【正文】 象應(yīng)當(dāng)包容企業(yè)的各類信息和信息流程，使人們?cè)谕ㄐ胚^程中，明了企業(yè)當(dāng)前的運(yùn)作狀態(tài)和未來的發(fā)展趨勢(shì)，使信息直接為決策服務(wù)。另外，考慮網(wǎng)絡(luò)通信功能時(shí)，一定要結(jié)合通信的對(duì)象、通信的目的和通信的應(yīng)用進(jìn)行考慮。無論在大型機(jī)時(shí)代還是在微機(jī)時(shí)代，由于機(jī)器的體系結(jié)構(gòu)，操作系統(tǒng)，通訊協(xié)議，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)象等方面存在著較多的差異，給信息工作的開展和普及設(shè)置了重重障礙。經(jīng)歷了令人目眩的演變以后，這場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)革命給信息界提出了一個(gè)統(tǒng)一而又明確的目標(biāo)——建立企業(yè)信息網(wǎng)。高度經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，要求企業(yè)打破部門間的限制，更多地進(jìn)行協(xié)作和協(xié)調(diào)性工作。 通信和信息共享問題。216。 信息衰減。 “信息處理”實(shí)質(zhì)上是以數(shù)據(jù)為中心的計(jì)算；216。 以網(wǎng)絡(luò)為中心的計(jì)算。在局大院所有部門安裝工作站，在一部分分局安裝服務(wù)器和工作站，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正式使用。選擇一個(gè)分局作為試點(diǎn)分局，在該分局安裝一臺(tái)Notes服務(wù)器和5~10臺(tái)工作站，建立分局的會(huì)議、收文、發(fā)文、檔案和其他系統(tǒng)。第四部分 系統(tǒng)的投資概算和效益分析系統(tǒng)軟件：（推薦使用）Domino5 10 user starter pack(10用戶)內(nèi)容包括：1 Domino Server + 1 Designer + 9 Notes Client價(jià)格： 35200 元辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)名稱基本數(shù)（套）基本費(fèi)用（萬元）費(fèi)用預(yù)算（萬元）公文管理1會(huì)議管理122檔案管理133日常辦公133合計(jì)專用管理根據(jù)需求調(diào)研協(xié)商解決第五部分 系統(tǒng)實(shí)施方案一、Notes系統(tǒng)設(shè)計(jì)包括域的劃分、網(wǎng)絡(luò)的劃分、命名規(guī)則、安全性設(shè)置等Notes系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。變化的最小單位是”域”。推薦使用撥號(hào)服務(wù)器。缺點(diǎn)是遠(yuǎn)程用戶只能訪問Notes系統(tǒng)，不能訪問其它網(wǎng)上資源，同一時(shí)刻只有一個(gè)遠(yuǎn)程用戶可以連接到Notes服務(wù)器，并且對(duì)Notes服務(wù)器的性能有較大影響；二是采用遠(yuǎn)程撥號(hào)服務(wù)器，遠(yuǎn)程用戶通過公用電話網(wǎng)撥通撥號(hào)服務(wù)器后，可以通過撥號(hào)服務(wù)器連接到局大院局域網(wǎng)中，訪問網(wǎng)絡(luò)上的任何資源。工作站數(shù)量決定使用計(jì)算機(jī)的崗位數(shù)，最好為每個(gè)工作人員配一臺(tái)。Notes Client要求486或以上PC，內(nèi)存最好16M以上，因此建議采用586 PC，內(nèi)存16M，硬盤1G。 50M論壇：50M電子郵件：每個(gè)用戶10M專題信息： 1G接待： 50M總計(jì)一年的硬盤需求為47G，加上系統(tǒng)占用，建議容量為10G。1011局大院Domino/Notes服務(wù)器局大院的Notes用戶數(shù)將達(dá)到近200個(gè)，這樣規(guī)模的Notes系統(tǒng)最好采用多服務(wù)器的結(jié)構(gòu)，以均衡負(fù)載，提高性能。第三部分 總體規(guī)劃Notes系統(tǒng)總體方案辦公自動(dòng)化系統(tǒng)采用Lotus Domino/Notes作為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)，因此建立一個(gè)覆蓋整個(gè)的Notes系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)。93個(gè)人辦公界面?zhèn)€人辦公界面面向一般用戶（非系統(tǒng)管理員、非子系統(tǒng)管理員），為一般用戶提供風(fēng)格統(tǒng)一、操作簡(jiǎn)單方便、友好的用戶界面。* 功能和數(shù)據(jù)集成最終用戶可以在一個(gè)單一的界面中方便地訪問各子系統(tǒng)的功能和數(shù)據(jù)，雖然這些功能和數(shù)據(jù)可能來源于不同的子系統(tǒng)和不同的數(shù)據(jù)庫(kù)。不是功能和信息越多越好，而是提供最終用戶真正需要的功能和信息。l 查詢專題信息擁有閱讀權(quán)限的人員按專題信息的類別可以快速地查詢各類專題信息。其中影像信息專門用于發(fā)布影像或錄像信息的。主題創(chuàng)建者還可以公開主題，供所有人員討論。872功能說明l 創(chuàng)建主題每個(gè)人都可以創(chuàng)建一個(gè)討論主題，發(fā)表自己的觀點(diǎn)看法，供大家討論。l 自動(dòng)刪除公告信息系統(tǒng)自動(dòng)在公告發(fā)布者指定的時(shí)間刪除公告信息。上網(wǎng)人員只要在本系統(tǒng)中發(fā)布一項(xiàng)消息就可以通告內(nèi)所有上網(wǎng)人員，上網(wǎng)人員也可以通過此系統(tǒng)瀏覽全局的所有公告信息。可以對(duì)邀請(qǐng)對(duì)象發(fā)送通知，手動(dòng)回復(fù)通知或按預(yù)先設(shè)定處理通知。