【正文】 辦公自動化系統(tǒng)總體設(shè)計方案第一部分 需求分析 現(xiàn)代辦公需要先進的現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)。電子化、無紙化以及協(xié)同辦公，都已成為提高辦公效率，加強管理的有效手段。是市的供電管理單位，每天都有大量的公文往來，同時還有各種會議等管理工作，因此需要一套先進的、高效率的、覆蓋全企業(yè)的辦公自動化軟件來代替以往的手工傳遞作業(yè)，提供更好的文件管理功能，充分發(fā)揮協(xié)同辦公的威力。同時也為與世界先進的辦公機制接軌打下良好的基礎(chǔ)。一、系統(tǒng)概況為了滿足當前辦公業(yè)務(wù)的實際需求，滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需要，進一步提高企業(yè)辦公效率，加快企業(yè)信息化的進程，達到增收節(jié)支的目的，急須建設(shè)的辦公自動化系統(tǒng)，使辦公自動化系統(tǒng)覆蓋從機關(guān)到基層的各個單位，使企業(yè)范圍內(nèi)每個人之間都可以通過電子郵件快速、安全地通訊，為企業(yè)建立一個安全、強壯的通訊基礎(chǔ)設(shè)施，并在此基礎(chǔ)之上擴充辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用的功能和范圍，把主要辦公業(yè)務(wù)流程計算機化、網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)文件電子化，無紙辦公，形成企業(yè)辦公網(wǎng)絡(luò)，從而使工作人員之間可以更快地交換信息、更好地協(xié)同工作，提高辦公效率，降低企業(yè)開支，建立一個采用先進技術(shù)的、流程控制完備的、達到國內(nèi)先進水平的辦公自動化系統(tǒng)。為了實現(xiàn)這一目標，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該采用世界領(lǐng)先水平的辦公自動化系統(tǒng)技術(shù)和開發(fā)工具，IBM的Lotus Notes正是這樣一個辦公自動化平臺。Lotus Notes是Lotus(蓮花)公司的軟件產(chǎn)品，Lotus公司在群件（用于工作組協(xié)同工作的軟件）方面居于世界領(lǐng)先水平，領(lǐng)導(dǎo)著群件的標準和發(fā)展。1996年被IBM公司強行收購,耗資30億美元，成為IBM的子公司。Lotus Notes是全球應(yīng)用最為廣泛的群件產(chǎn)品。到1996年，該軟件的用戶數(shù)已經(jīng)達到900萬個，全球500家最大企業(yè)中有423家使用該軟件作為辦公系統(tǒng)平臺，在中國，有超過500家政府和企業(yè)級用戶，包括國務(wù)院辦公廳、信息產(chǎn)業(yè)部、勞動部、國家信息中心、中國人民保險公司、中國人民銀行等。目前，Lotus Domino/Notes(Lotus Notes )是Lotus Notes的最新版本，辦公自動化系統(tǒng)將采用此版本作為辦公自動化系統(tǒng)平臺。Lotus公司簡介和市場情況見附錄B。Lotus Domino/Notes功能概述見附錄C。辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該利用Lotus Notes先進的工作流程自動化技術(shù)快速把當前的主要辦公業(yè)務(wù)：公文管理、會議管理、檔案管理的業(yè)務(wù)流程納入計算機管理，在計算機網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)，縮短辦公業(yè)務(wù)的流程時間，減少工作人員的工作量，提高企業(yè)的辦公效率。同時，為領(lǐng)導(dǎo)提供領(lǐng)導(dǎo)辦公系統(tǒng)，為辦公人員提供辦公人員辦公系統(tǒng)，方便日常的工作，成為個人辦公的輔助工具，提高全企業(yè)每個管理人員的辦公效率。另一方面，建立新辦公自動化系統(tǒng)也為建立企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)打下堅實的基礎(chǔ)。利用Lotus Domino/Notes的強大的信息集成能力和通訊能力，實現(xiàn)的各類企業(yè)級信息的收集和存儲、信息的處理和傳輸以及信息的發(fā)布和共享，通過這個信息網(wǎng)絡(luò)了解整個企業(yè)的狀態(tài)，使信息為決策提供支持，實現(xiàn)企業(yè)級的協(xié)調(diào)和協(xié)作。作為管理信息系統(tǒng)(MIS)系統(tǒng)的一部分，隨著辦公自動化系統(tǒng)的建成和應(yīng)用，將會提高管理人員的計算機應(yīng)用水平，提高大家對計算機應(yīng)用的積極性，對將來MIS系統(tǒng)的建成大有幫助。