條款規(guī)定執(zhí)行。 5 本程序所涉及的相關(guān)文件： 《文件編碼規(guī)則》 《技術(shù)文件和資料的管理細(xì)則》 審 核 批 準(zhǔn) 日 期 － 5－ 編制部門(mén) : 技術(shù)部 文 件 名 稱(chēng) 文件管理程序 編 號(hào) : 版次 : 版本號(hào) : 編制人 : 第 6 頁(yè) 共 6 頁(yè) 日 期 : 6. 本程序所涉及的相關(guān)表式： 《文件修改通知單》 《文件發(fā)放登記表》 《文件和資料動(dòng)態(tài)登記表》 《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》 《文件回收登記表》 《作廢文件目錄》 《文件和資料借閱復(fù)制申請(qǐng)單》 《受控文件清單》 審 核 批 準(zhǔn) 日 期 － 6－ 制部門(mén) : 質(zhì)量部 文 件 名 稱(chēng) 記錄管理程序 編 號(hào) : 版次 : 版本號(hào) : 編制人 : 第 1 頁(yè) 共 2 頁(yè) 日 期 : 1. 目的 規(guī)范質(zhì)量活動(dòng)的記錄，客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確地反映產(chǎn)品形成全過(guò)程的質(zhì)量活動(dòng)，為證明本公司的體系和產(chǎn)品達(dá)到了規(guī)定的質(zhì)量要求，并為驗(yàn)證質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行和符合選定的標(biāo)準(zhǔn)提供客觀憑證。 2 范圍 適用于本公司為證明產(chǎn)品符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行提供證據(jù)的記錄的控制，包括外來(lái)的質(zhì)量記錄及顧客規(guī)定的記錄。 3 職責(zé) 由質(zhì)量部負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門(mén)的質(zhì)量記錄管理。 各部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理、保存本部門(mén) 的質(zhì)量記錄。 4 過(guò)程展開(kāi)與控制 質(zhì)量記錄的注冊(cè) 各部門(mén)根據(jù)公司質(zhì)量手冊(cè)和程序文件要求的，申請(qǐng)質(zhì)量記錄的使用表式，記錄表樣經(jīng)管理者代表審批合格后，到技術(shù)部進(jìn)行編號(hào)標(biāo)識(shí)，表樣由質(zhì)量部歸檔備案，進(jìn)入《質(zhì)量記錄清單》。 《質(zhì)量記錄清單》中應(yīng)規(guī)定各質(zhì)量記錄的保存期限和地點(diǎn)。 質(zhì)量記錄的編號(hào)標(biāo)識(shí)根據(jù)《文件編碼規(guī)則》進(jìn)行。 質(zhì)量記錄的填寫(xiě)。 質(zhì)量記錄填寫(xiě)要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰正確、工整，不隨意涂改，如因某種原因不能填寫(xiě)的項(xiàng)目，應(yīng)能說(shuō)明理由 ，并將該項(xiàng)目斜杠劃去，各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許留空白。 如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用斜杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫(xiě)上更改后的真實(shí)數(shù)據(jù)，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。 質(zhì)量記錄的收集、編目、歸檔和借閱。 質(zhì)量部負(fù)責(zé)各種質(zhì)量記錄的管理，定期檢查質(zhì)量記錄的保存情況。 各部門(mén)使用的質(zhì)量記錄由各部門(mén)資料員收集，并編目。每年一月份各部門(mén)將上年的質(zhì)量記 錄進(jìn)行封存歸檔，并保存至少三年。 各職能部門(mén)如需查閱原質(zhì)量記錄，應(yīng)經(jīng)各部門(mén)主管負(fù)責(zé)同意方能查閱， 如有合同約定，顧客及其代表需查閱質(zhì)量記錄，應(yīng)經(jīng)管理者代表同意后可在商定的范圍內(nèi)查閱記錄。 審 核 批 準(zhǔn) 日 期 － 7－ 編制部門(mén) : 質(zhì)量部 文 件 名 稱(chēng) 記錄管