【正文】 昊華鴻鶴公司項(xiàng)目采購部　管　　　理　　　體　　　系　　　文　　　件2012年05月　日發(fā)布　　　　　　　　　　　　　2012年05月　日實(shí)施 昊華鴻鶴公司項(xiàng)目采購部　發(fā)布發(fā)放編號(hào)：受控標(biāo)識(shí)： 持　有　人：管理體系文件編審人員編寫：余龍、江力、鄭榮瓏　　審核：　　批準(zhǔn)：　　　昊華鴻鶴公司項(xiàng)目采購部管理體系文件目錄管理機(jī)構(gòu)設(shè)置 5項(xiàng)目采購部工作職責(zé) 6工程物資采購管理辦法 9項(xiàng)目采購部工程物資采購流程（附圖） 18項(xiàng)目采購合同管理辦法 19項(xiàng)目物資采購二級(jí)招標(biāo)管理辦法 22項(xiàng)目采購部庫房管理制度 26項(xiàng)目采購部供應(yīng)商管理辦法 29項(xiàng)目采購部保密制度 33項(xiàng)目采購部禮品禮金處理辦法 35項(xiàng)目采購廉政協(xié)議書 37項(xiàng)目采購部員工守則 39項(xiàng)目采購十不準(zhǔn) 40管理機(jī)構(gòu)設(shè)置法律法規(guī)支撐專業(yè)技術(shù)支撐紀(jì)檢監(jiān)察八大專業(yè)部門項(xiàng)目采購部工作職責(zé)范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了項(xiàng)目采購部工作職責(zé)、工作內(nèi)容。本標(biāo)準(zhǔn)適用于昊華鴻鶴公司項(xiàng)目采購部工作職責(zé)管理。1 規(guī)范性引用文件下列標(biāo)準(zhǔn)包含的條文，通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而構(gòu)成為標(biāo)準(zhǔn)的條款。在標(biāo)準(zhǔn)出版時(shí)，所示版本均為有效。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)。然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。《中國化工采購管理變革》《昊華鴻鶴采購管理制度》2 術(shù)語及定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。 3 工作職責(zé) 負(fù)責(zé)昊華鴻鶴項(xiàng)目建設(shè)過程中外包工程、貨物、服務(wù)咨詢的采購工作。，平衡庫存、市場(chǎng)、供需、交貨周期等因素提出項(xiàng)目采購計(jì)劃。，開展市場(chǎng)調(diào)查、詢價(jià)，提出采購預(yù)算。結(jié)合實(shí)際采購情況，按要求通過招標(biāo)、比價(jià)、定點(diǎn)、議價(jià)程序，確定采購渠道、價(jià)格。保障項(xiàng)目采購過程的成本效益、質(zhì)量、時(shí)間、公平原則。 牽頭組織項(xiàng)目采購二級(jí)招標(biāo)工作；協(xié)助昊華總公司與昊華鴻鶴招標(biāo)辦執(zhí)行招標(biāo)相關(guān)事宜。 牽頭組織項(xiàng)目采購合同談判、簽訂、合同條款評(píng)審、并實(shí)施執(zhí)行。 平衡項(xiàng)目采購資金，做好項(xiàng)目資金計(jì)劃。負(fù)責(zé)申請(qǐng)支付、預(yù)付款，結(jié)算貨款；到貨驗(yàn)收。；項(xiàng)目采購供應(yīng)商選擇；供應(yīng)商評(píng)估和績效管理。 規(guī)范倉儲(chǔ)管理，確保采購物資質(zhì)量，落實(shí)安全防范措施；做好物資配送管理，保證工程項(xiàng)目物資需求。 辦理公司領(lǐng)導(dǎo)交辦和有關(guān)部門要求配合的其它工作。4 部門工作職責(zé) 綜管科： 一般事務(wù)： 負(fù)責(zé)職工的考勤與工資發(fā)放、管理工作。 負(fù)責(zé)車輛管理、保衛(wèi)、消防等日常行政工作。 負(fù)責(zé)辦公用品管理、考核、管控工作。 負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)招待費(fèi)用報(bào)銷、考核、管控工作。 負(fù)責(zé)其它可控費(fèi)用考核、管控工作。 負(fù)責(zé)籌備、組織公司活動(dòng)和會(huì)議。 負(fù)責(zé)公司接待、對(duì)內(nèi)對(duì)外的協(xié)調(diào)工作。 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)信息管理工作。 