【正文】 中山市廣盛實業(yè)有限公司 文件編號： Q/ 文件名稱：質(zhì)量記錄控制程序 編寫： 審核： 批準： 分布范圍： 總經(jīng)理 1 份 管理者代表 1 份 工程部 1 份 采購部 2 份 總 監(jiān) 1 份 營銷部 3 份 品管部 1 份 生產(chǎn)部 3 份 文控中心 1 份 行政部 1 份 財務部 4 份 份 版本號： A/00 發(fā)行時間： 02729 共 2 頁 第 1 頁 中山市廣盛實業(yè)有限公司 文件編號： Q/ 01 版 次： A/00 共 3 頁 第 2 頁 文件名稱：質(zhì)量記錄控制程序 發(fā)行時間： 02729 修改日期： 目的 本程序文件規(guī)定了表格的編制和質(zhì)量記錄（以下簡稱記錄）的標識、收集、編目、歸檔、貯存、保管、處理以及借閱的管理方法。 適用范圍 本程序文件適用于各部門的記錄控制。 職責 各部門負責統(tǒng)籌表格的編制和控制。 各部門分別負責本部門記錄的控制。 程序 表格的編制和標識 所有的記錄表格都由各部門根據(jù)其工作性質(zhì)、工作范圍和工作目的統(tǒng)籌進行編制或修訂。 文控中心制訂表格的編碼，編碼定在表格的右上方，編碼包含有公司碼、控制碼、日期碼。 文控中心將已編制或修訂好的修訂好的表格填寫在 表格登記一覽表 上，以用于查詢表格的最新版本，確保使用的表格是最新的。 記錄的收集、編目、歸檔、保存、處理。 各部門定期（根據(jù)需要，每天、每月或每年）將相關(guān)的記送交相應部門。 歸檔 記錄歸檔原則：原則（一）是同年同種產(chǎn)品（型號）的同種記錄歸為同冊，不同種記錄歸為同一檔號。原則（二）是同年同種歸為同檔號，不同種但記述的是同一事物的記錄歸為同冊。 貯存 收集的是本年記錄，各部門負責人按歸檔原則，把編入同冊的記錄放在一起，當夾本記錄過多時，可按月或按半年的周期將前面的記錄從夾本中取出， 然后加上檔案封面貯存在臨時檔案柜內(nèi)。 各部門負責人將記錄存放后做好標識，以便快速查詢。 文控中心以保證記錄在貯存期內(nèi)能夠保持良好的 狀態(tài)且不會有遺失的情況發(fā)生。 質(zhì)量記錄貯存位置應保持通風、干燥。 各部門自行控制的記錄是不同種 各部門自行保管的記錄的歸檔原則：原則（一）是同種記錄歸為同冊；原則（二）但記述的是同一事物的記錄歸為同冊。記錄貯存在專用夾中或文件柜中。 各部門按記錄的性質(zhì)和有效期自行制訂記錄的貯存期限，貯存期限應填寫在〈表格登記一覽表〉上，記錄超過了期限可作廢品處理。 外來記錄的控制 外來記錄編寫序號碼，序號碼寫在記錄的右下角，序號由多位數(shù)字組成。 有關(guān)部門按上述編碼方式對接收到的外來記錄編號。 外來記錄的歸檔：可將一種記錄單獨歸為一冊或與本公司記錄混合為一冊。 根據(jù)外來記錄的性質(zhì)和有限期，制訂記錄的貯存期。 外來記錄的保存期為一年，超過保存期的作廢品處理。 記錄 表格登記一覽表 編寫： 審核： 批準： . 中山市廣盛實業(yè)有限公司 文件編號： Q/ –01 文件名稱：文件和資料控制程序 編寫： 審核： 批準： 分布范圍： 總經(jīng)理 1 份 管理者代表 1 份 工程部 1 份 采購部 1 份 總 監(jiān) 1 份 營銷部 3 份 品管部 1 份 生產(chǎn)部 3 份 文控中心 1 份 行政部 1 份 財務部 4 份 份 版本號： A/00 發(fā)行時間： 02729 共 3 頁 第 1 頁 中山市廣盛實業(yè)有 限公司 文件編號： Q/ 01 版 次： A/00 共 3 頁 第 2 頁 文件名稱：文件和資料控制程序 發(fā)行時間： 02729 修改日期： 目的 本程序規(guī)定了質(zhì)量體系文件（只包括二級文件和三級文件）的批準、發(fā)放、更改，以保證文件在受控狀態(tài)下使用 適用范圍 適用于 二級文件和三級文件 職責 二級文件由各相關(guān)部門編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準。 