系統(tǒng)在接受預(yù)定前，進(jìn)行沖突檢查。8437會(huì)議室管理局內(nèi)常用的會(huì)議室，應(yīng)該作為會(huì)議管理系統(tǒng)內(nèi)的會(huì)議室管理起來，以便安排會(huì)議的人員能夠方便、迅速地選擇會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，以防多個(gè)會(huì)議的地點(diǎn)發(fā)生沖突。l 發(fā)送會(huì)議紀(jì)要擬稿人在確認(rèn)紀(jì)要無需修改后，可以把會(huì)議紀(jì)要送給相關(guān)人員。每份會(huì)議紀(jì)要，在發(fā)送以前，只有簽發(fā)、擬稿、打字、封發(fā)人員可以看見其內(nèi)容，發(fā)送以后，接收到紀(jì)要的相關(guān)人員才可以閱讀會(huì)議紀(jì)要。l 會(huì)議通知答復(fù)查詢?yōu)闀?huì)議組織者提供參考信息。8432 會(huì)議通知l 發(fā)送會(huì)議通知已經(jīng)審批的會(huì)議，就可以發(fā)送會(huì)議通知到主持人、參加人員。l 審批會(huì)議安排：審批領(lǐng)導(dǎo)審閱會(huì)議申請(qǐng)后，作出批準(zhǔn)或否決的決定，并且，可以附上意見，送還給報(bào)批人。同時(shí)，還具有管理會(huì)議室、自動(dòng)預(yù)定會(huì)議室、會(huì)議室占用檢測(cè)沖突等功能。l 生成案卷目錄系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前存在的案卷自動(dòng)生成案卷目錄。l 已歸檔文件查詢文件歸檔后，在檔案庫(kù)中生成一個(gè)條目，包含文件的基本信息，借閱人可以可以按年度、文件種類、標(biāo)題、收文來文單位、主題詞、文號(hào)等查詢公文，支持組合模糊查詢公文。另外提供對(duì)已歸檔文件的查詢和借閱功能。l 打印可以打印發(fā)文登記簿、發(fā)文正文、發(fā)文處理單、部門代碼、紀(jì)要文稿等。l 發(fā)文流程依據(jù)發(fā)文實(shí)際業(yè)務(wù)流程，文件擬稿人把發(fā)文處理單及發(fā)文件依次發(fā)往部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審簽填寫送審意見、局辦主任核稿、局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，機(jī)要秘書文件編號(hào)，最后發(fā)送文件。它是辦公系統(tǒng)中很重要的環(huán)節(jié)，直接影響到辦公自動(dòng)化水平的高低。l 統(tǒng)計(jì)對(duì)公文的日收文數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步得出各時(shí)間段的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，同時(shí)提供一些圖形顯示方式。l 來文掃描和錄入通過掃描儀把來文原文掃描成圖片，錄入到計(jì)算機(jī)中。它是辦公系統(tǒng)中很重要的環(huán)節(jié)，直接影響到辦公自動(dòng)化水平的高低。72系統(tǒng)開發(fā)工具通過對(duì)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)和系統(tǒng)功能要求的分析，我們決定采用Lotus (Domino )作為開發(fā)工具。系統(tǒng)的開發(fā)方法和工具辦公自動(dòng)化的開發(fā)成功與否與采用的系統(tǒng)開發(fā)方法、工具有密切的聯(lián)系。* 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)人—機(jī)的統(tǒng)一體，它是建立在現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)基礎(chǔ)之上的，利用計(jì)算機(jī)作為輔助工具，完成各項(xiàng)辦公工作。四、系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)描述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)收文管理子系統(tǒng)發(fā)文管理子系統(tǒng)檔案管理子系統(tǒng)會(huì)議管理子系統(tǒng)公告欄子系統(tǒng)論壇子系統(tǒng)專題信息子系統(tǒng)電子郵件子系統(tǒng)第二部分 概要設(shè)計(jì)系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要目標(biāo)是在局內(nèi)形成一個(gè)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)、計(jì)算機(jī)為手段、高度信息化的辦公平臺(tái)。337檔案管理本子系統(tǒng)主要用于對(duì)全局的各類文檔進(jìn)行分類管理，自動(dòng)生成案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷封面，并可以打印案卷目錄、卷內(nèi)目錄和案卷封面。在查詢時(shí)，可以用日歷的形式為用戶顯示當(dāng)天、一天、一周、兩周、一月的日程；在創(chuàng)建新的日程安排時(shí)還可以查詢別人的空閑時(shí)間，設(shè)置某日程別人是否可以查看到等。本系統(tǒng)可以按照信息分類建成多個(gè)專題，比如事故通報(bào)、大事紀(jì)要，個(gè)人信息公布等。334 公告欄本子系統(tǒng)主要用于對(duì)全局的公告信息進(jìn)行管理，提供一個(gè)發(fā)布各種諸如公告、通知、啟事等公共信息的場(chǎng)所。此系統(tǒng)提供對(duì)收文批閱流程的可視化監(jiān)控、有效的查詢和統(tǒng)計(jì)手段，以及將文件按年度、分類號(hào)、保存期限、小類號(hào)進(jìn)行歸檔。三、系統(tǒng)邊界31職能邊界從所屬部門、基層單位及其各班組的日常辦公事務(wù)活動(dòng)。