采購計(jì)劃管理： 運(yùn)用計(jì)劃前置理念，通過各種形式，提前掌握有關(guān)工程項(xiàng)目建設(shè)開展的詳細(xì)情況，并根據(jù)項(xiàng)目管理部提出的《物資需求計(jì)劃》，結(jié)合庫存、需求、物資消耗定額和儲(chǔ)備定額及市場(chǎng)趨勢(shì)、生產(chǎn)周期、物流狀況等因素，根據(jù)采購的5R原則，編制《物資采購計(jì)劃》。、到貨、領(lǐng)用、技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量要求等采購過程與工程項(xiàng)目部的對(duì)口聯(lián)系工作。 根據(jù)采購需求計(jì)劃、采購計(jì)劃、采購訂單落實(shí)情況、庫存情況編制各類報(bào)表。 經(jīng)營管理 負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目采購的相關(guān)管理制度，并監(jiān)督管控。 負(fù)責(zé)項(xiàng)目采購業(yè)務(wù)流程的梳理、規(guī)范，優(yōu)化信息管理流程。 負(fù)責(zé)項(xiàng)目采購合同管理工作。 負(fù)責(zé)項(xiàng)目采購招標(biāo)管理工作，牽頭組織二級(jí)招標(biāo)工作，并配合公司招標(biāo)辦開展一級(jí)招標(biāo)。 負(fù)責(zé)品牌管理、供應(yīng)商管理工作。 項(xiàng)目采購（渠道、數(shù)量、價(jià)格、品牌等）執(zhí)行要素的內(nèi)部自查工作。 協(xié)助監(jiān)察審計(jì)部門對(duì)項(xiàng)目采購部所購物資的價(jià)格實(shí)行事前控制和事后檢查。 負(fù)責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 類別采購科： 負(fù)責(zé)按要求完成公司下達(dá)的項(xiàng)目采購預(yù)算指標(biāo)。 參與分管物資資源、價(jià)格、質(zhì)量、渠道、物流狀況、資質(zhì)狀況等情況的調(diào)查，完成綜合評(píng)估報(bào)告或市調(diào)報(bào)告。 參與項(xiàng)目采購計(jì)劃的有效性審查。 有權(quán)提出采購品牌、渠道及價(jià)格建議； 負(fù)責(zé)根據(jù)項(xiàng)目采購預(yù)算金額、渠道、技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量、市場(chǎng)情況向綜管科計(jì)劃員提出采購建議。 負(fù)責(zé)提交招標(biāo)采購申請(qǐng)、制作招標(biāo)文件，參與采購評(píng)標(biāo)、談判。 比價(jià)采購：負(fù)責(zé)零星物資采購的日常報(bào)詢價(jià)表的對(duì)外發(fā)放工作。 定點(diǎn)、內(nèi)供、戰(zhàn)略采購：負(fù)責(zé)把握市場(chǎng)行情，參與價(jià)格談判。、招標(biāo)或比價(jià)結(jié)果形成采購訂單，并負(fù)責(zé)簽訂物資采購合同或代儲(chǔ)協(xié)議。 在緊急狀況下經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，可對(duì)外通知工作，并在兩個(gè)工作日內(nèi)完成訂單補(bǔ)簽手續(xù)。 負(fù)責(zé)采購訂單的對(duì)外通知；負(fù)責(zé)按訂單要素組織到貨，并根據(jù)庫存、物流及使用時(shí)間要求，負(fù)責(zé)到貨調(diào)運(yùn)安排及對(duì)內(nèi)、對(duì)外相關(guān)協(xié)調(diào)工作；負(fù)責(zé)直送物資的抽檢通知工作。 對(duì)采購訂單編制數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、規(guī)格型號(hào)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；負(fù)責(zé)聯(lián)系協(xié)調(diào)到貨領(lǐng)用工作；對(duì)符合程序的采購物資價(jià)格、到貨質(zhì)量、渠道負(fù)責(zé)。 負(fù)責(zé)項(xiàng)目物資使用過程中出現(xiàn)問題后的對(duì)外聯(lián)系工作。 負(fù)責(zé)根據(jù)入庫情況辦理采購結(jié)算，應(yīng)付賬款管理，提出資金支付建議。 負(fù)責(zé)記錄、管理客戶檔案，參與分供方評(píng)定。 開具使用單位生產(chǎn)領(lǐng)料憑證、對(duì)外調(diào)撥單據(jù)；負(fù)責(zé)與儲(chǔ)運(yùn)（庫房）配合確定退庫物資；負(fù)責(zé)保管調(diào)撥印章。 按照質(zhì)量回訪及定點(diǎn)聯(lián)系制度，負(fù)責(zé)施工單位的走訪。 完成與項(xiàng)目使用單位、庫房之間的業(yè)務(wù)工作銜接、配合；完成與其他部室之間的工作銜接。 