三級文件由使用部門進行編寫，由使用部門經(jīng)理審核，管理者代表批準。 文件 由文控中心控制。 程序 二級文件的控制 編寫 各部門依照 IS09001—2020 國際標準要求，結(jié)合本公司實際情況進行編寫。 審核和批準 編寫完后，總經(jīng)理召集有關(guān)部門經(jīng)理討論，討論完由與文件內(nèi)容有主要關(guān)系的部門經(jīng)理在文件“審核”處簽名，管理者代表批準，批準后文件交文控中心。 審核通不過，文件應修改或重寫。 發(fā)放 文控中心參考 文件編碼程序 文件中 “二級文件編碼”給文件制訂編碼。 打印文件原稿為正本，復印件為副本 ，正本由文控中心存入文件檔案，副本作為發(fā)放文件。 文控中心根據(jù)分發(fā)范圍的發(fā)出數(shù)量，復印相應數(shù)量的文件，并在復印文件的每一頁蓋上“受控制文件”的印章。 文控中心按發(fā)放范圍，將文件全部發(fā)給有關(guān)部門負責人，負責人在 文件簽收記錄表 中簽名。 各部門負責人將文件發(fā)放到有關(guān)車間，班組并做好簽收記錄。 文控中心在文件發(fā)出后，填寫文件目錄。 更改 當出現(xiàn)下列情況時，文件持有者可提出文件的更改。 A. 體系運行中，文件不能滿足要求。 B. 生產(chǎn)工藝的更改導 致文件的更改。 C. 采取糾正措施時，導致文件的更改。 D. 其它原因。 文件更改由管理者代表批準，使用部門進行更改。 文件修改完后，由原審核部門主管審核，總經(jīng)理批準。 更改批準后，文控中心制訂文件版本。 同 ， ， ， 。 文控中心取出上一次 文件簽收記錄表 ，查找文件持有者在發(fā)放更改文件時收回作廢文件。 文控中心將作廢文件正本從檔案中取出蓋上“作廢”章印存入作廢文件檔案內(nèi)，更改文件 的正本存入文件檔案。 作廢文件正本的存檔期 2 年。 文控中心將全部收回的作廢文件副本銷毀。 二級文件更改不得用手在文件上更改。 三級文件的控制 編寫 三級文件由各使用部門依據(jù)有關(guān)文件、資料或?qū)嶋H運作情況進行編寫。 編寫： 審核： 批準： 中山市廣盛實業(yè)有限公司 文件編號： Q/ 01 版 次： A/00 共 3 頁 第 3 頁 文件名稱：文件和資料控制程序 發(fā)行時間： 02729 修改日期： 審核，批準 文件編寫完后，編寫人將文件交使用部門經(jīng)理審核 ,文件獲管理者代表批準后 ,文件獲管理者代表批準后，文件送交文控中心編碼和制訂版本打印，文控中心參考 文件編碼程序 中的“三級編碼”有關(guān)規(guī)定嗯進行編碼。 審核或批準通不過應修改或重寫。 發(fā)放 文件原稿為正本，復印件為副本。正本由文控中心存檔，副本為發(fā)放文件。 文控中心根據(jù)需要數(shù)量復印文件，復印文件的每一葉蓋上“受控制文件”的章印。 文控中心填寫 文件發(fā)放登記表 ，將文件副本全部給有關(guān)部門負責人，并要求其在表中簽名。文件正本存入文件檔案。 文控中心在文件發(fā)出后，填寫文件目錄。 