【正文】 目 錄 序號 名稱 編號 頁碼 1 行政事務(wù)管理制度 Q/ WJHYWI11Z01 2 2 日常行為規(guī)范管理制度 Q/ WJHYWI11Z02 14 3 督查工作辦法 Q/ WJHYWI11Z03 17 4 公司來賓參觀接待辦法 Q/ WJHYWI11Z04 21 5 差旅費管理制度 Q/ WJHYWI11Z05 24 6 手機通訊費用管理辦法 Q/ WJHYWI11Z06 28 7 固定電話管理辦法 Q/ WJHYWI11Z07 29 8 辦公 用品管理辦法 Q/ WJHYWI11Z08 31 9 公司印 章 管理制度 Q/ WJHYWI11Z09 33 10 辦公室資料 檔案 室管理制度 Q/ WJHYWI11Z10 36 11 文件編碼辦法 Q/ WJHYWI11Z11 44 12 公司用車管理制度 Q/ WJHYWI11Z12 48 13 辦公室 崗位職責 績效考 評 辦法 Q/ WJHYWI11Z13 54 14 公司計算機管理制度 Q/ WJHYWI11Z14 56 15 員工食堂管理制度 Q/ WJHYWI11Z15 61 16 公司保密制度 Q/ WJHYWI11Z16 66 行政事務(wù)管理制度 編號： Q/ WJHYWI11Z01 總則 ，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，制訂本制度。 所指行政事務(wù)包括 公文管理、會議、接待、辦公用品、后勤保障、檔案、 印章、 保 密、車輛 、報刊及郵發(fā) 管理等 。 公文管理 是公司文件處理的管理機構(gòu)，負責公司文件的管理工作，并指導各部門文件處理工作。 公司文件由公司領(lǐng)導親自擬制或由 公司辦公室 根據(jù)公司領(lǐng)導決策和意圖擬制。部門文件由部門自行擬制。 文件擬制的基本要求： 準確反映公司決策和領(lǐng)導意圖。 觀點鮮明、條理清楚、層次分明，結(jié)構(gòu)嚴謹、文字練達、標點符號使用恰當，人名、地名、時間、數(shù)字、引文要準確。 合理使用文種。 聯(lián)合行文，要征求各聯(lián)合部門的意見或由各聯(lián)名部門共同起 草。 辦公室 對文件印制質(zhì)量、行文的文種與格式負責。 。對外文件由 辦公室主任 負責審核。文件校核主要有以下幾方面內(nèi)容 : 是否確需行文。 內(nèi)容是否符合公司決策及有關(guān)的規(guī)章和規(guī)程，是否同已發(fā)布的相關(guān)文件相銜接。 提出的措施和辦法是否符合實際，切實可行。 內(nèi)容涉及的部門是否經(jīng)過協(xié)調(diào)、會簽，意見是否一致。 文字表達是否準確、簡明扼要、條理清楚、語法規(guī)范，打印有無錯誤。 文件格式是否符合要求，文種的選擇是否適當，編號是否正確，發(fā)布范圍是否合理。 ，明確發(fā)文范圍。文稿一經(jīng)領(lǐng)導審批，一般不得再行修改。如確需修改的，需報經(jīng)原審批領(lǐng)導復審。領(lǐng)導審批稿件應(yīng)歸檔保存，以備查閱。 根據(jù)公司領(lǐng)導工作職責分工，文件審批權(quán)限為： 一般日常生產(chǎn)營運事務(wù)的文件，由 分管領(lǐng)導 簽發(fā)；部門文件由 辦公室主任復核后發(fā)放。 凡政策性強、涉及的問題比較敏感，涉及到公司內(nèi)部重大政策的財務(wù)、預算、計劃、人事任免（依據(jù)干部任免權(quán)限）、機構(gòu)設(shè)置及編制、經(jīng)濟合同、協(xié)議以及以公司名義發(fā)布、上報的等方面的文件，由總經(jīng)理 簽發(fā) 。 凡公司的重大決策、重大項目、重要人事（部門經(jīng)理及以上）調(diào)整等，對公司產(chǎn)生重大影響的文件，送總經(jīng)理審閱， 需呈公司董事長簽發(fā)。 