【正文】 某企業(yè)銷售管理信息系統(tǒng)開發(fā)案例1 管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃 項目背景某企業(yè)是一家采用金字塔式組織結(jié)構(gòu)、內(nèi)部分工簡單、業(yè)務(wù)流程短促的中小型貿(mào)易企業(yè)。長期以來專營副食品如各種名牌的巧克力、奶糖等的銷售和供應(yīng)。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，不僅經(jīng)營國內(nèi)品牌產(chǎn)品的銷售，而且為國際上知名品牌代理其產(chǎn)品的銷售。企業(yè)經(jīng)過近幾年的奮斗，在副食品專營方面已具有較大規(guī)模，業(yè)務(wù)的范圍已突破原有的地域范圍，形成以總部所在地為中心的省際輻射，業(yè)務(wù)量和顧客數(shù)都擴大到以前的數(shù)倍。企業(yè)在快速成長的同時，對企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計、業(yè)務(wù)流程的規(guī)劃、各種數(shù)據(jù)存儲和應(yīng)用提出了新的要求，舊有的模式已不能再適應(yīng)企業(yè)迅速發(fā)展的需要。隨著業(yè)務(wù)的開展和市場競爭的加劇，企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)也意識到企業(yè)內(nèi)部管理存在一些問題，信息技術(shù)的發(fā)展和普及應(yīng)用給管理者帶來了希望。他們希望通過信息化的建設(shè)改變企業(yè)的現(xiàn)狀，能對市場機遇做出快速反應(yīng)，給企業(yè)帶來更多的利潤。管理信息系統(tǒng)成功應(yīng)用的案例使得管理者有信心通過管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和利用改變企業(yè)的管理現(xiàn)狀，使企業(yè)得到更好的發(fā)展。 企業(yè)現(xiàn)狀根據(jù)初步調(diào)查，目前企業(yè)擁有少量計算機，大多數(shù)工作人員對計算機的操作知識知之甚少，企業(yè)沒有采用任何管理信息系統(tǒng)，基本工作大多由人工完成，計算機僅僅進行文字錄入、處理，導(dǎo)致工作繁瑣、重復(fù)性大，企業(yè)發(fā)展滯后。計算機在企業(yè)的主要功能停留在核算統(tǒng)計方面，無法應(yīng)用到各個管理部門，即無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。企業(yè)的業(yè)務(wù)流程中各個環(huán)節(jié)幾乎都是手工操作方式，數(shù)據(jù)量大，使得工作人員工作量大，并且容易出現(xiàn)差錯，效率低下。另外，企業(yè)是憑借單據(jù)實現(xiàn)部門間的作業(yè)順序、業(yè)務(wù)關(guān)系，單據(jù)一般由顧客傳遞，使得顧客要在各個部門間奔波，客戶滿意度較差。企業(yè)現(xiàn)在的財務(wù)部與結(jié)算科的職能邊界不清晰，容易造成權(quán)責(zé)不明確，在銷售分析和核算上容易出現(xiàn)差錯。由于整個業(yè)務(wù)流程都采用了手工方式，一些供需的信息不能及時的傳給高層管理者，造成信息滯后，不利于決策者進行準(zhǔn)確的市場判斷決策，無法適應(yīng)市場的瞬息萬變。企業(yè)現(xiàn)在采用的是金字塔式的組織結(jié)構(gòu)。 開發(fā)原因基于上面的企業(yè)現(xiàn)狀可知：企業(yè)的主要問題是手工操作致使工作效率低下，經(jīng)濟效益不高。許多繁瑣、經(jīng)常性、重復(fù)性的工作本可以用計算機解決的問題卻困擾著工作人員，浪費了大量的人力、物力和財力。