【正文】 目 錄 序號(hào) 名稱 編號(hào) 頁碼 1 行政事務(wù)管理制度 Q/ WJHYWI11Z01 2 2 日常行為規(guī)范管理制度 Q/ WJHYWI11Z02 14 3 督查工作辦法 Q/ WJHYWI11Z03 17 4 公司來賓參觀接待辦法 Q/ WJHYWI11Z04 21 5 差旅費(fèi)管理制度 Q/ WJHYWI11Z05 24 6 手機(jī)通訊費(fèi)用管理辦法 Q/ WJHYWI11Z06 28 7 固定電話管理辦法 Q/ WJHYWI11Z07 29 8 辦公 用品管理辦法 Q/ WJHYWI11Z08 31 9 公司印 章 管理制度 Q/ WJHYWI11Z09 33 10 辦公室資料 檔案 室管理制度 Q/ WJHYWI11Z10 36 11 文件編碼辦法 Q/ WJHYWI11Z11 44 12 公司用車管理制度 Q/ WJHYWI11Z12 48 13 辦公室 崗位職責(zé) 績(jī)效考 評(píng) 辦法 Q/ WJHYWI11Z13 54 14 公司計(jì)算機(jī)管理制度 Q/ WJHYWI11Z14 56 15 員工食堂管理制度 Q/ WJHYWI11Z15 61 16 公司保密制度 Q/ WJHYWI11Z16 66 行政事務(wù)管理制度 編號(hào)： Q/ WJHYWI11Z01 總則 ，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，制訂本制度。 所指行政事務(wù)包括 公文管理、會(huì)議、接待、辦公用品、后勤保障、檔案、 印章、 保 密、車輛 、報(bào)刊及郵發(fā) 管理等 。 公文管理 是公司文件處理的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司文件的管理工作，并指導(dǎo)各部門文件處理工作。 公司文件由公司領(lǐng)導(dǎo)親自擬制或由 公司辦公室 根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)決策和意圖擬制。部門文件由部門自行擬制。 文件擬制的基本要求： 準(zhǔn)確反映公司決策和領(lǐng)導(dǎo)意圖。 觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、文字練達(dá)、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用恰當(dāng)，人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。 合理使用文種。 聯(lián)合行文，要征求各聯(lián)合部門的意見或由各聯(lián)名部門共同起 草。 辦公室 對(duì)文件印制質(zhì)量、行文的文種與格式負(fù)責(zé)。 。對(duì)外文件由 辦公室主任 負(fù)責(zé)審核。文件校核主要有以下幾方面內(nèi)容 : 是否確需行文。 內(nèi)容是否符合公司決策及有關(guān)的規(guī)章和規(guī)程，是否同已發(fā)布的相關(guān)文件相銜接。 提出的措施和辦法是否符合實(shí)際，切實(shí)可行。 內(nèi)容涉及的部門是否經(jīng)過協(xié)調(diào)、會(huì)簽，意見是否一致。 文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明扼要、條理清楚、語法規(guī)范，打印有無錯(cuò)誤。 文件格式是否符合要求，文種的選擇是否適當(dāng)，編號(hào)是否正確，發(fā)布范圍是否合理。 ，明確發(fā)文范圍。文稿一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，一般不得再行修改。如確需修改的，需報(bào)經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。領(lǐng)導(dǎo)審批稿件應(yīng)歸檔保存，以備查閱。 根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)工作職責(zé)分工，文件審批權(quán)限為： 一般日常生產(chǎn)營(yíng)運(yùn)事務(wù)的文件，由 分管領(lǐng)導(dǎo) 簽發(fā)；部門文件由 辦公室主任復(fù)核后發(fā)放。 凡政策性強(qiáng)、涉及的問題比較敏感，涉及到公司內(nèi)部重大政策的財(cái)務(wù)、預(yù)算、計(jì)劃、人事任免（依據(jù)干部任免權(quán)限）、機(jī)構(gòu)設(shè)置及編制、經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議以及以公司名義發(fā)布、上報(bào)的等方面的文件，由總經(jīng)理 簽發(fā) 。 凡公司的重大決策、重大項(xiàng)目、重要人事（部門經(jīng)理及以上）調(diào)整等，對(duì)公司產(chǎn)生重大影響的文件，送總經(jīng)理審閱， 需呈公司董事長(zhǎng)簽發(fā)。 在繕印文件時(shí)，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)審批的范圍份數(shù)進(jìn)行印制，做到迅速準(zhǔn)確、字樣清晰、裝訂整齊、符合格式。