更改 文件更改由原編寫部門進行。 更改完后，編寫者將更改文件交本部門經(jīng)理審核，管理者代表批準。 三級文件更改，編寫人可用手進行更改，但更改的位置須有批準人簽字和更改日期。 獲準后更改的文 件交文控中心。 同 ， ， ， ， 。 同 ， ， ， 。 文件的修改內(nèi)容記錄在 文件修改一覽表 上。 各部門應編制文件目錄，記錄者部門所有的受控制文件。 文件遺失，立即向管理者代表匯報，并書面申請補辦。 文件嚴重損壞，應向管理者代表書面申請更換文件。 當發(fā)放范圍需增加時，應向管理者代表書面申請。 文件持有者離職，由其簽收的文 件必須退回本部門。 保持文件清晰、整潔，不準在文件上擅自亂改、亂涂、亂畫。 文件版本 文件（只限于二級文件和三級文件）發(fā)行次數(shù)確定文件版本，例如文件第一次發(fā)行版本號為 A/00。 版本號確定文件某頁的修改次數(shù)，例如文件第二頁修改三次，此頁版次號為 A/3，二級文件經(jīng) 5 次修改后，必須重新發(fā)行，更該版本號為 B/00。 三級文件經(jīng)修改后，必須重新發(fā)行，更改版本號。 文件（包括二級文件和三級文件），完全不適應本公司時，進行重新編制，重新編制的文件更改版本號。 文件 參考文件 文件編碼程序 記錄 文件簽收記錄表 文件修改一覽表 編寫： 審核： 批準： . 中山市廣盛實業(yè)有限公司 文件編號： Q/ –02 文件名稱：文件編碼程序 編寫： 審核： 批準： 分布范圍： 總經(jīng)理 1 份 管理者 代表 1 份 工程部 1 份 采購部 1 份 總 監(jiān) 1 份 營銷部 1 份 品管部 1 份 生產(chǎn)部 份 文控中心 1 份 行政部 1 份 財務部 1 份 份 版本號： A/00 發(fā)行時間： 02729 共 3 頁 第 1 頁 中山市廣盛實業(yè)有限公司 文件編號： Q/ 02 版 次： A/00 共 3 頁 第 2 頁 文件名稱：文件編碼程序 發(fā)行時間： 02729 修改日期： 目的 本程序規(guī)定文件的編碼，以便于對各類文件的識別和管理。 適用范圍 適用于二級文件（程序文件）和三級文件編碼（不包括圖紙）。 職責 文控中心負責編制各種文件編碼。 程序 二級文件編碼 企業(yè)標準代碼，用字母“ Q”表示。 公司碼 本公司拼音是“ GUANGSHENG”，公司碼取“ GS”。 體系編號碼 各要素的編碼參照 ISO 90012020 標準編碼。 序號碼 同要素文件的編制順序，序號碼取兩位數(shù)。 編碼方式 企業(yè)標準代碼 /公司碼 編號碼 序號碼 例如： 文件編碼程序 的編碼 Q/ 序號碼，文件編制順序 要素碼，文件控 公司碼，中山市廣盛實業(yè)有限公司 企業(yè) 標準代碼 企業(yè)標準代碼“ Q 與” 與企業(yè)名稱代碼“ GS”用斜線隔開，企業(yè)名稱代號、要素碼、序號碼之間用短橫線（占一字格）隔開。 三級文件編碼 同 同 特征碼： 文件類型 特征碼 工藝流程圖； PFC 工藝卡； PC 質(zhì)量控制指引； QI 物料明細表 ； BOM 部門工作指引； DW 型號碼 針對某一產(chǎn)品的三級文件，編碼取產(chǎn)品型號后的數(shù)字和字母。例如：產(chǎn)品型號“ RD35A”編碼取“ RD35A”。 編寫： 審核： 批準： 中山市廣盛實業(yè)有限公司 文件編號： Q/ 02 版 次： A/00 共 3 頁 第 3 頁 文件名稱：文件編碼程序 發(fā)行時間： 02729 修改日期： 不具體