企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)業(yè)務(wù)逐漸增多，各個部門的工作人員工作量就會加大。該企業(yè)銷售完產(chǎn)品后，沒有提供相應(yīng)的售后服務(wù)，由于數(shù)據(jù)處理都由人手工操作，資金方面沒有合理計劃，拖欠款的情況沒有能得到及時有效的控制，影響資金周轉(zhuǎn)。這樣企業(yè)進一步發(fā)展和企業(yè)目前管理存在的問題的矛盾就會更加激化，企業(yè)的發(fā)展迫切需要一套管理信息系統(tǒng)幫他解決目前的主要問題以及企業(yè)未來發(fā)展。在對該公司原系統(tǒng)的運行、實踐進行初步調(diào)查，發(fā)現(xiàn)原系統(tǒng)計算機的應(yīng)用只是收集、存儲了不少銷售、倉儲等信息，但都是以 WORD文檔的形式存儲的，其功能僅停留在查詢、統(tǒng)計、打印報表等一般功能，而沒有充分利用其豐富的信息資源為企業(yè)服務(wù)。在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持下，為加強企業(yè)營銷管理，開發(fā)一個對企業(yè)銷售情況進行全面管理的管理信息系統(tǒng)已勢在必行了。目前，企業(yè)還存在這一些管理信息系統(tǒng)開發(fā)的有利因素。如企業(yè)內(nèi)部有少數(shù)精通計算機硬件的高端人才，為信息系統(tǒng)的管理應(yīng)用提供了前提；企業(yè)還擁有幾十臺計算機以及系統(tǒng)安裝的硬件資源，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和大多數(shù)員工的配合支持；系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用潛力很大；系統(tǒng)的應(yīng)用還可以使工作人員從繁重的工作中解脫出來，改善了企業(yè)內(nèi)部組織管理，使企業(yè)內(nèi)部信息流和物流暢通無阻，提高工作效率和經(jīng)濟效益，促使企業(yè)進一步發(fā)展。 系統(tǒng)目標(biāo)銷售管理信息系統(tǒng)是為了適應(yīng)企業(yè)綜合管理的需求，改變企業(yè)現(xiàn)有的管理模式，加速企業(yè)管理的自動化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，而建立的一個整體性的銷售操作系統(tǒng)。它可以為各管理層提供可靠的信息，為提高企業(yè)各方面的效益服務(wù)。系統(tǒng)的總目標(biāo)是：用信息來支持企業(yè)的決策和企業(yè)的業(yè)務(wù)操作，用信息技術(shù)實現(xiàn)辦公自動化代替原有手工管理方式，提高業(yè)務(wù)處理效率。具體如下：（1）改變過去手工操作，建立計算機系統(tǒng)操作，更加快捷，做到高效率。公司市場、開票、結(jié)算、財務(wù)、倉儲等部門全部實現(xiàn)自動化管理。（2）公司在本系統(tǒng)的支持下，能夠達到合理進貨、及時銷售、庫存量小、減少積壓的目的，尤其是商品存儲這一塊，能夠大大降低公司運作成本，取得最佳效益。（3）通過業(yè)務(wù)的整合和組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，避免邏輯的錯誤和人為的錯誤，提高數(shù)據(jù)的可信度。（4）運用分布式的微機網(wǎng)絡(luò)，避免以往信箋傳遞時所耗的時間，提高工作的時效和針對性，有助于提高領(lǐng)導(dǎo)的決策，減少失誤。（5）能夠及時了解庫存情況和銷售情況。（6）通過對市場銷售和市場需求分析，制訂和調(diào)整公司銷售計劃。 系統(tǒng)構(gòu)成為實現(xiàn)上述目標(biāo)，將系統(tǒng)分為5個功能模塊：市場管理模塊、票務(wù)管理模塊、結(jié)算管理模塊、報表分析模塊、倉儲管理模塊。