校對(duì)人對(duì)復(fù)印的稿件負(fù)責(zé)。秘密文件的印刷、校對(duì)按保密制度指定專人進(jìn)行。 發(fā)文要登記，填寫發(fā)文登記表。公司行文統(tǒng)一編號(hào)為： 公司正式文件 ：匯源焦化字 ［２００ 9］ 號(hào) 、簽發(fā)人： 公司會(huì)議紀(jì)要 ：匯源焦化（ ）會(huì)議紀(jì)要 號(hào) 、簽發(fā)人： 質(zhì)量體系文件或公司其它文件文件標(biāo)號(hào)按《文件編碼辦法》施行。 密級(jí)文件應(yīng)在文件首頁右上角標(biāo)注密級(jí)標(biāo)識(shí)。 收文應(yīng)記錄，并做好分類管理、傳閱、保存工作。員工調(diào)離時(shí)應(yīng)辦理文件移交手續(xù)。 公司外來文件應(yīng)由 辦公室資料管理員 負(fù)責(zé)登記、 辦公室主任簽署 擬辦 意見 、送領(lǐng)導(dǎo)批辦。領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件事項(xiàng)由指定部門落實(shí)， 辦公室 督辦并匯報(bào)。 領(lǐng)導(dǎo)批辦文件時(shí)應(yīng)具體明確：傳閱層次、辦理要求、完成時(shí)間、辦理部門，防止批辦的工作因含糊而未及時(shí)落實(shí)。 承辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批辦 的工作任務(wù)，凡屬本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，應(yīng)直接予以解決；涉及其它部門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)，主辦部門要主動(dòng)會(huì)同有關(guān)部門辦理；須報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批的重要事項(xiàng)，應(yīng)由主辦部門提出處理意見，如涉及其它部門時(shí)應(yīng)協(xié)商并取得一致意見，然后送請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。辦理完畢，通知辦公室 核驗(yàn)，文件移交 辦公室 保存歸檔。 利用傳真系統(tǒng)傳送文件時(shí)，必須確認(rèn)文件的實(shí)收情況。凡需存檔或送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示的傳真件應(yīng)復(fù)制后再行處理，以利長(zhǎng)期保存。 其它具體實(shí)施按湖南五江輕化集團(tuán)有限公司《公文處理流程及標(biāo)準(zhǔn)》施行。 會(huì)議與接待 公司辦公室 負(fù) 責(zé)公司及副 廠級(jí) 以上領(lǐng)導(dǎo)主持召開的各種會(huì)議的組織和服 務(wù)工作。 ，掌握會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、要求出席人員、與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)備的材料等，及時(shí)通知到位，必要時(shí)留下通知記錄。 ，根據(jù)不同層次的會(huì)議要求，提供相應(yīng)的會(huì)議服務(wù)：會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備與布置、會(huì)議記錄、茶水供應(yīng)、通訊服務(wù)、滿足領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)需求、與會(huì)者生活安排等。 會(huì)后清理會(huì)場(chǎng)，打掃衛(wèi)生，編制會(huì)議紀(jì)要等。 辦公室 負(fù)責(zé)接待。接待人員應(yīng)熱情大方，遵守員工文明禮儀規(guī)范，維護(hù)公司形象和利益；并根據(jù)來訪意圖正確及時(shí)引導(dǎo)來 客與相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見。 ，供應(yīng)茶水，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖安排好生活。 其它按《公司來賓接待辦法》執(zhí)行 。 辦公用品管理 辦公用品由公司辦公室負(fù)責(zé)管理。 辦公用品的購發(fā)： 每月月底前，各部門（科室）的負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品編制計(jì)劃提交公司辦公室。 公司辦公室制定專人制定每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算；經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購回，根據(jù)實(shí)際工作工作需要有計(jì)劃的分發(fā)給部門。由部門（科室）負(fù)責(zé)人簽領(lǐng)。 