在繕印文件時，應(yīng)按領(lǐng)導審批的范圍份數(shù)進行印制，做到迅速準確、字樣清晰、裝訂整齊、符合格式。校對人對復印的稿件負責。秘密文件的印刷、校對按保密制度指定專人進行。 發(fā)文要登記，填寫發(fā)文登記表。公司行文統(tǒng)一編號為： 公司正式文件 ：匯源焦化字 ［２００ 9］ 號 、簽發(fā)人： 公司會議紀要 ：匯源焦化（ ）會議紀要 號 、簽發(fā)人： 質(zhì)量體系文件或公司其它文件文件標號按《文件編碼辦法》施行。 密級文件應(yīng)在文件首頁右上角標注密級標識。 收文應(yīng)記錄，并做好分類管理、傳閱、保存工作。員工調(diào)離時應(yīng)辦理文件移交手續(xù)。 公司外來文件應(yīng)由 辦公室資料管理員 負責登記、 辦公室主任簽署 擬辦 意見 、送領(lǐng)導批辦。領(lǐng)導批辦的文件事項由指定部門落實， 辦公室 督辦并匯報。 領(lǐng)導批辦文件時應(yīng)具體明確：傳閱層次、辦理要求、完成時間、辦理部門，防止批辦的工作因含糊而未及時落實。 承辦部門負責人應(yīng)及時組織落實領(lǐng)導批辦 的工作任務(wù)，凡屬本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，應(yīng)直接予以解決；涉及其它部門業(yè)務(wù)的事項，主辦部門要主動會同有關(guān)部門辦理；須報請公司領(lǐng)導審批的重要事項，應(yīng)由主辦部門提出處理意見，如涉及其它部門時應(yīng)協(xié)商并取得一致意見，然后送請公司領(lǐng)導審批。辦理完畢，通知辦公室 核驗，文件移交 辦公室 保存歸檔。 利用傳真系統(tǒng)傳送文件時，必須確認文件的實收情況。凡需存檔或送請領(lǐng)導批示的傳真件應(yīng)復制后再行處理，以利長期保存。 其它具體實施按湖南五江輕化集團有限公司《公文處理流程及標準》施行。 會議與接待 公司辦公室 負 責公司及副 廠級 以上領(lǐng)導主持召開的各種會議的組織和服 務(wù)工作。 ，掌握會議主題、會議時間、會議地點、要求出席人員、與會人員應(yīng)準備的材料等，及時通知到位，必要時留下通知記錄。 ，根據(jù)不同層次的會議要求，提供相應(yīng)的會議服務(wù)：會場準備與布置、會議記錄、茶水供應(yīng)、通訊服務(wù)、滿足領(lǐng)導臨時需求、與會者生活安排等。 會后清理會場，打掃衛(wèi)生，編制會議紀要等。 辦公室 負責接待。接待人員應(yīng)熱情大方，遵守員工文明禮儀規(guī)范，維護公司形象和利益；并根據(jù)來訪意圖正確及時引導來 客與相關(guān)部門或領(lǐng)導會見。 ，供應(yīng)茶水，并根據(jù)領(lǐng)導意圖安排好生活。 其它按《公司來賓接待辦法》執(zhí)行 。 辦公用品管理 辦公用品由公司辦公室負責管理。 辦公用品的購發(fā)： 每月月底前，各部門（科室）的負責人將該部門所需要的辦公用品編制計劃提交公司辦公室。 公司辦公室制定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經(jīng)主管領(lǐng)導審批后負責將辦公用品購回，根據(jù)實際工作工作需要有計劃的分發(fā)給部門。由部門（科室）負責人簽領(lǐng)。 除正常賠給的辦公用品外，若 還需要用其他用品的須經(jīng)辦公室主任批準后方可領(lǐng)用。 公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)人事科《上崗通知單》和部門（科室）負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。 