綜上所述，建立辦公自動化系統(tǒng)是符合企業(yè)當前實際需要的、符合企業(yè)發(fā)展需要的、符合現(xiàn)代化辦公潮流的。它的建成將會提高企業(yè)辦公效率、降低企業(yè)辦公開支、提高企業(yè)信息化水平，并將標志著辦公自動化水平進入國內(nèi)先進水平的行列。二、系統(tǒng)總體目標21通用性辦公自動化系統(tǒng)必須適應(yīng)從局機關(guān)到基層的各個單位橫向及縱向之間相互關(guān)聯(lián)的辦公業(yè)務(wù)需要，滿足各種辦公業(yè)務(wù)的需要，滿足各種不同職務(wù)的個人的辦公需要，而不是針對某一單位或某一種業(yè)務(wù)流程或某一職務(wù)個人的系統(tǒng)，是面向整個企業(yè)的、各種辦公業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)。它必須能適應(yīng)各個單位各種各樣不同的環(huán)境，符合國際標準，可以適應(yīng)各種各樣的計算機操作系統(tǒng)平臺和網(wǎng)絡(luò)平臺，是一個開放的、可擴充的系統(tǒng)。22實用性辦公自動化系統(tǒng)必須面向最終用戶，以最終用戶為主，做到操作簡單方便，界面友好，業(yè)務(wù)流程合理，真正符合最終用戶的實際需要。經(jīng)過短期培訓(xùn)，在3～4個月的時間內(nèi)OA系統(tǒng)可在全局范圍內(nèi)全面展開。23網(wǎng)絡(luò)化辦公系統(tǒng)要能夠隨著網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，真正覆蓋所使用單位和部門以至于覆蓋全局的每個管理人員，使每個人都可以通過辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和他人通訊、交流、協(xié)作，進行辦公業(yè)務(wù)往來，查詢各種企業(yè)信息。通過辦公自動化網(wǎng)絡(luò)進行信息的收集和存儲，信息的處理和傳輸以及信息的發(fā)布和共享。24先進性辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)采用國際先進的辦公自動化技術(shù)，結(jié)合的實際情況，利用Lotus Domino/Notes強大、快速的辦公自動化應(yīng)用開發(fā)工具，在1998年內(nèi)把辦公自動化系統(tǒng)建成為國內(nèi)先進水平的系統(tǒng)，并且逐步向國際先進的辦公自動化系統(tǒng)靠攏。25安全性信息共享、網(wǎng)絡(luò)化辦公必須保證信息的安全性，數(shù)據(jù)的丟失，信息的不安全將會給企業(yè)帶來巨大的損失。Lotus Domino/Notes提供強大的系統(tǒng)安全機制。一個分布系統(tǒng)的安全性的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)加密，Notes的加密技術(shù)基于RSA公共密鑰加密技術(shù)，這是目前工業(yè)界唯一無法破密的加密技術(shù)。在此基礎(chǔ)上，Notes提供四級安全措施：驗證（用于任何一次用戶訪問），存取控制（七種訪問級別，用于控制用戶的訪問權(quán)限），加密（用于網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、表單、視圖以及文檔甚至域），電子簽名（防止別人假冒），保證系統(tǒng)的安全性。 Notes還提供群集服務(wù)器功能（當一個服務(wù)器失效時，它的工作可由其它服務(wù)器完成），強大的復(fù)制技術(shù)用于數(shù)據(jù)的備份，保證數(shù)據(jù)和服務(wù)的高可靠性。 在辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)中，還必須考慮到數(shù)據(jù)的安全性，通過程序的手段控制不同用戶的訪問權(quán)限，保證應(yīng)用系統(tǒng)的安全性。 必須加強安全管理，建立健全的安全管理規(guī)章制度，保證數(shù)據(jù)和系統(tǒng)在物理上的安全性。26可擴充性辦公自動化系統(tǒng)必須是開放的、規(guī)?？缮炜s的、功能可以擴充的系統(tǒng)。Lotus Domino/Notes是一個理想的信息容器，可以存儲、傳輸和處理各種各樣的多媒體信息如聲音、圖象、錄象信息、影象信息、超文本等。利用Lotus Domino/Notes的這種特點，可以方便地把多媒體功能加入到辦公自動化系統(tǒng)中。Lotus Domino/Notes完全支持Intranet/Internet標準，它的工作站也是Intranet/Internet瀏覽器，它的服務(wù)器也是Web服務(wù)器，通過它可以方便地組成企業(yè)Intranet/Internet網(wǎng)，開發(fā)Intranet/Internet應(yīng)用，并且和Internet相連，從Internet上獲取信息或者向Internet發(fā)布信息。