除正常賠給的辦公用品外，若 還需要用其他用品的須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。 公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)人事科《上崗?fù)ㄖ獑巍泛筒块T（科室）負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。 負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對(duì)口、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好 。 負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。 辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫房。 其他按《公 司 用 品管理辦法》執(zhí)行。 印章管理 負(fù)責(zé)公司所有印章的管理工作，應(yīng)建立印章管理臺(tái)帳，對(duì)用印情況進(jìn)行督導(dǎo)。公司各類印章均指定專人進(jìn)行保管，暫定下列印章和相應(yīng)保管人： 公司行政章、合同專用章由 辦公室主任負(fù)責(zé) 保管。 公司財(cái)務(wù)專用章和法人代表章由財(cái)務(wù) 科科長(zhǎng)負(fù)責(zé) 保管。 發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部出納保管。 質(zhì)量體系受控文件章和外來文件章由辦公室資料管理員負(fù)責(zé)保管。 各部門（科室）內(nèi)部公章由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保管。 印章保管人必須認(rèn)真履行用印登記制度，注明用 印人姓名、用印事由 (內(nèi)容 )、用印日期、領(lǐng)導(dǎo)簽字、借印歸還日期等主要事項(xiàng)。 ，須有總經(jīng)理簽發(fā)的文稿，方予用印。文件用印后，文稿連同加蓋印章的兩份正式文件存檔保管。如發(fā)現(xiàn)文件不符合要求，監(jiān)印人 有責(zé)任向有 關(guān)人員提出意見，經(jīng)修正，送總經(jīng)理簽字后，方予用印并填寫用印登記。 （協(xié)議）的用印應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，方可加蓋我司合同專用章，并將公司領(lǐng)導(dǎo)的批示連同已蓋章的合同（協(xié)議）的原件和復(fù)印件一起存檔；并要求合同內(nèi)容完整，經(jīng)辦人簽字。 。確需空白加印件時(shí)必 須經(jīng)公司 副廠級(jí) 以上領(lǐng)導(dǎo)審批。 ，并按所規(guī)定的時(shí)限交還。 ，要根據(jù)情節(jié)輕重予以處理。 負(fù)責(zé)人 對(duì)印章保管人運(yùn)用印章負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，并相應(yīng)承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。 ，應(yīng)向管理部申請(qǐng)刻制。如因部門變動(dòng)停止使用時(shí)，應(yīng)將原印章交 辦公室 封存或銷毀。 其他按《公司印 章 管理制度》執(zhí)行。 檔案管理 ，提高存檔文件材料的質(zhì)量，方便查尋和參閱，特制 訂本規(guī)定。 ，為公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的以文件資料、電報(bào)、傳真、書信、圖表、簿冊(cè)、像片、錄音帶、錄相帶、電腦盤片等載體記載的各種有價(jià)值的記錄資料 及外來政府公文、合同協(xié)議、技術(shù)圖文資料等 。 、業(yè)務(wù)拓展活動(dòng)相關(guān)的，具有查考、利用價(jià)值的文件材 料均應(yīng)列入歸檔文件的范圍。 對(duì)擬歸檔的文件資料，在歸檔之前 ,應(yīng)根據(jù)該文件的時(shí)間、內(nèi)容、形式和簽發(fā)部門，進(jìn)行準(zhǔn)確分類 和編號(hào) 。 ，對(duì)已經(jīng)分類好的文件要登記、立卷，并填寫詳盡的《卷內(nèi)文件目錄》和《案卷目錄》。機(jī)密 文件另類歸檔。 對(duì)同一卷內(nèi)的文件的排列要遵循如下原則： 保持聯(lián)系，便于查找； 按重要程度或形成時(shí)間排列； 批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后； 正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后； 檢查工作形成的調(diào)查報(bào)告等結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。 ,并要求字跡清楚、無污損或殘缺 ,特殊情況只能存復(fù)制件或殘損件的 ,要在目錄的備注檔內(nèi)注明原由。