及時(shí)、準(zhǔn)確的完成各類報(bào)表和資料統(tǒng)計(jì)工作。 負(fù)責(zé)就業(yè)務(wù)及管理工作，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出加強(qiáng)和改進(jìn)工作的建議。 對(duì)違反或未遵守公司物資采購相關(guān)制度規(guī)定造成的損失，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 負(fù)責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 儲(chǔ)管科：，檢查其執(zhí)行情況，掌握倉庫、倉庫設(shè)施、倉儲(chǔ)物資的安全狀況，及時(shí)組織維護(hù)和維修，保證安全。 負(fù)責(zé)本庫的倉儲(chǔ)作業(yè)設(shè)施、工具、辦公用具的維護(hù)、保養(yǎng)工作。 負(fù)責(zé)配送用車輛的調(diào)管理、外用工的使用管理以及固定資產(chǎn)的管理。 負(fù)責(zé)物資的收發(fā)存、保管、保養(yǎng)、維修工作，保證庫存物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好,并不斷提高服務(wù)質(zhì)量。，對(duì)應(yīng)有質(zhì)量檢驗(yàn)證明或合格證的，要認(rèn)真核對(duì)后方可入庫。 物資出庫，須手續(xù)齊備，在認(rèn)真核對(duì)品種、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量后憑單發(fā)料。 物資發(fā)料要做到先進(jìn)先出，推陳出新。物資質(zhì)量出現(xiàn)明顯變質(zhì)時(shí)應(yīng)及時(shí)匯報(bào)，并與計(jì)劃員、類別采購員聯(lián)系。 負(fù)責(zé)定期進(jìn)行物資盤點(diǎn)，加強(qiáng)定額管理，防止積壓；組織盈虧、違章作業(yè)事故的分析和報(bào)告處理。 負(fù)責(zé)分管物資帳卡實(shí)相符，并對(duì)分管的物資進(jìn)行日常的維護(hù)保養(yǎng)。 負(fù)責(zé)分管物資的定額管理，對(duì)超儲(chǔ)積壓物資或通用差缺物資應(yīng)及時(shí)匯報(bào)，并與相關(guān)計(jì)劃員、類別采購員聯(lián)系。 及時(shí)準(zhǔn)確完成各類報(bào)表。 負(fù)責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。工程物資采購管理辦法1　范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了工程物資采購的管理內(nèi)容和職責(zé)。本標(biāo)準(zhǔn)適用于昊華鴻鶴公司工程物資采購的管理。2　規(guī)范性文件引用下列標(biāo)準(zhǔn)包含的條文，通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。在標(biāo)準(zhǔn)出版時(shí)，所示版本均為有效。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版不適用本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3 定義項(xiàng)目采購是指從項(xiàng)目組織外部獲得貨物和服務(wù)（合稱產(chǎn)品）的過程。項(xiàng)目采購分為：工程采購、物資（貨物）采購、咨詢服務(wù)采購。項(xiàng)目采購管理是指在整個(gè)項(xiàng)目過程中從外部尋求和采購各種項(xiàng)目所需資源的管理過程。項(xiàng)目采購管理由下列項(xiàng)目管理過程組成：采購計(jì)劃、詢價(jià)計(jì)劃、詢價(jià)、賣方選擇、合同管理以及合同收尾。工程項(xiàng)目采購應(yīng)以計(jì)劃性為核心，以時(shí)效性為關(guān)鍵，以專業(yè)性為支撐，本著順暢信息流，掌控物質(zhì)流，把握資金流，強(qiáng)化物資采購成本管控力的原則，特制定本辦法。4　管理內(nèi)容與職責(zé) 采購計(jì)劃采購計(jì)劃由項(xiàng)目采購部綜管科計(jì)劃員根據(jù)工程管理部提出的《采購需求計(jì)劃》提出，采購計(jì)劃決定采購什么，何時(shí)采購，以及采購數(shù)量。 采購需求計(jì)劃根據(jù)采購需求計(jì)劃編制以及需求的時(shí)間，采購需求計(jì)劃可分為長、中短期采購需求計(jì)劃。采購需求計(jì)劃由項(xiàng)目管理部根據(jù)建設(shè)工程項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、施工(土建、安裝)、建立、物資以及工程服務(wù)咨詢等需求，經(jīng)專業(yè)主管部門認(rèn)定會(huì)簽后，書面向項(xiàng)目采購部綜管科計(jì)劃員提出《采購需求計(jì)劃》。