三、系統(tǒng)邊界31職能邊界從所屬部門、基層單位及其各班組的日常辦公事務(wù)活動。32地理邊界覆蓋局各辦公大樓，全地區(qū)各局屬單位。33功能邊界本系統(tǒng)的功能包括了局內(nèi)辦公系統(tǒng)中的各項目，為各級部門和管理人員提供信息共享和數(shù)據(jù)一元化管理。按功能具體劃分為收文管理、發(fā)文管理、會議管理、檔案管理、公告欄、論壇、專題信息、電子郵件八個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)具體功能如下:331收文管理收文管理子系統(tǒng)用于對全局的收文進行管理，通過計算機網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、傳遞、審批、發(fā)送和歸檔，即實現(xiàn)收文的電子批閱流程。此系統(tǒng)提供對收文批閱流程的可視化監(jiān)控、有效的查詢和統(tǒng)計手段，以及將文件按年度、分類號、保存期限、小類號進行歸檔。332發(fā)文管理發(fā)文管理子系統(tǒng)用于對全局的發(fā)文進行管理，通過計算機和網(wǎng)絡(luò)完成文件的錄入、傳遞、審批、發(fā)送和歸檔，即實現(xiàn)發(fā)文的電子批閱流程。此系統(tǒng)提供對發(fā)文批閱流程的可視化監(jiān)控、代碼管理、有效的查詢和統(tǒng)計手段，以及將文件按年度、分類號、小類號保存期限進行歸檔。333會議管理本子系統(tǒng)主要用于用來完成組織會議、發(fā)送會議通知、撰寫會議紀要、安排和落實會議待辦事項、會議室管理等管理工作。334 公告欄本子系統(tǒng)主要用于對全局的公告信息進行管理，提供一個發(fā)布各種諸如公告、通知、啟事等公共信息的場所。上網(wǎng)人員只要在本系統(tǒng)中發(fā)布一項消息就可以通告內(nèi)所有上網(wǎng)人員，上網(wǎng)人員也可以通過此系統(tǒng)瀏覽全局的所有公告信息?？梢园凑疹愋?、時間、作者對公告信息進行查詢。這樣，可以及時地對公司內(nèi)部的一些信息進行發(fā)布，方便局內(nèi)人員進行信息交流。本系統(tǒng)可以按照信息分類建成多個專題，比如事故通報、大事紀要，個人信息公布等。335 電子郵件本子系統(tǒng)為每一個上網(wǎng)工作人員提供了電子郵件收發(fā)功能和日程安排功能。用戶在此除了可以查閱、發(fā)送郵件外，用戶還可以在此創(chuàng)建邀請、約會、事件或紀念日，并將其存儲在您的日歷中，對邀請對象發(fā)送通知，手動回復(fù)通知或按預(yù)先設(shè)定處理通知。也可以設(shè)置鬧鈴來提醒您約會、事件、或紀念日發(fā)生的時間。在查詢時，可以用日歷的形式為用戶顯示當天、一天、一周、兩周、一月的日程；在創(chuàng)建新的日程安排時還可以查詢別人的空閑時間，設(shè)置某日程別人是否可以查看到等。同時，由于整個辦公自動化系統(tǒng)都將以電子郵件作為聯(lián)系紐帶，因此，這將是一般用戶在本系統(tǒng)中主要的“辦公室”。336 論壇本子系統(tǒng)為全局上網(wǎng)人員提供一個信息交流的場所，可以進行各種各樣的問題的討論，比如技術(shù)問題探討、辦公自動化系統(tǒng)使用經(jīng)驗交流等。圍繞一個中心議題，每個上網(wǎng)人員都可以方便地發(fā)表自己的觀點，了解他人的觀點，可以針對他人的意見發(fā)表意見，是一個不受時間、地點限制的、理想的討論場所。337檔案管理本子系統(tǒng)主要用于對全局的各類文檔進行分類管理，自動生成案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷封面，并可以打印案卷目錄、卷內(nèi)目錄和案卷封面。同時提供對已歸檔文件的查詢、借閱功能。338專題信息本子系統(tǒng)用于對各種專題信息如安全生產(chǎn)簡報、供電信息、后勤簡訊、行風建設(shè)簡報和影像信息的管理。通過本子系統(tǒng)可以制作各類專題信息以及發(fā)送專題信息等。四、系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)描述辦公自動化系統(tǒng)收文管理子系統(tǒng)發(fā)文管理子系統(tǒng)檔案管理子系統(tǒng)會議管理子系統(tǒng)公告欄子系統(tǒng)論壇子系統(tǒng)專題信息子系統(tǒng)電子郵件子系統(tǒng)第二部分 概要設(shè)計系統(tǒng)的建設(shè)目標辦公自動化系統(tǒng)的主要目標是在局內(nèi)形成一個以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)、計算機為手段、高度信息化的辦公平臺。將現(xiàn)行的手工操作為主的辦公系統(tǒng)提高到這一平臺，籍以提高管理效率和管理質(zhì)量，將建設(shè)成為國內(nèi)一流企業(yè)，為趕超世界先進的電力企業(yè)打下堅實的基礎(chǔ)。系統(tǒng)性質(zhì)分析* 辦公自動化系統(tǒng)是一個