負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對口、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當、用品保管好 。 負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。 辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。 其他按《公 司 用 品管理辦法》執(zhí)行。 印章管理 負責公司所有印章的管理工作，應(yīng)建立印章管理臺帳，對用印情況進行督導。公司各類印章均指定專人進行保管，暫定下列印章和相應(yīng)保管人： 公司行政章、合同專用章由 辦公室主任負責 保管。 公司財務(wù)專用章和法人代表章由財務(wù) 科科長負責 保管。 發(fā)票專用章由財務(wù)部出納保管。 質(zhì)量體系受控文件章和外來文件章由辦公室資料管理員負責保管。 各部門（科室）內(nèi)部公章由各部門負責人負責保管。 印章保管人必須認真履行用印登記制度，注明用 印人姓名、用印事由 (內(nèi)容 )、用印日期、領(lǐng)導簽字、借印歸還日期等主要事項。 ，須有總經(jīng)理簽發(fā)的文稿，方予用印。文件用印后，文稿連同加蓋印章的兩份正式文件存檔保管。如發(fā)現(xiàn)文件不符合要求，監(jiān)印人 有責任向有 關(guān)人員提出意見，經(jīng)修正，送總經(jīng)理簽字后，方予用印并填寫用印登記。 （協(xié)議）的用印應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，方可加蓋我司合同專用章，并將公司領(lǐng)導的批示連同已蓋章的合同（協(xié)議）的原件和復印件一起存檔；并要求合同內(nèi)容完整，經(jīng)辦人簽字。 。確需空白加印件時必 須經(jīng)公司 副廠級 以上領(lǐng)導審批。 ，并按所規(guī)定的時限交還。 ，要根據(jù)情節(jié)輕重予以處理。 負責人 對印章保管人運用印章負有監(jiān)督責任，并相應(yīng)承擔領(lǐng)導責任。 ，應(yīng)向管理部申請刻制。如因部門變動停止使用時，應(yīng)將原印章交 辦公室 封存或銷毀。 其他按《公司印 章 管理制度》執(zhí)行。 檔案管理 ，提高存檔文件材料的質(zhì)量，方便查尋和參閱，特制 訂本規(guī)定。 ，為公司在經(jīng)營活動中形成的以文件資料、電報、傳真、書信、圖表、簿冊、像片、錄音帶、錄相帶、電腦盤片等載體記載的各種有價值的記錄資料 及外來政府公文、合同協(xié)議、技術(shù)圖文資料等 。 、業(yè)務(wù)拓展活動相關(guān)的，具有查考、利用價值的文件材 料均應(yīng)列入歸檔文件的范圍。 對擬歸檔的文件資料，在歸檔之前 ,應(yīng)根據(jù)該文件的時間、內(nèi)容、形式和簽發(fā)部門，進行準確分類 和編號 。 ，對已經(jīng)分類好的文件要登記、立卷，并填寫詳盡的《卷內(nèi)文件目錄》和《案卷目錄》。機密 文件另類歸檔。 對同一卷內(nèi)的文件的排列要遵循如下原則： 保持聯(lián)系，便于查找； 按重要程度或形成時間排列； 批復、批示在前，請示、報告在后； 正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后； 檢查工作形成的調(diào)查報告等結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。 ,并要求字跡清楚、無污損或殘缺 ,特殊情況只能存復制件或殘損件的 ,要在目錄的備注檔內(nèi)注明原由。為使入卷的文件整齊、美觀、方便查閱，文件的 簽發(fā)件和印發(fā)件可分開存放。 