項(xiàng)目管理部應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)與項(xiàng)目采購部開展項(xiàng)目需求計(jì)劃的對(duì)接工作。 采購需求計(jì)劃要素：項(xiàng)目名稱、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、材質(zhì)、數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、使用單位、交貨地點(diǎn)、時(shí)間、品牌以及其它特殊需求等。品牌是項(xiàng)目采購的重要依據(jù)，工程要求所體現(xiàn)的性價(jià)比是確定采購品牌的前提，工程確定的采購品牌不得隨意更改。 確定采購品牌的原則質(zhì)量適宜。采購物資的質(zhì)量是影響工程質(zhì)量、成本最重要的因素，品牌的確定應(yīng)首先滿足采購物資規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。價(jià)格合理。選擇價(jià)格低的品牌能降低采購成本，但必須在保證質(zhì)量的前提下追求價(jià)格的低廉。工程單位對(duì)品牌的確定、變更有建議權(quán)，可通過報(bào)的物資需求計(jì)劃就品牌的選擇提出建議。 采購品牌的確認(rèn)程序項(xiàng)目采購的前期，可借鑒昊華鴻鶴采購處品牌目錄中的品牌，征求相關(guān)項(xiàng)目單位意見后進(jìn)行采購。類別采購員在市場(chǎng)調(diào)查的基礎(chǔ)上提出可供選擇的采購品牌并盡可能征求相關(guān)工程單位及技術(shù)部門意見。采購部根據(jù)類別采購員提出的市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告和工程單位及技術(shù)部門反饋的意見，就采購品牌的確認(rèn)提出建議意見。采購部領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)就是否確定為采購品牌或試用品牌簽署意見。經(jīng)批準(zhǔn)的采購品牌，采購員應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)采購部辦公室存檔備查，并提供采購品牌的生產(chǎn)許可證等相關(guān)證明材料。采購物資應(yīng)當(dāng)選擇已確定的采購品牌。已確定采購品牌的物資，類別采購員應(yīng)當(dāng)在采購訂單中注明，類別采購員應(yīng)通知供應(yīng)商按訂單要求供貨，庫房管理員應(yīng)按訂單確定的采購品牌驗(yàn)收，如與采購訂單中的品牌不符，可拒絕收貨。采購訂單執(zhí)行中因特殊情況須變更品牌，應(yīng)按訂單審批程序進(jìn)行變更。類別采購員應(yīng)定期或不定期的進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，加強(qiáng)對(duì)采購品牌質(zhì)量、價(jià)格的跟蹤驗(yàn)證，并根據(jù)使用單位的意見，與供方及時(shí)進(jìn)行溝通。采購部定期按采購品牌的確定原則和確認(rèn)程序?qū)Α恫少徠放颇夸洝分匦逻M(jìn)行清理確認(rèn)，報(bào)昊鴻司分管領(lǐng)導(dǎo)審批.. 4 采購品牌的新增、淘汰程序新增添采購品牌按確認(rèn)程序辦理。類別采購員或工程單位提出書面淘汰理由，經(jīng)采購部領(lǐng)導(dǎo)審批后，該品牌在《采購品牌目錄》中取消。主要采購品牌變更、淘汰后應(yīng)首先考慮使用現(xiàn)有候補(bǔ)采購品牌。 采購品牌的監(jiān)督管理采購部不定期的檢查采購品牌的執(zhí)行情況，凡與確定的采購品牌不符的，類別采購員應(yīng)進(jìn)行書面說明，對(duì)不按規(guī)定執(zhí)行本辦法的類別采購員將按相關(guān)辦法進(jìn)行考核、處理。 項(xiàng)目管理部對(duì)采購需求計(jì)劃要素的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。因采購需求計(jì)劃不準(zhǔn)確引起的延期、積壓或質(zhì)量問題，工程項(xiàng)目部應(yīng)書面說明原因。 采購需求計(jì)劃的申報(bào)：申報(bào)《采購需求計(jì)劃》需項(xiàng)目管理部行政主要負(fù)責(zé)人以及對(duì)應(yīng)的專業(yè)管理部門負(fù)責(zé)人簽字后送項(xiàng)目采購部綜管科匯總。：確因工程方面原因需要調(diào)整采購需求計(jì)劃，項(xiàng)目管理部應(yīng)提前將采