為使入卷的文件整齊、美觀、方便查閱，文件的 簽發(fā)件和印發(fā)件可分開存放。 歸檔資料應(yīng)包括下列內(nèi)容： 公文資料：公司紅頭文件、總公司文件、重要會(huì)議紀(jì)要、經(jīng)營(yíng)決策、人事任免、規(guī)章制度、重要外來文件、法律法規(guī)、合同等等； 人事檔案：履歷表、身份證、學(xué)歷證明、資格證明、業(yè)績(jī)證明、簡(jiǎn)歷、聘用合同書、考核記載、重大活動(dòng)記載、重大獎(jiǎng)懲記載、照片、培訓(xùn)記載等等； 財(cái)務(wù)檔案：原始憑證、票據(jù)管理、各總分類帳、現(xiàn)金帳、報(bào)表等等； 技術(shù)檔案：企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)體系、工藝文件、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量管理文件、各種質(zhì)量活動(dòng)記錄、外來標(biāo)準(zhǔn)等等； 設(shè)備檔案：設(shè)備臺(tái)帳、設(shè)備技術(shù)與使用說明書、合格證明、安裝調(diào)試記錄、運(yùn)行記錄、大修記錄、事故記錄、技改記錄、圖紙、計(jì)量器具校驗(yàn)等等； 其它：公司各類證書、榮譽(yù)、資質(zhì)、供方資料、客戶資料等等。 辦公室 集中收存管理，財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿等財(cái)務(wù)文件由財(cái)務(wù) 科 專人保管，員工人事檔案交由 人事科 統(tǒng)一保管，設(shè)備檔案 、技術(shù)資料由 相關(guān)部門 整理 后交辦公室資料室 保存。 公司員工因工作需要，需從 資料室 借閱已歸檔的文件資料的，須經(jīng) 主管領(lǐng)導(dǎo) 或 辦公室 批準(zhǔn)，機(jī)密文件應(yīng)得到總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦 理登記手續(xù)。并必須在指定期限內(nèi)歸還；借走的文件不得涂改、復(fù)印、摘錄、撕毀或轉(zhuǎn)借他人。 已歸檔的文件要定期清理，對(duì)內(nèi)容已發(fā)生變化并與新文件內(nèi)容有出入或相抵觸、有效期已過失去保存意義和查考價(jià)值、分發(fā)較廣且有出處可查的一般性文件以及機(jī)密文件的草稿，在經(jīng) 辦公室主任 同意并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后集中予以銷毀。 其他按《 公司 資料 檔案 室管理 制度 》執(zhí)行。 保密制度 “ 機(jī)密”和“絕密”兩種。密級(jí)文件由公司領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)起草，起草的密級(jí)稿件應(yīng)注明“機(jī)密”或“絕密”，起草完畢后及時(shí)送交專職打字員打 ??；密級(jí)件作廢的稿紙不得隨便擺放在桌上、字紙簍里，應(yīng)妥善保管，集中銷毀。 打印密級(jí)件時(shí)，應(yīng)在材料封面打印上“機(jī)密” 或“絕密”標(biāo)注，無關(guān)人 員不得站在周圍觀看；對(duì)于電子密級(jí)件要加密；密級(jí)件的校對(duì)，應(yīng)由起草人負(fù)責(zé)，不得隨便讓他人幫忙校對(duì)。 辦公室 文件專人或公司領(lǐng)導(dǎo)指定人員負(fù)責(zé)，交接后應(yīng)及時(shí)采取保密措施，不得隨便放置。嚴(yán)格按控制范圍傳遞文件，不得讓非批準(zhǔn)承閱人員接觸。 、資料的保管一方面要保證資料完整，不丟失、不損壞，同時(shí)對(duì)密級(jí)件又要進(jìn)行保密。各部門的文件管理由相應(yīng)責(zé)任人負(fù)責(zé)，下班 或離開辦公室時(shí)應(yīng)鎖好文件柜，把密級(jí)件妥善放好后才能離開；檔案管理人員不得將自己的鑰匙隨便交給他人使用。 ：重大經(jīng)營(yíng)決策、暫不公開的決定、重要客戶信息、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)帳、關(guān)鍵技術(shù)文件與核心工藝文件、不合格產(chǎn)品質(zhì)量信息等等。 ，銷毀時(shí)不得隨便扔進(jìn)紙簍，須使用碎紙機(jī)或焚毀，由二人監(jiān)銷，并做好登記。 ，遵守公司的保密制度，嚴(yán)守公司機(jī)密；不得與無關(guān)人員談及或在公眾場(chǎng)合談及公司的機(jī)密內(nèi)容；不得傳播機(jī)密。 發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象，要妥善 處理，及時(shí)上報(bào)。 ，視其情節(jié)可給予經(jīng)濟(jì)處罰、通報(bào)批評(píng)、追究法律責(zé)任等不同的處罰。 車輛管理 叉車、 鏟 車由 所屬部門安排 專人負(fù)責(zé)駕駛 和維護(hù) ，不得隨便讓他人駕駛，如果出現(xiàn)非固定司機(jī)開車而造成車輛損失的，由 責(zé)任部門和 責(zé)任人負(fù)全部責(zé)