歸檔資料應(yīng)包括下列內(nèi)容： 公文資料：公司紅頭文件、總公司文件、重要會議紀要、經(jīng)營決策、人事任免、規(guī)章制度、重要外來文件、法律法規(guī)、合同等等； 人事檔案：履歷表、身份證、學歷證明、資格證明、業(yè)績證明、簡歷、聘用合同書、考核記載、重大活動記載、重大獎懲記載、照片、培訓記載等等； 財務(wù)檔案：原始憑證、票據(jù)管理、各總分類帳、現(xiàn)金帳、報表等等； 技術(shù)檔案：企業(yè)產(chǎn)品標準體系、工藝文件、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量管理文件、各種質(zhì)量活動記錄、外來標準等等； 設(shè)備檔案：設(shè)備臺帳、設(shè)備技術(shù)與使用說明書、合格證明、安裝調(diào)試記錄、運行記錄、大修記錄、事故記錄、技改記錄、圖紙、計量器具校驗等等； 其它：公司各類證書、榮譽、資質(zhì)、供方資料、客戶資料等等。 辦公室 集中收存管理，財務(wù)報表、憑證、帳簿等財務(wù)文件由財務(wù) 科 專人保管，員工人事檔案交由 人事科 統(tǒng)一保管，設(shè)備檔案 、技術(shù)資料由 相關(guān)部門 整理 后交辦公室資料室 保存。 公司員工因工作需要，需從 資料室 借閱已歸檔的文件資料的，須經(jīng) 主管領(lǐng)導 或 辦公室 批準，機密文件應(yīng)得到總經(jīng)理批準，并辦 理登記手續(xù)。并必須在指定期限內(nèi)歸還；借走的文件不得涂改、復印、摘錄、撕毀或轉(zhuǎn)借他人。 已歸檔的文件要定期清理，對內(nèi)容已發(fā)生變化并與新文件內(nèi)容有出入或相抵觸、有效期已過失去保存意義和查考價值、分發(fā)較廣且有出處可查的一般性文件以及機密文件的草稿，在經(jīng) 辦公室主任 同意并報公司領(lǐng)導批準后集中予以銷毀。 其他按《 公司 資料 檔案 室管理 制度 》執(zhí)行。 保密制度 “ 機密”和“絕密”兩種。密級文件由公司領(lǐng)導指定專人負責起草，起草的密級稿件應(yīng)注明“機密”或“絕密”，起草完畢后及時送交專職打字員打 ??；密級件作廢的稿紙不得隨便擺放在桌上、字紙簍里，應(yīng)妥善保管，集中銷毀。 打印密級件時，應(yīng)在材料封面打印上“機密” 或“絕密”標注，無關(guān)人 員不得站在周圍觀看；對于電子密級件要加密；密級件的校對，應(yīng)由起草人負責，不得隨便讓他人幫忙校對。 辦公室 文件專人或公司領(lǐng)導指定人員負責，交接后應(yīng)及時采取保密措施，不得隨便放置。嚴格按控制范圍傳遞文件，不得讓非批準承閱人員接觸。 、資料的保管一方面要保證資料完整，不丟失、不損壞，同時對密級件又要進行保密。各部門的文件管理由相應(yīng)責任人負責，下班 或離開辦公室時應(yīng)鎖好文件柜，把密級件妥善放好后才能離開；檔案管理人員不得將自己的鑰匙隨便交給他人使用。 ：重大經(jīng)營決策、暫不公開的決定、重要客戶信息、財務(wù)報表、財務(wù)帳、關(guān)鍵技術(shù)文件與核心工藝文件、不合格產(chǎn)品質(zhì)量信息等等。 ，銷毀時不得隨便扔進紙簍，須使用碎紙機或焚毀，由二人監(jiān)銷，并做好登記。 ，遵守公司的保密制度，嚴守公司機密；不得與無關(guān)人員談及或在公眾場合談及公司的機密內(nèi)容；不得傳播機密。 發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象，要妥善 處理，及時上報。 ，視其情節(jié)可給予經(jīng)濟處罰、通報批評、追究法律責任等不同的處罰。 車輛管理 叉車、 鏟 車由 所屬部門安排 專人負責駕駛 和維護 ，不得隨便讓他人駕駛，如果出現(xiàn)非固定司機開車而造成車輛損失的，由 責任部門和 責任人負全部責