公司文書管理制度(已修改)
2025-04-28 03:22 本頁面
【正文】 公司文書管理辦法第一章 總 則第一條 為使公司的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公司公文辦理的質(zhì)量與效率，根據(jù)公司管理實(shí)際，特制定本管理辦法。第二條 公司公文是公司頒布規(guī)章制度、指導(dǎo)和洽談工作、請示和回復(fù)問題、報(bào)告情況制定計(jì)劃、交流總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、記載活動(dòng)的重要工具。第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、 整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精密、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、保密、安全。第五條 公司總經(jīng)理辦公室是公文處理的綜合處理部門。第二章 公文種類第六條 公文分類根據(jù)公司需要，方便管理與識別，將公文分為五大類：一、一類公文：指紅頭文件，主要用于公司下發(fā)各種正式的規(guī)章制度、通知、決定、指示、決議、通告以及向上級相關(guān)單位送達(dá)或傳遞的請示、報(bào)告、意見、通報(bào)等公文。一類公文統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)印制、用印、發(fā)送、歸檔；其它部門一律不得自行向上、向下或?qū)ν庥“l(fā)此類公文。二、二類公文：指紅頭公函，主要用于公司與平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作、詢問和答復(fù)問題所使用的正式公文。二類公文統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)印制、用印、發(fā)送、歸檔；其他部門因工作需要可通過總經(jīng)理辦公室印發(fā)此類公文。三、三類公文：指對外非紅頭公文，主要用于公司或各對口部門與外部相關(guān)單位之間，不用紅頭文件、公函形式傳遞的各種公文。三類公文均由擬文部門負(fù)責(zé)印制、發(fā)送、保管，辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)、修正。四、四類公文：指內(nèi)部非紅頭公文，主要用于各部門在公司內(nèi)部向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作或與部門之間傳達(dá)工作信息而不用紅頭文件、公函形式傳遞的各種文件。五、五類公文：指部門擬定的各種規(guī)章制度及工程標(biāo)書、合同等公文。第六條 公文版式制定標(biāo)準(zhǔn)一、公文格式公司行文統(tǒng)一使用統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)版頭。二、文頭部分由文件版頭、發(fā)文字號、橫格線組成。三、行文部分由文件標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、結(jié)束語、附件、落款、成文時(shí)間、印鑒組成。四、文尾部分由主題詞、抄報(bào)抄送、打印校對、印發(fā)部門日期組成。五、公文排版：（一）公文文字一律從左到右橫寫橫排。（二）使用字體：文件標(biāo)題——2號黑體加粗，主題詞——3號黑體，正文及其它——四號宋體。六、頁面設(shè)置（一）一類和二類公文頁面設(shè)置為：上、下邊距為25。4㎜，左邊距為28㎜，右邊距為26㎜。（二）三類、四類、五類公文頁面設(shè)置原則上為電腦自動(dòng)默認(rèn)設(shè)置，即：上、下邊距為25。4㎜，左、右邊距為31。7㎜。裝訂要求：一類和二類公文必須在左側(cè)上下雙釘勻稱裝訂；三類、四類和五類公文可根據(jù)版面裝訂。上邊距為37㎜，下邊距和左、右邊距均為27，行距1。5倍行距。七、使用紙張公文用紙：除單位特殊要求外，各類公文均采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210㎜*297㎜）打印紙（或復(fù)印紙）。八、序號排列層次“一、”、“（一）”、“”、“（1）”。第三章 發(fā)文程序第七條 公文發(fā)文程序?yàn)椋簲M稿、核稿、送審、樣稿、傳閱、簽發(fā)、打印、發(fā)文、歸檔等。一 擬稿。根據(jù)公司工作需要和領(lǐng)導(dǎo)的意見，由主辦部門指定專人草擬文稿。草擬文稿必須從公司整體工作角度出發(fā)，不抵觸法律法規(guī)，操作性強(qiáng)，文字精煉，避免出現(xiàn)差錯(cuò)與語義分歧，標(biāo)點(diǎn)符號要正確。二 審核。文稿擬就后，擬稿人填寫“公司發(fā)文用紙”，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、附件名稱、發(fā)送范圍、抄送單位、印刷份數(shù)、密級、擬稿單位與擬稿人等；然后附同草稿一起送交部門經(jīng)理(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))審核。三 送審。主辦部門領(lǐng)導(dǎo)審核后送主管總經(jīng)理或總經(jīng)理，由主管總經(jīng)理或總經(jīng)理對草稿的條文進(jìn)行修正。四 樣稿。領(lǐng)導(dǎo)核正后，由主辦部門送至總經(jīng)理辦公室，由辦公室文秘打印出樣稿，辦公室主任簽署處理意見后，辦公室文秘送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批意見。五 傳閱。辦公室文秘根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽批的意見對擬發(fā)文件進(jìn)行相關(guān)部門的傳閱。六 簽發(fā)。經(jīng)傳閱后的文稿由辦公室負(fù)責(zé)整理并報(bào)送總經(jīng)理簽發(fā)。七 打印?？偨?jīng)理簽發(fā)后的文稿由辦公室文秘負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號、打印初稿，擬稿人負(fù)責(zé)校對并在發(fā)文用紙上簽名；核定后由辦公室文秘負(fù)責(zé)印刷、裝訂、登記和發(fā)文。八 用印。除會(huì)議紀(jì)要外，所有對外發(fā)出的文件都應(yīng)由總經(jīng)理辦公室加蓋公司印章，并做好登記、簽收手續(xù)。對印刷質(zhì)量不好的文件，印信管理員有權(quán)拒絕蓋印。九 歸檔。公司所有發(fā)文，擬文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本一份送辦公室檔案室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。第八條 分發(fā)原則。分發(fā)公文應(yīng)做到準(zhǔn)確、迅速、安全、保密，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)。發(fā)送公司各部門和各分（支）機(jī)構(gòu)的公文，一般采用電子文檔形式，由辦公室復(fù)核編擬后通過電子郵件發(fā)送。由部門起草對外發(fā)送的文件，由主辦部門寄送并報(bào)辦公室備案。第四章 收文管理 第九條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。公司收文處理由辦公室負(fù)責(zé)。各分支機(jī)構(gòu)收文處理由各機(jī)構(gòu)綜合內(nèi)勤負(fù)責(zé)。公司各部門要明確負(fù)責(zé)收文處理的人員。第十條簽收、登記。收到公文后，辦公室經(jīng)辦人員必須嚴(yán)格辦理簽收、登記手續(xù)。（一） 凡注明公司有關(guān)部門收，簽收、登記后直接交有關(guān)部門處理，并辦理部門簽收手續(xù)。（二） 其他公文一律交由總經(jīng)理辦公室人員拆封、登記、辦理。第十一條 審核、擬辦、批辦（一） 審核。對收到的各分支機(jī)構(gòu)報(bào)送的需辦理的公文，辦公室公文管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本級公司辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或單位職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。（二） 擬辦。對行業(yè)協(xié)會(huì)
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