它是根據(jù)各子系統(tǒng)的管理功能來劃分，使得系統(tǒng)分工明確，業(yè)務(wù)流程清晰，從而優(yōu)化企業(yè)管理，最終為企業(yè)帶來良好的經(jīng)濟效益。（1）市場管理：制定相應(yīng)的產(chǎn)品價格，產(chǎn)生報價單，并為客戶提供相應(yīng)的服務(wù)。（2）票務(wù)管理：操作人員是根據(jù)訂購單開出發(fā)票（包括退貨發(fā)票），并把訂購單分類存儲。（3）結(jié)算管理：根據(jù)開出的發(fā)票和訂單，進行結(jié)算并編制銷售報表。（4）報表分析管理：根據(jù)銷售報表和銷售計劃進行銷售分析。（5）倉儲管理：根據(jù)發(fā)票和出庫通知填寫出庫單，登記庫存并形成庫存賬，月末產(chǎn)生庫存報表。 人員分配和工作進度安排銷售管理信息系統(tǒng)開發(fā)過程中配備了以下人員：項目負(fù)責(zé)人1名，系統(tǒng)分析員3名，系統(tǒng)設(shè)計員2名，程序員2名，系統(tǒng)調(diào)試員1名。工作進度安排如表1所示。表 1 系統(tǒng)開發(fā)的工作進度安排階段完成的目標(biāo)所需時間所做的主要工作系統(tǒng)規(guī)劃項目確定與規(guī)劃1 個月①人員組織、確定項目規(guī)劃性質(zhì)；②收集相關(guān)資料信息；⑧確定系統(tǒng)目標(biāo)；④提出系統(tǒng)未來略圖；⑤可行性分析；⑥制定開發(fā)進度表；⑦提交規(guī)劃報告系統(tǒng)分析企業(yè)現(xiàn)狀分析3 個月①詳細調(diào)查；②企業(yè)管理業(yè)務(wù)調(diào)查(組織結(jié)構(gòu)、管理功能、管理業(yè)務(wù)流程)；③數(shù)據(jù)流程調(diào)查(DFD)；④數(shù)據(jù)字典系統(tǒng)的邏輯設(shè)計①新系統(tǒng)分析；②新系統(tǒng)邏輯方案(業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流程、邏輯結(jié)構(gòu)等)系統(tǒng)設(shè)計系統(tǒng)的物理設(shè)計2 個月①總體設(shè)計(MIS 流程圖設(shè)計、功能結(jié)構(gòu)圖設(shè)計、功能模塊圖設(shè)計等)；②代碼設(shè)計(代碼設(shè)計方案、 編號代碼等)；③物理配置方案設(shè)計；④數(shù)據(jù)存儲 設(shè)計(數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)安全等)⑤計算機處理設(shè)計(輸 入、輸出、處理流程圖、編程說明書)系統(tǒng)實施實現(xiàn)系統(tǒng)2 個月①物理系統(tǒng)的實現(xiàn)②程序設(shè)計與調(diào)試③項目人員培訓(xùn)④測試數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備與錄入⑤系統(tǒng)的測試與評估2 管理信息系統(tǒng)的分析 可行性分析 技術(shù)可行性企業(yè)目前擁有 30多臺計算機、6臺智能交換機、1臺打印機和復(fù)印機。在設(shè)備方面，企業(yè)的計算機、打印機和復(fù)印機已經(jīng)滿足系統(tǒng)應(yīng)用的需求。該系統(tǒng)對軟件沒有太高的要求，市場上存在的系統(tǒng)軟件足以滿足系統(tǒng)各個方面的要求。開發(fā)人員具有專業(yè)知識，已成功開發(fā)了一些復(fù)雜的管理信息系統(tǒng)，而現(xiàn)在要開發(fā)的銷售管理信息系統(tǒng)是比較簡單的，在開發(fā)技術(shù)上不存在難題。雖然企業(yè)中大多數(shù)工作人員對計算機知之不多，但是在企業(yè)的銷售部門和庫存部門的大多數(shù)員工有一定的計算機應(yīng)用能力，能夠?qū)θ粘５墓?