26可擴(kuò)充性辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須是開放的、規(guī)?？缮炜s的、功能可以擴(kuò)充的系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，Notes提供四級(jí)安全措施：驗(yàn)證（用于任何一次用戶訪問），存取控制（七種訪問級(jí)別，用于控制用戶的訪問權(quán)限），加密（用于網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)、表單、視圖以及文檔甚至域），電子簽名（防止別人假冒），保證系統(tǒng)的安全性。24先進(jìn)性辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)采用國(guó)際先進(jìn)的辦公自動(dòng)化技術(shù)，結(jié)合的實(shí)際情況，利用Lotus Domino/Notes強(qiáng)大、快速的辦公自動(dòng)化應(yīng)用開發(fā)工具，在1998年內(nèi)把辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建成為國(guó)內(nèi)先進(jìn)水平的系統(tǒng)，并且逐步向國(guó)際先進(jìn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)靠攏。22實(shí)用性辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須面向最終用戶，以最終用戶為主，做到操作簡(jiǎn)單方便，界面友好，業(yè)務(wù)流程合理，真正符合最終用戶的實(shí)際需要。綜上所述，建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是符合企業(yè)當(dāng)前實(shí)際需要的、符合企業(yè)發(fā)展需要的、符合現(xiàn)代化辦公潮流的。同時(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)提供領(lǐng)導(dǎo)辦公系統(tǒng)，為辦公人員提供辦公人員辦公系統(tǒng)，方便日常的工作，成為個(gè)人辦公的輔助工具，提高全企業(yè)每個(gè)管理人員的辦公效率。目前，Lotus Domino/Notes(Lotus Notes )是Lotus Notes的最新版本，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將采用此版本作為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)。Lotus Notes是Lotus(蓮花)公司的軟件產(chǎn)品，Lotus公司在群件（用于工作組協(xié)同工作的軟件）方面居于世界領(lǐng)先水平，領(lǐng)導(dǎo)著群件的標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)展。是市的供電管理單位，每天都有大量的公文往來，同時(shí)還有各種會(huì)議等管理工作，因此需要一套先進(jìn)的、高效率的、覆蓋全企業(yè)的辦公自動(dòng)化軟件來代替以往的手工傳遞作業(yè)，提供更好的文件管理功能，充分發(fā)揮協(xié)同辦公的威力。電子化、無紙化以及協(xié)同辦公，都已成為提高辦公效率，加強(qiáng)管理的有效手段。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該采用世界領(lǐng)先水平的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)技術(shù)和開發(fā)工具，IBM的Lotus Notes正是這樣一個(gè)辦公自動(dòng)化平臺(tái)。到1996年，該軟件的用戶數(shù)已經(jīng)達(dá)到900萬個(gè)，全球500家最大企業(yè)中有423家使用該軟件作為辦公系統(tǒng)平臺(tái)，在中國(guó)，有超過500家政府和企業(yè)級(jí)用戶，包括國(guó)務(wù)院辦公廳、信息產(chǎn)業(yè)部、勞動(dòng)部、國(guó)家信息中心、中國(guó)人民保險(xiǎn)公司、中國(guó)人民銀行等。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該利用Lotus Notes先進(jìn)的工作流程自動(dòng)化技術(shù)快速把當(dāng)前的主要辦公業(yè)務(wù)：公文管理、會(huì)議管理、檔案管理的業(yè)務(wù)流程納入計(jì)算機(jī)管理，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)，縮短辦公業(yè)務(wù)的流程時(shí)間，減少工作人員的工作量，提高企業(yè)的辦公效率。作為管理信息系統(tǒng)(MIS)系統(tǒng)的一部分，隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建成和應(yīng)用，將會(huì)提高管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，提高大家對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的積極性，對(duì)將來MIS系統(tǒng)的建成大有幫助。它必須能適應(yīng)各個(gè)單位各種各樣不同的環(huán)境，符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，可以適應(yīng)各種各樣的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，是一個(gè)開放的、可擴(kuò)充的系統(tǒng)。通過辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的收集和存儲(chǔ)，信息的處理和傳輸以及信息的發(fā)布和共享。一個(gè)分布系統(tǒng)的